Las propinas son una forma de gratificación que los clientes otorgan a los empleados de servicios, como camareros, taxistas o estilistas, en reconocimiento a un servicio bien realizado. Son pagos discrecionales (opcionales o extra) determinados por un cliente que los empleados reciben por parte de los clientes. Desde el punto de vista contable, las propinas pueden ser consideradas como ingresos adicionales para los empleados, y su manejo requiere una atención especial para asegurar que se registren correctamente en los libros contables. Esto implica que tanto el empleador como el empleado deben tener claro cómo se contabilizan y reportan estas gratificaciones.
El manejo contable de las propinas puede variar según la legislación local y las políticas internas de cada empresa. Las empresas deben establecer procedimientos claros para el registro de estas transacciones, asegurando que se reflejen adecuadamente en los libros contables. Es importante que estés al tanto de las normativas específicas de tu país o región en cuanto a la tributación de las propinas.
Concepto y Naturaleza de las Propinas
Las propinas son una liberalidad, pura y dura. Incluyen tanto las propinas en efectivo recibidas directamente de clientes como las propinas de clientes que pagan mediante un sistema electrónico, lo que abarca pagos con tarjeta de crédito, tarjeta de débito, tarjeta de regalo o cualquier otro método de pago electrónico. También se consideran propinas el valor de aquellas entregadas en formas que no sean en efectivo, por ejemplo, boletos u otros artículos de valor. Las propinas recibidas de otros empleados como parte de agrupaciones de propinas, planes de compartir propinas u otra manera formal o informal para compartir las propinas, también entran en esta categoría. Todas las propinas que el empleado reciba, sean en efectivo o no, se consideran ingresos y por lo tanto están sujetas a impuestos.
Las propinas en efectivo comprenden toda propina recibida por parte de clientes, propinas electrónicas (por ejemplo, cargos de tarjetas de crédito o débito), propinas distribuidas al empleado por el empleador de dicho empleado y las propinas recibidas de otros empleados como parte de cualquier arreglo para compartir propinas. Además, las propinas incluyen propinas recibidas por empleados que recibieron tales propinas tanto directa como indirectamente.
Distinción entre Propinas y Cargos por Servicio
Es fundamental distinguir entre una propina y un cargo por servicio, ya que su tratamiento contable y fiscal es diferente. Los cargos que el empleador agrega a las cuentas del cliente, tales como cargos para grupos grandes, y que luego distribuye a los empleados, no se deben incluir en el registro diario de propinas. Estos cargos adicionales no se consideran propinas, sino que son cargos por servicio, los cuales son salarios que no son propinas y están sujetos al impuesto al Seguro Social y Medicare y a la retención del impuesto federal sobre los ingresos.
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El hecho de que el empleador o el empleado considere que un pago sea una "propina" no es determinante. Los cargos por servicio distribuidos al empleado (frecuentemente conocidos como "propinas automáticas" en la industria de servicio) deben considerarse salarios que no son propinas. La Resolución Administrativa Tributaria 2012-18 (en inglés) reafirma los datos que se deben considerar para determinar si el pago fue hecho en concepto de propina o cargo por servicio. La falta de cualquiera de las siguientes condiciones da lugar a dudas de que el pago fue una propina e indica que el pago puede haber sido un cargo por servicio:
- El pago tiene que hacerse libre de coacción.
- El cliente tiene que conservar el derecho ilimitado de determinar la cantidad del pago.
- El pago no debe poder ser negociado o dictado por las políticas del empleador.
- Por lo general, el cliente tiene el derecho de determinar quién recibe el pago.
Por ejemplo, si el menú de un restaurante indica que se agrega un cobro a una tasa del 18% a las cuentas de clientes que vienen en grupos de 6 o más, y este monto se incluye en la "línea para propinas" de la cuenta, este cobro no es una propina si fue dictado por la política del empleador y el cliente no tuvo el derecho ilimitado de determinar su cantidad. Al contrario, la cantidad indicada es un cobro por servicio dictado por el restaurante. Los cargos por servicio distribuidos a los empleados se deben tratar como si fueran salarios de dichos empleados. El empleador tiene que mantener un registro del nombre, dirección y número de Seguro Social del empleado, la cantidad y fecha de cada pago, y la cantidad de impuesto sobre los ingresos, Seguro Social, y Medicare que fueron retenidos con respecto a dicho pago.
Implicaciones Contables de las Propinas
El registro contable de las propinas es un proceso que debe realizarse con precisión para garantizar la integridad de los estados financieros. En el libro diario, las propinas recibidas deben ser registradas como ingresos adicionales. Este registro no solo es importante para la contabilidad interna, sino que también es esencial para cumplir con las obligaciones fiscales. En el libro mayor, las propinas se pueden clasificar en cuentas específicas para facilitar su seguimiento y análisis. Esto te permitirá tener una visión clara de cuánto se está generando a través de propinas y cómo esto impacta en los resultados financieros generales de la empresa.
En el caso concreto, si la entidad recibe las propinas como mero intermediario entre sus clientes y sus camareros, y no como retribución por la prestación de un servicio o la entrega de un bien, las cantidades recibidas como propinas no constituyen ingreso fiscal para la entidad. No obstante, existe la obligación de practicar retención a los trabajadores por las cantidades percibidas.
Si la propina hace mayor valor del concepto de la factura, y el servicio recibido se corresponde con una cuenta específica (ej., 629 para restaurantes), se imputaría a esa cuenta. Sin embargo, como liberalidad, la propina es un gasto de empresa, pero no deducible fiscalmente. La decisión de si merece la pena discriminar el gasto o simplemente considerarlo como un mayor coste del servicio, recae en la empresa, ante posibles inspecciones.
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En un escenario donde la propina se anota únicamente en la comanda y se entrega directamente al mesero, se puede registrar como OTROS INGRESOS EXENTOS y se hace entrega al empleado.
Obligaciones Fiscales del Empleado
Las obligaciones legales y fiscales en relación con las propinas son un aspecto crucial. Todas las propinas que el empleado reciba en efectivo en cualquier mes natural están sujetas a impuestos al Seguro Social y los impuestos al Medicare, y tienen que ser declaradas al empleador. Si el total de las propinas que el empleado recibió durante un mes calendario por un solo empleador son menos de $20, entonces no tiene el requisito de declarar tales propinas y no tienen que retenerse impuestos sobre esas propinas. Declarar las propinas en la declaración de impuestos es un paso crucial para cumplir con las obligaciones fiscales. Como empleado, es su responsabilidad informar todas las propinas recibidas durante el año fiscal.
Como empleado que recibe propinas, se deben cumplir las siguientes responsabilidades:
- Mantener un registro diario de propinas.
- Declarar las propinas a su empleador, a menos que el total sea menos de $20 por mes por cada empleador.
- Declarar todas las propinas en su declaración de impuestos sobre los ingresos personales.
Mantener un registro diario de propinas
Los empleados deben mantener un registro diario de las propinas que reciban. Se puede utilizar el Formulario 4070A, Registro diario de propinas del empleado, el cual se encuentra en la Publicación 1244, Registro diario de propinas del empleado y Declaración de propinas al empleador (en inglés). Además de la información solicitada en el Formulario 4070A, también se debe registrar la fecha en que se reciba toda propina que no sea en efectivo y su valor, tales como boletos, entradas, pases, u otro artículo de valor. A pesar de que no se declaran estas propinas al empleador, se tienen que declarar en la declaración de impuestos.
Declarar las propinas al empleador
El Código de Impuestos Internos requiere que los empleados declaren por escrito todas las propinas recibidas en efectivo (excepto por las propinas de cada mes que no totalicen al menos $20), a sus empleadores. La declaración debe incluir la firma del empleado, el nombre, la dirección y el número de Seguro Social del empleado, el nombre y la dirección del empleador (el nombre del negocio, si es diferente), el mes o período cubierto por el informe y el total de las propinas recibidas en ese mes o período. Los empleados pueden utilizar cualquier documento que cumpla con estas especificaciones, como el Formulario 4070, o un sistema electrónico proporcionado por el empleador. Los empleados que reciben propinas tanto de manera indirecta como directa deben declararlas al empleador.
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Los empleados tienen que declarar sus propinas al empleador para el 10mo día del mes siguiente al mes en que las recibió. Por ejemplo, el empleado debe declarar las propinas que reciba en agosto a su empleador para el día 10 de septiembre, o antes. Si el 10 cae un sábado, domingo, o día feriado oficial, el empleado puede entregar el informe al empleador el próximo día hábil. Un empleador puede obligar a los empleados a declarar las propinas más frecuentemente que una vez al mes; sin embargo, la declaración por escrito no puede cubrir más de un mes calendario del año.
Declarar todas las propinas en la declaración de impuestos personales
El empleado tiene que utilizar el Formulario 4137, Impuesto al Seguro Social y Medicare sobre ingresos de propinas no declaradas (en inglés), para declarar la cantidad de cualquier propina que no se declaró ya, e incluirlas como salarios adicionales en su Formulario 1040, y la parte del impuesto al Seguro Social y Medicare correspondiente al empleado que adeuda sobre dichas propinas.
Cómo declarar propinas asignadas por el empleador
Si el total de las propinas declaradas por todos los empleados en un negocio grande de comidas o bebidas es menos del 8 por ciento de las entradas brutas (o una tasa menor aprobada por el IRS), entonces el empleador tiene que distribuir entre todos los empleados que reciben propinas una cantidad que representa la diferencia. Si el empleador le distribuye propinas a un empleado, entonces las propinas distribuidas se muestran por separado en el encasillado 8 de su Formulario W-2, Comprobante de salarios y retención de impuestos (en inglés). No se incluyen en el encasillado 1 (Salarios, propinas y otra compensación), el encasillado 5 (propinas y salarios sujetos al impuesto al Medicare) ni el encasillado 7 (propinas sujetas al impuesto al Seguro Social) del Formulario W-2.
Por lo general, el empleado tiene que declarar las propinas que su empleador le ha distribuido en su declaración de impuestos sobre los ingresos. Se debe adjuntar el Formulario 4137, Impuesto al Seguro Social y Medicare sobre ingresos de propinas no declaradas (en inglés), al Formulario 1040(SP), Declaración de Impuestos de los Estados Unidos Sobre los Ingresos Personales, o al Formulario 1040-SR(SP), Declaración de Impuestos de los Estados Unidos para Personas de 65 años de Edad o Más para declarar las propinas que su empleador le ha distribuido (en el encasillado 8 del Formulario W-2). Otras propinas no declaradas al empleador tienen que también ser declaradas en el Formulario 4137. Sin embargo, no es necesario declarar las propinas que su empleador le distribuye en la declaración de impuestos federales sobre los ingresos, si es que usted tiene registros suficientes para demostrar que durante en el año recibió menos propinas que las que le fueron distribuidas.
Obligaciones Fiscales del Empleador
Los empleadores también tienen la obligación de retener impuestos sobre estas cantidades, lo que puede complicar aún más el manejo contable. El empleador tiene varias obligaciones referentes a las propinas que sus empleados reciben como ingresos, incluyendo mantener registros, la responsabilidad de declarar y cobrar impuestos sobre las propinas, presentar ciertos formularios, y pagar o depositar impuestos.
Se les requiere a los empleadores guardar informes de las propinas que sus empleados reciben. Además, los empleadores tienen el requisito de retener impuestos (incluidos los impuestos sobre los ingresos y la porción correspondiente al empleado de los impuestos al Seguro Social y Medicare) basado en los ingresos de salarios y propinas recibido por el empleado, y depositar dichos impuestos. También se les requiere a los empleadores pagar la parte del impuesto al Seguro Social y Medicare que corresponde al empleador, calculándola sobre el total de los salarios pagados a los empleados que reciben propinas, además de las propinas que estos declaran. Finalmente, el empleador le declara al IRS esta información e impuestos en los formularios correspondientes.
Las propinas que el empleado declara al empleador se deben incluir en el encasillado 1 (Salarios, propinas y otra remuneración), el encasillado 5 (propinas y salarios sujetos al impuesto al Medicare) y el encasillado 7 (propinas sujetas al impuesto al Seguro Social) del Formulario W-2. Se debe ingresar la cantidad de impuesto al Seguro Social y Medicare que no fue recaudado en el encasillado 12 del Formulario W-2. Para obtener más información, vea las instrucciones generales para los Formularios W-2 y W-3 (en inglés).
Los empleadores tienen que declarar el impuesto sobre los ingresos, el impuesto al Seguro Social y el impuesto al Medicare que han retenido de los salarios del empleado y la parte de los impuestos al Seguro Social y Medicare que corresponden al empleador, en el Formulario 941, Declaración de impuestos federales trimestrales del empleador (en inglés), y depositarlos conforme los requisitos del depósito del impuesto federal.
La mayoría de empleadores también son responsables de presentar el Formulario 940, Declaración federal anual del empleador del impuesto federal para el desempleo (FUTA) (en inglés), y de depositar dichos impuestos. Sólo el empleador paga los impuestos de FUTA, no se les retiene de los salarios de los empleados.
La parte del empleador del impuesto al Seguro Social y Medicare sobre propinas no declaradas
Si un empleado no declara sus propinas a su empleador(a), entonces el empleador no es responsable de pagar la parte correspondiente al empleador del impuesto al Seguro Social y Medicare sobre dichas propinas no declaradas hasta que el IRS emita al empleador un aviso y demanda del impuesto. El empleador no es responsable de retener y pagar la parte correspondiente al empleado de los impuestos al Seguro Social y Medicare sobre las propinas no declaradas. Para obtener más información referente el Aviso y Demanda conforme a la Sección 3121(q), consulte la Resolución Administrativa Tributaria 2012-18 (en inglés), la cual establece directrices adicionales sobre el impuesto al Seguro Social y Medicare sobre las propinas.
Impuesto adicional de Medicare sobre las propinas
A partir del 2013, un impuesto de 0.9% por concepto del impuesto adicional al Medicare se aplica a los salarios sujetos al Medicare, y se le requiere al empleador retener este impuesto adicional al Medicare sobre cualquier salario sujeto a Medicare, o compensación sujeta a la jubilación ferroviaria (RRTA, por sus siglas en inglés) que paga a un empleado en exceso de $200,000 durante un año calendario sin importar el estado civil para efectos de la declaración del empleado. El impuesto adicional al Medicare le corresponde únicamente al empleado. No hay parte correspondiente al empleador del impuesto adicional al Medicare.
Todos los salarios y la remuneración que está sujeta al impuesto al Medicare están sujetos al impuesto adicional al Medicare, si es que fueron pagados en exceso del límite de $200,000. Las propinas están sujetas a la retención del impuesto adicional al Medicare, si, cuando combinados con los demás salarios u otra remuneración RRTA pagados por el empleador exceden del límite de $200,000. Para obtener más información, consulte el Tema tributario 560, Impuesto adicional de Medicare.
Políticas y Procedimientos Internos
Para manejar adecuadamente las propinas desde una perspectiva contable y legal, es fundamental establecer políticas claras y procedimientos bien definidos. El reparto de propinas entre el personal puede ser un tema delicado y está sujeto a diversas implicaciones legales. En muchos lugares, existe una normativa específica que regula cómo deben distribuirse las propinas entre los empleados. Sin embargo, este tipo de prácticas debe ser comunicado claramente a todos los empleados para evitar malentendidos o conflictos. Además, es fundamental que cualquier sistema de reparto cumpla con las leyes laborales locales. Si se decide implementar un sistema de reparto, asegúrese de documentar claramente las políticas y procedimientos relacionados con este proceso.
Asegúrese de comunicar a todos los empleados la importancia de reportar sus propinas y cómo deben hacerlo. Además, considere invertir en software contable que facilite el registro y seguimiento de las propinas. Estas herramientas pueden simplificar el proceso y reducir el riesgo de errores humanos al registrar ingresos adicionales. De esta manera, todos estarán informados sobre sus responsabilidades y podrán actuar conforme a la ley, evitando problemas futuros.