La gestión de ausencias y faltas injustificadas es un pilar fundamental en los Recursos Humanos. Estas faltas afectan gravemente la operación de una empresa. Por ello, analizamos qué se considera una falta injustificada y cuáles son sus repercusiones. Las faltas ocurren cuando el trabajador no se presenta a su lugar de trabajo. Pero estas ausencias pueden ser injustificadas o justificadas. Es decir, el colaborador puede no tener un motivo para no asistir a la empresa o contar con este respaldo.
¿Qué es una Falta Injustificada y Cómo se Diferencia?
Las faltas injustificadas son aquellas en las que el trabajador no puede demostrar que tuvo una causa válida para ausentarse de su empleo. Se ausenta del trabajo y no presenta ningún documento como justificante laboral para avalar el motivo de su falta. Una falta injustificada es básicamente cuando el empleado falta a su trabajo y no tiene algún documento que avale el motivo de su falta. Ángel faltó el martes de la semana pasada, comentó que no fue por motivos de salud, pero que no acudió al doctor, es por ello que no cuenta con un documento probatorio por dicho ausentismo.
En contraste, una falta justificada es cuando existe un documento probatorio que justifica la ausencia laboral por parte del trabajador, como puede ser una receta médica no emitida por el IMSS, un justificante legal, citas con autoridades gubernamentales, etc. Presenta un justificante laboral de su ausencia y, de este modo, justifica no asistir al trabajo. Piensa, por ejemplo, en las incapacidades laborales, en las bajas por enfermedad e incluso en las vacaciones.
Marco Legal de las Faltas Injustificadas en México
Para entender mejor el tratamiento de las faltas injustificadas, es importante revisar qué dice la Ley Federal del Trabajo (LFT). La LFT de México regula las faltas injustificadas, definidas implícitamente como ausencias sin causa justificada o permiso del empleador.
En concreto, el artículo 47 de la LFT establece que si el empleado presenta más de 3 faltas de asistencia en un período de 30 días, sin permiso del patrón o sin causa justificada, es una de las causas para despedir a un trabajador sin tener que pagar indemnización laboral. No se puede rescindir el contrato si el empleado faltó un máximo de 3 veces en ese lapso de tiempo; sin embargo, el despido por faltas injustificadas puede efectuarse a partir de la cuarta falta del trabajador. Esto quiere decir que se deben contar 30 días corridos a partir de la primera falta injustificada.
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Sumado a ello, en el artículo 134 de la Ley Federal del Trabajo se indica que una de las obligaciones de los empleados es “ejecutar el trabajo con la intensidad, cuidado y esmero apropiados y en la forma, tiempo y lugar convenidos”. El artículo 110 autoriza descuentos salariales. Estas ausencias afectan el pago del día faltado, el cálculo del séptimo día de descanso (artículos 69 y 70) y otras prestaciones como vacaciones y prima vacacional.
Aunque la LFT establece este marco, el contrato colectivo y políticas empresariales pueden añadir detalles específicos, siempre que cumplan la ley. Es fundamental que empleadores y trabajadores conozcan estas normas para manejar adecuadamente las faltas injustificadas, asegurando un entorno laboral justo y legal.
Consecuencias de las Faltas Injustificadas: Descuentos y Despido
El despido es la consecuencia más grave que se genera cuando las ausencias se repiten en un periodo de 30 días. El despido por faltas injustificadas es una posibilidad según la ley, sabemos que es una decisión difícil que muchas empresas intentarán evitar.
Cómo Descontar Faltas Laborales
Cuando un trabajador tiene una falta injustificada, lo correcto no sería solo descontar de su nómina el monto correspondiente al pago de un día, pues estaríamos haciendo un descuento incompleto. La Ley Federal del Trabajo (LFT) establece en el Artículo 69 que por cada seis días laborados, el trabajador tiene derecho a un séptimo día de descanso con goce de sueldo. Si un trabajador falta, estaría incumpliendo con esos seis días y por lo tanto no sería acreedor del pago íntegro por el séptimo día.
Para comprender a fondo el proceso de descuento por faltas injustificadas, es crucial entender que no solo se trata de restar un día de salario, sino también de ajustar la proporción del séptimo día de descanso laboral. Este cálculo se basa en el principio establecido en la Ley Federal del Trabajo de México, que vincula el derecho al día de descanso con los días efectivamente trabajados.
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Ejemplo de Cálculo de Descuento por Falta Injustificada
Ana tiene un ingreso semanal de $2,500. Esta semana, faltó un día y no presentó justificante. ¿Cuánto le corresponde a Ana por este periodo?
- Si descansa 1 día por cada 6 laborados, su proporción diaria es 0.166.
- Su proporción diaria por los días que trabajó es 0.166 x 5 días = 0.83.
- Su salario diario es de $2,500 ÷ 7 = $357.14, por lo que su pago proporcional por el séptimo día es igual a 0.83 x $357.14 = $296.43.
- Se multiplican los 5 días laborados x $357.14 diarios = $1,785.70.
- Su salario total correspondiente a esta semana es $1,785.70 + $296.43 = $2,082.13.
Actas Administrativas como Herramienta
Sin embargo, previo a llegar a la instancia del despido, hay otras medidas que se pueden tomar en las empresas. Un acta administrativa es un documento que evidencia las infracciones de los empleados en el desarrollo de sus labores, y prueba el vínculo laboral con la empresa. Al mismo tiempo, son un instrumento con carácter probatorio, tanto para respaldar las sanciones que se impongan, de acuerdo a lo estipulado en el Reglamento Interno de Trabajo vigente en la organización. No debemos olvidar que estos documentos son muy útiles como llamado de atención. También se pueden emplear para dar a conocer la sanción que recae sobre el trabajador ante sus ausencias.
Control y Gestión de Asistencias para el Timbrado de Nómina
No solo es difícil calcular y descontar las faltas de los empleados, también es complicado llevar el registro de las faltas de todos los empleados. Un software para el control de asistencias puede ayudarte a llevar un control de las ausencias de manera eficiente y precisa. Los trabajadores pueden adjuntar sus justificantes en la misma herramienta, centralizando así toda la información en un solo lugar.
Para automatizar los procesos con Runa calcula, dispersa y timbrado de nómina en unos cuantos clic en pocos minutos. Con Runa también se pueden gestionar funcionalidades de recursos humanos como la evaluación de desempeño, asistencias y permisos desde una misma plataforma; no es necesario descargar programas o configurarlos ya que se encuentra en la nube y nuestro equipo hace ese trabajo por ti. También puedes conseguir CONTPAQi Personia y CONTPAQi® Nóminas, que está diseñado específicamente para empresas mexicanas que buscan cumplir con el SAT de forma eficiente y sin complicaciones.
Procedimiento para Registrar Faltas en el Sistema de Nómina
Registrar faltas durante todo un período permite aplicar en un solo movimiento una ausencia que abarca todos los días de la nómina activa. Esto asegura que el sistema ajuste correctamente el salario, considere el impacto en prestaciones y deje evidencia clara en el expediente del colaborador. Es una opción práctica cuando la inasistencia es continua, ya que simplifica la captura, reduce posibles errores y garantiza que el cálculo del período se realice con base en la situación real del trabajador.
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A continuación, se detalla el procedimiento general para el registro de faltas en un sistema de nómina:
- Accede a la ruta: Dirígete al menú Nómina, despliega el submenú del ícono Faltas y eliges la opción Registrar faltas todo el período.
- Registra las faltas por período: En la ventana que se despliega, define lo siguiente:
Dato Descripción Trabajador Captura la clave o búscalo utilizando el ícono Ayuda. Tipo de falta Al hacer clic en el ícono Ayuda, se desplegará una ventana para seleccionar el tipo de falta, la cual activará o desactivará ciertos campos según corresponda. Observaciones Añade información relacionada con la falta si es necesario. Fecha inicial / final Campo informativo, que corresponde al período completo de la nómina. Días de falta Corresponde al número de incidencia que tiene el colaborador; el sistema lo sugiere automáticamente. Tipo de incapacidad Si aplica, selecciona la clave correspondiente, la cual dependerá del tipo de falta elegido y será necesaria para emitir el recibo electrónico. - Guarda la información: Después de ingresar todos los datos, haz clic en Aceptar para guardar los cambios realizados.
Nota:
- Para eliminar faltas capturadas durante todo el período, accede nuevamente a la captura de faltas y en el campo Días de faltas selecciona el número cero “0”.
- El registro de faltas en nóminas cerradas solo es posible si el Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) del trabajador no se encuentra timbrado, pendiente o generado.
- Si ya se generaron movimientos o cálculos, primero cancela o ajusta esos movimientos antes de borrar las faltas.
El Timbrado de Nómina: Importancia y Consideraciones con Inasistencias
El timbrado de nómina es más que una obligación fiscal. Consiste en la emisión y validación electrónica de un CFDI (Comprobante Fiscal Digital por Internet) por cada pago que una empresa realiza a sus empleados.
Importancia del Timbrado de Nómina
- Incumplimiento legal: No timbrar las nóminas puede llevar a un incumplimiento de las obligaciones fiscales y laborales.
- Descontento de los empleados: La falta de timbrado puede generar descontento entre los empleados, ya que no contarán con la documentación adecuada que respalde sus ingresos y deducciones.
- Problemas contables y financieros: Sin el timbrado adecuado, puede ser difícil llevar un registro preciso de los gastos relacionados con la nómina.
Fundamento Legal del Timbrado de Nómina
El timbrado de nómina se sustenta en diversos artículos y reglas:
- Art. 29, primer y último párrafos y 29-A, segundo párrafo del CFF.
- Artículo 99, fracción III de la Ley del ISR.
- Regla 2.7.1.8., segundo párrafo y Regla 2.7.5.1 de la Resolución Miscelánea Fiscal 2017 y Artículo Trigésimo Segundo Transitorio de la RMF 2017.
- Art. 3.
Consideraciones Específicas y Solución de Problemas
Existen diversas situaciones que pueden presentarse al timbrar la nómina, especialmente cuando hay inasistencias o incapacidades:
- Si el recibo del empleado discapacitado está en ceros, no me deja timbrar. El recibo no se puede timbrar con valor 0.
- Debes revisar los movimientos de nómina relacionados con los vales, ya que es posible que estén incluidos en la fórmula por días trabajados, lo que impide que se calculen automáticamente al agregarlos.
- ¿Para el CFDI de nómina versión 1.2 qué método de pago se debe utilizar?
- ¿Los campos condicionales del CFDI son de uso obligatorio? Por ejemplo, el dato CURP en el Nodo Emisor, el cual corresponde a la CURP del patrón (emisor), deberá informarse cuando se trate de una persona física.
- Reflejando como deducción el descuento de las percepciones en exceso, esto en el siguiente CFDI de nómina que se expida, siempre que sea en el mismo ejercicio fiscal. A efecto de que se especifique claramente las deducciones gravadas y exentas de deberán utilizar las claves correspondientes incluidas en el catálogo c_TipoDeduccion.
- Si se registró como una deducción con la clave 006, el importe monetario corresponde al descuento que por motivo de la incapacidad la empresa realiza.
- Si el número de cuenta es de una longitud diferente a las especificadas como longitudes válidas para un número de cuenta en la versión 1.2 del Complemento de Nómina (10, 11, 16 o 18 dígitos) ¿Cómo debe procederse? Siempre que se confirme que es un número de cuenta válido, se deberá rellenar con ceros a la izquierda hasta completar la longitud más cercana a la longitud real del número de cuenta.
- Se debe asentar la clave de ramo-pagaduría o aquella que por la afiliación le asigne el instituto de seguridad social que conforme a ley corresponda (federal).
- Se deben emitir con la versión del complemento vigente en el momento de la generación del comprobante, es decir con la versión 1.2, aún y cuando se trate de comprobantes de pagos correspondientes a ejercicios anteriores.
Corrección de Incapacidades y Errores
Quiero corregir una incapacidad de un trabajador a la cual no le puse que es por enfermedad general, se quedó en blanco ese campo y por ese detalle no me timbró el CFDI y no me permite hacer la corrección del mismo. Te sugiero realizar primero un respaldo de tu información. Después, ejecuta el proceso de diagnóstico y recuperación desde el Control de archivos. También te recomendamos revisar la configuración del calendario y del período. Cuando se registra una incapacidad por quincenas completas, el sistema NOI bloquea automáticamente los movimientos de esa quincena para evitar pagos duplicados. Por eso no te permite capturar el subsidio.