Como tus futuros asesores fiscales, queremos ofrecerte algunos consejos para saber cómo organizar tu contabilidad personal y por qué contar con una asesoría fiscal para personas físicas es tu mejor inversión para dormir tranquilo. Llevar un control de tus finanzas no tiene por qué ser una pesadilla. Este control abarca desde tus movimientos fiscales hasta la protección de tus datos personales, elementos cruciales para tu estabilidad y seguridad.
La Persona Física: Definición y Características
Para conocer cuáles son las obligaciones de una persona física con actividad empresarial, primero hay que tener en claro la diferencia entre una persona física y una persona moral. Esto es muy sencillo, las personas físicas son cualquier contribuyente, ya sea profesionista, transportista, comerciante, ganadero, etcétera; a diferencia de una persona moral que puede ser una empresa, asociación civil o una sociedad mercantil cuya razón social es independiente a la o las personas que conformen dicha persona moral.
Entre las principales características de una persona física se encuentran las siguientes:
- Tienen obligaciones al alcanzar la mayoría de edad (en México a los 18 años).
- Poseen un cuerpo material y estado civil, a diferencia de las personas morales.
- Pueden tener nacionalidad mexicana o contar con otra nacionalidad.
Toda persona física tiene derecho a registrarse con su nombre en el RFC desde el momento en que inicia un negocio, empieza con una actividad profesional o firma un contrato de relación de trabajo. Tienes derecho a recibir orientación gratuita del SAT para entender mejor tus derechos y obligaciones.
Organización de la Contabilidad Personal y Fiscal
El primer paso para una salud financiera sólida es el autodiagnóstico. Antes de implementar cualquier estrategia, debes mapear con exactitud el origen de cada peso que ingresa a tus cuentas. Muchos contribuyentes cometen el error de usar una sola tarjeta para todo. El secreto de una contabilidad personal transparente es la segmentación.
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Clave para el Control: Segmentación de Cuentas Bancarias
- Cuenta de nómina: Exclusiva para tu salario.
- Cuenta de negocio: Úsala solo para cobrar ventas y pagar proveedores.
- Cuenta de gastos personales y familiares: Aquí es donde administras el dinero para la renta, servicios y ocio.
Uso Inteligente de Conceptos de Transferencia y Registros
Es un mito común pensar que todo depósito genera impuestos. Por ejemplo, te depositan $5,000 para que pagues el vuelo de un familiar con tu tarjeta. El campo de "concepto" en tu banca móvil es tu mejor aliado legal. Al poner conceptos más claros, estás facilitando la labor de tu asesoría fiscal. Aunque como persona física no siempre estás obligado a una contabilidad electrónica formal, sí tienes la obligación de explicar tus movimientos si la autoridad lo requiere. Te recomendamos descargar los PDF mensualmente y conservarlos por al menos 5 años.
Regímenes Fiscales para Personas Físicas
Cada fuente de dinero tiene reglas distintas. Una adecuada gestión contable te ayudará a responder preguntas críticas: ¿Qué beneficios puedo aprovechar en mi declaración anual?
A continuación, se presentan los regímenes de las personas físicas más comunes:
| Régimen | Descripción |
|---|---|
| Asalariado | En este régimen se encuentran todas las entidades que trabajan para alguna unidad económica o institucional y perciben salarios y prestaciones que asciendan a 400,000 pesos durante el ejercicio fiscal. Puedes aprovechar deducciones personales para obtener saldos a favor. |
| Por Honorarios | Bajo este rubro tributan las entidades que prestan sus servicios de manera independiente a empresas, entidades gubernamentales o incluso a otras personas. |
| RIF (Incorporación Fiscal) | Aquí están todos los contribuyentes que tienen actividades comerciales (mercancías o servicios) de manera no profesional y con ingresos inferiores a 2 millones de pesos en el ejercicio. |
| Arrendamiento | Bajo este esquema se encuentran las personas que obtienen sus ingresos de la renta o alquiler de inmuebles. |
En el régimen de personas físicas con actividad empresarial, con respecto a la Ley del Impuesto Sobre la Renta (ISR) título cuarto, se ubican los contribuyentes que generan ingresos a partir de actividades comerciales, industriales, de autotransporte, agrícolas, de pesca, ganaderas y de servicios sin importar su nivel de ingresos cuyo objetivo es tributar en un régimen fiscal adecuado para ellos. Contribuyen, en este régimen, locales comerciales como pueden ser restaurantes, tiendas de abarrotes, escuelas, etcétera. Emprendimiento o negocio: Necesitas revisar en qué régimen te conviene estar (RESICO, actividad empresarial, entre otras).
Llevar una contabilidad personal ordenada no es solo una cuestión de cumplir con la ley, es una herramienta de libertad financiera.
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Obligaciones y Recomendaciones Fiscales
Si apenas está comenzando con alguna empresa o negocio, el primer paso es la inscripción al RFC como persona física. El mismo Portal del SAT le permite la inscripción en el RFC y obtener la Cédula de Identificación Fiscal que contiene la clave del Registro Federal de Contribuyentes; dicho trámite puede ser ejecutado por personas físicas mayores de 18 años y debe ser presentado dentro del mes siguiente al día en que tenga la obligación de presentar declaraciones periódicas, de pago o informativas; propias por cuenta de terceros o cuando tengan que expedir comprobantes fiscales por las actividades que realicen. Asimismo, dicho trámite no tiene costo alguno.
Si eres empresario o perteneces a este régimen, tus obligaciones son:
- Inscribirse en el Registro Federal de Contribuyentes (RFC).
- Mantener actualizada su información ante el RFC. Es importante informar al fisco respecto a cualquier cambio que realices como actualización de domicilio fiscal; para ello puedes solicitar una constancia de situación fiscal para conocer todos los datos necesarios.
- Expedir sus facturas electrónicas (emitir CFDI, presentación de pagos provisionales a personas por la prestación de un servicio personal, por salarios etcétera, porque de no hacerse, no podrá deducir el gasto correspondiente, y solicitar comprobantes a proveedores; esto dependerá de tu actividad empresarial. Debes expedirlas a más tardar dentro de las 24 horas siguientes en la que hayas realizado la operación, acto o actividad.
- Dar de alta los establecimientos comerciales: no es lo mismo donde operas a donde vives.
- Llevar tu contabilidad. Para ello, es recomendable tener una buena asesoría contable con ayuda de expertos en la materia (contadores o personal administrativo) para que lleve a cabo la contabilidad de los ingresos, egresos e inversiones que realice mensual y anualmente.
- Registrar un nombre comercial, en caso de que sea requerido.
- Presentar sus Declaraciones Mensuales en materia de IVA, ISR, Declaración Anual y Declaraciones Informativas. Quienes tienen una empresa, actividad empresarial o están bajo ciertos regímenes deben llevar contabilidad formal. Debes presentar declaraciones mensuales o anuales, dependiendo del régimen fiscal en el que estés inscrito.
- Contar con una cuenta bancaria a nombre del contribuyente (cuenta empresarial para pyme); esto ayudará mucho para tener un control interno y así, cuando llegue el caso de alguna revisión de la autoridad, que exista un orden en los ingresos y gastos.
- Formular su estado de posición financiera y levantar el inventario de existencias, esto es el registro de todas las mercancías (bienes, insumos y productos) que forman parte de la actividad económica de una empresa, al 31 de diciembre de cada año.
- Realizar la retención del ISR cuando pague sueldos o salarios a sus trabajadores, y en su caso, deberá entregar en efectivo las cantidades que resulten a su favor por concepto de subsidio para el empleo.
- Calcular en la Declaración Anual del impuesto sobre la renta, la participación de los trabajadores en las utilidades de la empresa (PTU).
Algunas de las recomendaciones que los contadores recomiendan son: ubicar el origen del ingreso, porque dependerá de ello el régimen al que se debe inscribirse, ya que de caer en un régimen que no se adapte a la actividad económica se puede llegar a la quiebra de la empresa; también, hay que considerar que este régimen es un poco caro, el mejor o más recomendable es el RIF (Régimen de Incorporación fiscal) sólo si tu actividad no requiere de un título profesional para ejercer.
Beneficios y Consecuencias del Incumplimiento
Los beneficios del Régimen de Persona Física con Actividad Empresarial incluyen: emitir facturas para operar en México, fiscalizar tu dinero, formalizar tu negocio y acceder a préstamos bancarios.
Ahora que ya conoces tus obligaciones como personas físicas con actividad empresarial, se debe mencionar qué pasa si se incumple alguno de los puntos arriba mencionados. En entrevista, una contadora comenta al respecto que “cuando te mandan un exhorto al cumplimiento de tus obligaciones, con seguridad puedes ser acreedor a una multa; dicha multa dependerá del tipo de incumplimiento al que hayas faltado. Pero si sigues haciendo caso omiso al exhorto ya viene un proceso de auditoría”. La sanción por no presentar la Declaración Informativa de Operaciones con Terceros procede por un monto de $10,370.00 a $20,740.00 y en caso de que reincidas la multa aumentará al 100% por cada nuevo incumplimiento. Al cuestionarle qué sería lo peor que pudiera pasarle al contribuyente si no lleva a cabo sus obligaciones fiscales, la contadora asegura que existe la posibilidad de “que le incauten sus bienes y vaya preso”.
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Cuando un contribuyente no está cumpliendo con sus obligaciones fiscales, la autoridad fiscal (SAT) tiene la facultad de exhortar a todo aquel que tenga inconsistencias o actividad atípica en la rendición de cuentas ante el mismo sistema. Así pues, una carta invitación, es un comunicado emitido por el SAT para solicitar a los contribuyentes a que comprueben, de manera voluntaria, el cumplimiento de sus obligaciones fiscales o aclarar información que la autoridad observe como atípica en sus operaciones como: no presentar declaraciones, que los ingresos declarados y los depósitos recibidos no cuadren, etcétera. Por esta razón es importante asesorarte con un contador que lleve un buen manejo de la contabilidad de tu empresa, para evitar malos ratos con el fisco porque las multas van desde los 10 mil a los 30 mil pesos, esta suma puede aumentar exponencialmente si no se cumple con las declaraciones que solicita el Sistema de Administración Tributaria.
Control de Acceso y Protección de Datos Personales
En general, hay dos cosas que debe tomar en cuenta cuando se le pide que facilite los datos personales de alguien: la identidad de la persona que solicita los datos y si tiene derecho a acceder a ellos. Pero ¿y si la persona que solicita acceso a los datos personales no es quien dice ser? El término técnico es «control de acceso». La necesidad de proteger nuestros activos informativos nunca ha sido mayor.
¿Qué es el Control de Acceso?
El control de acceso, un componente clave de la seguridad de la información, permite agilizar el control de los movimientos por las instalaciones o redes. En otras palabras, restringe las zonas en las que se puede y no se puede entrar, ya se trate de una sala o una computadora. Antaño, la forma más sencilla de sistema de control de acceso habría sido una cerradura y una llave corrientes. Hoy en día, lo más probable que sea una «tarjeta de acceso» que le permita entrar en una zona protegida.
Cuando se controla el acceso a la información privada de una organización, hay que abordar el acceso tanto físico como lógico. El acceso físico se refiere a edificios, dispositivos y documentos, mientras que el acceso lógico se refiere al acceso a computadoras o sistemas. Las tecnologías para abordar cada uno de ellos son bastante diferentes.
Dada la gran cantidad de datos sensibles que se almacenan electrónicamente, las ciberamenazas evolucionan a diario, lo que hace que las medidas de seguridad tradicionales, como las claves y las contraseñas simples, resulten inadecuadas. Normas Internacionales como ISO/IEC 29146 proporcionan marcos de confianza para ayudar a las organizaciones a establecer mecanismos eficaces de control de acceso. El control de acceso, respaldado por normas, también ayuda a las organizaciones a cumplir los requisitos normativos, como el DSS de PCI y la HIPAA.
Modelos de Control de Acceso
En esencia, la gestión de identidades se centra en proteger las identidades, definiendo claramente quién tiene acceso a qué recursos y a qué nivel. Todas estas reglas se integran en una variedad de sistemas de control de acceso, que determinan cómo se asignan y controlan los permisos de acceso dentro de una organización.
- Control de Acceso Discrecional (DAC): Con los modelos DAC, el propietario de los datos decide conceder derechos de acceso basándose en reglas que él mismo especifica.
- Control de Acceso Obligatorio (MAC): El MAC se desarrolló utilizando un modelo no discrecional en el que una persona (por ejemplo, un jefe de seguridad) tiene la discreción exclusiva sobre los permisos de acceso y las autorizaciones de seguridad. A los sujetos y objetos del sistema MAC se les asignan permisos y etiquetas, respectivamente, como «confidencial», «secreto» y «alto secreto».
- Control de Acceso Basado en Roles (RBAC): Según este modelo, el acceso se concede en función del cargo de la persona y de los recursos que necesita para hacer su trabajo. Se emplean principios clave de seguridad, como el «mínimo privilegio» y la «separación de privilegios», para dar a los usuarios el nivel mínimo de acceso necesario para el desempeño de su función.
- Control de Acceso Basado en Atributos (ABAC): A diferencia del método de control de acceso basado en roles (RBAC), ABAC es una estrategia compleja que asigna o deniega el acceso a usuarios en función de un conjunto de atributos asignados por el propietario o administrador.
Tipos de Sistemas de Control de Acceso
El control de acceso a la red es un segmento de mercado en rápido crecimiento que ofrece numerosas soluciones de software para los tipos de control de acceso.
- Control de Acceso Basado en Servidor: Estos sistemas de control de acceso in situ, que suelen encontrarse en las grandes organizaciones, dependen de servidores locales para alojar y ejecutar el software. Los sistemas de control de acceso en una red local solo están disponibles in situ y no ofrecen la flexibilidad del acceso remoto. En este caso, el servidor se encuentra en una red cerrada a la que solo pueden acceder otros dispositivos dentro de esa red.
- Control de Acceso Basado en la Web: También conocido como control de acceso integrado, las soluciones basadas en navegador incluyen una aplicación web. Para que la aplicación funcione, no es necesario tener acceso a Internet; se conecta a la LAN (red de área local) y se puede acceder a ella desde cualquier dispositivo dentro de la LAN.
- Control de Acceso Basado en la Nube: A diferencia de los otros dos tipos de control de acceso, el software basado en la nube se aloja en centros de datos remotos (normalmente gestionados por terceros) y se accede a él a través de software y aplicaciones móviles. Con este enfoque, puede controlar todo su campus, incluso si tiene múltiples edificios, desde un único panel de administración. Dado que el sistema se sincroniza en la nube, se necesita una conexión a Internet para revisar el panel de administración y realizar actualizaciones o cambios.
A medida que proliferan los puntos finales en una organización, impulsados por las políticas de «llevar cada uno sus propios dispositivos» y una expansión en el uso de dispositivos de la Internet de las cosas (IdC), se necesita un mayor control. La solución es el control de acceso a la red (NAC, por sus siglas en inglés), que ofrece una forma de integrar políticas de seguridad de puntos finales y control de acceso en la infraestructura de red de una organización. A medida que pase el tiempo, es posible que veamos el uso de identificadores biométricos más sofisticados o de tecnologías como la IdC y sistemas basados en la IA.
Derechos ARCO y Protección de Datos Personales
Los datos personales es cualquier información concerniente a una persona física identificada o identificable, como datos de contacto, laborales, académicos, patrimoniales o financieros. El Artículo 16 de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos dice que “Toda persona tiene derecho a la protección de sus datos personales, al acceso, rectificación y cancelación de los mismos, así como a manifestar su oposición, en los términos que fije la Ley”. Derechos que por sus iniciales son conocidos como derechos ARCO.
Todos los titulares o en su caso, el representante legal de los datos personales, tienen el derecho de Acceder, Rectificar y Cancelar su información personal que esté en posesión de terceros, así como oponerse a su uso. La cancelación es el derecho a cancelar tus datos personales en posesión de un tercero; es decir, eliminar tus datos personales cuando las finalidades de uso no sean las necesarias o estipuladas.
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