¿Cómo validar RFC de forma masiva online?

El Registro Federal de Contribuyentes (RFC) es un dato fiscal esencial para realizar trámites relacionados con el pago de impuestos y obligaciones fiscales.

También se solicita el RFC para poder tener acceso a productos financieros como las cuentas bancarias, programas de seguridad social, tarjetas de crédito, entre otras. El RFC se necesita para obtener algunos trámites como la posibilidad de conseguir créditos y apoyos de instituciones de emprendimiento y capacitación para aquellos empresarios que comienzan.

Puede que nos entre la duda de saber si ya estamos inscritos en el Registro Federal de Contribuyentes o si el RFC es válido para poder emitir y/o recibir CFDI "s.

Para validar si es que estás inscrito(a) en el RFC, debes de realizar un pequeño procedimiento. Se hace a través del sitio web del SAT capturando tus 12 o 13 dígitos del RFC. La clave para las personas físicas está conformada por 13 caracteres y para las personas morales de 12 caracteres.

Es importante mencionar que antes de entrar al portal oficial, debes de contar con tu RFC o CURP y tener presente si estás inscrito como persona física o moral. Ahora debes de buscar “Validación de RFC” seleccionando “Verifica si estás registrado en el RFC”.

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Para tu fortuna y la de muchos, el sistema será contundente. Sólo deberás ingresar la información de RFC, nombre, denominación o razón social y el código postal.

Opciones de validación

Existen dos opciones principales para la validación:

• Opción de un Registro.
• Opción Validación Masiva.

Validación de un solo RFC

1. Después de indicar el RFC requerido, ingresa a “Validar RFC, Nombre, Denominación o Razón Social y CP”.
2. Se habilitarán los campos para indicar el Nombre y el Código Postal del contribuyente.

Validación Masiva de RFC

Para realizar una validación masiva, es necesario generar un archivo .TXT con una estructura específica. Ingresa a la opción «Validación masiva de RFC». Esto te llevará a una pantalla en donde deberás subir el archivo en formato .txt con la información de los RFC que deseas consultar.

A continuación, te indicamos el proceso a seguir:

1. Exporta los RFC de clientes desde el sistema. Dirígete a la ruta: menú Clientes y pulsas en el botón Clientes . Luego seleccionas el ícono Copiar al portapapeles y eliges exportar información.
2. Ajusta los datos del archivo. Se abrirá el archivo de Excel con la lista de los clientes. Elimina las columnas innecesarias para la validación. Se recomienda editar las columnas de manera que se muestre el número por: RFCNombre/Razón SocialCódigo Postal (CP). Si el sistema no permite la edición, captura los datos de la columna de CP de manera manual. Para eliminar una columna o fila, posiciona el mouse en la letra de la columna y con botón derecho del mismo, seleccionas la opción eliminar. Las columnas no deben tener nombre/título, en el primer renglón. Dejas únicamente las columnas que son obligarías para la validación: Número de registro, RFC, Nombre / Razón Social y Código Postal. Y la capturas en mayúsculas. Si algún dato se encuentra en minúsculas, haces el cambio con la siguiente fórmula. Insertas una nueva columna junto a la que contiene el texto que quieres convertir. En la celda nueva escribes =MASYUC(C1) y presionas Intro. Rellenas la fórmula hacia abajo. Copias la columna D. Pegas en la columna C, con la opción de pegado Valores (v). Eliminas la columna D.
3. Guarda el archivo como *.txt. Ve al Menú Archivo y eliges Guardar como. Das clic en la opción examinar, posteriormente seleccionas el tipo de documento Texto (delimitado por tabulaciones) (.txt) y guarda con UFT-8. Preparas el archivo .txt con las siguientes características: Quitas los espacios entre cada columna y reemplazar por pipes “|”. Sin nombres de las columnas en el primer renglón. En la primera columna, enumeras los registros proporcionados. En la segunda, proporcionas RFC. En la tercera columna indicas Nombre/Razón social. En la cuarta columna, el CP. Recuerda que solo es posible validar máximo 5000 registros. Para reemplazar los espacios en el archivo *.txt, seleccionas el espacio, copias, das clic en la pestaña de edición y seleccionas la opción Reemplazar. En el recuadro Buscar: pegas el espacio que se copió. En el recuadro Reemplazar por: coloca el pipe “|”. Das clic en Reemplazar todo. Guardas los cambios, ingresas al menú archivo, eliges Guardar como y seleccionas la codificación UTF-8.
4. Válida los RFC en el portal del SAT. Ingresas al Portal del Servicio de Administración Tributaria sat.gob.mx. Te diriges a Trámites del RFC, localizas Validación del RFC y seleccionas Válida en línea RFC’s uno a uno o de manera masiva hasta 5 mil registros. Das clic en la opción Ejecutar en línea. Al ingresar a la página, lo primero que debes hacer es resolver el captcha de seguridad y hacer clic en el botón azul “Aceptar”. Ingresas nuevamente el texto de la imagen. Habilita el check Validar RFC, nombre, denominación o razón social y CP, y seleccionas la opción Validación masiva de RFC. Te muestra las características que deberá de tener el archivo a validar. Das clic en el botón “Seleccionar archivo” y eliges el archivo *.txt que se generó de los clientes de Aspel, enseguida das clic en Validar.
5. Resultado de la validación. La consulta masiva de claves del RFC devuelve un archivo plano (texto), separado por pipes (|), sin nombre de las columnas en el primer renglón. Muestra el archivo con el siguiente resultado: Primera columna: numeración de los registros proporcionados. Segunda columna: claves del RFC proporcionadas para consulta. Tercera columna: resultado de la consulta por cada clave de RFC proporcionada.

La consulta masiva de claves del RFC devuelve un archivo plano (texto), separado por pipes (|), sin nombre de las columnas en el primer renglón.

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Muestra el archivo con el siguiente resultado:

• Primera columna: numeración de los registros proporcionados.
• Segunda columna: claves del RFC proporcionadas para consulta.
• Tercera columna: resultado de la consulta por cada clave de RFC proporcionada.
• Cuarta columna: RFC válido y susceptible de recibir facturas.

Te mostrará diferentes resultados de la validación.

Algunos ejemplos de resultados son:

• RFC válido y susceptible de recibir facturas.
• RFC incorrecto.
• Nombre o Razón Social y Código Postal no coinciden con lo registrado en el RFC.
• El Código Postal no coincide con el registrado en el RFC.

Ejemplo de estructura del archivo .TXT:

1|ABCD12345670|MI RAZON SOCIAL|70110|RFC válido, y susceptible de recibir facturas2|JKLM12345670|MI RAZON SOCIAL|70110|El Código Postal no coincide con el registrado en el RFC.

Si detectas un RFC con estos estados inválidos, te recomendamos revisar los datos contra la constancia de situación fiscal.

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