Como autónomo o empresario, se sabe que la contabilidad es fundamental para el buen funcionamiento de un negocio, tanto a nivel operativo como legal, siendo el sistema de control y registro de todos los ingresos y operaciones económicas que se producen dentro de una empresa o entidad. Los objetivos de la contabilidad son elaborar cuentas que se ajusten de la mejor manera posible a la realidad del negocio, informando sobre su situación económica y financiera, sus resultados y los motivos de estos.
Por esto, si tienes un negocio o vas a comenzar uno, es importante conocer los conceptos de contabilidad para el amplio conocimiento de una buena gestión contable. Aquí te explicamos algunos conceptos clave.
Definición de Entidad
De acuerdo al Diccionario de la Real Academia Española, Entidad significa: “Colectividad considerada como unidad.
Contexto General de los Recursos y Conceptos Clave
Resulta esencial para las organizaciones realizar un inventario global de los bienes, derechos y obligaciones en un momento determinado. Estos son llamados elementos del patrimonio y se agrupan de acuerdo a su clasificación y naturaleza. Cabe mencionar que tienen una función específica en el contexto contable y estarán representados por su grado de liquidez y exigibilidad. La representación de estos bienes debe ser cuantificada en unidades monetarias; las tres primeras clasificaciones de nivel primario son: activo, pasivo y capital.
El activo se constituye por bienes y derechos, mientras que el pasivo por obligaciones. Tanto el activo como el pasivo pueden dividirse en clasificaciones inferiores de acuerdo a cada elemento. Por un lado, los activos incluyen: los activos circulantes (efectuados en un plazo inferior a doce meses), los activos fijos o no circulantes (realizados en un plazo superior a doce meses y constituidos principalmente por partidas de inversiones) y los activos diferidos u otros activos (con un plazo de realización superior a doce meses y con elementos que son sujetos a la devengación contable).
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Por otro lado, los pasivos se dividen en corto plazo (al igual que los activos deben ejecutarse en un periodo inferior de doce meses) y los pasivos a largo plazo (su realización corresponde a un periodo superior de doce meses). Otros pasivos pueden o no formar parte en la representación. Algunos autores o empresas, de acuerdo a la percepción del contador, lo presentan dentro del rubro del pasivo a largo plazo, manteniendo las características y su grado de realización. Todos los elementos que constituyen dicha clasificación son reconocidos como cuentas contables y expresan los saldos disponibles de la empresa.
Conceptos Clave del Proceso Contable
A continuación, se abordarán los conceptos clave del proceso contable, mismos que hacen referencia a la identidad de las organizaciones.
Entidad Económica
Hace referencia a la entidad identificable que realiza actividades económicas. Está constituida por recursos humanos, materiales, tecnológicos y financieros, los cuales son conducidos y administrados por un único centro de control y poseen la capacidad de toma de decisiones en el cumplimiento de un fin específico.
Unidad Identificable
Persigue fines económicos particulares y mantiene independencia de otras entidades. Aunado a lo anterior, tiene personalidad propia y ejerce sus derechos y obligaciones de forma autónoma.
Único Centro de Control
Es un órgano descentralizado con la facultad para gobernar las políticas de operación y financieras de los recursos, así como las fuentes de una entidad económica con el fin de obtener beneficios. Puede ser un sujeto jurídicamente o un conjunto de ellos, siempre y cuando estén sujetos a un único centro de decisiones. Los primeros conceptos hacen referencia a la identidad particular de las organizaciones, mantienen independencia de otras entidades sin importar que existan socios accionistas en común.
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Tipos de Entidades en Atención a su Finalidad
Existen dos tipos de entidades:
- Entidad lucrativa, con el propósito de resarcir y retribuir a los inversionistas por medio de reembolsos o rendimientos de la inversión.
- Entidad no lucrativa, cuyo principal objetivo es el beneficio social, es decir, no buscan resarcir económicamente a los patrocinadores.
- Entidad persona física: Unidad de negocios independiente de su propietario, con personalidad y capital contable propio, bajo el control de una persona física.
- Entidad persona moral: Tiene personalidad moral y capital contable o patrimonio propio distinto a las personas que la constituyen y administran. Constituidas por una escritura constitutiva.
Como se puede observar, las entidades tienen personalidad jurídica; no importa cuál sea su actividad principal, debe de existir un responsable en los procesos de la administración.
Clasificación de Algunas Actividades Empresariales
Comerciales, industriales, agrícolas, ganaderas, pesqueras y silvícolas.
Activos (Derechos)
Están constituidos por bienes y derechos. Como ya se ha mencionado previamente, los activos son recursos que dispone una entidad económica en su proceso de operaciones. Los derechos son adquiridos cuando se contraen obligaciones, que conformarán las transacciones diarias del ente económico. También pueden corresponder a fuentes de inversión: los recursos deben tener una justificación en su representación, no pueden ser registrados sin señalar un origen de la riqueza.
La clasificación de los activos de una empresa debe hacerse en atención al grado de disponibilidad, esto es, la conversión o transformación en efectivo. Sus características son:
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- Es un recurso controlado por la entidad.
- Está identificado en términos monetarios.
- Espera beneficios económicos futuros.
- Deriva de las actividades de la entidad.
Dado que se tiene el derecho de obtener beneficios, no puede ser controlado por otra entidad. Es identificado y tangible cuando se determinan los beneficios económicos que genera. Puede separarse para venderlo, intercambiarlo, transferirlo, licenciarlo o distribuirlo. Está cuantificado en términos monetarios.
Clasificación del Activo (NIF B-6)
El activo puede clasificarse a corto y largo plazo o presentarse en orden ascendente o descendente, según su disponibilidad.
Activo a Corto Plazo o Circulante
Los elementos o partidas representan efectivo y los convertibles en efectivo, en un lapso no mayor a un año. Se consideran los elementos de constante rotación. Los activos se mantienen con el propósito de negociación (venderlo) dentro de un ciclo inferior a un año.
Las principales cuentas que lo integran son las siguientes:
- Caja: dinero en efectivo propiedad de la entidad, representado por monedas de curso legal.
- Bancos: efectivo propiedad de la entidad y depositado en instituciones del sistema financiero.
- Clientes: son los derechos exigibles derivados de las ventas de mercancía a crédito, representa la actividad principal de la entidad.
- Documentos por cobrar: derechos exigibles distintos a las ventas o servicios, únicamente a crédito por medio de letras de cambio o pagarés a favor de la entidad.
- Deudores diversos: préstamos concedidos sin garantía documental exclusivamente a crédito.
- Inventarios: total de la existencia de mercancías para venta, propiedad de la entidad.
- Papelería y útiles: pagos anticipados por materiales y útiles de oficina que serán consumidos en el periodo contable.
- Propaganda y publicidad: pagos anticipados a los medios de comunicación para informar al público sobre las mercancías o servicios que se ofrecen.
- Primas de seguros y fianzas: pagos anticipados a las compañías aseguradoras, adquiriendo derechos de asegurar los bienes.
- Rentas pagadas por anticipado: pagos anticipados de rentas.
Activo a Largo Plazo (No Circulante)
Por su naturaleza, no son recuperables durante el ciclo normal de operaciones (superiores a un año). Constituyen recursos propiedad de la entidad que son adquiridos para su uso, no para su venta. Tienen como característica principal su permanencia por varios años en la entidad; cuando se encuentran en malas condiciones pueden ser vendidos o dados de baja por obsolescencia.
La adquisición o fabricación de estos bienes tienen la finalidad de ser utilizados en los procesos de las actividades del contribuyente, no la de ser enajenados dentro del curso normal de operaciones.
Las principales cuentas que conforman esta clasificación son:
- Terrenos
- Edificios
- Mobiliario y equipo
- Equipo de cómputo
- Equipo de reparto
- Depósitos en garantía
- Inversiones permanentes
Su depreciación o pérdida de valor se encuentra establecido en la Ley del Impuesto sobre la Renta, en la sección de las Inversiones.
Otros Activos o Diferidos
Son los gastos pagados por anticipado; dan derecho a la entidad de disfrutar un servicio o beneficio equivalente al importe pagado anticipadamente. Representan erogaciones efectuadas por servicios o bienes que van a recibir para el uso exclusivo del negocio. Deberán ser capaces de generar un beneficio o evitar el desembolso en el futuro.
Al respecto de otros activos o diferidos, se deben presentar primero los gastos relativos a la etapa preoperatoria y, después, los gastos anticipados de operación.
Cuentas más comunes:
- Gastos de investigación y desarrollo
- Gastos en etapas preoperativas de organización y administración
- Gastos de instalación
- Intereses pagados por anticipado
Las erogaciones anticipadas deben ser devengadas conforme el uso de los bienes o servicios. Dicho de otro modo, los activos son derechos de la entidad que serán devengados conforme sean utilizados.
En resumen, cada uno de los elementos son derecho de la entidad, el origen de los activos proviene de contraer obligaciones o aportaciones de inversión.
Pasivos (Deudas y Obligaciones)
Ahora es momento de analizar los pasivos y por qué son considerados obligaciones contraídas por la entidad económica. La inversión y los créditos otorgados a la entidad deben ser liquidados en determinado momento. Con la inversión se espera obtener beneficios futuros. Los créditos son obligaciones que deben formar parte del proceso de operación, también se espera que generen beneficios de acuerdo con actividad preponderante de la organización.
El origen de los pasivos constituye fuentes externas o internas de recursos de las que dispone la entidad; son obligaciones actuales, surgidas como consecuencia de hechos pasados. Al adquirir pasivos, estos se representarán normalmente como activos.
Ahora bien, el pasivo está constituido por deudas y obligaciones de distintas naturalezas, clasificadas por elementos o partidas homogéneas. La clasificación del pasivo de la entidad debe hacerse en atención al grado de exigibilidad.
- Grado de exigibilidad: el menor y mayor plazo que dispone la entidad para liquidar sus deudas y obligaciones.
- Mayor grado de exigibilidad corresponde al menor plazo del que dispone la entidad para liquidar sus deudas.
- Menor grado de exigibilidad corresponde al mayor plazo del que dispone la entidad para liquidar sus deudas.
En atención a su mayor o menor grado de exigibilidad, el pasivo de la entidad se clasifica en dos grupos:
Clasificación del Pasivo
- Pasivo corto plazo o circulante
- Pasivo a largo plazo
Pasivo a Corto Plazo o Circulante
Este grupo está constituido por las deudas y obligaciones a cargo de la entidad, con un vencimiento inferior a un año o menor al de su ciclo financiero a corto plazo, por su grado de exigibilidad.
Principales cuentas de pasivo a corto plazo o circulante:
- Proveedores
- Documentos por pagar
- Acreedores diversos
- Anticipos de clientes
- Gastos pendientes de pago
- Impuestos pendientes de pago
Pasivo a Largo Plazo
Este grupo está constituido por las deudas y obligaciones a cargo de la entidad, con un vencimiento mayor a un año o mayor al de su ciclo financiero a corto plazo, por su grado de exigibilidad.
Otros Conceptos Contables Clave
Aquí hay una lista de otros términos contables que serán útiles para tu negocio:
- Activo Contable: Se le denomina ‘’activo’’ a todo aquello que posee una empresa o en lo que invierte.
- Pasivo Contable: Hace referencia a todas las deudas y resto de obligaciones financieras que soporta la empresa y le sirve para pagar su activo.
- Patrimonio Neto: Son los recursos propios de una empresa que constituyen su financiación.
- Cuentas Anuales: Las cuentas anuales o estados financieros recopilan una serie de documentos con la información contable de la empresa.
- Balance General o Balance de Situación: El balance de situación es el documento que contiene la información pormenorizada de los activos, pasivos y el patrimonio neto que determina la situación de la empresa, en un momento determinado.
- Cuentas de Resultados: Documento que compara los ingresos de la empresa con los costes de la misma, es decir un documento que resume los ingresos y gastos según los ejercicios contables.
- Memoria: Se trata de una serie de documentos de obligada presentación que debe realizarse en un plazo de tres meses desde el cierre.
- Estados Contables: Conjunto de documentos elaborados de forma periódica que ofrecen información sobre la situación contable, patrimonial y financiera de la empresa para entender el funcionamiento económico-financiero de una empresa.
- Libro Diario: Se trata del documento que registra todas las operaciones económicas que ejecuta la empresa de manera cronológica.
- Libro Mayor: El libro mayor es un resumen de todas las cuentas contables y operaciones económicas realizadas por la empresa de forma cronológica.
- Ingresos: Son partidas que suponen un incremento del patrimonio neto de la empresa, ya sea por el aumento de activos o la disminución de un pasivo.
- Gastos: Suponen pérdidas de liquidez disminuyendo el patrimonio neto.
- Fondo de Maniobra: Muestra el grado de salud financiera de la empresa, constituyéndose como el conjunto de recursos que se requieren a largo plazo para el desarrollo y mantenimiento diario de la actividad económica y control de la liquidez de la empresa.
- Provisión: Se trata de pasivos de la empresa que no son conocidos a priori y que se producen por disposición legal, contractual o por una obligación implícita o tácita.
- Ratio de Solvencia y Liquidez: El ratio de solvencia es la capacidad de una empresa para hacer frente a sus obligaciones financieras, es decir, a sus deudas. Mientras que el ratio de liquidez se traduce en la capacidad de un activo de convertirse en dinero en el corto plazo sin necesidad de reducir el precio.
Una vez conociendo estos conceptos de contabilidad, es momento de ponerlos en práctica a fin de cumplir con los principales objetivos de la contabilidad de tu negocio, para lo que puedes emplear un conjunto de técnicas y softwares de contabilidad para ayudarte en su gestión contable y control financiero.
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