En el ámbito de la gestión de recursos humanos de cualquier empresa, el expediente de personal es una herramienta fundamental. Un expediente laboral es un archivo que reúne toda aquella información relevante de un colaborador dentro de una organización. Se trata de un conjunto de documentos y registros que la empresa recopila y mantiene sobre un empleado desde su contratación hasta su salida.
Todo expediente laboral tiene que servir para gestionar los recursos humanos de la empresa. Para ello, la documentación incluida tiene que estar actualizada, ser coherente con el puesto de trabajo que ocupa la persona y estar ordenada para poder recuperarla fácilmente cuando sea necesario. Los datos que recoge el expediente van a ir desde los personales básicos hasta las relaciones con la empresa, pasando por los documentos que registren las competencias y trayectoria profesional de la persona trabajadora.
El expediente del trabajador se conforma por documentos que contienen información del empleado en diferentes ámbitos, que van desde el personal, de trayectoria laboral, competencias técnicas y profesionales y cualquier situación con el trabajador, derivada de la relación laboral, que necesite ser registrada. Esta información se va adicionando con los nuevos acontecimientos ocurridos al trabajador durante su trayectoria en la empresa. Su importancia radica en que es una herramienta de control interno, por medio del cual, la empresa genera certeza, confiabilidad y comprobación de la historia del trabajador dentro de la empresa.
Propósito y Utilidad del Expediente Laboral
El expediente laboral es una herramienta muy importante para el área de Recursos Humanos, ya que gracias a ella se puede llevar un seguimiento de personal desde el momento de la contratación del individuo hasta su desvinculación de la empresa. Si la información está bien ordenada, este expediente laboral será útil para la empresa. El expediente laboral cumple diferentes funciones que son esenciales para toda la compañía:
- Facilita el acceso a la información: El expediente laboral está planteado para organizarse de forma cronológica, por lo que cualquier área que requiera conocer el archivo podrá entenderlo de manera intuitiva, y encontrar el documento que necesite con practicidad.
- Evita inconvenientes legales: El expediente laboral de un colaborador contiene información administrativa y legal que será de gran utilidad en los momentos en que se presenten inconvenientes legales con alguna persona que trabaja o trabajó en la compañía.
- Contiene la información necesaria para tomar decisiones importantes: Si estás pensando en darle un ascenso a una persona de tu equipo, o un incremento salarial, el expediente laboral te ayudará a conocer la información necesaria para apoyar tu decisión.
Además, el expediente del trabajador permite a la empresa gestionar de manera efectiva la relación laboral, facilitando la toma de decisiones sobre promociones, aumentos salariales y necesidades de formación. Ayuda a asegurar que la empresa cumpla con las leyes y regulaciones laborales, manteniendo registros precisos y actualizados. Sirve como evidencia en caso de disputas laborales o legales, proporcionando un historial documentado del comportamiento y desempeño del empleado.
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La Necesidad Legal y Conservación del Expediente de Personal Físico
En cuestiones generales, el expediente laboral permite no sólo que al momento de una contingencia el abogado de la empresa pueda actuar con más prontitud y eficacia, sino que además, facilita enormemente los procesos de fiscalizaciones del Ministerio del Trabajo y otros organismos.
La legislación mexicana no contempla expresamente (salvo en casos muy específicos) la obligación de integrar el Expediente Laboral. Sin embargo, la Ley Federal del Trabajo establece en su artículo 784, la obligación legal del patrón de conservar ciertos documentos. A la letra dice: Artículo 784.- El Tribunal eximirá de la carga de la prueba al trabajador, cuando por otros medios esté en posibilidad de llegar al conocimiento de los hechos, y para tal efecto a petición del trabajador o de considerarlo necesario requerirá́ al patrón para que exhiba los documentos que, de acuerdo con las leyes, tiene la obligación legal de conservar en la empresa, bajo el apercibimiento de que, de no presentarlos, se presumirán ciertos los hechos alegados por el trabajador. Luego en el mismo artículo se establecen varios casos en los que el patrón tendrá la carga de la prueba, es decir, deberá producir elementos para determinar lo siguiente:
- Fecha de ingreso del trabajador.
- Antigüedad del trabajador.
- Faltas de asistencia del trabajador.
- Causa de rescisión de la relación de trabajo.
- Terminación de la relación o contrato de trabajo para obra o tiempo determinado, en los términos de los artículos 37, fracción I, y 53, fracción III, de esta Ley.
- Constancia de haber dado por escrito al trabajador o al Tribunal de la fecha y la causa del despido. La negativa lisa y llana del despido, no revierte la carga de la prueba. Asimismo, la negativa del despido y el ofrecimiento del empleo hecho al trabajador, no exime al patrón de probar su dicho.
- El contrato de trabajo.
- Jornada de trabajo ordinaria y extraordinaria, cuando ésta no exceda de nueve horas semanales.
- Pagos de días de descanso y obligatorios, así como del aguinaldo.
- Disfrute y pago de las vacaciones.
- Pago de las primas dominical, vacacional y de antigüedad.
- Monto y pago del salario.
- Pago de la participación de los trabajadores en las utilidades de las empresas.
- Incorporación y aportaciones al Instituto Mexicano del Seguro Social; al Fondo Nacional de la Vivienda y al Sistema de Ahorro para el Retiro.
Por último, establece que “la pérdida o destrucción de los documentos señalados en este artículo, por caso fortuito o fuerza mayor, no releva al patrón de probar su dicho por otros medios.”
Periodos de Conservación de Expedientes
El tiempo que las empresas deben conservar los expedientes no está contenido únicamente en las disposiciones laborales, sino también en las fiscales. Según el artículo 28 del Código Fiscal de la Federación (CFF), la contabilidad, para efectos fiscales, se integra por los libros, sistemas y registros contables, papeles de trabajo, estados de cuenta, cuentas especiales, libros y registros sociales, control de inventarios y método de valuación, discos y cintas o cualquier otro medio procesable de almacenamiento de datos, los equipos o sistemas electrónicos de registro fiscal y sus respectivos registros. En el ambiente laboral contempla: expediente del empleado, contratos, convenios, recibos Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI), descuentos y cualquier actividad que genere movimientos en la nómina o que se genere como consecuencia de la misma. El artículo 30, segundo párrafo, de la misma regulación establece que la documentación y la contabilidad deben conservarse durante un plazo de cinco años, contado a partir de la fecha en la que se presentaron o debieron haberse presentado las declaraciones con ellas relacionadas. Pero en su artículo 67, se comenta que pudiera extenderse hasta 10 años esta obligación, dependiendo de las facultades de revisión de los organismos autorizados.
En Colombia, los empleadores están obligados a mantener los expedientes laborales de sus trabajadores durante un período mínimo de diez (10) años después de la terminación del contrato laboral.
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Tanto la legislación federal como la del estado de California obligan a las empresas a mantener determinados registros sobre cada empleado. A continuación, se muestra una guía de algunos tipos de registros que la empresa debe conservar y durante cuánto tiempo:
- Su nombre, número de seguro social y dirección: 4 años.
- Su género y fecha de nacimiento: 3 años.
- Descripción y clasificación de su puesto: 1 año.
- Sus fechas de contratación y cese: 4 años.
- Registros de nóminas que muestren las horas trabajadas y los salarios pagados: 3 años.
- Todas las pagas extraordinarias, regalos o primas que haya recibido y los periodos de servicio por los que se concedieron: 4 años.
- Registros utilizados en la administración de sus planes de pensiones o prestaciones: 6 años.
- Importes y fechas de los impuestos estatales y federales retenidos de su salario: 4 años.
- Registros de todas las decisiones de ascensos y descensos de categoría, traslados, despidos o selecciones para formación que le hayan afectado: 1 año.
- Sus expedientes disciplinarios y de baja: 1 año.
- Registro de lesiones y enfermedades profesionales del empresario, e informes de las mismas a la OSHA: 5 años.
- Registro de enfermedades o lesiones relacionadas con el trabajo cuyo tratamiento haya superado los primeros auxilios, o por las que haya perdido días de baja laboral: la duración de su empleo más 30 años.
- Expedientes de siniestros laborales: al menos 5 años después de la última fecha de tratamiento.
- Historial médico: la duración de su empleo más 30 años.
Además de los registros que están obligados a mantener por ley, muchos empresarios también optan por mantener voluntariamente expedientes personales individuales. Estos archivos pueden contener documentos como: solicitudes de empleo, evaluaciones de rendimiento y registros de asistencia.
Aviso de Privacidad
Antes de recabar cualquier tipo de información sensible, como son documentos personales, se debe generar un aviso de privacidad para el trabajador que indique la protección de su información. Esto es de observancia obligatoria para todas las empresas.
Documentos Clave que Componen un Expediente de Personal Físico
El contenido de un expediente del trabajador puede variar ligeramente según la empresa, la industria y las regulaciones locales. Sin embargo, existe un conjunto de documentos que generalmente se consideran esenciales y que forman parte del llamado "contenido estándar". Para la primera integración, se deben contemplar los siguientes documentos:
- Identificación oficial vigente con fotografía
- Constancia Única del Registro de Población (CURP)
- Acta de nacimiento
- Registro Federal de Contribuyentes (RFC)
- Número del Seguro Social (NSS)
- Comprobante de domicilio
- Curriculum Vitae
- Constancias de estudio
- Constancia de no antecedentes penales
- Aviso de retención de descuentos del INFONAVIT
- Constancias de descuentos que deba retener la empresa
- Cartas de recomendaciones
- Cartas de referencias personales
- Solicitud de empleo
- Contrato de trabajo en modalidad de capacitación
- Contrato de trabajo (indeterminado o determinado)
- Carta de recepción de material, herramientas o equipo
- Carta de recepción de reglamento interno de trabajo, código de ética y cualquier otra normatividad interna
- Credencial del Instituto Nacional Electoral (INE)
- Cartilla militar
- Constancia de buró de crédito (si aplica)
- Licencia de manejo (si aplica)
- Documento que compruebe o detalle el número de cuenta bancaria de depósito al empleado
- Cédula profesional o comprobante de estudios
- Exámenes psicométricos previos a la contratación
- Estudios socioeconómicos previos
Con el paso del tiempo, deben agregarse los siguientes:
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- Recibos de nómina
- Pagos de aguinaldo
- Formato de disfrute de vacaciones y pago de prima vacacional
- Pagos de la PTU
- Convenio de modificación de condiciones laborales
- Certificados de incapacidad temporal para laborar
- Avisos de accidentes o enfermedades (ST-7 o ST-9)
- Constancias de habilidades (DC-3)
- Dictamen de incapacidad laboral
- Formatos de permisos generales o de horas extras
- Avisos de rescisión
- Constancias médicas
- Actas administrativas
- Adendum al contrato
- Cartas responsivas por material o equipo
- Movimientos Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) / Instituto del Fondo Nacional de la Vivienda para los Trabajadores (INFONAVIT)
- Recibo de nómina firmado
- Solicitudes de vacaciones
- Incapacidades
- Carta INFONAVIT y/o Instituto del Fondo Nacional para el Trabajo (FONACOT)
- Listas de asistencia
- Solicitud de préstamos
- Memorándums al trabajador
- Solicitudes varias (permisos, ausencias, etc.)
Gestión del Expediente de Personal Físico: Características y Desafíos
Actualmente puedes organizar tu expediente laboral de dos formas: en formato digital y en formato físico. El expediente físico contiene toda la documentación del empleado en físico. Los expedientes físicos son más comunes principalmente porque la tecnología y el uso de archivos digitales es reciente. Aunque se trata básicamente de un mismo archivo, existen dos tipos de expediente laboral en la actualidad: el físico y el virtual. Actualmente el expediente laboral electrónico ha sido adoptado por más empresas; sin embargo, el papel del archivo físico sigue siendo relevante en muchas organizaciones. El expediente físico sigue siendo utilizado frecuentemente por muchas empresas por la facilidad que estas encuentran para recabar y actualizar firmas o documentos cambiantes, entre otros factores.
Ventajas del Expediente Físico
- Según la Ley Federal de Trabajo (LFT), la única documentación aceptable como prueba ante la Junta Federal de Conciliación y Arbitraje (JFCA) es con firma autógrafa del trabajador, por lo que la información se tiene lista en cualquier momento para ser presentada.
- La seguridad de acceso a la información depende de tener un control estricto de la información a través de archiveros seguros.
- Las leyes mexicanas obligan a los patrones a conservar la documentación de los trabajadores de 5 a 10 años, por lo que se cumple con esta obligación.
- Poder confiar en la información física frente a documentos totalmente digitales puede ofrecer la sensación de seguridad. El poder tener un registro impreso de firmas y documentos puede hacer sentir en cierto modo más seguridad en caso de algún problema legal.
- De tal forma, que en caso de ser necesario presentar documentos originales, bastará con revisar los archivos en resguardo.
Desventajas del Expediente Físico
- Se necesita un espacio enorme para almacenar la información de todos los empleados.
- Se requiere personal para archivo y administración de expedientes, aparte del trabajo tedioso que implica.
- Al no tener un control automatizado, puede existir la oportunidad de olvidos, lo que ocasiona tener información incompleta en muchas ocasiones.
- Obtener acceso a la información requiere presencia física.
Buenas Prácticas para la Gestión de Expedientes Físicos
La administración de recursos humanos comprende una serie de actividades y procesos que se repiten cíclicamente con cada uno de tus colaboradores. Por ello, es crucial mantener los expedientes laborales actualizados y bien organizados. Para que el expediente laboral pueda ser útil, es esencial establecer un procedimiento cronológico y estructurado. Si la información está bien ordenada, la búsqueda se limita por categoría documental: nómina, certificado, documentación personal y por fecha de generación del archivo.
Para expedientes físicos, se necesitan carpetas etiquetadas y organizadas dentro de archiveros. Por ello, se debe optar por un sitio seguro y con acceso limitado. Es importante que los empleadores mantengan los expedientes laborales de sus trabajadores actualizados y en buen estado, ya que estos documentos pueden ser requeridos en caso de una inspección laboral o en el marco de un proceso judicial.
Otras recomendaciones para una gestión efectiva incluyen:
- Actualización de datos: El objetivo de un expediente es poder acceder a la información de manera rápida, pero, si esa información no está actualizada, no sirve de nada, así que es indispensable revisar y actualizar la información necesaria, hasta estar seguro de que cuentas con los datos vigentes.
- Clasificación: Organiza los expedientes por las categorías mencionadas en la sección anterior para agilizar búsquedas.
- Definir roles claros: Procura definir quién será el responsable de gestionar y actualizar los expedientes laborales de cada área o colaborador.
- Inclusión de documentación desde el inicio: Es muy importante que desde el momento en que un empleado se una a la empresa, se incluyan documentos clave como contrato, identificación y detalles de contacto.