En México, los vales de despensa no solo son una prestación laboral, sino una herramienta que impulsa la calidad de vida de los colaboradores y optimiza los costos fiscales para las empresas. Si quieres saber qué son, cómo funcionan y cuáles son sus beneficios fiscales y legales, esta guía te lo explica todo.
¿Qué son los vales de despensa?
Los vales de despensa son un beneficio laboral incluido dentro de la previsión social, otorgado por las empresas para fortalecer el poder adquisitivo de sus colaboradores y ayudarlos a adquirir artículos de primera necesidad como:
- Alimentos y medicinas.
- Ropa y otros artículos básicos.
- Compras en supermercados, farmacias y tiendas de conveniencia.
Pueden entregarse en formato físico o electrónico, siendo este último el más práctico gracias a las tarjetas de vales de despensa. Algo fundamental que debes saber es que estos vales deben ser entregados a través de proveedores de vales de despensa autorizados por el Servicio de Administración Tributaria (SAT), quienes emiten los denominados monederos electrónicos.
En el caso de minu, nuestras tarjetas de vales son de red abierta, es decir, cuentan con sello Carnet, lo que permite su uso como medio de pago tanto para compras en línea como en cualquier establecimiento con terminal bancaria a nivel nacional.
Dentro del listado de Formas de Pago SAT, los vales de despensa tienen asignada la clave 08.
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Los vales de despensa están orientados a cubrir las necesidades básicas de un empleado, como pueden ser productos de higiene personal, despensa, entre otros. Asimismo, con la tarjeta de vales de despensa se pueden adquirir productos como ropa, calzado y hasta pagar servicios médicos.
Nota: Algunas empresas buscan la solución de vales de papel, sin embargo, éstos no cumplen con las características que dicta el SAT para que el gasto se haga deducible.
Los vales de despensa son una prestación otorgada al trabajador por parte del patrón, mediante la cual el primero puede efectuar compras en aquellos establecimientos que los aceptan como un medio de pago.
Asimismo, para poder obtener vales de despensa, es necesario que el negocio se encuentre registrado ante el Servicio de Administración Tributaria (SAT) y ante la Secretaría de Hacienda.
En México, los vales de despensa son una forma efectiva de apoyar a tus colaboradores frente al aumento de precios en productos básicos. Al otorgarles esta prestación, aseguras que puedan cubrir necesidades esenciales mientras mejoras su bienestar y calidad de vida. El principal objetivo es apoyar al colaborador con el incremento de precios en productos de primera necesidad.
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En México, los vales de despensa no solo son una prestación laboral, sino una herramienta que impulsa la calidad de vida de los colaboradores y optimiza los costos fiscales para las empresas.
¿Cómo calcular los vales de despensa?
En México, el cálculo de los vales de despensa se realiza a través de dos modalidades principales que son:
Según el Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS):
Este establece en el artículo 27 de la Ley del Seguro Social que los vales de despensa están excluidos del salario base de cotización, siempre y cuando la suma total de los vales de despensa no supere el 40 % de una Unidad de Medida y Actualización (UMA) mensual. Es decir, el monto máximo mensual no debe exceder los $1,375.78 MXN.
Impuesto Sobre la Renta (ISR):
Bajo este esquema se pueden otorgar un tope de vales de despensa de hasta $3,439.46 MXN por mes a cada empleado y un máximo anual equivalente a siete UMAs.
La creación de la Unidad de Medida y Actualización tuvo dos objetivos: que no dependiera de la inflación y beneficiar a los contribuyentes.
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Por otro lado, debes tener en cuenta que los vales también pueden calcularse mediante el artículo 27 de la Ley del Seguro Social, el cual se basa también en la UMA.
Si los depósitos CoPP fueron acreditados después de las 17:31 hrs del día anterior y antes de las 08:59 hrs. De las 13:00 a las 14:00 horas. De las 15:00 a las 16:00 horas. De las 18:00 a las 19:00 horas. El mismo día entre 20:00 y 21:00 horas. El siguiente día hábil a partir de las 6:00 horas.
El tiempo que tarda en reflejarse el dinero después de hacer el pago en las tarjetas de vales de despensa depende de la hora en la que se hayas hecho el pago.
¿Cuál es y cómo calcular el tope de vales de despensa para ISR?
El tope mensual de vales de despensa en México para 2025 es de $3,439.46 MXN, equivalente a 7 veces la Unidad de Medida y Actualización (UMA) vigente. Este monto corresponde al límite deducible para las empresas, según la Ley del Impuesto Sobre la Renta (ISR).
Para que los vales de despensa estén exentos de ISR para el trabajador, el artículo 93 de la Ley del ISR establece un límite mensual menor de $2,006.35 MXN, calculado multiplicando el valor diario de la UMA por 7 y considerando los días del año trabajado.
En caso de seguir el esquema del Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS), el tope mensual de vales de despensa es de $1,375.78 MXN.
No, en caso de exceder el límite de vales de despensa en los esquemas tanto del IMSS como el ISR con lo referente a la UMA, se debe integrar únicamente la cantidad excesiva que se da en vales al salario base con el que el empleado está cotizando.
¿Cuáles son los requisitos para deducir los vales de despensa para ISR?
Los requisitos necesarios para poder realizar la deducibilidad de los vales de despensa para el ISR son:
- Las tarjetas de vales de despensa deben respaldarse por una factura electrónica (CFDI) que cumpla los requisitos del Servicio de Administración Tributaria (SAT).
- El monto otorgado en vales debe ser registrado en la contabilidad de la empresa, siguiendo los principios de contabilidad.
- Los vales de despensa deben corresponder al mismo año fiscal en que se realizó la erogación.
- El valor de los vales debe ser coherente con los precios del mercado.
- Los trabajadores deben estar inscritos en el Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS).
Considerar el porcentaje de deducibilidad: se puede deducir hasta el 53% del monto otorgado en vales de despensa.
Requisitos para ofrecer vales de despensa en tu empresa
Para implementar un programa de vales de despensa, las empresas deben cumplir con ciertos requisitos legales y administrativos. A continuación, se detalla lo necesario:
- Contratar a un proveedor autorizado por el SAT, como minu. Este debe emitir facturas electrónicas (CFDI) que cumplan con los lineamientos del organismo. Estas facturas son necesarias para que la empresa pueda hacer la deducción de impuestos de los vales de despensa en su declaración fiscal. Además, asegúrate de que tu proveedor ofrezca atención personalizada, flexibilidad y una amplia cobertura para el uso de las tarjetas de vales de despensa.
- Contar con los siguientes documentos:
- Acta constitutiva
- Poder notarial
- Registro patronal
- Constancia de situación fiscal
- Identificación oficial del representante legal
- Comprobante de domicilio
- Carátula bancaria sin movimientos.
¿Dónde usar los vales de despensa?
En México, los vales de despensa pueden usarse desde supermercados y tiendas de conveniencia hasta restaurantes y farmacias en la Ciudad de México y a nivel nacional. Se estipula que este tipo de prestaciones sean utilizadas para la adquisición de bienes de consumo que ayuden a la calidad de vida del colaborador, tales como alimentos o productos de higiene personal. Por ende, no pueden comprarse productos nocivos como las bebidas alcohólicas o el tabaco.
Beneficios de los vales de despensa
Los vales de despensa ofrecen ventajas fiscales tanto para las empresas como para los empleados, siempre que se otorguen en cumplimiento de las normativas establecidas:
Para las empresas
- Deducibilidad fiscal: los vales de despensa son deducibles de impuestos al ser considerados parte de la previsión social, lo que permite reducir la base gravable del Impuesto Sobre la Renta (ISR) en hasta 53%. Por lo que no sólo entregas una prestación superior a la ley, sino que también aprovechas el ahorro fiscal.
- Reducción de cargas sociales: al otorgarse como un beneficio no integrado al salario, no generan cuotas adicionales en aportaciones al IMSS o al INFONAVIT, disminuyendo costos asociados a la nómina.
- Sin incremento de la carga operativa: con minu la gestión de vales se hace a través de nuestra plataforma, donde podrás hacer la dispersión de saldo en línea con horarios amplios.
- Incentivo para los empleados: los vales pueden ser usados como incentivo para alcanzar metas o para premiar el buen desempeño. Esto puede ayudar especialmente a trabajadores con salario mínimo.
- Atracción y retención de talento: ofrecer vales de despensa como parte de los beneficios puede ser un diferenciador a la hora de atraer y retener talento.
- Mejora del clima laboral: los vales de despensa contribuyen a mejorar el ambiente de trabajo, ya que demuestran que la empresa se preocupa por el bienestar de los empleados.
Para los empleados
- Exención del ISR: los vales de despensa están exentos del Impuesto Sobre la Renta siempre que se otorguen a través de monederos electrónicos autorizados por el SAT y cumplan con los topes establecidos por la Ley del ISR.
- Incremento del poder adquisitivo: al no ser gravados, los empleados reciben el beneficio completo, lo que mejora su capacidad económica para cubrir necesidades básicas y ahorrar en gastos de productos de primera necesidad.
Con el auge de este tipo de prestaciones laborales, varias empresas ofrecen sus servicios de vales de despensa mediante tarjetas que funcionan como monederos electrónicos, y tienen el objetivo de responder a las necesidades de tu negocio.
¿Cómo impactan los vales de despensa en tus colaboradores?
Las tarjetas de Up Sí Vale tienen aceptación a nivel nacional en más de 550,000 comercios en el país. Con ella se pueden adquirir diferentes productos más allá de la compra de despensa, como ropa, calzado, medicamentos, electrodomésticos o, incluso, juguetes.
Las tarjetas de despensa Up Sí Vale son de uso exclusivo a nivel nacional, es decir, no son aceptadas en el extranjero, pero sí en cualquier parte del territorio mexicano. La opción de tarjetas Up Sí Vale con aceptación en el extranjero son Incentivos y Business Card.
Cuenta con un sistema de geolocalización para que el empleado ubique el comercio electrónico más cercano que acepte pagos con los vales de despensa.
No, los vales de despensa no se descuentan del sueldo. De acuerdo con la Ley Federal del Trabajo, los vales de despensa forman parte del salario integrado una vez otorgados, por lo que no pueden ser reducidos ni eliminados unilateralmente por el empleador.
Es importante que sepas que por seguridad no entregamos tarjetas precargadas.
En Up Sí Vale consideramos las necesidades de cada empresa y contamos con costos competitivos en beneficio del negocio. En Up Sí Vale existe una comisión por dispersión de saldos, la cual depende del monto total mensual de dispersión y del número de tarjetas contratadas. Otro costo variable sería el solicitar tarjetas de stock o personalizadas.
El total de dinero que pueden contener los vales de despensa depende de varios factores. Esto quiere decir que existirá una retención de las percepciones e impuestos tanto de la empresa como del empleado.
Vales de despensa al 0% de comisión de servicio por 6 meses. Reduce tus impuestos sobre la renta y beneficia a tu equipo con vales de despensa. En minu destacamos por tener una solución personalizada, con un soporte al cliente que no encuentras en las grandes empresas del mercado. Planes personalizados, cumpliendo todas las regulaciones fiscales.
Como dato final, es importante conocer la fecha de vencimiento de los vales de despensa.
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