El número de empresas en España sigue aumentando. Solo en 2023, se crearon más de 109,000 empresas nuevas y se inscribieron en el seguro social casi 16,000 nuevos trabajadores por cuenta propia. El espíritu emprendedor sigue siendo fuerte entre los españoles, pero es importante recordar que dar este paso conlleva varias responsabilidades. Muchas de estas obligaciones están relacionadas con los impuestos, como la declaración trimestral del impuesto al valor agregado (IVA), el impuesto de sociedades y las contribuciones de los trabajadores por cuenta propia, mientras que otras implican los trámites burocráticos necesarios para establecer tu empresa.
El Modelo 036: Declaración Censal
El modelo 036 es una declaración censal que los profesionales utilizan para comunicar a la Agencia Tributaria (AEAT) su estado actual en relación con la actividad económica que desarrollan o tienen previsto iniciar. Con el modelo 036 se notifica a la AEAT diversos cambios relacionados con la actividad económica de una empresa. Cuando la empresa inicia su actividad comercial, debe recaudar el IVA por sus ventas y posteriormente declarar e introducir este monto a la AEAT.
Diferencias entre el Modelo 036 y el Modelo 037
Como acabamos de ver, el modelo 036 tiene casi la misma finalidad que el modelo 037: notificar a la AEAT el estado censal actual. Sin embargo, esto no significa que sean formularios idénticos. Aunque comparten algunas similitudes, existen diferencias significativas entre el modelo 036 y el modelo 037:
- Tanto los particulares como las entidades jurídicas pueden completar el modelo 036. Por otro lado, solo los particulares pueden completar el modelo 037.
- El modelo 036 tiene más campos a completar y ocupa un total de 20 páginas. El modelo 037, con sus seis páginas, es una versión más concisa y simplificada.
¿Quién tiene que presentar el modelo 036?
El modelo 036 es para aquellos que cumplen al menos uno de estos criterios:
- Trabajadores por cuenta propia (conocidos como «autónomos» en España) o empresas que planean iniciar una actividad económica en España.
- Trabajadores por cuenta propia o empresas dadas de baja en el censo de empresarios, profesionales y retenedores por cese de actividad
- Trabajadores por cuenta propia o empresas que trabajan por cuenta propia y que necesitan actualizar la información fiscal proporcionada anteriormente.
- Personas que, aunque no trabajan por cuenta propia o no son propietarias de una empresa, ejercen alguna actividad económica por su cuenta y reciben ingresos sujetos a retenciones o pagos en una cuenta (como alguien que alquila un inmueble y recibe ingresos mensuales por el pago del alquiler).
- Personas que no tengan su domicilio fiscal en España peninsular o las Islas Baleares, pero que estén sujetas al IVA.
- Personas que intervengan en una entidad acogida al régimen de atribución de rentas, como una comunidad de propietarios, ya sea que participen como socios, herederos o en cualquier otra calidad que requiera una obligación tributaria.
- Solicitar el número de IVA intracomunitario para pedir la exenciones de IVA en las compras y ventas en la Unión Europea
- Algunas otras situaciones especiales pueden requerir la presentación del modelo 036.
¿Cuál es el plazo para presentar el modelo 036?
El plazo para presentar el modelo 036 depende de la información que facilites a la AEAT.
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- Inicio de una actividad económica: En cualquier momento, siempre y cuando sea antes de comenzar transacciones profesionales como la compra y venta de bienes o servicios.
- Otras modificaciones, como solicitar pagos a plazos del impuesto a las ganancias de las sociedades, tienen plazos específicos.
Cómo presentar el modelo 036
Para presentar el modelo 036, primero decide si lo harás en línea o en formato físico. Cuando hayas terminado de completar el formulario, podrás presentarlo en una oficina de la AEAT.
Para completar el modelo 036:
- Pega tu etiqueta de identificación en el espacio habilitado en la sección «Datos identificativos». Si no la tienes, introduce el NIF en la casilla 101 y tu nombre y apellido en las casillas 103 y 102, respectivamente. Si representas a una empresa, escribe su nombre en la casilla 102.
- En la sección «Motivos de la presentación», marca la casilla correspondiente al motivo de presentación de la declaración censal:
- Casillas 110-111: Solicitar el NIF o registrarse.
- Casillas 120-141: Modificaciones. En la casilla final, introduce la fecha en que el cambio entra en vigor.
- Casillas 150-152: Cancelación del registro. En la última casilla, especifica la fecha en la que se produjo la baja en el censo.
- En «Identificación», completa los campos de texto correspondientes en la sección «A» si eres un particular. Si representas a una persona legal (es decir, una empresa) o a una entidad, debes completar la sección «B». La sección «C» es para los establecimientos permanentes de no residentes.
- Si presentas el modelo 036 en nombre de otra persona por ser colaborador de la empresa o representante legal, introduce tus datos identificativos en la tercera sección: «Representantes».
- En «Declaración de actividades y locales con fines económicos» hay dos secciones muy importantes:
- A) Describa su actividad y especifique el tipo y el código IAE al que pertenece.
- B) Especifique dónde se desarrolla la actividad económica, incluyendo locales indirectamente relacionados con las operaciones comerciales, como un almacén.
- En la sección «Contribuyente, gran empresa y administraciones públicas» tendrás que responder SÍ o NO a dos preguntas:
- ¿Es una gran empresa con operaciones superiores a €6,010,121.04?
- ¿Su último presupuesto anual como organismo público supera los 6 millones de euros?
- En «Impuesto al valor agregado», también debes responder dos preguntas:
- ¿Su sede como trabajador autónomo o empresa se encuentra en la Península Ibérica o en las Islas Baleares?
- ¿Solo realiza operaciones que no están sujetas a IVA o exentas del impuesto?
- En la sección «C», marca las casillas de la izquierda para mostrar si te estás inscribiendo o abandonando los regímenes de IVA enumerados. En las columnas de la derecha, introduce el epígrafe del IAE y la fecha.
- En la sección «D», especifica si te inscribes o abandonas dos tipos de registros: exportadores y otros operadores económicos o operadores intracomunitarios.
- En la sección «E», informa a la AEAT si estás sugiriendo un porcentaje de deducción provisional, e introduce en la casilla el importe propuesto. Además, introduce los sectores diferenciados y las deducciones especiales, si las hubiera.
- En «Impuesto a las ganancias de las personas físicas, Impuesto sobre sociedades e Impuesto a las ganancias de no residentes», debes proporcionar la información de estos tres impuestos en las siguientes secciones:
- A) IRPF
- B) ISC
- C) IRNR
- En la sección «Régimen fiscal especial del Título II de la Ley 49/2002», marca la casilla 651 si te encuentras en el régimen de entidades sin fines de lucro, con obligaciones tributarias detalladas en el BOE. Si vas a salir de este régimen, marca la casilla 652. En cualquier caso, introduce la fecha.
- En la sección «Retenciones e ingresos a cuenta», detalla tus obligaciones a la hora de aplicar retenciones y realizar pagos a cuenta a la AEAT. Los ejemplos más comunes son los ingresos por el trabajo de los empleados y los alquileres de inmuebles.
- En la sección «Otros impuestos», marca las casillas correspondientes exclusivamente si tu actividad económica consiste en la venta de productos con impuestos especiales como alcohol, tabaco e hidrocarburos u operaciones de seguros y capitalización según lo especificado en el artículo 12 de la Ley 13/1996.
- Por último, en la sección «Regímenes especiales de comercio intracomunitario», marca las casillas correspondientes a las ventas a distancia realizadas en cada país e indica si superaste el límite.
Ten en cuenta que solo necesitas completar las secciones pertinentes a tu actividad profesional, lo que hace que el modelo 036 sea generalmente más fácil de completar de lo que podrían implicar sus 20 páginas.
El Impuesto al Valor Agregado (IVA)
El impuesto al valor agregado (IVA) es un impuesto indirecto que no se paga directamente a la Agencia Tributaria Española (AEAT); las empresas y los trabajadores por cuenta propia cobran el impuesto al emitir las facturas y posteriormente lo abonan a la AEAT. A esta figura recaudadora se la conoce como sujeto pasivo del IVA.
Para emitir facturas con IVA, debes tener un certificado de la condición de sujeto pasivo del IVA. El certificado de la condición de sujeto pasivo del IVA es un documento expedido por la AEAT para autorizar a una empresa o trabajador por cuenta propia a actuar como agente recaudador del IVA.
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El término «sujeto pasivo» está definido en el artículo 84 de la Ley 37/1992, y el certificado acredita que las empresas o trabajadores por cuenta propia están autorizados para realizar esta función. Esta verificación es útil en varias situaciones:
- Cuando se realizan transacciones sujetas a IVA. Las transacciones de carácter comercial, como la venta de productos y servicios, no se pueden realizar sin el certificado, ya que este autoriza a la empresa o profesional a cobrar el IVA y declararlo a la AEAT.
- Cuando se realiza una transacción en la que se aplica una inversión del sujeto pasivo del IVA. En estas transacciones, el cliente (que debe ser titular del certificado de la condición de sujeto pasivo del IVA) actúa como sujeto pasivo y responsable.
- Cuando se requiere una comprobación para confirmar que la empresa o el trabajador por cuenta propia está al corriente de sus obligaciones fiscales.
- Cuando un trabajador por cuenta propia o empresa quiere vender sus productos en una plataforma de ecommerce o solicitar facturas para deducir el IVA de sus compras.
Quién puede solicitar el certificado de la condición de sujeto pasivo del IVA
Cualquier profesional, ya sea trabajador autónomo o empresa, puede solicitar un certificado de la condición de sujeto pasivo del IVA para darse de alta como recaudador de IVA.
Qué operaciones requieren un certificado de la condición de sujeto pasivo del IVA
El certificado es necesario para las operaciones de venta de bienes o servicios sujetos al IVA. Las operaciones más comunes involucran el proceso habitual de una transacción sujeta al IVA: la empresa emite una factura en la que se muestra el importe sujeto a impuestos y el IVA correspondiente, el cliente paga el monto total y, posteriormente, la empresa remite el IVA recaudado a la AEAT.
Sin embargo, hay transacciones menos comunes que también requieren el certificado fiscal: cuando la empresa no actúa como sujeto pasivo, como las ventas con inversión del sujeto pasivo, donde el cliente es responsable de pagar y declarar el IVA. A continuación, te indicamos cuándo es necesario aplicar la inversión del sujeto pasivo:
- Venta de teléfonos móviles, tablets, consolas de videojuegos o computadoras a un profesional que los revenda y a un cliente final si el importe de la factura sin IVA es superior a €10,000.
- La venta de determinados materiales de recuperación, como chatarra de fundición de hierro o residuos industriales que contengan metales o sus aleaciones, y la contratación de servicios relacionados con estos materiales, como el corte o prensado de los residuos.
- Ventas de oro con una pureza igual o superior a 325 milésimas, siempre que el oro se entregue sin procesar o como artículo semielaborado.
- Ventas de bienes inmuebles pertenecientes a una de las siguientes categorías:
- Adquiridos a través de un proceso concursal.
- Entregados mediante la ejecución de la garantía sobre los bienes inmuebles.
- Bienes inmuebles de segunda mano, siempre que el comprador sea un profesional con derecho a deducir el IVA de manera total o parcial.
Qué obligaciones tiene el sujeto pasivo del IVA
Una vez que obtengas el certificado de la condición de sujeto pasivo del IVA, contraerás una serie de obligaciones:
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- Presentar formularios fiscales a la AEAT en los que se detallen tus actividades relacionadas con el IVA:
- Para indicar el inicio, la modificación o el cese de una actividad económica sujeta al IVA, deberás presentar los modelos 036 y 037.
- Deberás presentar el modelo 035 si inicias, cambias o cesas una actividad económica sujeta al IVA, siempre que se encuentre encuadrada en el régimen extranjero, nacional o de importación (según lo introdujo la modificación de la Ley del IVA de 2021).
- Tendrás que presentar el modelo 347 para informar anualmente las operaciones con terceros si su valor total supera los €3,005.06.
- Para informar mensual o trimestralmente sobre las transacciones intracomunitarias (las que se realizan entre dos profesionales o empresas que operan en diferentes países de la Unión Europea), deberás presentar el modelo 349.
- Para informar de manera anual y resumida tus transacciones con IVA, deberás presentar el modelo 390. Los sujetos pasivos del IVA no están obligados a presentar este modelo ni el modelo 347 si envían los datos a través del Suministro Inmediato de Información (SII).
- Enviar autoliquidaciones del IVA y abonar el importe total recaudado. Para asegurarte de haber acumulado el monto correcto de IVA en tus transacciones, puede resultar útil incorporar en tu sistema de pagos una solución de automatización de impuestos, como Stripe Tax.
Facturación Electrónica en España
En España, la factura electrónica es obligatoria en el ámbito de la administración pública, la Ley 25/2013 regula la emisión de facturas en el formato Facturae en las relaciones comerciales entre la administración y sus proveedores desde 2015. A partir de 2018, esta obligatoriedad se extiende también a los subcontratistas y contratistas que trabajan con la administración pública, quienes deben enviar sus facturas de manera electrónica a través de la plataforma FACe cuando el importe de éstas supere los 5.000 euros.
En el ámbito B2B, se ha publicado el Proyecto de Real Decreto que se desarrolla Ley 18/2022 y establece la factura electrónica como el único sistema permitido en las transacciones comerciales entre empresas. Está previsto que el reglamento técnico factura electrónica B2B en España se apruebe en 2024 y se extienda su implementación de manera progresiva durante 2025/2026 en función del volumen de facturación de las empresas.
Características de la Facturación Electrónica
| Ámbito | Requisito |
|---|---|
| B2G | La factura electrónica es obligatoria en las relaciones con la administración pública, así como en las relaciones entre subcontratistas y contratistas del sector público. |
| B2B | España se prepara para una implementación de la factura electrónica entre empresas y autónomos durante 2025 y 2026 tras la publicación oficial de reglamento técnico del sistema de factura B2B. |
| B2G | Se debe contar con un certificado electrónico para la firma obligatoria de facturas. En su defecto, puede emplearse el servicio de “firma electrónica delegada” de un proveedor tecnológico cualificado. |
| B2B | Será necesario contar con un certificado electrónico para la firma obligatoria de facturas entre empresas (TBC). |
| B2G | Facturae, se trata de un formato estructurado (XML) que obligatoriamente deben generar los proveedores y acreedores en las relaciones con la administración pública. |
| B2B | Los formatos admitidos para la facturación entre empresas son: XML CII, UBL, EDIFACT y Facturae (TBC). |
| B2G | Obligatoria, es necesario aplicar una firma electrónica XAdES en las facturas dirigidas a la administración pública. |
| B2B | Obligatoria, es necesario aplicar una firma electrónica avanzada conforme al Reglamento eIDAS relativo a la identificación electrónica y los servicios de confianza (TBC). |
| España cuenta con un amplio sistema tributario electrónico que a su vez está compuesto por varios subsistemas para el correcto funcionamiento de este. Entre ellos, encontramos: SII - Suministro Inmediato de Información, SILICIE - Suministro Inmediato de Libros Contables de Impuestos Especiales, Ticket BAI y LROE - Sistema de declaración de facturas y Libros de Registro de Operaciones Económicas en el País Vasco | |
| B2G | Obligatorio para el emisor por un periodo legal de 5 años. |
| B2B | *Por definir con la publicación oficial del reglamento técnico de factura B2B. |
¿Cómo funciona la factura electrónica en el sector público en España?
A continuación, se muestra el proceso de emisión de facturas a través del PGEFe (Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas) de las administraciones públicas o FACe.
- Emisión y validación: Extracción de los datos del ERP del proveedor para su transformación al esquema XML - Facturae definido por la Agencia Tributaria y aplicación de distintos mecanismos de validación de datos para controlar que contienen la información necesaria.
- Firma electrónica: Se aplican los mecanismos de firma electrónica establecidos por ley, que aportan integridad y autenticidad a la factura electrónica. Se trata de la firma electrónica avanzada basada en un certificado (XAdES).
- Envío al PGEFe: Una vez validada la factura, se envía al PGEFe (Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas) que los organismos públicos tienen habilitado, o a FACe, para aquellos organismos adscritos al Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas de la Administración General del Estado.
- Almacenamiento electrónico: Archivo electrónico del formato XML - Facturae de la factura original con altas condiciones de seguridad y accesibilidad durante los 5 años que indica la legislación española.
¿Cómo funciona la factura electrónica entre empresas España?
A continuación, se muestra el proceso de emisión de facturas electrónicas en el ámbito privado conforme a los requerimientos establecidos en la Ley 18/2022 de creación y crecimiento de empresas.
- Emisión y validación: Extracción de los datos del ERP para la generación de los formatos técnicos de factura (EDIFACT, Facturae, XML CII, UBL...) y aplicación de mecanismos de validación de datos para garantizar la información mínima requerida en cada una de las sintaxis.
- Envío de facturas: Una vez validado cada documento, se identifica al destinatario de la factura para su envío a través de canales de comunicación específicos (VAN privada, pasarela EDI, https, sftp, x400, OFTP, AS2, AS4...) con registro de trazabilidad, confirmación de entrega y procesamiento.
- Almacenamiento electrónico: Resguardo electrónico de las facturas emitidas bajo un servicio de Almacenamiento Electrónico eIDAS con registro de evidencias y reaseguramiento continuo de los documentos.
- Gestión de estados: Visibilidad e integración de los distintos acuses de estado o ACK (acknowledgement) de cada una de las facturas emitidas conforme a las especificaciones técnicas definidas en el proyecto.
Preguntas frecuentes sobre la factura electrónica B2B en España
El contenido de las siguientes preguntas está sujeto a cambios con la publicación oficial del reglamento técnico definitivo de factura electrónica B2B en España.
- ¿La facturación electrónica B2B será para todo tipo de clientes (nacionales, intracomunitarios y/o extracomunitarios? No. Solo hay que emitir factura electrónica a un destinatario cliente o proveedor que esté implantado en España o que opere en España bajo el registro de IVA.
- ¿Los autónomos también están afectados por esta ley? Sí, los autónomos también estarán obligados a cumplir con la normativa factura electrónica B2B.
- ¿Cuándo será obligatoria la factura electrónica B2B en España? ¿Cuándo se publicará el Real Decreto y se aprobará el reglamento técnico? Las fechas de publicación del Real Decreto dependerán de la finalización del trámite parlamentario iniciado y en curso. La expectativa es tener el reglamento técnico definitivo en 2024, por lo que cabría pensar que la fecha de entrada en vigor para la implementación de la primera fase será en 2025.
- ¿Cuáles son los plazos de implementación previstos? ¿La facturación electrónica será obligatoria para todos los niveles de facturación? Los plazos de implementación para la factura electrónica B2B desde la publicación definitiva del Real Decreto serán: Un año para las empresas cuya facturación anual supere los 8 millones de euros y dos años para el resto de las empresas (aquellas con ventas inferiores a los 8 millones de euros).
- Durante el periodo de transición, ¿qué ocurrirá si un proveedor no está obligado a usar factura electrónica? Si no entra en la primera fase de implementación (por volumen de facturación de empresas), seguirá enviando sus facturas de forma" tradicional" hasta que su empresa tenga la obligación de pasar a la facturación electrónica.
- ¿El nuevo sistema afectará a las relaciones B2G y B2C? No. Quedan fuera del alcance de esta Ley las facturas emitidas por una empresa cuyo destinatario pueda ser un organismo público (B2G) o un consumidor final (B2C).
- Las empresas que ya trabajan con el SII, ¿están obligadas a emitir o recibir facturas electrónicas B2B? Sí. El SII es un sistema distinto y las empresas tendrán que cumplir con ambos procesos. Por lo tanto, las empresas que ya trabajen con el SII tendrán que enviar sus facturas electrónicas a sus proveedores y recibirlas de sus clientes.
- ¿Cómo convivirán el sistema TicketBAI y el sistema de factura B2B? Las empresas registradas en la comunidad autónoma del País Vasco deberán cumplir con ambas normativas. Tendrán que disponer de un proveedor certificado o Software Garante para el cumplimiento TicketBAI y una solución para el nuevo sistema de facturación electrónica B2B.
- ¿Cómo será la interoperabilidad entre plataformas privadas de factura electrónica? Las plataformas de factura electrónica deberán contar con la capacidad de conectarse entre sí mediante protocolos de comunicación seguros definidos en el reglamento técnico. Además, deberán ser compatibles con los requisitos establecidos y asegurar unos niveles de seguridad del servicio, incluyendo la autenticación y validación de las facturas.
- ¿Cuáles son los formatos admitidos para emitir las facturas electrónicas B2B? Los formatos admitidos son: UBL, CII, EDIFACT y Facturae.
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