Al hacer una factura hay que tener en cuenta una serie de formalidades legales. Estas formalidades están recogidas en el artículo 6 del Reglamento de facturación de España. Lo primero que hay que tener en cuenta es que estos requisitos solo afectan a las facturas completas. Para las facturas simplificadas (lo que antes se conocían como tickets) se aplican otros requisitos (parecidos) sobre los que no vamos a entrar aquí. Pero si te interesa, los encontrarás numerados en el artículo 7 del Reglamento de facturación.
Cumplir con los requisitos legales de facturación es esencial para cualquier empresa o autónomo en España. Una factura que no contenga todos los datos obligatorios puede ser rechazada por Hacienda, impedir la deducción del IVA e incluso generar sanciones. Una factura en forma correcta es el justificante que permite al receptor ejercer su derecho fiscal de deducción del gasto. La factura es también una garantía para tu cliente, en el caso que necesite realizar devoluciones o reclamaciones.
Requisitos Legales y Fiscales de una Factura Normal (Completa)
Los requisitos fiscales no varían de los conocidos más arriba como requisitos legales. O, en otras palabras, cuando hablamos de requisitos legales nos estamos refiriendo a los fiscales. Los requisitos fiscales, más específicamente, aluden a aquellos aspectos relativos a los impuestos. Es decir, el IVA y, si procede, la retención de IRPF.
Desde hace más de una década, el reglamento de facturación regula los datos que debe contener obligatoriamente una factura para ser legal. A día de hoy, estos datos están contenidos en el Real Decreto 1619/2012, por el que se aprueba el reglamento de facturación. A día de hoy, los datos que se recogen en la legislación vigente y que deben incluir los autónomos obligatoriamente en cualquier factura que emitan son:
- Número y, en su caso, serie: La numeración de las facturas dentro de cada serie es el elemento más importante de la factura y debe ser siempre correlativa. Por ejemplo, podríamos poner la serie 2026 para todas las facturas emitidas en 2026. A la primera le adjudicamos el número 2026/1, a la segunda factura que emitimos, le asignaremos el número 2026/2, la tercera el 2026/3… Además, la expedición de series (como por ejemplo 2026/…) no sólo es recomendable sino también obligatoria en algunos casos como cuando se emiten facturas rectificativas. Toda factura debe llevar un número correlativo dentro de una serie. No puede haber saltos en la numeración.
- La fecha de su expedición: Todas las facturas deben tener una fecha de emisión, es decir, el día, mes y año concreto en el que el autónomo o pyme recaba toda la información de la operación y se la envía al cliente en el documento de pago.
- Datos del emisor y del receptor de la factura: Las facturas deben incluir determinada información obligatoria para que tengan validez, tanto del autónomo que emite la factura y la va a cobrar como del emisor, el cliente al que se le envía la factura. Los datos que siempre deben figurar son:
- Nombre y apellidos (en el caso de que sea autónomo persona física) o denominación social (si es una empresa) tanto del obligado a expedir factura como del destinatario de las operaciones.
- Número de Identificación Fiscal (si es autónomo, este número coincidirá con el Documento Nacional de Identidad) tanto del emisor como del receptor.
- Domicilio fiscal, tanto del obligado a expedir factura como del destinatario de las operaciones. El Domicilio debe incluir la dirección, el código postal y la población. En el caso de los autónomos sin un local abierto al público, es habitual que este domicilio coincida con su vivienda.
- Descripción de los bienes entregados o servicios prestados: Una descripción suficientemente detallada de los bienes entregados o servicios prestados para permitir la identificación de la operación, así como el lugar y fecha de realización material y efectiva de las operaciones.
- Base imponible: Es el precio total de la factura antes de haber aplicado impuestos. Es decir, antes de sumar el IVA y restar el IRPF. El importe total de la operación antes de impuestos.
- El tipo impositivo o tipos impositivos, en su caso, aplicados a las operaciones: Habitualmente, los autónomos que facturan en territorio nacional deberán aplicar el IVA -que se suma- y el Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF) -que se resta-. El porcentaje de IVA aplicado. Si la factura está exenta de IVA, hay que mencionar el correspondiente precepto de la Ley de IVA por el que la factura está exenta.
- Retención de IRPF: En caso de que aplique al emisor.
- Importe total: Es el precio de la factura, tras haber aplicado sobre la base imponible los impuestos que correspondan. Este importe es el precio real que pagará nuestro cliente por el producto o servicio prestado.
- La fecha de las operaciones: En caso de que no coincida con la fecha de emisión de la factura.
Información Adicional Requerida en Regímenes Especiales
No obstante, en algunas circunstancias, hay que añadir información adicional. Es el caso de la “facturación por el destinatario”, la “inversión del sujeto pasivo”, el “régimen especial de agencias de viajes”, el régimen especial de los bienes usados, objetos de arte, antigüedades y objetos de colección o el “régimen especial del criterio de caja”. Si uno de los citados casos es el tuyo, lo único que tienes que hacer es añadir esa información en la factura.
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También hay otras circunstancias especiales que, de producirse, es obligatorio señalar en la factura como: si es una operación exenta de IVA -si se trata, por ejemplo, de servicios educativos o sanitarios-; si forma parte del Régimen especial de Agencias de viajes o del régimen especial de bienes usados, entre otras.
En las operaciones a las que resulte aplicable el régimen especial de las agencias de viajes, los sujetos pasivos no estarán obligados a consignar por separado en la factura que expidan la cuota repercutida, y el impuesto deberá entenderse, en su caso, incluido en el precio de la operación. En las facturas que expidan los sujetos pasivos revendedores por las entregas sometidas al régimen especial no podrán consignar separadamente la cuota del Impuesto sobre el Valor Añadido repercutida, y ésta deberá entenderse comprendida en el precio total de la operación. En todo caso, en las facturas que expidan los sujetos pasivos revendedores por las entregas sometidas al régimen especial, deberá hacerse constar la mención a que se refieren los artículos 6.1.o) ó 7.1.i).
Novedades y Requisitos de la Factura Electrónica
Sin embargo, esta norma sufrirá ciertos cambios próximamente con la entrada en vigor del reglamento de la Ley Crea y Crece que desarrolla la obligación de emitir facturas electrónicas. El reglamento de facturación electrónica ya está aprobado y en proceso de implementación, por lo que la cuenta atrás ha empezado y la mayoría de autónomos dirán adiós a la clásica factura en papel. Según el Real Decreto-ley 15/2025 de 2 de diciembre de 2025, la adaptación a la obligación de emitir facturas por medios electrónicos y el uso de VERIFACTU será obligatoria desde el 1 de enero de 2027 para sociedades y desde el 1 de julio de 2027 para autónomos.
Por lo tanto, durante los próximos años, miles de autónomos podrían verse afectados por dos normativas simultáneamente: el reglamento de facturación para facturas en papel y el reglamento de la Ley 18/2022 que regula el contenido de las facturas electrónicas. De hecho, como parte de este proceso de adaptación, recientemente, el pasado 6 de diciembre se actualizó el Real Decreto 1619/2012, y se incluyeron algunos elementos obligatorios que deben cumplir desde hoy las facturas electrónicas, como por ejemplo contar con un código QR que permita la lectura de los datos de la factura.
Al igual que las facturas ordinarias, una factura electrónica también tiene que cumplir una serie de requisitos para ser legal. La factura electrónica deberá contener igualmente numeración, fecha, datos de emisor y receptor, conceptos, base imponible, tipos impositivos o importe total. Sin embargo, con la aprobación del reglamento de facturación electrónica, se incluyen nuevos datos y elementos obligatorios. Según el reglamento de facturación electrónica, algunos de estos nuevos datos y elementos son:
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- El estado de cobro/pago de las facturas: Cuando se emita una factura deberá incluirse un campo en el que aparezca su estado (pendiente de aceptación, aceptada, pendiente de pago, etc.). Los autónomos que reciban una factura electrónica deberán obligatoriamente informar al proveedor que se la ha enviado de los siguientes estados de la factura: su aceptación o rechazo de la factura y su fecha; y el pago efectivo completo de la factura y su fecha. Como hemos mencionado, según el Real Decreto-ley 15/2025, las sociedades tendrán hasta el 1 de enero de 2027 y los autónomos hasta el 1 de julio de 2027 para adaptarse completamente a esta obligación e informar a sus proveedores o a la Agencia Tributaria sobre todos los estados por los que pasen sus facturas.
- Firma electrónica: Todas las facturas electrónicas emitidas por plataformas privadas deberán estar firmadas por el emisor con algún medio de firma electrónica oficial.
Ahora bien, el reglamento de facturación electrónica que está en camino modificará los datos obligatorios que hay que incluir en una factura si se emite por medios electrónicos.
Diferencias con la Factura Simplificada
La factura simplificada, conocida anteriormente como ticket, es un documento válido que se puede emitir para operaciones de hasta 400 euros (IVA incluido), o hasta 3.000 euros en determinados sectores como hostelería o transporte de personas. A diferencia de la factura completa, la factura simplificada permite omitir los datos del receptor (salvo que el cliente exija deducir el IVA) y facilita desglosar el IVA de forma más genérica, sin necesidad de detallar la base imponible por cada tipo impositivo aplicado.
Datos Opcionales en una Factura
Al igual que hay una serie de datos obligatorios para las facturas ordinarias y electrónicas -cuando entren en vigor-, también hay una serie de datos opcionales para ambos tipos de factura.
Datos Opcionales de una Factura Normal
- Fecha de Vencimiento: Aunque la fecha de emisión de una factura es obligatoria, la fecha de vencimiento es opcional. En cualquier caso, se recomienda incluir este dato para orientar al cliente sobre los plazos en los que debe realizar el pago.
- Forma de pago: El método de pago es un dato opcional que puede aportar valor a la factura. Al marcarlo, se está dando información valiosa sobre las formas que se van a admitir para recibir el pago de esta factura. Puede ser a través de transferencia bancaria, en efectivo u otros métodos similares que acepte el negocio.
- Descuentos: Se trata de otra información opcional que se puede incluir en una factura. Los descuentos se pueden aplicar directamente en el precio sin detallar. Sin embargo, es importante incluirlos para dejar constancia de que el precio final es distinto al haberse aplicado una reducción.
- Observaciones: Es un campo opcional que sirve para indicar información adicional sobre la factura. Por ejemplo, una nota para describir alguna información sobre la operación comercial que no se ha indicado antes.
- Logotipo de la empresa: Aunque no es un elemento obligatorio en las facturas, sí es recomendable para generar una marca e imagen sólida de cara a los clientes.
Datos Opcionales de una Factura Electrónica
- Facturas verificables: La frase “factura verificable en la sede electrónica de la AEAT” o “VERIFACTU”: este elemento no es opcional pero sólo es obligatorio para aquellos autónomos o empresas que se hayan acogido voluntariamente a la opción que va a habilitar la Agencia Tributaria para que el sistema informático de la empresa intercambie de manera instantánea todos los registros de facturación con la Administración.
- Los códigos QR y códigos alfanuméricos: Aunque no es un dato como tal, sino más bien un elemento, las facturas electrónicas podrán incluir la representación gráfica de su contenido recogida mediante un código “QR”.
- Incorporar algunos estados complementarios de facturación: Aunque será obligatorio informar al proveedor de algunos estados como la aceptación/rechazo de la factura o su pago efectivo, hay otros aspectos que son voluntarios. De manera opcional se podrá informar de los siguientes estados:
- Aceptación o rechazo comercial parcial de la factura y su fecha.
- Pago parcial de la factura, importe pagado y su fecha.
- Cesión de la factura a un tercero para su cobro o pago, con identificación del cesionario y su fecha de cesión.
Consejos para el Formato y Errores Comunes en la Facturación
Para estructurar el documento correctamente desde cero, puedes utilizar una plantilla u hoja de cálculo y seguir un orden lógico y visual. En la cabecera (parte superior), coloca tus datos de emisor, tu logotipo y la palabra «Factura» junto a la numeración correlativa y la fecha de expedición. Justo debajo, incluye los datos completos de tu cliente. En el cuerpo central de la factura, añade una tabla detallando el concepto de cada producto o servicio, sus unidades, el precio unitario y la base imponible. Finalmente, en el pie del documento, detalla los impuestos aplicados (IVA e IRPF) para calcular el importe total y aprovecha para especificar datos opcionales como la forma de pago o la fecha de vencimiento.
Cuando emitas facturas de IVA, compruébalas dos veces y utiliza un software de facturación fiable para minimizar los errores comunes. A continuación, encontrarás una descripción general de los errores que tener en cuenta:
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- Omitir los datos obligatorios: Las facturas con IVA deben incluir información específica. Omitir cualquier detalle importante puede invalidar la factura.
- Aplicar un tipo de IVA incorrecto: Aplicar un tipo de IVA incorrecto es un error frecuente. Asegúrate de utilizar la tarifa correcta para el tipo de bienes o servicios que ofreces y el país de destino, si se trata de una transacción internacional.
- Utilizar un número de IVA incorrecto: Debes incluir el número de identificación fiscal del proveedor y, en determinados casos, del cliente. Esto es especialmente importante en el caso de las transacciones transfronterizas dentro de la UE. Verifica que estos números sean precisos y estén actualizados.
- Cometer errores de cálculo: Pueden producirse errores de cálculo en los montos del IVA, sobre todo cuando se trabaja con tipos variables. Vuelve a revisar tus cálculos o usa un software de contabilidad para verificar la precisión.
- No separar los montos del IVA: Debes indicar claramente el monto del IVA por separado del monto total. Si no lo haces, la factura puede no cumplir con los requisitos y ser difícil de procesar para los clientes.
- Usar la moneda incorrecta: En el caso de las transacciones transfronterizas, las facturas con IVA suelen mostrar los montos en la moneda local o al tipo de cambio acordado. Verifica los requisitos de moneda para evitar discrepancias.
- Omitir las condiciones de pago: Aunque no siempre son obligatorias por ley, las condiciones de pago aclaran las expectativas de ambas partes y ayudan a evitar disputas. Incluir las condiciones para el pago del IVA también es útil para los registros del cliente.
- Usar un formato de fecha incorrecto: El uso de un formato de fecha incorrecto puede dar lugar a malentendidos, especialmente en contextos internacionales. Utiliza un formato claro y coherente para garantizar una contabilidad precisa.
- Sin incluir exenciones o artículos con tasa cero: Si hay artículos en la factura que tienen tasa cero o están exentos de IVA, debes identificarlos para asegurarte de que todo esté claro.