El sector de alojamiento turístico constituye una de las principales actividades económicas del país, direccionadas a entregar un servicio de calidad a los huéspedes a través de las diferentes cadenas hoteleras. Durante el año 2017 el ingreso por turismo en el país ha crecido significativamente con un 12% respecto al año 2016, un valor representativo de crecimiento en la economía.
Conociendo la importancia del sector y debido a que el gobierno actual promueve el turismo, es necesario que los propietarios o inversionistas reciban buena información sobre los costos y gastos incurridos por los hoteles al prestar sus servicios, para que contribuyan a desarrollar métodos que muestren el costo real con respecto a la utilidad esperada en la presentación de informes.
El propósito de este artículo es realizar un breve análisis sobre los costos de los servicios hoteleros, las características de los servicios hoteleros y los modelos de costos.
La Naturaleza del Negocio Hotelero
El negocio de hotelería se caracteriza por la cantidad de procesos que se realizan para prestar los servicios de alojamiento, gastronomía entre otros de carácter personal, comercial o recreativo que se ofrecen en esta actividad hotelera.
Varias empresas hoteleras en el país cuentan con los recursos necesarios para poner en funcionamiento esta actividad, pero no deben descuidar la contabilización de sus costos, y el análisis de ellos. Los costos de la operación hotelera son un indicador más de la gestión de la alta gerencia de la hotelería.
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La filosofía de la excelencia en el servicio, también debe ir acompañada de una filosofía de control de costos, este se ejerce a partir de los detalles al parecer más insignificantes.
Servicios Hoteleros
Dentro de las actividades de turismo se encuentran los servicios de alojamiento. Según datos tomados de la página oficial del Ministerio de Turismo del Ecuador, en diciembre 2017 los precios de ventas alcanzaron los US $91,30 por habitación en Hoteles Categoría de Lujo y el valor de US $72,32 por habitación para Hoteles Categoría de Primera.
Cuando se hace referencia a costos inmediatamente el enfoque se dirige a una industria o al costo de cualquier producto tangible que es transformado, elaborado, distribuido, etc. Sin embargo en la prestación de los SERVICIOS también se generan costos, los mismos que deben ser analizados para obtener un informe adecuado de las utilidades netas que genera una empresa dedicada a la prestación de servicios. Analizar importancia de un adecuado registro contable de los costos de todos los servicios que la incidencia en la utilidad.
Los servicios son una forma de producto que consiste en actividades, beneficios o satisfacciones que se ofrecen en venta, y que son esencialmente intangibles y no tienen como resultado la propiedad de algo. Algunos ejemplos son los servicios bancarios, los hoteles, las aerolíneas, el comercio detallista, la elaboración de declaraciones de impuestos, y el mantenimiento y la reparación para el hogar.
De acuerdo a lo indicado por Kotler & Armstrong, se puede concluir que los servicios es una serie de labores que se brinda a un cliente para su complacencia y de forma inmaterial, y que da relación entre el proveedor y su cliente. Las compañías del sector de servicios ofrecen sólo servicios o productos intangibles.
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Dado que no mantienen inventarios de productos tangibles para su venta, los conceptos de costos inventariables y de costos del periodo no se aplican a este tipo de empresas.
Costos Hoteleros
Generalmente por contabilidad de Costos se entiende cualquier técnica o mecánica contable que permita calcular lo que cuesta fabricar un producto o prestar un servicio. Se le considera un subsistema de la contabilidad general, al que le corresponde la manipulación detallada de la información pertinente a la fabricación de un producto, para la determinación de su costo final.
La contabilidad de costos es la herramienta necesaria para poder calcular cuánto cuesta prestar cualquier servicio o fabricar un producto. Es a través de la contabilización adecuada de los costos, que se pueden analizar las cifras, presupuestos, estimaciones, resultados de cualquier producción en un periodo determinado.
Los costos hoteleros tienen que ver más con la forma en que clasifican los costos y gastos, del momento que suscitaron y según los departamentos que estén involucrados en la prestación del servicio.
Dentro de los servicios de alojamiento como actividad principal, intervienen diferentes servicios que pueden darse en un momento determinado, por ejemplo: los amenities, los suministros tales como son servilletas, papelería, papel higiénico, lavandería, servicios telefónico y de internet, y por supuesto las cortesías que son ofrecidas por la recepción, los traslados en autos particulares (taxis), alimentos y bebidas; todos estos servicios generan un costo adicional al costos de mantener una habitación lista para la venta.
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Se deben considerar como un valor de costo agregado a la habitación internamente si alguno de estos no son vendidos en conjunto con el alojamiento. Un adecuado registro contable de los costos de cada servicio que ofrecen las empresas le permitirá analizar el impacto que cada servicio ofrecido tiene directamente en su rentabilidad.
Clasificación de Costos
- Costos directos: son todos aquellos costos que se asocian de manera directa con la producción de un bien o servicio.
- Costos fijos: son aquellos que no varían, sino que son constantes en un periodo, aun cuando existan variaciones en cuanto a la producción o ventas, se mantendrán fijos. Esto quiere decir que siempre están presentes efectúese o no la producción o la venta, realícese o no la actividad de un negocio por ejemplo: Salarios administrativos, alquileres entre otros.
- Costos variables: como su nombre lo indica son aquellos costos que varían de acuerdo a las actividades de producción.
Sistemas de Costos por Órdenes de Trabajo
Los sistemas de costos por órdenes de trabajo, tal como su nombre lo indica, se realiza por una orden de trabajo solicitada de acuerdo a la necesidad del cliente, los costos se acumulan por órdenes y se identifican de esa manera. Una orden de trabajo es la ficha de trabajo o servicio, de parte de un cliente externo o de parte de un departamento de la misma empresa que solicita un servicio, el mismo que a través de este documento solicita algún trabajo determinado.
Las órdenes de trabajo van a variar de acuerdo al tipo de actividad que tenga la empresa, existen varios sistemas contables que permiten adecuar las ordenes de trabajo a través de una secuencia No. O/T Numero de Orden de trabajo, y sistemáticamente se pueden clasificar los registros operacionales señalando el numero de O/T.
Los costos en la empresas que brindan servicios hoteleros son variables, y este valor dependerá siempre de qué servicios adicionales solicite el huésped, puede incluir alimentos y bebidas, lavandería, llamadas internacionales, etc. A mayor número de ocupación en habitaciones, nacerán costos adicionales, que variaran de acuerdo al número de personas y la cantidad de servicios solicitados.
Ejemplos de Cuentas Contables Hoteleras
A continuación, se presentan algunos ejemplos de cuentas contables utilizadas en la industria hotelera:
- 104 ALMACEN DE PAPELERIA Y ART.
- 210 DOCUMENTOS POR PAGAR L.P.
- 505 AJUSTES Y REBAJAS S/VENTA DE TINTORERIA Y LAV.
- FONDO FIJO DE CAJA: Como su nombre lo indica expresa los fondos fijos depositados para la operación de las cajas de punto de venta y de la Caja General; aumenta por el incremento al importe del fondo y disminuye por su retiro de la operación.
- CLIENTES: Representados por empresas, se establecen bajo convenios con los cuales acreditan el importe de su estancia o consumos.
- Particulares: Créditos otorgados por la prestación de servicios distintos al giro principal. Ejemplo: concesiones, renta de locales, cajones de estacionamiento, entre otros.
- Agencia de viajes: Únicamente aquellas que tienen convenio por escrito con el hotel, se respaldan por los cupones girados por la agencia.
- Tarjetas de crédito de compañía: Créditos respaldados por grandes consorcios, se sujetan a un proceso de cobranza y al momento de su recuperación causan un % de comisión que varia dependiendo del periodo del crédito. A diferencia de éstas las tarjetas de crédito bancarias se depositan en bancos al finalizar el cierre de operaciones.
- Intercambios: Convenios hechos por la empresa con líneas de transportación o bien con empresas publicitarias.
- Funcionarios y Empleados. Normalmente estos se originan durante el proceso de revisión del Auditor Nocturno, son provocados principalmente por la negligencia o errores involuntarios de los empleados en el manejo y registro de la venta y cobro de servicios.
- HUESPEDES: Expresa los movimientos generados por el huésped durante su estancia, registrados en los distintos estados de cuenta que operan en recepción, Su saldo normalmente es deudor pero en algunas ocasiones resulta a favor. Aumenta por los distintos servicios que se le venden al huésped y se abona por los anticipos o liquidación de su saldo.
- Saldo a Favor = Paid Out.
- AMORTIZACION ACUMULADA: Es una cuenta de extensión del Activo Diferido, expresa la aplicación al gasto de un bien devengado o utilizado, sin que pierda su valor original.
- DEPOSITOS POR RESERVACIONES: Expresa el importe del anticipo que liquida el usuario para garantizar una solicitud de reservación de servicios, ya sea de alojamiento o de banquetes. de cuenta del huésped o cheque de consumo correspondiente, o bien, por su reembolso en el caso de cancelar su reservación.
- PROPINAS POR PAGAR: Importes a favor de los empleados (Meseros, botones, valet o camaristas) capturados a través de cheques de consumo y/o estados de cuenta pendientes de liquidar, o bien, cubiertos con tarjetas de crédito. Aumenta por el importe de las propinas recabadas y disminuye por los montos pagados a los empleados en la fecha programada por el hotel para el pago correspondiente.
- Misceláneos: Son generados por la venta de Souvenirs; desperfectos en las instalaciones; comisiones sobre paid out; también se considera aquellos que se genera por la venta equipo de operación a empleados.
- Depósitos en Caja de Seguridad: Ingresos generados por renta o cobro por la reposición de llave.
- Cover: Ingresos generados por el cobro de derecho de mesa.
- Descorche: Ingresos que se generan por el cobro de derechos para ingresar bebidas al establecimiento durante un evento.
- Estacionamiento: Ingreso por la renta de espacios, tanto a clientes como a terceros.
- AJUSTES Y REBAJAS S/VENTA: Cuenta de resultado de naturaleza deudora, expresa aquellos movimientos que ajustan a las ventas de un cheque de consumo o un estado de cuenta, ya sea por la corrección de un movimiento o bien por los descuentos que se otorgan a clientes potenciales.
- COSTO DE VENTAS: Representa el costo de la materia prima o del servicio, que se adquiere para su venta.
- INGRESOS EN EFECTIVO: Es una cuenta puente, representa las entradas de efectivo a las cajas departamentales (Moneda Nacional; Extranjera; Cheques) Esta cuenta queda cancelada por el depósito de dichos ingresos al Banco.
- Pago de servicios a cuenta del Huésped. Esta cuenta queda cancelada en el momento en que se registra el depósito a Bancos.
- REEMBOLSOS PENDIENTES DE PAGO: Cuenta Puente que expresa los saldos a favor de las cajas departamentales, Se generan cuando el cajero envía un monto mayor a los ingresos obtenidos durante su turno principalmente por el pago de servicios con parte de su fondo fijo.
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