Información Contable y Fiscal de las Devoluciones

La gestión de las devoluciones es un aspecto fundamental de la prudencia financiera para cualquier empresa. Las devoluciones de ventas y operaciones similares se utilizan para contabilizar las remesas devueltas por clientes, normalmente por incumplimiento de las condiciones del pedido. Una sola devolución provoca un efecto dominó en todos los ámbitos de la empresa y puede generar pérdidas económicas excesivas, lo que se traduce en elevados gastos generales, reduce los márgenes de beneficio y provoca la pérdida de ingresos futuros debido a la mala reputación.

Ten en cuenta que una devolución no consiste en eliminar una factura, sino en hacer una factura de abono y proceder a devolver el dinero al cliente. Sea cual sea tu caso, es crucial comprender la información necesaria para gestionar devoluciones en contabilidad y ante las autoridades fiscales.

Comprensión de las Devoluciones de Ventas

Cuando una empresa realiza una venta y surge cualquier problema con la mercancía, ya sea porque no cumple con los requisitos de calidad pactados o porque llega en mal estado, por ejemplo, es bastante probable que el cliente proceda a hacer una devolución, que podrá ser por la totalidad de la mercancía o parte de ella.

Hay diferentes tipos de devolución y no todas se deben gestionar de la misma forma. Por ejemplo, un error en el pedido, quizás el cliente compró un producto incorrecto o una cantidad equivocada. En el proceso de compra debe haber absoluta transparencia y flexibilidad a este respecto. Hay que tener en cuenta también la política de devoluciones y la legislación vigente.

Ejemplo de Devolución de Ventas

Supongamos que nuestra empresa realiza una venta por valor de 10.000 euros más IVA al tipo general y recibe la notificación de que le va a ser devuelta una partida de mercancía por valor de 500 euros más IVA al tipo general. Seguidamente, contabilizaremos el cobro al cliente, cuya deuda ha sido minorada en el importe de la devolución de la venta.

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Contabilidad de Devoluciones

La contabilidad de devoluciones comprende todos los procedimientos que utiliza una empresa para registrar y contabilizar las disputas sobre transacciones junto con el resto de actividades comerciales en sus registros financieros. Para llevar una contabilidad precisa de las devoluciones, el contable debe tener en cuenta tanto las devoluciones como las anulaciones y los gastos adicionales. Estos costes impredecibles pueden extenderse a lo largo de diferentes ejercicios contables.

El contable también debe tener en cuenta que los distintos bancos y procesadores tienen diferentes métodos para gestionar las devoluciones. Estas complejidades suelen convertir la gestión de las devoluciones en una pesadilla para las empresas. Además, la gestión de las devoluciones exige la elaboración de informes en tiempo real y la realización de actividades posteriores a la disputa, como la implementación de herramientas de análisis y diagnóstico de devoluciones. Por lo tanto, no se puede dar por sentado que cualquiera que sepa manejar cifras y analizar datos vaya a poder desempeñar esta labor con facilidad. El responsable necesita un conocimiento más profundo del proceso de devolución de cargos.

Registro Contable de Devoluciones de Ventas

Una vez se ha identificado el tipo de devolución, es preciso gestionar toda la documentación asociada al proceso. Lo normal es que introduzcas en tu sistema TPV o software el motivo de la devolución, de modo que puedas llevar un control interno. El siguiente paso será el registro de la devolución en contabilidad, y para ello se utiliza la cuenta (708) "Devoluciones de ventas y operaciones similares". En esta cuenta se contabilizarán también los descuentos y similares originados por la misma causa, que sean posteriores a la emisión de la factura.

Cuando se registra una devolución, se refleja la disminución del saldo pendiente o reembolso realizado en la cuenta de clientes. También se reducen los ingresos del estado de resultados y, si corresponde, se ajusta en el coste de ventas. Este proceso contable se puede llevar a cabo de forma más sencilla, rápida y ágil a través de un software de gestión ERP como myGESTION.

Para la devolución de ISR, el registro contable implica un cargo a la cuenta de bancos y un abono a la Cuenta de Impuestos. Para las devoluciones en ventas, la operación genera la obligación de devolver las retenciones o autorretenciones efectuadas. Además, los IVA generados en la venta se convierten en descontables, situación que no resulta compleja de manejar si las devoluciones en ventas se presentan en lo corrido del año gravable. Es indispensable, entonces, realizar el respectivo registro contable, que implica reversar algunas cuentas que se afectaron al momento de hacer la venta. En el PUC anterior se utilizaba la cuenta 4175.

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Importancia de una Contabilidad Precisa

Una contabilidad precisa de las devoluciones es fundamental para la sostenibilidad de las empresas. Si no dispone de un sistema fiable para hacer un seguimiento de las pérdidas relacionadas con las disputas, es posible que no se dé cuenta fácilmente del impacto que esto tiene en los resultados de su empresa. Llevar un control de las devoluciones ayuda a evaluar y mejorar los esfuerzos de resolución de disputas para garantizar la eficiencia operativa y la gestión de riesgos a largo plazo.

Sin embargo, el tipo de cuenta de comerciante que tenga suele determinar la precisión de sus informes de devoluciones. Por ejemplo, la conciliación de la información contable con los grandes bancos es bastante sencilla, ya que clasifican las devoluciones como partidas individuales en su estado financiero mensual, separando el importe de la transacción y la comisión por devolución. Sin embargo, los proveedores externos de cuentas mercantiles agrupan las devoluciones y los costes adicionales en una sola transacción en su extracto, siendo responsabilidad de la empresa separar adecuadamente los importes reales de las devoluciones.

En ocasiones, el proveedor puede retener una cantidad concreta de ingresos en una reserva de la cuenta comercial para cubrir posibles riesgos. Los fondos solo estarán disponibles para su uso al final del periodo de riesgo, que suele durar hasta seis meses. Si no lleva una contabilidad adecuada de las devoluciones, le resultará difícil saber de cuánto capital circulante dispone, cuál es el alcance de sus responsabilidades o pérdidas derivadas de las disputas, lo que significa que también le resultará complicado hacer previsiones de ingresos futuros.

Mejores Prácticas para la Gestión Contable de Devoluciones

La gestión de las devoluciones implica seguir una serie de prácticas recomendadas y métodos para recopilar y sistematizar los datos y documentos pertinentes. Ya sabes que NO debes contabilizar las devoluciones como coste de ventas. La terminología es clara: una devolución no es lo mismo que un reembolso. El reto suele consistir en recopilar los datos de entrada, saber cuántas devoluciones hay y estar al día de la situación de las devoluciones.

Tres Formas de Simplificar la Contabilidad de Devoluciones

• Utiliza la automatización de devoluciones para centralizar la información: La automatización de devoluciones, como la ofrecida por soluciones como Chargeflow, ayuda a coordinar los distintos puntos de contacto del proceso de resolución de disputas. Con un panel de control centralizado, puedes realizar un seguimiento rápido de los casos de devolución de cargo activos, las tasas de devolución de cargo en tiempo real y la probabilidad de ganar o perder las disputas pendientes, lo que facilita la elaboración de previsiones de ingresos.
• El análisis de devoluciones ayuda a optimizar la gestión del riesgo a largo plazo: El análisis de devoluciones es fundamental. Si no puedes ver o comprender rápidamente tus cifras, podrías enfrentarte a problemas de flujo de caja. La fórmula para calcular las pérdidas económicas relacionadas con las devoluciones no siempre es clara, ya que el importe de la devolución no refleja la totalidad de las pérdidas debido a los costes adicionales. Herramientas de análisis potentes ayudan a crear informes relevantes y desarrollar estrategias prácticas.
• Utiliza los informes en tiempo real para mantenerte al día: Los informes en tiempo real, como los de ChargeScore, permiten predecir con eficacia las tasas de éxito de las reclamaciones de devolución y conocer al detalle el estado actual de las gestiones. Mediante el análisis de un enorme volumen de datos con algoritmos propios, se puede determinar con gran precisión las posibilidades de recuperar cada reclamación de devolución y la cantidad de dinero esperada.

5 Prácticas Recomendadas Específicas en Contabilidad de Devoluciones

1. Deducir a efectos fiscales las devoluciones de cargo incobrables: Es una práctica habitual contabilizar las devoluciones incobrables a efectos fiscales. Una devolución de cargo se considera incobrable cuando las posibilidades de recuperación son nulas, como por ejemplo cuando el cliente se declara en quiebra o un tribunal anula las deudas. Puede dar por perdido el importe a devolver e incluir la documentación correspondiente en su expediente fiscal.
2. Considerar las comisiones por devoluciones como gastos de explotación: Las comisiones por devolución no son negociables, independientemente del resultado. Por lo tanto, deben contabilizarse como gastos de explotación (comisiones bancarias). En caso de un elevado volumen de reclamaciones, se recomienda crear una subcuenta específica para estos cargos y otros gastos adicionales.
3. Contabilizar las devoluciones sin fundamento como cuentas por cobrar: Más del 70% de las devoluciones son fraudes de buena fe. Estas devoluciones no válidas deben impugnarse. Para su contabilización, registre el importe original de la transacción en la cuenta «Cuentas por cobrar», idealmente en un libro mayor independiente. Si la disputa se resuelve a su favor, contabilice el importe en la cuenta de clientes correspondiente a la devolución. Si se pierde, dé de baja la cuenta de clientes como deuda incobrable.
4. Contabilizar las devoluciones de cargo irrecuperables en la partida de deudas incobrables: Las devoluciones que no se pueden ganar o no se desea impugnar deben contabilizarse como gastos por deudas incobrables. Esto es fundamental, ya que una devolución no es lo mismo que un reembolso y no se pueden contabilizar dichos importes como «coste de los productos vendidos», lo cual es una mala práctica en la presentación de informes financieros.
5. Mantener sus devoluciones bajo control: Mantener un porcentaje bajo de devoluciones y fraudes es una forma segura de evitar problemas contables. Para lograrlo, se necesitan herramientas y sistemas que proporcionen datos relevantes y completos sobre cada transacción, y la automatización de las devoluciones de cargo ofrece los mejores resultados al ahorrar tiempo y recursos, además de facilitar el acceso a la documentación pertinente.

Información para la Devolución de Saldos a Favor del SAT

A la hora de realizar la declaración anual, las personas físicas tienen derecho a solicitar, de manera automática, la devolución del saldo a favor que resulte luego del cálculo de los impuestos correspondientes y los pagos provisionales de impuestos.

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Devoluciones Automáticas vs. Manuales

Sin embargo, existen algunos contribuyentes que, de acuerdo con las leyes fiscales, no cumplen con los requisitos para tramitar la devolución de forma automática. Las personas físicas, que tienen alguna de estas características, no tienen derecho a tramitar la devolución de saldo a favor de forma automática:

• Cuando la cifra a devolver es superior a los 150.000,00 pesos.
• En el caso de que ya hayan presentado la declaración anual, pero no eligieron la opción de devolución automática.
• Cuando hayan obtenido bienes en co-propiedad, sociedad conyugal o sucesión, durante el ejercicio fiscal correspondiente.
• Tengan cancelado el Certificado de Sello Digital concedido por el Sistema de Administración Tributaria (SAT).
• Los comprobantes fiscales presentados en la declaración fueron expedidos por contribuyentes calificados como incumplidos por el SAT.
• Solicitan devoluciones de años que no corresponden al mismo ejercicio fiscal de la declaración.

Para Personas Físicas con saldos iguales o menores a $10.000,00 (Diez mil pesos 00/100 M.N.) que no cuenten con Certificado de e.firma o con e.firma Portable, también hay consideraciones especiales.

Documentación Requerida para Solicitudes de Devolución

Para realizar el trámite de forma manual, deberá tener a la mano la información y documentación necesaria de la declaración correspondiente, previamente digitalizada en formato comprimido. Es probable que el sistema le pida capturar la información de la declaración de la que solicita el saldo a favor. Adicionalmente, deberá tener digitalizada la carátula de un estado de cuenta bancario reciente, donde aparezca su nombre, como titular de la cuenta, la cuenta CLABE y el RFC.

La documentación que puede ser requerida por la autoridad incluye:

• Identificación oficial del contribuyente o del representante legal.
• En caso de representación legal, poder notarial o carta poder firmada ante dos testigos y ratificadas las firmas.
• Estado de posición financiera del año inmediato anterior o del periodo mensual más reciente.
• Comprobantes fiscales en los que conste el precio de adquisición de diésel o biodiésel y sus mezclas, reuniendo los requisitos del Código Fiscal de la Federación (CFF).
• Adjuntar en archivo comprimido en formato ZIP de forma digitalizada los CFDI emitidos.
• Pasaporte vigente o constancia de estatus migratorio (para residentes en el extranjero).
• La certificación de residencia fiscal (para residentes en el extranjero con establecimiento permanente en el país).
• Recibo bancario de Pago de Contribuciones, Productos y Aprovechamientos Federales.
• Documentar si la inversión en activo fijo se destinará a actividades gravadas por el IVA y las estimaciones de saldos a favor.
• Para acreditar el Régimen de propiedad o posesión legal de la unidad de producción, anexar copia del título de propiedad, escritura pública, certificado de derechos agrarios o contratos (arrendamiento, usufructo, etc.).

Además, existen condiciones para la procedencia de las devoluciones, como que las últimas doce solicitudes no hayan sido negadas total o parcialmente en más del 20% del monto solicitado y siempre que este no exceda de $1.000.000,00 (un millón de pesos 00/100 M.N.) para algunos casos, o $5.000.000,00 (cinco millones de pesos 00/100 M.N.) para otros, como en el caso del IVA. Las adquisiciones realizadas deben corresponder a bienes nuevos adquiridos o importados a partir de enero de 2016 y utilizarse permanentemente en territorio nacional, especialmente para proyectos de inversión.

La información y documentación correspondiente se presentará por única vez con la primera solicitud de devolución que se realice en los términos de las reglas específicas (por ejemplo, 4.1.6., 2.3.13., 2.3.14. de la Resolución Miscelánea Fiscal). Previo a la presentación de su primera solicitud, se podrá solicitar a la autoridad fiscal que revise la información y documentación con la que se cuente en ese momento.

Proceso Manual para Solicitar Devolución ante el SAT

Si debe tramitar la devolución de forma manual, siga estos pasos:

1. Ingreso a la plataforma: Ingrese al portal del SAT (www.sat.gob.mx), dé clic en la pestaña "Devoluciones y compensaciones", y elija la opción "Solicita tu devolución". Deberá ingresar su clave de RFC, su contraseña o e.firma, y el Captcha.
2. Validación de datos: Una vez dentro, el sistema le pedirá validar los datos del contribuyente precargados, como nombre, apellidos, RFC, domicilio fiscal y número telefónico.
3. Captura de información del trámite: Seleccione dentro de diversas opciones el "Origen de la devolución", "Tipo de trámite", "Suborigen del saldo" e "Información adicional". Al terminar cada paso, dé clic en "Siguiente".
4. Datos del impuesto, concepto, periodo y ejercicio: En esta sección, deberá detallar los datos del impuesto, tipo de periodo y ejercicio correspondiente.
5. Validación de los datos de la declaración: El sistema le pedirá validar que los datos estén correctos en la declaración con el saldo a favor. Para esto, tenga a mano su Acuse o recibo de la declaración anual. Podrá acceder a su declaración dentro del mismo sistema o capturar la información si no se encuentra. Valide el tipo y fecha de declaración, número de operación e importe del saldo a favor.
6. Información del banco: Valide su cuenta CLABE bancaria y banco, que pueden estar precargados o deberá capturarlos. Cargue un documento digital de la carátula del estado de cuenta para acreditar la titularidad de la cuenta y acepte un "manifiesto de verdad".
7. Documentos adjuntos a la solicitud de devolución: Ingrese los documentos de soporte de ingresos y/o deducciones solicitados por el SAT, digitalizados y comprimidos en formato .zip.
8. Revisión de la información y firma: El sistema le mostrará toda la información capturada para su revisión. Finalmente, dé clic en "Enviar" y firme el trámite con su e.firma.
9. Descarga del Acuse: Descargue y guarde el Acuse del trámite para darle seguimiento. El SAT toma un plazo de 40 días aproximadamente para emitir una resolución.

Deberá presentar su solicitud a través del FED conforme a lo señalado en la regla 2.3.4. de la Resolución Miscelánea Fiscal.

Marco Legal de las Devoluciones Fiscales

Las regulaciones para las devoluciones fiscales se encuentran detalladas en diversos instrumentos legales. Principalmente, se rigen por el Código Fiscal de la Federación (artículos 17-D, 22, 22-D, 37, 134, fracción I), la Ley de Impuesto Sobre la Renta (artículo 97), la Ley del Impuesto al Valor Agregado (artículos 5, fracción VI, 6), y la Ley de IDE (artículos 7 y 8). Asimismo, la Resolución Miscelánea Fiscal vigente establece reglas específicas, como las reglas 2.2.1., 2.2.2., 2.3.2., 2.3.3., 2.3.4., 2.3.8., 2.3.13., 2.3.14., 2.3.16., 3.13.7., 4.1.5., 4.1.6., 4.1.10. y 9.5.

Cabe destacar que para Personas Físicas que soliciten la devolución del saldo a favor del ISR en la declaración del ejercicio de conformidad con la regla 2.3.2. y que no cuenten con Certificado de e.firma o con e.firma Portable, aplican condiciones específicas.

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