Gestionar bien el inventario es esencial para mantener la precisión y la eficacia en sus operaciones. Un sistema de inventario perpetuo es una práctica de valuación de inventario que registra continuamente todos los cambios en los niveles de inventario, manteniendo los registros de inventario exactos en todo momento. A diferencia del inventario periódico, donde se realiza un recuento físico de las existencias en intervalos regulares, en un inventario perpetuo, las existencias se actualizan continuamente cada vez que se compra o se hace la venta de un producto.
Características y funcionamiento del sistema perpetuo
Los sistemas de inventario perpetuo se basan en software de gestión de inventarios que registran los cambios en los niveles de inventario a partir de las entradas de los sistemas de punto de venta, los sistemas de códigos de barras utilizados en el almacén y los informes del taller. En el inventario perpetuo, cada vez que se compra o vende un producto, se actualiza inmediatamente el registro. Este método, también llamado inventario permanente, es una buena opción para mantener un registro de mercancías siempre actualizado.
Los sistemas perpetuos mantienen balances de inventario precisos y siempre actualizados, eliminando las conjeturas que implica la gestión de existencias. Cada compra, venta y movimiento de producción se registra al instante, proporcionando una visión real de la disponibilidad de existencias en cada momento. Al actualizar continuamente los registros de inventario, los sistemas perpetuos permiten una mayor integración entre producción, almacenamiento y gestión de la cadena de suministro.
Procedimiento contable y cuentas involucradas
Como vimos, el sistema de Inventarios Perpetuos es sencillo de aplicar, y permite el control constante de la existencia de mercancías, así como de los costos de adquisición de las mismas y de las ventas. El procedimiento sigue un registro detallado en cuentas específicas:
- Cuenta de almacén: es el registro de todas las mercancías de la empresa, tanto de entradas como de salida a precio de costo.
- Cuenta de costo de ventas: refleja el costo de los productos vendidos. El saldo total muestra el costo total de las ventas.
- Cuenta de ventas: se maneja a precio de venta, pero cuando concluye el ejercicio recibe el traspaso del costo de lo vendido y se convierte en cuenta de resultados.
La depreciación y su relación con los activos
La depreciación es el reconocimiento contable de que un activo fijo pierde valor con el tiempo y el uso. La depreciación reparte ese costo a lo largo de los años en que el activo se usa, en lugar de cargarlo todo el año de la compra. Si tu sistema tiene activos que ya no existen -rotos, vendidos, robados- los estás depreciando como si siguieran ahí. La depreciación es una operación matemática sobre datos; por eso, antes de afinar el cálculo de depreciación, vale la pena asegurar que el registro de activos coincida con lo que físicamente existe.
Lea también: Ejemplos Prácticos de Depreciaciones Contables
| Característica | Inventario Perpetuo |
|---|---|
| Actualización | En tiempo real |
| Costo de Ventas | Calculado con cada venta |
| Automatización | Alta (software especializado) |
| Control | Continuo y preciso |
Ventajas competitivas del método perpetuo
Cuando se compara un inventario periódico con uno perpetuo, este último tiene evidentes ventajas. El ahorro de tiempo es significativo, ya que una vez que se recibe la mercancía y se ingresa al sistema, el sistema de inventario perpetuo requiere de muy poca intervención humana, lo cual reduce errores y tiempos. Además, el seguimiento constante permite mejorar la visibilidad y el control del flujo de mercancías, reduciendo los casos de artículos extraviados o no contabilizados. La mayoría de las grandes empresas y las que tienen necesidades de inventario complejas utilizan sistemas de inventario perpetuo debido a las ventajas del seguimiento en tiempo real y la precisión de los datos.
Lea también: Ejemplos de Asientos Contables de Depreciaciones
Lea también: Ejemplos de Depreciación
tags: #depreciaciones #en #el #metodo #perpetuo