El actual modelo económico permite que las empresas emitan acciones a los inversionistas que realizarán aportes, para que a cambio puedan ser partícipes en la toma de decisiones financieras y comerciales de la compañía. Su participación dependerá del nivel de sus aportes, es decir, entre más acciones posea, esta será mayor. Teniendo en cuenta que esta práctica es cada vez más frecuente, es importante que, si un ciudadano piensa en invertir en una compañía o si ya lo hizo, conozca todo sobre el derecho de inspección. Este tipo de derecho garantiza a los accionistas de las compañías la posibilidad de revisar los libros contables y demás documentos que contengan información comercial de la empresa, con el objetivo de que se mantengan informados de la situación financiera que les concierne directamente.
Definición y Marco Legal del Derecho de Inspección
El derecho de inspección es una institución consagrada en nuestro ordenamiento por el Art. 447 C. de Co., consistente en el derecho que les asiste a los accionistas de una sociedad anónima para revisar los documentos indicados en el Art. 446 Ibíd. Este derecho se encuentra estipulado en la Ley 222 de 1995, la Ley 1258 de 2008 y la Circular Básica Jurídica de la Superintendencia de Sociedades, donde también se establece una regulación para su cumplimiento. La finalidad del derecho de inspección ha sido entendida como la posibilidad de acceder a todos aquellos documentos previstos en el Art. 446 C. de Co., así como también a los libros y demás comprobantes exigidos por la ley (Art. 1º, Art. 1º del C. de Comercio, ratificada para los libros de contabilidad y demás documentos privados por el art. 28 C. de Co.).
El derecho de inspección permite a los socios examinar los libros y documentos de la sociedad para conocer su situación administrativa, contable y financiera. Este derecho impone a los administradores la obligación de garantizar el acceso a la información en los términos exigidos por la normativa contable y los estatutos de cada sociedad. El derecho de inspección, precisó la entidad, proviene de la titularidad sobre el capital social, pues cada acción confiere a su propietario, entre otros derechos, el de inspeccionar libremente los libros y papeles sociales dentro de los 15 días hábiles anteriores a las reuniones de la asamblea general en que se examinen los balances de fin de ejercicio.
Alcance y Documentos Objeto de Inspección
La facultad que el art. 379 núm. 4 reconoce al accionista, tiene como ámbito de eficacia los libros y papeles sociales que privadamente le permitan conocer el estado financiero y así poder obtener sus propias conclusiones, las cuales podrá comparar en la asamblea general con la información dada por el balance oficial, bien para compararlo o cuestionarlo. Son objeto de inspección todos los libros que lleva la sociedad y los demás documentos que establece la ley:
- Libros de contabilidad con los comprobantes y documentos que justifiquen los asientos consignados en los mismos.
- La correspondencia que la sociedad dirija y la que reciba que esté relacionada con los negocios sociales, toda vez que forma parte de los papeles del comerciante.
- Los libros de actas de asamblea o junta de socios y de junta directiva (si aplica).
- El libro de registro de socios y de accionistas (o de acciones).
- Los estados financieros de fin de ejercicio y los demás documentos que la junta directiva o el representante legal presentan al máximo órgano social, así como los enunciados en el artículo 446 del Código de Comercio.
Dentro del deber de control que la Ley ha establecido para los directivos (Gerentes, Directores, miembros de Junta Directiva, etc.) está el de detallar los gastos propios para el desempeño de sus labores. Se requiere un desglose minucioso de los egresos, abordando salarios, honorarios, viáticos, gastos de representación, bonificaciones, prestaciones en dinero y en especie, erogaciones por transporte y otras remuneraciones de cada director. Se deben informar los gastos relacionados con salarios y honorarios de asesores o gestores, ya sean vinculados o no a la sociedad mediante contrato de trabajo. Esto aplica especialmente cuando su función principal es tramitar asuntos ante entidades públicas o privadas, o asesorar y preparar estudios para tales gestiones. En cuanto a los cargos directivos, los asociados o accionistas tienen derecho a conocer información detallada sobre la remuneración de los administradores de una sociedad en ejercicio del derecho de inspección.
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Limitaciones y Condiciones para el Ejercicio del Derecho
Lugar de Ejercicio y Modalidades
El derecho de inspección será ejercido en las oficinas de la administración que funcionen en el domicilio principal de la sociedad, independientemente del tipo societario de que se trate. Los libros contables y documentos no pueden ser sacados de las oficinas de la sociedad para ejercer el derecho de inspección. La ley no lo permite, y estos deben estar disponibles permanentemente para otros asociados, garantizando así el ejercicio adecuado del derecho.
No obstante, los administradores podrán disponer que se ejerza mediante el uso de repositorios de información digital u otros instrumentos tecnológicos que salvaguarden la reserva de la información. La restricción se flexibiliza si la sociedad proporciona la información de manera virtual, pero la reserva sigue siendo obligatoria. En todo caso, sin importar el medio a través del cual se tenga acceso a la información, los asociados son responsables de su uso adecuado y de los perjuicios que le pueda causar a la sociedad y del acceso a la misma por parte de quienes no tengan derecho a ello.
Se aclara también que es viable que intervenga más de un solo representante o asesor del accionista en el ejercicio del derecho de inspección.
Plazos para Ejercer el Derecho de Inspección
Los tiempos en los que se puede ejercer se dan con respecto a la fecha en que se realice la reunión ordinaria del año respectivo. El derecho de inspección varía según el tipo societario. A continuación, se presenta una tabla con los plazos según el tipo de sociedad:
| Tipo Societario | Plazo para ejercer el Derecho de Inspección | Base Legal (según el borrador) |
|---|---|---|
| Sociedades Anónimas | Durante los quince (15) días hábiles que precedan a la reunión de la Asamblea General de Accionistas. | Art. 447 C. de Co. |
| Sociedades por Acciones Simplificadas (S.A.S.) | Dentro de los cinco (5) días hábiles (salvo que en los estatutos se establezca un término superior). | Art. 46 de la Ley 1258 de 2008 |
| Sociedades de Responsabilidad Limitada | En todo momento. |
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El derecho de inspección se limita a asuntos y documentos relacionados directamente con la reunión ordinaria del máximo órgano social. La primera lectura de la norma permite afirmar que el derecho no es absoluto porque en una hermenéutica sistemática se relaciona, relativiza y limita mutuamente con los derechos y principios que gobiernan la sociedad. La facultad de inspeccionar libre y privadamente se restringe por la vigencia temporal señalada por el artículo con el objetivo de generalizar el funcionamiento de la organización y proteger el interés general.
Restricciones y Confidencialidad
El derecho de inspección permite a los accionistas ajenos a la administración, acceder a los documentos de la compañía, para poder enterarse del estado de los negocios sociales. Sin que tengan derecho a tomar fotos, copiar por cualquier medio o capturar a su discreción la imagen de tales documentos, pues, como es sabido, el derecho de inspección no puede ir más allá de la posibilidad que tienen los accionistas de revisar, estudiar y analizar la información respectiva, en los términos y condiciones a que haya lugar según el tipo de sociedad de que se trate. Tampoco pueden examinar los documentos de forma ilimitada, toda vez que la inspección apunta a verificar el contenido de los documentos, sin que tengan derecho a pedir copias, dado que se desbordaría la naturaleza de dicho derecho.
El derecho de inspección no otorga el derecho a solicitar copias ni realizar anotaciones en los documentos. La administración puede negar copias y evitar anotaciones en los mismos documentos, sin que esto se considere una violación del derecho de inspección. Sin embargo, la normativa no prohíbe tomar notas en otro documento durante la inspección, siempre y cuando se haga un uso adecuado de la información y se respete la confidencialidad. En reuniones virtuales, los asociados no pueden reproducir el contenido de repositorios digitales sin autorización del administrador. Aunque se permita, deben preservar la confidencialidad de la información.
En el derecho de inspección, los asociados pueden revisar libros y documentos del comerciante, pero deben mantener en confidencialidad la información reservada. Si la sociedad cuenta con autorización del manejo de datos personales, esta no es extensible a los asociados o accionistas en el derecho de inspección, por lo que es posible su restricción. No incluye documentos que contengan secretos industriales o información perjudicial para la sociedad si se divulga. Cuando los accionistas son también competidores, se debe evaluar si hay razones válidas para restringir el acceso a cierta información. Esto es especialmente relevante si compiten en el mismo sector o mercado, ya que la información obtenida en el ejercicio del derecho de inspección podría perjudicar a la sociedad y beneficiar a los accionistas competidores. En estos casos, se justifica restringir el acceso a información comercial relevante.
Mecanismos de Protección y Sanciones por Incumplimiento
Bajo la advertencia de que aquellos administradores y funcionarios directivos, así como el revisor fiscal que no dieren cumplimiento a lo preceptuado en dicho Art. 447, serán sancionados por la Superintendencia de Sociedades con multas sucesivas de hasta 200 SMMLV, según interpretación armónica de esa norma con el Art. 86, Núm. 3 de la Ley 222 de 1995. El ejercicio del derecho de inspección sobre los libros y papeles de la sociedad, debe ser ejercido, en los términos establecidos en la ley, en el lugar donde funcionan las oficinas de administración del domicilio principal de la sociedad, y en tal virtud, sus administradores no pueden sustraerse a la obligación de poner a disposición de los interesados los documentos sociales respectivos, so pena de hacerse acreedores a la sanción prevista en la ley, que consiste en causal de remoción, según el Art. 48 de la Ley 222 de 1995, aplicable también al revisor fiscal que conociendo de aquel incumplimiento se abstuviera de denunciarlo oportunamente.
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Medida que hará efectiva la entidad que ejerza inspección, vigilancia o control sobre el ente jurídico, previa verificación de tal hecho a través de una investigación administrativa, si el órgano competente para ello se abstiene de hacerlo, lo que no impide que se impongan las sanciones de carácter pecuniario autorizadas por la ley para quienes violen las disposiciones legales o estatutarias o incumplan las órdenes impartidas por la Superintendencia de Sociedades (Núm. 29, Art. 2º, D. 1023 de 2012). Si por alguna razón el asociado se ve impedido para ejercer su derecho de inspección o surge una controversia en relación con éste, de conformidad con el artículo 48 de la Ley 222 de 1995, tal circunstancia deberá ser puesta en conocimiento de la entidad que ejerza inspección y vigilancia o control de la sociedad, para que adopte las medidas a que hubiere lugar.
En todo caso, al accionista le asiste la posibilidad de poner en conocimiento del máximo órgano social (Asamblea General), los hechos que a su juicio constituyan violación a su derecho de inspección por parte de los administradores, o de denunciar tal conducta a este organismo. Cualquier variación posterior al contenido de los documentos que fueron inspeccionados por los accionistas durante el término legal para ejercer el citado derecho, afecta el ejercicio del mismo y lo vuelve inoperante, pudiendo llegar a afectar la legalidad de las decisiones adoptadas por la Asamblea General por violación al Art. 447 C. de Co.
Diferencia con Auditoría Externa y Otros Mecanismos
Por último, el ejercicio del derecho de inspección implica la posibilidad de examinar los documentos de la sociedad, lo que implica revisar o escudriñar con diligencia, pero sin que ello se convierta en una auditoría. Por esta razón, el socio no puede sacar fotocopias ni exigirlas, salvo que el máximo órgano social lo autorice expresamente. De la misma manera, la Superintendencia de Sociedades ha sugerido que una auditoría externa sería también una herramienta para establecer, conforme a las previsiones legales, la realidad financiera, administrativa y contable de la sociedad, sin que ello le brinde derecho a cualquier accionista para contratar dicha ejecución, como quiera que la finalidad y los escenarios en que pueden y deben darse difieren sustancialmente.
También establece la Superintendencia de Sociedades que los accionistas cuentan con otros mecanismos para obtener información sobre los aspectos económicos de la sociedad. Por fuera de ese término el accionista cuenta con el instrumento judicial de la exhibición, tutoría del revisor fiscal y la información verbal que pueda recibir de las personas autorizadas acerca de los aspectos no reservados y en oportunidad legal (la asamblea general, por ejemplo). En similar sentido, cuando algún accionista desea poner en venta las acciones que posee en una sociedad y por tanto pretende obtener información especial de la compañía para definir de esa forma el valor de venta de sus acciones, puede solicitar la autorización de la Asamblea General, o la colaboración del administrador para tal propósito, sin que ello implique el ejercicio del derecho de inspección.
Recomendaciones para el Ejercicio del Derecho de Inspección
El máximo órgano social puede establecer reglas, como horarios y mecanismos de consulta, para el ejercicio del derecho de inspección. Al ejercer el derecho de inspección en una sociedad, es recomendable comunicarte de manera previa con la administración. Solicita la información específica de aspectos donde tengas dudas y asegúrate de comprender las restricciones, como la no reproducción de documentos digitales. Pregunta si hay manual para el ejercicio del derecho de inspección. Mantén un enfoque respetuoso y responsable al tomar notas, garantizando la confidencialidad de la información. Además, considera prepararte con preguntas relevantes para obtener una comprensión completa de la situación de la sociedad. Aunque el derecho de inspección no incluye la solicitud de copias, la Junta de Socios o la Asamblea General de Accionistas puede decidir permitir a los asociados obtener copias al examinar los documentos de la empresa.
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