Desarrollo de una Auditoría: Pasos Clave

La auditoría en las empresas se ha convertido en una herramienta que genera confianza en sus colaboradores, pero también con sus aliados, ya que mantiene la salud financiera y la actualización constante.

¿Qué son los procedimientos de auditoría?

Una auditoría es el proceso de revisión y verificación del funcionamiento de una empresa. Estos procedimientos de auditoría se pueden hacer de manera global o bien, de un área específica. Se lleva a cabo con una metodología para determinar eventualidades, incidencias, diagnósticos y áreas de oportunidad.

¿Por qué son importantes los procedimientos y las técnicas de auditoría?

Estas técnicas, procesos y métodos de auditoría aplicados de manera regular ayudan a establecer una reputación financiera de una empresa y a reforzar esta confianza con sus clientes, con el mercado al cual pertenece y a los futuros inversionistas. Examinan, evalúan, controlan y dan seguimiento a la parte económica y operativa de una organización: cómo opera, cuáles son sus procesos y si éstos son efectivos. Al tener este diagnóstico se pueden elaborar estrategias de mejora en las áreas que así lo requieran.

¿Por qué una empresa realizaría una auditoría?

Para asegurar la correcta implementación de mejoras como puede ser una reestructuración o cambio de modelo de negocio, o si se genera alguna sinergia con nuevos proveedores o socios.

Para realizar una auditoría es necesario seguir una metodología que garantice el proceso objetivo, sistemático y eficiente. De forma general, la metodología consiste en la planeación, ejecución y conclusiones.

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Pasos clave en el desarrollo de una auditoría

1. Planificación

   Una auditoría que está bien alineada con un programa y un calendario permite destinar los recursos humanos suficientes para atender todas las actividades y considerar el tiempo necesario para ejecutarla. Una cosa es planificar el programa de la auditoría y otra la planificación del proceso.

   • Definir el alcance de la auditoría: Asegura que los esfuerzos se enfoquen en las áreas de mayor relevancia.
   • Establecimiento de una cronología detallada: Define las etapas principales de la auditoría y los plazos para cada una, asignando responsabilidades claras dentro del equipo.
   • Informar a los departamentos o áreas afectadas: Desde el principio, es importante informar a los departamentos o áreas afectadas sobre el proceso de auditoría, sus objetivos y su alcance.

2. Conformación del equipo de auditores

   La selección del personal debe basarse en las habilidades y experiencia necesarias según la naturaleza de la auditoría. Una vez que se conforma el equipo de auditores, es necesario que, entre todos, se verifique la eficacia del plan de la auditoría propuesta.

3. Recopilación de información clave

   Para realizar una auditoría es necesario recopilar la información clave y evidencias para el procedimiento. Algunas de las evidencias que puede recopilar son registros de operaciones, testimonios y otras comunicaciones.

4. Evaluación del control interno

   La evaluación del control interno y las pruebas de auditoría. Esta valoración se realiza mediante exámenes o baterías que ponen a prueba los procesos de un área para identificar errores en la operación de la empresa, por ejemplo, si hay o no manejos ilícitos, o que no se malgasten los recursos.

5. Pruebas de Auditoría

   Existen diversas pruebas que son utilizadas por los auditores para obtener evidencia suficiente y adecuada sobre la información financiera y operativa de una organización. Su objetivo principal es evaluar la exactitud y validez con una metodología de planificación, ejecución y documentación, asegurando que se cumplan las normativas y políticas establecidas.

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   Éstas son algunas de ellas:

   • Inspección física de los bienes y recursos de la empresa.
   • Revisión de cálculos. Se verifica que estén correctas las obligaciones fiscales de la organización.
   • Revisión de conciliaciones. Se cruza la información fiscal o de los libros fiscales con el estado financiero real de la empresa.
   • Pasivos no registrados. Se identifican los gastos que no hayan sido incorporados de la compañía en el periodo de auditoría.
   • Confirmación con terceras partes. Se cruzan los datos con otras personas que hayan sido parte de los negocios de la organización.
   • Pruebas de corte. Comprobación de la integridad de los datos auditados, o sea se comprueban las facturas de venta y compra, y demás documentos.
   • Pruebas de operatividad. Consisten en verificar las prácticas de la empresa, si existen riesgos financieros. Para ello es importante tener un flujo de trabajo adecuado.
   • Calificación de desempeño de los colaboradores para determinar qué áreas pueden mejorar.
   • Delimitación de funciones. Cada colaborador debe estar en el área que le corresponde para un óptimo desempeño.
   • Pruebas de diseño. Es la comprobación de que los exámenes para realizar la auditoría sean los correctos, que no tengan fallas en su implementación.

6. Técnicas de Auditoría

   Son los métodos que analizan la información de una empresa y comprueban que todo esté correcto en ella:

   • Valoración general. Es el análisis de las cuentas, operaciones, funciones de la empresa y su desempeño.
   • Análisis específico de un área o procedimiento.
   • Inspección. Seguimiento de los activos, inventarios y demás aspectos.
   • Recopilación de información por medio de encuestas y entrevistas al personal de la organización.
   • Validación para corroborar los resultados de la compañía.
   • Evaluación. Consiste en calificar los procesos y a la empresa en su vida diaria.
   • Inspección. Referida al control y el análisis de los inventarios y centrada en el seguimiento de los activos y demás aspectos.
   • Certificación. Es la fase final de la auditoría en la cual se cumplen los requisitos, normas y especificaciones técnicas para mejorar sus procesos operativos.

7. Flexibilidad durante el proceso

   Durante el proceso, pueden surgir cambios en la situación de la entidad o nueva información que requiera ajustes en el plan inicial.

8. Elaboración de informes

   La auditoría no está completa hasta que no se generen los informes. La calidad de estos reflejará el nivel del trabajo que se ha hecho durante la revisión interna. Este documento permitirá hacer el seguimiento de los temas o puntos que generen conflictos y que no permitan que la empresa cumpla con sus objetivos financieros.

9. Seguimiento de las mejoras

   Uno de los objetivos principales de realizar una auditoría interna es encontrar oportunidades para mejorar el sistema. Por esto, este último paso es esencial. El seguimiento de las mejoras asegurará el valor de la auditoría interna completa.

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10. Archivo de información

    Después de la auditoría, es crucial mantener un archivo con toda la información utilizada y generada durante el proceso. Asegúrate de clasificar los documentos por categorías para facilitar el acceso y recuperación. Esto permite identificar áreas de mejora y lecciones aprendidas que pueden implementarse en futuras auditorías.

En ocasiones, la auditoría interna es visto como una actividad incómoda que se tiene que realizar para mantener un certificado; pero la realidad es que esta puede ser una oportunidad para revisar con profundidad procesos y procedimientos que, generalmente, por cuestión de tiempo, no se alcanzan a ver en una auditoría externa o en la operación diaria.

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