Este artículo proporciona una visión general de las tareas comunes que se llevan a cabo al trabajar con devoluciones de proveedor. La devolución de mercancías es un proceso en el que una empresa devuelve las mercancías a un proveedor por un buen motivo. Elaborar una devolución de compra permite registrar la salida de productos o el ajuste de una factura cuando los artículos adquiridos no cumplen con lo solicitado o presentan alguna inconformidad. Este proceso es útil para mantener actualizado el control de los inventarios, costos y cuentas por pagar, y puede realizarse en el momento en que se gestiona la devolución con el proveedor para asegurar que la información quede correctamente reflejada en el sistema.
Razones Comunes para una Devolución de Mercancía
Una devolución sobre compra es el proceso mediante el cual una empresa regresa mercancía previamente adquirida a un proveedor, debido a situaciones como:
- Productos defectuosos
- Errores en el surtido
- Exceso de mercancía
- Incumplimiento de especificaciones
Este proceso impacta tanto el inventario como la relación financiera con el proveedor.
Consideraciones Previas y Preparación para la Devolución
Primero, se detecta un inconveniente con la mercancía recibida. Por ejemplo, si se compraron 100 unidades de un producto y 2 piezas resultan defectuosas.
Para aquellas situaciones en las cuales la mercancía no se ha recibido aún y el proveedor acepta la cancelación, bastará con cancelar la orden de compra desde el menú superior de la ventana de orden de compra: Acciones > Marcar como Cancelada.
Lea también: Devolución de impuestos: cálculo paso a paso
Para el resto de las situaciones en las cuales tengamos que devolver mercancías a proveedores, primero nos aseguraremos de que dichas mercancías se encuentren alojadas en almacén en el área de devoluciones genéricas o en el área previamente creada para dicho proveedor. De no ser así, primero crearemos una orden de movimiento de stock de las ubicaciones donde se encuentren dichas mercancías al área de devoluciones.
A continuación, es fundamental ubicar el documento original de la compra, ya sea la compra misma o la recepción de mercancía. Este documento será la base para generar la devolución. Una vez localizado el documento, se envía al carrito de compras, se eliminan las partidas que no serán devueltas, dejando únicamente la cantidad de los productos a devolver. Por ejemplo, si se devuelven 2 unidades de un producto con clave 1001.
Al entrar en la ventana de devolución, el sistema muestra todas las líneas de productos con las unidades que se han de devolver al proveedor. Esta ventana no es modificable, ya que el objetivo es dar salida a dichas mercancías que son las que han sido pactadas con el proveedor, por lo tanto, es informativa.
Impacto Contable y Financiero: Notas de Débito y Salida de Mercancías
Usted puede elegir los documentos que ajustan el saldo de un proveedor y el registro de la devolución de mercancías, así como la secuencia de estos dos pasos, en función de su escenario empresarial. Decida qué escenario empresarial quiere seguir y ajuste el proceso de devolución de mercancías en consecuencia.
Existen varias variantes para crear las notas de débito y las salidas de mercancías. Se debe elegir una variante en función del escenario empresarial definido en la política de contabilidad de su empresa.
Lea también: ¿Cómo saber el estado de mi devolución?
Opciones para el Proceso Contable:
- Crear una nota de débito para ajustar el saldo de un proveedor y registrar la devolución de mercancías a un proveedor.
- Primero, crear una salida de mercancías para registrar la devolución de mercancías a un proveedor. A continuación, crear una nota de débito para ajustar el saldo de un proveedor. Si su escenario comercial es "Primero la salida de mercancías y luego la nota de débito", se registrará la devolución de mercancías en primer lugar. Para registrar la devolución de mercancías a un proveedor, cree una salida de mercancías con Operación = Devolución de la compra. Se pueden seleccionar las salidas de mercancías o las facturas de compra que difieran en detalles como Contrapartida, Proveedor o Contrato. Después de crear una salida de mercancías, considere ajustar el saldo del proveedor.
- Primero, crear una nota de débito para ajustar el saldo de un proveedor. A continuación, crear una salida de mercancías para registrar la devolución de mercancías a un proveedor. Si su escenario empresarial es "Primero la nota de débito y luego la salida de mercancías", se ajustará el saldo del proveedor en primer lugar y luego se registrará la devolución de mercancías. Para ajustar el saldo de un proveedor, cree una nota de débito con Operación = Devolución de la compra. Para crear una sola nota de débito para varias facturas de proveedores, en la lista Facturas de proveedores, seleccione las facturas y haga clic en Crear a base de > Nota de débito. Puede seleccionar facturas de proveedor que difieran en detalles como Proveedor o Contrato. Después de crear una nota de débito, considere su siguiente paso.
Una gran ventaja de estos conceptos es que en su configuración contable puede establecerse directo a las cuentas de mermas/devoluciones en el catálogo contable.
Procedimiento Detallado en el Sistema para Elaborar una Devolución de Compra
El sistema genera automáticamente dos efectos importantes al realizar una devolución:
- Generación de saldo a favor: Se crea un saldo a favor con el proveedor que puede utilizarse en compras futuras. Este saldo puede consultarse en el Módulo de Proveedores, seleccionando el proveedor correspondiente. Puede aplicarse posteriormente en nuevas compras mediante la opción de “anticipos y saldos a favor”.
Para elaborar una devolución de compra, ingrese por cualquiera de las siguientes rutas:
- Diríjase al botón + Crear y, en Proveedores, seleccione Devolución en compra.
- Desde la factura de compra, haga clic en el botón Más - Aplicar devolución en compra.
Al ingresar por cualquiera de las rutas, el sistema muestra la pantalla de registro. Complete los siguientes datos:
- No. de compra: Escriba o busque la factura de compra sobre la cual realizará la devolución. Importante: el sistema carga automáticamente la información relacionada con la factura original.
- Serie: Seleccione el tipo de documento que configuró previamente para la devolución de compra.
- Folio: Si la numeración es automática, el sistema asigna el número. Si es manual, ingréselo.
- Fecha de elaboración: Seleccione la fecha con la que quedará registrada la devolución.
- Proveedor: Busque o cree el proveedor al que se le realizará la devolución.
- Adjuntar XML: Haga clic en el campo para abrir la ventana lateral y seleccione el archivo XML desde su equipo.
En el detalle de la devolución de compra:
Lea también: Cálculo del ISR: Guía paso a paso
- Modifique las cantidades a devolver. El sistema actualiza de forma automática el subtotal, los impuestos y los totales del documento.
- Importante: las formas de pago administrativas no se muestran en la devolución. El sistema conserva la condición de pago definida en la compra original:
- Efectivo: La devolución se registra como un pago inmediato; debe seleccionar la misma condición de pago.
- Crédito: Al elaborar la devolución, seleccione la forma de pago "cruzar con cuenta por pagar" y relacione la factura de compra correspondiente para que el sistema realice el cruce.
- Además, puede completar los siguientes campos:
- Observaciones: Agregue comentarios que se mostrarán al imprimir el documento.
- Adjuntar archivo: Anexe un documento de respaldo de la devolución, como un comprobante escaneado.
Cuando complete la información, haga clic en Guardar. El sistema mostrará la devolución de compra registrada. Todas las devoluciones sobre compra quedan registradas en el Menú: Compras → Devoluciones. Desde ahí, puede consultar el historial completo.
Un documento en estado "Borrador" se ha creado pero no está activo, es decir, no es tenido en consideración para ningún proceso de negocio. El "Estatus" indica el estado en el que se encuentra el documento.
Acuerdos de Devolución del Proveedor y Reclamaciones
Un acuerdo de devolución del proveedor es el registro de un contrato con un proveedor en el cual se especifican los términos y condiciones bajo los cuales la empresa opta a una recompensa monetaria a cambio de conseguir unos objetivos de compra preestablecidos. La cabecera del acuerdo especifica las condiciones generales que cualifican a una empresa a hacer devoluciones. De hecho, en la información del encabezado se especifica que un proveedor concede una devolución cuando se compra una cantidad específica de cierto producto.
Sobre la pestaña Visión general, si tiene líneas con Código de artículo establecido en tabla para especificar el artículo, el acuerdo es para ese artículo concreto. En el campo Acumular la compra por, puede establecer el cálculo de la reclamación de devolución. El importe se puede configurar para que dependa de un período ya sea de semanas, meses, años, de por vida o personalizado. En la ficha desplegable Líneas, puede ver cómo los distintos niveles de cantidad se pueden configurar para conceder distintas devoluciones. El valor "De" es inclusivo, y el valor "A" es exclusivo. Por ejemplo, el campo Tipo de salto de línea de devolución está establecido en Cantidad y debe escribir 1 en el campo valor "De" y 3 en el campo valor "A".
Cuando los pedidos de compra corresponden a un proveedor con el cual la empresa tiene un contrato de devolución, el programa identifica cualquier futuro pago a crédito de proveedor. Si se puede realizar una devolución con los pedidos de compra, se crea una reclamación de devolución por cada línea de pedido tan pronto como se registra una factura de compra. Este es un proceso automático. En la página Parámetros de compra y abastecimiento, en la pestaña Precios, compruebe que la opción Habilitar los detalles del precio está configurada en Sí.
Las reclamaciones de devolución que se crean representan los pagos futuros que puede esperar del proveedor. Antes de emitir una nota de crédito al proveedor, el dueño del contrato suele querer revisar las reclamaciones para aprobarlas. Cuando se crea una reclamación, su estado se establece en "Para calcular" si se otorga la devolución de forma acumulativa, o se establece como "Calculada" si la devolución se otorga según la factura. Si el estado de una reclamación es "Para calcular", la reclamación debe pasar por un proceso de cálculo que gestiona la función Cumulate. Si la opción Aprobación requerida del contrato de devolución del proveedor se establece en No, cualquier reclamación que se cree tendrá un estado de "Aprobada". Una vez aprobadas las reclamaciones, los proveedores (A/P) pueden procesarlas. Una nota de crédito (factura de proveedor) por el importe de la reclamación de devolución se genera automáticamente. Se publicará un diario de acumulación de devoluciones según el importe reclamado. En el panel de acciones, seleccione Proceso y Filtro. El número de cuenta "Descuentos y concesiones recibidos" se especifica en la categoría de compras que se usa al adquirir la línea de factura de la devolución. Seleccione la línea de transacción de la factura del proveedor y, a continuación, en el panel de acciones, seleccione Factura del proveedor. Si se ha emitido la factura del proveedor, verá el diario de facturas. En la página Todos los proveedores, seleccione el proveedor del cual recibirá una devolución y, a continuación, en el panel de acciones, seleccione Transacciones. Busque la línea de la factura.
El proceso para administrar devoluciones de proveedor implica realizar varias tareas manuales de seguimiento que son bastante tediosas si no se cuenta con las herramientas adecuadas.
Gestión Eficiente de Facturas de Proveedores Pendientes
Tus proveedores deberán entregarte una factura en el momento en que te presten un servicio, con fecha máxima de expedición hasta el día 16 del mes siguiente al que se haya aplicado el I.V.A. Sucede continuamente que un proveedor se retrasa en el envío de alguna de sus facturas; no obstante, cuando ves que se acerca la fecha límite y esta no llega, puedes empezar a pensar en dar un toque de atención. Para tener un control máximo y automatizado de tus facturas pendientes de recibir, lo mejor es contar con un programa de facturación online en tu empresa.
El primer recordatorio siempre tiene que ser un "Contacto informal" en un ambiente distendido, sin demasiada presión. Si la factura sigue sin llegar, es el momento de dejar constancia de la "Reclamación certificada". Para realizar la reclamación de la factura, tendrás hasta 4 años de margen, siempre que esta implique un cambio en la devolución del I.V.A. Además, no tendrás que preocuparte por si tu proveedor ha cerrado ya el trimestre; en algunos casos, simplemente se tendrá que aclarar la diferencia de tiempo entre el día de emisión y el de contabilización.
Medidas para no retrasarse al reclamar una factura:
Gracias a los avances de los últimos años en el ámbito de la gestión del negocio en la nube, ahora puedes contar con una solución online para gestionar los presupuestos y las facturas de tus clientes y proveedores (así tus presupuestos, facturas proformas y facturas finales estarán todas en orden). Con una herramienta de gestión de facturas en la nube, tendrás una serie de alternativas que te ayudarán a estar al día con el proceso de facturación de tu negocio. Dependiendo del número de proveedores que tengas, es muy costoso tener que pensar en los plazos de facturación y en los gastos que tienes que imputar a cada uno, y si tienes que estar introduciendo los datos manualmente, eso te va a hacer perder un tiempo muy valioso que podrías estar dedicando a tareas más productivas para tu negocio.
Una estrategia efectiva es programar una alerta para cada uno de tus proveedores el día 16 del mes siguiente al que se cargan los gastos que has programado anteriormente. En el momento en que cada uno de los proveedores te envíen las facturas, podrás adjuntarlas dentro del programa de facturación online y asociarlas con el proveedor que le corresponde. Así, lo que sería perder una gran cantidad de tiempo, estar constantemente encima del proceso de facturación y tener que coordinarte con otros miembros de tu equipo, lo podrás hacer tan solo en 3 clics.
Situaciones Especiales:
¿Qué sucede cuando tus proveedores forman parte de una franquicia o una misma empresa? En este caso, podrás reclamar la factura directamente a la franquicia o empresa en cuestión por el valor de todos tus proveedores; no obstante, primero deberás comprobar que todos se encuentran debajo del mismo CIF, de lo contrario, tendrás que reclamar las facturas una por una a cada uno de ellos.
Si ha pasado un tiempo considerable desde que se te cargó el I.V.A y no te diste cuenta de que la factura no te había llegado, comprueba primero si la empresa sigue activa. En caso negativo, es mejor contactar con tu abogado para que estudie la posibilidad de delegar el pago de dicho impuesto a la persona que se encontraba como administradora del negocio. De todos modos, en ese caso, será complicado que recuperes el dinero.
tags: #devolucion #de #factura #a #proveedor #procedimiento