Requisitos y Guía Completa de la Cuenta de Cobro para el Régimen Simplificado

En el dinámico mundo de los negocios en Colombia, la cuenta de cobro se ha convertido en una herramienta indispensable para profesionales independientes y empresas que buscan una gestión eficiente de sus pagos y servicios.

Una cuenta de cobro es un documento mediante el cual una persona solicita a otra el pago por la prestación de un servicio o la venta de un bien. Es un documento que permite a un individuo o empresa solicitar formalmente el pago por un servicio prestado o producto entregado. La cuenta de cobro es un documento comercial que sirve como registro de una transacción entre comprador y vendedor. Las cuentas de cobro se utilizan en la mayoría de las transacciones comerciales profesionales. Esta sirve como solicitud de pago después de que se entregan o prestan los bienes o servicios. La cuenta de cobro es la primera solicitud del pago por la venta de algún bien o la prestación de algún servicio. Se utiliza para dejar constancia de la deuda y los detalles del servicio o bienes por los cuales se solicita el pago.

¿Quiénes Utilizan la Cuenta de Cobro?

Es especialmente utilizado por personas no obligadas a facturar electrónicamente. Lo primero que tienes que hacer para que aprendas cómo se hace una cuenta de cobro es saber si tú puedes utilizar cuentas de cobro para tu negocio. La respuesta, aunque es simple, necesita un poco de conocimiento: puedes utilizarla si perteneces al régimen simplificado (para el impuesto de IVA).

La cuenta de cobro sirve para llevar un registro claro y detallado de las transacciones comerciales sin necesidad de estar inscrito en el régimen común de facturación. Es ideal para comprobar ingresos y gastos de manera sencilla y organizada.

Diferencia entre Cuenta de Cobro y Factura

La principal diferencia radica en la formalidad tributaria. Una factura es un documento legal que respalda una transacción comercial y tiene implicaciones tributarias. Su emisión requiere una resolución de facturación por parte de la DIAN y contiene los impuestos a cargo del vendedor así como las retenciones realizadas al comprador. Una cuenta de cobro no tiene implicaciones tributarias ni requiere resolución de la DIAN.

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Te puedes estar preguntando por qué no simplemente entregas una factura. La razón: la cuenta de cobro es parecida, pero no tiene algunos efectos legales que sí tiene la factura. Así que si no te toca utilizar facturas, mejor seguir con las cuentas de cobro.

Cualquier contribuyente desde el punto de vista tributario que no se encuentre obligado a facturar, puede hacerlo debido a que las facturas tienen relevancia comercial como título de valor. Algunas personas también confunden una cuenta de cobro con una orden de compra. Es importante diferenciar entre los dos documentos, ya que tienen diferentes propósitos. El vendedor genera y crea una cuenta de cobro después de la compra, solicita el pago y confirma los términos.

Requisitos Básicos para una Cuenta de Cobro

Empecemos por el contenido básico de la cuenta de cobro que debe ser revisado:

• Datos del Vendedor/Prestador del Servicio: Debe contar con los apellidos y el nombre o la razón social y NIT de quien actúe como vendedor o quien se encargue de prestar el servicio. La información debe estar actualizada con el RUT, recuerde que sobre este tipo de inconsistencias o no actualizaciones corre la sanción del 658-3 del Estatuto Tributario.
• Datos del Cliente: La cuenta de cobro debe indicar claramente la información de contacto tanto del comprador como del vendedor, incluidos el nombre y el número de teléfono.
• Número Consecutivo: Cada cuenta de cobro tiene un número único que sirve como pista de referencia. Es importante mantener un número consecutivo para cada cuenta de cobro que emitas. Hay varias formas de asignar números de cuenta de cobro. El primer número comienza con un número 1, y luego las siguientes cuentas de cobro toman el siguiente número en la secuencia. El método cronológico de facturación clasifica las cuentas de cobro según la fecha en que se generan. Cada número de cuenta de cobro comenzará con el formato de fecha. Si haces negocios regularmente con el mismo cliente, es aconsejable utilizar un sistema de numeración de cuentas de cobro recurrentes.
• Fecha: La fecha convierte este documento en un hecho económico un documento de fecha cierta para efectos de discusión en caso de que se deba acudir de alguna forma a aspectos jurídicos. La cuenta de cobro debe tener la fecha de envío, la precisión es esencial para mantener los libros en orden y facilitar la referencia a un trabajo anterior. Fecha de elaboración de la cuenta de cobro.
• Descripción Detallada de Bienes o Servicios: Las cuentas de cobro consisten en hacer una lista detallada de los bienes o servicios por los cuales se están cobrando. Sé específico al describir los productos o servicios entregados. Esto es importante para que el cliente sepa qué incluye y no incluye. Así, evitas quejas futuras o que te pida servicios adicionales a los que tú estabas dispuesto a entregar. Cada línea debe ser un ítem que incluya el costo por unidad, la cantidad, las tasas impositivas y el costo total. El monto total de la cuenta de cobro debe reflejar todos los bienes y servicios detallados.
• Valores: El valor de los servicios debe ir no solamente en letras y en números, para aquellos profesionales que están acostumbrados a facturar en moneda diferente al peso colombiano es recomendable incluir la denominación de pesos colombianos (COP$). Si el cliente te debe algún valor por transporte o un valor adicional al servicio, recuerda incluirlo. Si no incluyes algo en la cuenta de cobro, luego va a ser más difícil cobrarlo.
• Ciudad: La ciudad es fundamental para determinar qué retención en la fuente por concepto de impuesto de industria y comercio debe practicar la empresa cliente a los servicios que estamos ejecutando, en la sección de certificaciones es muy recomendable que usted incluya la actividad económica a la cual presta estos servicios del código de la actividad económica.
• Responsabilidad de IVA: Señalar en el cuerpo de la cuenta de cobro si somos o no responsables de IVA, básicamente significa que no estamos obligados a facturar y no estamos obligados a discriminar el IVA en nuestra cuenta de cobro, obvio si usted ya está obligado a discriminar el IVA que usted tiene que empezar a usar factura de venta.
• CIIU y Tarifa de Retención de ICA: La actividad económica para efectos de la retención de industria y comercio para efectos de que se agilice el cálculo de sus retenciones, lo que recomienda es que usted incluya el código de la actividad vinculada a la actividad económica.
• Forma y Términos de Pago: Escribe la forma de pago: la cuenta bancaria donde te deben consignar y sugiere una fecha máxima de pago. Puede ser 30 días desde la fecha en que la envías al cliente. Los términos de pago se incluyen en una cuenta de cobro para asegurarse de que no haya confusión. Normalmente, las empresas dan a sus clientes 30 días para liquidar el saldo. Independientemente de las condiciones de pago que elijas, es importante estipular estos detalles en la cuenta de cobro. Por ejemplo, muchos proveedores solicitan que el monto total se pague en un solo pago.

Certificaciones Obligatorias y Recomendadas

Continuamos con las certificaciones que la norma exige (artículo 383 del Estatuto Tributario) que se hagan bajo la gravedad del juramento:

1. Residencia Fiscal: Con base en esta primera certificación mi cliente sabrá qué tipo de retención debe practicar “si soy residente de Colombia de conformidad con el artículo 10 del Estatuto Tributario“. Si soy residente pues necesariamente aplican las certificaciones que continúan en la parte de abajo de lo contrario pues la empresa practica la retención en la fuente para NO residentes.

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2. Personal Contratado: La segunda certificación corresponde a la cantidad de personas contratadas, es la certificación más importante que tenemos en este momento y consiste en certificar si se han contratado 2 o más trabajadores asociados a la actividad señalada en la cuenta de cobro. La expresión debe contener: “He contratado dos (2) o mas trabajadores asociados a la actividad señalada en esta cuenta de cobro”.

   Si usted dice no he contratado dos o más trabajadores significa que usted pudo haber contratado cero (0) o un (1) trabajador en cuyo caso el servicio es considerado que es prestado de forma personal, al ser prestado de forma personal cumple la analogía de rentas de carácter laboral y están sujetas a la retención en la fuente del artículo 383 del estatuto Tributario.

   En caso de que usted responda que SI ha contratado 2 o más trabajadores, significa que los servicios que usted está prestando no son considerados prestados de forma personal; en este sentido entonces, el profesional independiente entra en la categoría general de los servicios o los honorarios, es decir o está sujeto a retención del 10% o del 11% o en el caso de los servicios del 4% o del 6%, u otras tarifas en otros casos particulares.

   Si efectivamente contesta que si ha contratado 2 o más personas entonces es procedente la tercera certificación.

3. Obligado a Declarar Renta en el Año Anterior: Si el independiente está obligado a declarar renta en el año anterior entonces sus retenciones cambian para efectos de honorarios, ya no será del 11% si no será del 10%, y para efectos de los servicios ya no será del 6%, será del 4%. Si no está obligado a declarar renta, en la retención en la fuente, le corresponden las dos tarifas altas 11% en el caso de los honorarios y del 6% en el caso de los servicios. La expresión debe tener las siguientes características: “Estoy obligado a presentar declaración de renta por el AG2019”.

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4. Obligado a Declarar Renta por el Año Actual: La siguiente certificación corresponde a si usted está obligado a presentar declaración de renta por el presente año, en cuyo caso gozará de los mismos beneficios que anteriormente comentamos para los obligados a declarar renta, es decir la retención en la fuente para el caso de honorarios es del 10% y en el caso de los servicios era del 4%. La certificación básicamente es: “Los ingresos provenientes de las actividades incluidas en esta cuenta de cobro superan en el año gravable la cifra de 1.400 UVT es decir la cifra para el año gravable 2020 de COP$48’849.800”.

   Esto quiere decir que, si al momento que usted presentó esta cuenta de cobro por estos mismos ingresos el profesional ya tenía 1.400 UVT entonces es está obligado a declarar renta por el año gravable 2020, en cuyo caso, goza del beneficio de la menor retención tanto en honorarios como en servicios.

5. Retención en un Porcentaje Especial: Esta siguiente certificación corresponde a algunos casos en los cuales ya estamos a final de año y las retenciones en la fuente que han practicado durante el año ya son suficientes para pagar el impuesto; a partir de este punto no es necesario que practiquen más retención en la fuente, entonces el artículo 383 del estatuto Tributario permite que se solicite una retención en la fuente inferior, siempre y cuando el procedimiento de retención calculado sea inferior, de acuerdo con el parágrafo 3 del artículo 383 del Estatuto Tributario. El texto debe contener lo siguiente: “Solicito sobre la presente planta de coro práctica de una retención del 0%”. Esta certificación usualmente aplica para las personas que hacen una correcta planeación de su declaración de renta o cuyos ingresos son bastante altos, casos en los cuales esta certificación ayuda bastante.

6. Certificado de Pago de la PILA: La certificación de los aportes de seguridad social a través de la PILA va de la mano con los soportes que se deben adjuntar a la cuenta de cobro, la expresión debe contener lo siguiente: “se han realizado las contribuciones al sistema general de seguridad social en debida forma en relación con los ingresos recibidos con la presente cuenta de cobros los términos del parágrafo 2 del artículo 108 del Estatuto Tributario”. Y se aclara que el soporte está adjunto, y los pagos se hacen en debidamente en debida forma y sobre las bases aplicables y en los montos correspondientes. En estricto sentido no es necesario aportar el certificado de pago de PILA ante las entidades públicas, porque ya se puede hacer la validación vía web; sin embargo, en algunas empresas el desgaste administrativo es bastante alto y esto puede generar que se demore la cuenta de cobro. Si usted puede aportarla, apórtela, porque eso ahorra trabajo administrativo y acelera el procesamiento de su cuenta de cobro, de tal forma que se le hace más rápido su procedimiento de retención en la fuente.

7. Soportes para Disminuir la Retención en la Fuente: La última certificación es cuando usted desea que se tengan en cuenta los soportes que usted va a presentar para efectos de la disminución de la base de retención en la fuente, los soportes como: Las certificaciones por dependientes, Las certificaciones de ahorros a cuenta AFC, La certificación del pago anual de los contratos de salud o medicina prepagada, La certificación de pagos de pólizas de salud, Las certificaciones de créditos hipotecarios, los cuales son completamente procedentes. La certificación puede contener la siguiente expresión: “solicitó se disminuya la base de retención en la fuente en el valor correspondiente a la aplicación del artículo 387 del estatuto Tributario”. Es decir, si usted aporta los soportes documentales para disminuir la base de retención en la fuente, es recomendable solicitar que se tengan en cuenta estos soportes.

Soportes para Adjuntar a la Cuenta de Cobro

Ahora hablamos de los soportes de la cuenta de cobro, inicialmente son 4 soportes:

1. El RUT Actualizado: El RUT debe estar actualizado con las últimas modificaciones de la ley 2010 del año 2019, con los cambios que se surtieron sobre el impuesto a las ventas IVA. Cuando entregues tu cuenta de cobro al cliente, a la vez entrega una copia de tu RUT (que descargas de la página de la DIAN).

2. Certificación Bancaria para el Pago: El segundo soporte es la certificación bancaria en donde se informa los datos de la transferencia electrónica para que los recursos lleguen a las cuentas bancarias del profesional independiente.

3. Certificación de Pago de la PILA: La certificación de aportes al sistema de seguridad social a través de la planilla integrada de liquidación de aportes PILA.

4. Carta de Retenciones: Una Carta de Retenciones, donde le dices si te debe hacer retención en la fuente. Si tu cliente tiene que hacerte retención en la fuente, la puedes sugerir. Así, aseguras que no te van a realizar una retención equivocada. ¿No te deben hacer retención? Pon el valor en cero.

Consejos para la Gestión de Cuentas de Cobro

Contar los detalles involucrados en una transacción comercial puede ser complicado. Una cuenta de cobro resuelve este problema, ayudando a realizar un seguimiento de las transacciones detalladas en un acuerdo comercial. Enviar una cuenta de cobro a un cliente por grandes cantidades de dinero y realizar solicitudes de pago puede ser un desafío, pero no tiene por qué serlo.

Envía tu cuenta de cobro tan pronto como se presten los servicios o se entreguen los productos. A medida que el trabajo está completo, puedes exigir el pago. Enviar una cuenta de cobro a tiempo evitará demoras en el pago y ayudará a administrar el flujo de caja.

Sugerencia: agregar una nota personalizada es un pequeño gesto que puede ser muy útil. Tómate el tiempo para agradecer al cliente por hacer negocios contigo y toma nota de cualquier información adicional en un correo electrónico. Dependiendo de tu relación con el cliente, ¡incluso puedes agregar un poco de humor ligero!

No seas tímido para retener el trabajo o detener proyectos si un cliente no realiza un pago a tiempo. Para protegerte, incluye un disclaimer de que la entrega del trabajo depende de que se te pague a tiempo.

Las cuentas de cobro han evolucionado de documentos escritos a mano a generados electrónicamente, y ahora online y móviles. Hoy en día, las cuentas de cobro digitales son fáciles de redactar, modificar y enviar. Usar una plantilla de cuenta de cobro es la forma más fácil de comenzar. Las plataformas de software de contabilidad ofrecerán plantillas y un generador de cuentas de cobro que puedes actualizar para incluir los detalles de tu negocio. Siigo, por ejemplo, es un software contable y administrativo diseñado específicamente para resolver las necesidades de gestión y contabilidad de las pymes.

¡Buenísimo! Con la cuenta de cobro bien diseñada das una buena imagen a tus clientes y te queda más fácil llevar las cuentas de tu negocio.

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