En el contexto de SAP S/4HANA, la funcionalidad de SAP Business Partners (BP) ha evolucionado significativamente. Una de las cosas que sorprenden a los consultores de SAP ECC cuando pasan a S/4 HANA es que ya no existen deudores ni acreedores de manera aislada, ahora todo son Business Partner. En SAP S/4HANA, Business Partner es el objeto principal y el punto único de entrada para mantener los datos maestros de interlocutores comerciales, clientes y proveedores.
Con el nuevo enfoque tenemos un único elemento organizativo (el Business Partner), al cual le podemos asignar diferentes roles según la relación que tengamos con él en nuestra organización. Por ejemplo, una empresa con la que trabajemos estará creada una única vez, pero podrá desempeñar el rol de cliente, de proveedor, deudor o acreedor.
¿Qué es un Business Partner y cuáles son sus Categorías?
Los SAP Business Partners (BP) son entidades que representan a personas naturales, empresas, organizaciones y otros tipos de entidades comerciales con las que una empresa puede realizar acciones comerciales. Estas acciones pueden incluir ventas, compras, servicios, entre otras.
Al momento de su creación, se debe seleccionar una categoría de socio comercial, la cual no se puede modificar en una etapa posterior. Las categorías estándar disponibles son:
- Persona física: particular, humana (Dirección, nombre y apellido, género, etc.).
- Organización: por ejemplo, empresa, departamento de una empresa, club, asociación (Domicilio, nombre, forma jurídica, industria).
- Grupo: por ejemplo, pareja casada, acuerdo de vivienda compartida.
Roles y Funciones del Business Partner
Un socio comercial puede asumir diferentes roles de socio comercial, lo que permite diferentes vistas de los datos según la función comercial. Un BP puede tener varios roles simultáneamente y los datos centrales como el nombre, la dirección y los datos bancarios solo deben crearse una vez. Para la gestión de acreedores y proveedores, los roles más comunes son:
Lea también: Auditoría de Calidad: Ejemplo y Guía
- 000000 - Interlocutor comercial central: Datos generales para todas las funciones.
- FLVN00 - Acreedor (Finanzas - FI): Datos relevantes para contabilidad financiera en Cuentas a Pagar (AP), configurados a nivel de Sociedad FI.
- FLVN01 - Proveedor (Compras - MM): Datos relevantes para compras, configurados a nivel de Organización de Compras.
Configuración de Cuentas de Acreedor en SPRO
El grupo de cuentas es una recopilación de características que determinan qué campos deben o pueden rellenarse al crear el registro maestro de acreedor. Para realizar la configuración básica en la guía de implementación, siga la siguiente ruta en la transacción SPRO:
Ruta: SPRO > Guía de implementación de Customizing SAP -> Gestión financiera -> Contabilidad de deudores y acreedores -> Cuentas de acreedor -> Datos maestros -> Preparar creación de datos maestros de acreedores -> Definir grupo de cuentas con formato de pantalla (acreed.)
Al crear el nuevo grupo, se deben configurar los siguientes parámetros:
- Grupo de cuentas: Acrónimo de 4 dígitos alfanumérico que identifica al grupo.
- Significado: Descripción del grupo de cuentas de acreedor.
- Status campo: A nivel general, sociedad y compras, permite determinar si los campos son Suprimidos, Mandatorios, Opcionales o Solo Visualizar.
La Integración CVI (Customer Vendor Interface)
Para mantener el funcionamiento clásico y que la transición a S/4HANA sea transparente, SAP utiliza el Customer Vendor Interface (CVI). Esta herramienta permite, de forma automática, mantener la información en las tablas tradicionales (como LFA1 para datos generales de proveedores o LFB1 para datos de sociedad) a partir de la información introducida en el Business Partner. En la parametrización de la integración, se asigna al "Grouping" (Agrupación) utilizado en el BP el correspondiente "Account group" (Grupo de cuentas) del acreedor.
Procedimiento paso a paso para crear un BP Acreedor
Para dar de alta un acreedor en el sistema, siga este procedimiento detallado:
Lea también: ISR Personas Morales en México: Guía Detallada
- Inicie la transacción utilizando el código BP en la barra de comandos de SAP.
- En la pantalla de acceso, seleccione la categoría del Business Partner (Persona u Organización) y la agrupación correspondiente.
- En la pestaña Dirección, ingrese los datos necesarios como el nombre de la empresa, dirección fiscal, país e idioma.
- Haga clic en Continuar para avanzar a la pestaña Control e ingrese los datos de identificación fiscal (como el RUC o NIT de la empresa).
- En la pantalla de Pagos, si se requiere, introduzca los detalles de las cuentas bancarias de la entidad.
- Una vez completados los datos generales, guarde el documento. El sistema generará un número de Business Partner.
- Para ampliar el BP al rol de acreedor financiero, acceda en modo edición (Update) y seleccione el rol FLVN00 (Acreedor FI).
- Haga clic en el botón Sociedad e introduzca la sociedad FI correspondiente donde se registrarán las operaciones financieras.
- En la pestaña de Gestión de Cuenta, asocie la Cuenta de conciliación correspondiente del libro mayor.
- Defina la moneda principal de pago y las condiciones de pago aplicables.
- Caso de retención de impuestos: Si el acreedor está sujeto a retenciones (por ejemplo, retención de servicios), complete los campos obligatorios en la pestaña Retención de Impuestos.
- Haga clic en Grabar (el icono del disquete).
El registro maestro del acreedor habrá sido creado bajo el número asignado, quedando listo para ser utilizado en las contabilizaciones de compras y finanzas del sistema.
Lea también: Resumen Ejecutivo: Guía Completa