Hoy en día, muchas empresas optan por contratar a profesionales financieros para gestionar su contabilidad, desde el cálculo de números y la creación de facturas hasta la búsqueda de exenciones fiscales. Debido a este fenómeno, la industria de la contabilidad ha experimentado un auge en los últimos años, lo que convierte en una excelente idea estudiar una carrera o un ciclo del sector empresarial y financiero para adquirir los conocimientos básicos de contabilidad y trabajar de ello. En este artículo, exploraremos algunos aspectos esenciales de la contabilidad, como el método de partida doble y los cinco principios fundamentales de la contabilidad.
¿Qué es la Contabilidad de Partida Doble?
Comencemos diciendo que la contabilidad de partida doble no es un concepto nuevo. Fue descubierta por primera vez en Venecia en 1491 y tiene más de 500 años, pero a lo largo de los años ha sido uno de los métodos más fundamentales que han usado los contables. La contabilidad de partida doble requiere que cada transacción financiera de una empresa se registre con una entrada en al menos dos de sus contables del libro mayor. Se utiliza para calcular la siguiente ecuación financiera: Activos = Pasivos + Patrimonio
Débitos y Créditos
En un sistema de partida doble, todas las transacciones se registran como débitos y créditos. Los débitos en una cuenta compensan los créditos en otra. Por lo tanto, todos los débitos y créditos deben tener una suma igual en la contabilidad de partida doble. El débito siempre aparece a la izquierda en un libro mayor y el crédito, a la derecha.
Dibujar una cuenta T puede ayudar a los nuevos contables a visualizar el efecto de registrar un importe de débito o crédito y los saldos resultantes de las cuentas del libro mayor. Es importante señalar que los débitos no siempre están asociados a aumentos y los créditos no siempre están asociados a disminuciones. Por ejemplo, un débito puede aumentar una cuenta de activos, pero disminuir las cuentas de pasivo y patrimonio. Este ejemplo respalda perfectamente la ecuación de activos = pasivos + patrimonio. El objetivo principal es que los débitos y los créditos deben equilibrarse para evitar confusiones financieras.
Diferentes Tipos de Cuentas
Los contables son miembros indispensables de una empresa ya que miden, registran e informan sobre la información financiera de una entidad. Cada interacción financiera entre compradores o proveedores debe clasificarse en las cuentas para tenerlo todo registrado de forma ordenada.
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Estos son los siete tipos diferentes de informes en los que se pueden clasificar todas las transacciones comerciales:
- Activos
- Pasivos
- Capital
- Ingresos
- Gastos
- Pérdidas y ganancias
Ventajas de Utilizar un Sistema de Partida Doble
Los contables tienen muchas ventajas al usar del sistema de contabilidad de partida doble, como:
- Es más fácil redactar estados financieros precisos.
- La situación financiera es fácil de observar en cualquier momento debido al método de partida doble bien organizado.
- Si se hace de manera eficiente y efectiva, los errores son más fáciles de detectar y corregir.
A ningún contable le gusta estar desorganizado al redactar los informes financieros de fin de año. Por lo tanto, el método de partida doble es una excelente manera de analizar las cuentas de forma ordenada y evitar gastos adicionales.
Cinco Principios Fundamentales de Contabilidad
Los principios contables son reglas, pautas y estándares que las empresas deben seguir para informar sobre los datos financieros. Los principios contables se establecieron para que la contabilidad se realizara de acuerdo con reglas y conceptos generales. Son la base de los estándares de contabilidad más complicados, detallados y legales. Si bien existen diferentes principios contables en cada país, hay algunos que los contables y profesionales financieros de todo el mundo comprenden fácilmente. Vamos a describir las características de cinco principios contables muy diferentes.
1. Principio de Divulgación Total
El principio de divulgación completa puede ser un poco abrumador. El principio de divulgación total es un principio esencial que todas las entidades respetuosas de la ley deben poner en práctica. Este principio afirma que se incluya toda la información que pueda afectar la comprensión del lector de los documentos financieros. Para evitar comentarios y miradas críticas de los examinadores financieros, sería mejor priorizar la cantidad de divulgación y solo proporcionar información que pueda tener un efecto positivo o negativo en las finanzas de la corporación o pequeña empresa.
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Los siguientes son algunos ejemplos de divulgación completa:
- Razones del cambio de un principio contable a otro.
- Razones para las transacciones no monetarias.
- La cantidad total de pérdidas materiales causadas por el menor costo.
2. Principio de Unidad Monetaria
El principio de la unidad monetaria es el supuesto general de que el dinero en sí se considera una unidad de medida. Por tanto, esto significa que todas las transacciones financieras registradas en las cuentas de una empresa pueden expresarse en términos monetarios mediante una moneda específica como el euro, el dólar o la libra esterlina. Cuando se utiliza el principio de unidad monetaria, los elementos no cuantificables, que no se pueden medir en moneda, se excluyen de los informes financieros de una empresa.
Ejemplos de elementos no cuantificables que no pueden incluirse en los estados financieros son la calidad del servicio al cliente, el nivel de habilidad de los empleados, la experiencia en gestión, la motivación de los empleados y la pérdida de tiempo debido a daños. Por ejemplo: el director ejecutivo de la corporación en la que trabajas ofrece un discurso de motivación dos veces al año para promover la unidad en el trabajo. Esta conferencia no se puede incluir en los documentos financieros ya que no puede medirse en dinero.
3. Principio de Reconocimiento de Ingresos
El principio de reconocimiento de ingresos presenta similitudes tanto con los principios de contabilidad de devengo como con los de pareo. Según este principio, los ingresos se reconocen cuando se realizan y se obtienen, no necesariamente cuando se reciben, y esto significa que los servicios o bienes han sido entregados y aceptados por el cliente, pero el pago se recibirá en un momento posterior. Otra característica o requisito de este principio de contabilidad es el hecho de que la acción generadora de ingresos debe completarse total o parcialmente durante el período contable respectivo. Para garantizar que esto ocurra, debe haber prueba o evidencia de que se recibirán los ingresos obtenidos.
4. Principio del Período Contable
El principio del período contable es un principio de contabilidad esencial para las empresas, los empresarios y los trabajadores. Según este principio, una empresa debe registrar o informar sobre sus estados financieros que sean apropiados para un período de tiempo específico, que puede ser un año contable, un mes, un trimestre, un semestre o cualquier intervalo de tiempo que prefiera la empresa o el particular. Es importante señalar que los estados financieros cuentan una historia sobre una empresa o entidad en particular. Por tanto, se estableció el principio del período contable para informar a todos los interesados ??sobre el plazo en el que se elaboró ??el informe financiero.
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5. Principio de Reconocimiento de Gastos
El principio de reconocimiento de gastos sirve para realizar un seguimiento de los gastos e ingresos en el mismo período. En este principio fundamental de contabilidad, los gastos deben reconocerse en el mismo período que los ingresos con los que se relacionan. En el ejemplo anterior, los cargos por la mercancía estarán mal pagados en el mes de la compra, porque los gastos de la empresa son demasiado altos y se pagarán en exceso en el mes o meses siguientes cuando los costos generales son bajos. Es importante señalar que el principio de reconocimiento de gastos es un componente vital del concepto de contabilidad de devengo: los ingresos se reconocen cuando se ganan y los gastos cuando se gastan.
La Base de la Partida Doble
En cada operación que se efectúa, los elementos del balance varían, mas por ello no deja de existir una igualdad numérica entre el activo y la suma del pasivo con el capital, ya que si la operación aumenta, por ejemplo, uno de los valores de activo, forzosamente dicha variación debe quedar compensada, o con un aumento en cualquiera de los elementos del pasivo o del capital, o con una disminución en cualquiera de los valores del mismo activo. Por el contrario, si la operación aumenta uno de los elementos del pasivo o del capital, forzosamente dicha variación debe quedar compensada, o con una disminución de cualquiera de los valores de activo o con una disminución de los elementos del mismo pasivo o del capital. Esta compensación entre los elementos del balance es la base de la partida doble.
La partida doble consiste en registrar, por medio de cargos y abonos, los efectos que se producen el las operaciones de los diferentes elementos del balance, de tal manera que siempre subsista la igualdad entre el activo y la suma de pasivo con el capital.
Cuentas Contables: Debe y Haber
Nombre que se utiliza para registrar en forma ordenada y sistemática las operaciones que diariamente realiza el ente económico. La cuenta es el registro donde se controlan ordenadamente las variaciones que producen las operaciones realizadas en los diferentes conceptos de activo, pasivo y capital. El nombre que se le asigne a la cuenta debe dar una idea clara y precisa del valor o concepto que controla, por ejemplo, la cuenta que controla el dinero en efectivo se llama Caja; a la cuenta que controla los documentos a favor de una empresa se le llama Documentos por cobrar, etc., por lo tanto, habrá tantas cuentas como valores o conceptos se tengan de activo, de pasivo y de capital.
Para determinar con mayor facilidad y seguridad dichos valores, es preciso que las cuentas contengan dos columnas para registrar en ellas los aumentos o disminuciones que sufren los conceptos de activo, de pasivo y de capital, por las operaciones realizadas.
Tipos de Cuentas
- Cuentas reales o de balance: Activo, Pasivo y Capital (patrimonio).
- Cuentas nominales o de resultado: Ingresos, Gastos y Costos.
- Cuentas de orden: Deudoras y Acreedoras.
Normalmente a cada cuenta se le asignan dos columnas a las que se les llama Debe y Haber.
- Debe: columna que se encuentra en la parte izquierda.
- Haber: columna que se encuentra en la parte derecha.
- Cargar o debitar: es anotar una cantidad en el debe de una cuenta.
- Abonar o acreditar: es anotar una cantidad en el haber de una cuenta.
- Movimiento deudor: suma de los cargos de una cuenta.
- Movimiento acreedor: suma de los abonos de una cuenta.
- Saldo: es la diferencia entre el movimiento deudor y el acreedor.
Existen dos clases de saldos:
- Saldo deudor: una cuenta tiene saldo deudor cuando su movimiento deudor es mayor que el acreedor.
- Cuenta saldada o cerrada: cuando sus movimientos son iguales.
Analizar si el efecto en cada cuenta constituye un aumento o disminución. Definir si se trata de un débito o crédito.
Obligatoriedad de la Contabilidad de Partida Doble
Cuando se gestiona una empresa o se tiene algún tipo de actividad mercantil es casi imposible evitar las tareas de contabilidad. Esta garantiza un retrato fiel de la situación económica y financiera de la empresa y permite elaborar los estados contables anuales y entregarlos en el Registro Mercantil con datos veraces, así como declarar los impuestos correspondientes a la Agencia Tributaria. El principio de partida doble, la forma más antigua de llevar la contabilidad, hace posible registrar (asentar) todas las operaciones comerciales de la empresa de forma clara e inequívoca.
Según establece el Plan General de Contabilidad, todas las empresas, a excepción de las personas físicas (autónomos), están obligadas a llevar contabilidad de partida doble, que en España es la única. Sin embargo, al ser un instrumento tan útil para determinar la salud financiera de un negocio, suele llevarse una contabilidad profesional de partida doble en la mayoría de empresas.
El Plan General de Contabilidad es el texto legal que regula la contabilidad en España y viene determinado por el Real Decreto 1514/2007, que pretendía adaptarla a las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF o IFRS, International Financial Reporting Standards), que fueron adoptadas por la Unión Europea. Recogiendo como normas contables las establecidas en el Código de Comercio por el Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas (ICAC) o en la legislación aplicable, el Plan establece qué cuentas anuales han de presentar las empresas al final del ejercicio y de qué forma se redactan.
Funcionamiento del Principio de la Partida Doble
El procedimiento expuesto por el precursor de la probabilidad Luca Paccioli en el siglo XV, denominado en ocasiones como “método veneciano” por ser la forma de contabilidad llevada por los comerciantes italianos en los albores del Renacimiento, consiste en registrar en el libro diario todas las operaciones a medida que se van produciendo en función de su entrada y su salida de las cuentas y pasarlos diariamente al libro mayor al tiempo que se clasifican en las cuentas correspondientes.
La contabilidad de partida doble equivale a una balanza en equilibrio ya que, considerando el patrimonio total de una empresa, ninguna operación puede significar una pérdida. Si un elemento disminuye ha de ser porque otro aumenta (si entra en una cuenta, sale de otra), como en el ejemplo de la venta de mercancía que vimos anteriormente, según el principio fundamental de “No hay deudor sin acreedor, ni acreedor sin deudor”. Es por esto que cada operación se anota dos veces, al “debe” de una cuenta y al “haber” de otra, y ambos valores han de estar en “equilibrio”.
Principios Fundamentales de la Partida Doble
- Quien recibe es deudor, quien entrega es acreedor. (Lo que se tiene se debe)
- No hay deudor sin acreedor, ni acreedor sin deudor. (Los recursos no surgen por sí solos, sino que proceden de algún sitio)
- Todo valor que entra debe ser igual al valor que sale. (Base del equilibrio de la ecuación patrimonial)
- Todo valor que entra por una cuenta debe salir por la misma cuenta. (Una cuenta se debe poder anular de la misma forma que se crea)
La Cuenta en Contabilidad: La Cuenta "T"
Tradicionalmente el “débito” (o lo que entra) se ha apuntado siempre a la izquierda y el “crédito” (o lo que sale) a la derecha, constituyendo una cuenta mayor, denominada popularmente cuenta “T” por su estructura. La cuenta en contabilidad se representa con una T de brazos largos o de “doble columna” y sus partes son: Debe, Haber y Nombre de la cuenta.
Las Cuentas “T” en la Contabilidad de Partida Doble
Cada cuenta equivale a un concepto del balance y en ellas se registran los aumentos y las disminuciones ocasionados por la actividad de la empresa. Un ejemplo de cuenta podría ser una cuenta de “Caja”, que registra la entrada o la salida de efectivo. La denominación de la cuenta ha de dar una idea inequívoca del concepto que se registra:
- El dinero que una empresa posee en efectivo se representa con la cuenta "Caja".
- Los artículos que el comerciante compra para revender quedan representados con la cuenta "Mercaderías".
- La venta de las mencionadas mercaderías se representa con la cuenta "Ventas".
- Y el gasto por el alquiler del local puede representarse con la cuenta "Alquileres".
Como se ve en el dibujo anterior, cada cuenta tiene dos columnas para registrar por separado cada partida, la del incremento y la de la disminución, y se denominan “Debe” y “Haber”:
- Al anotar algo en el “Debe” se carga o debita una cuenta.
- Cuando se anota algo en el “Haber” se abona o acredita.
DEBE: es la parte de la cuenta donde se anotan los débitos o partidas ingresadas. Conviene recordar que la palabra en sí no significa nada más que el nombre que se asigna a la columna izquierda de la cuenta.
HABER: es la parte de la cuenta donde se anotan los créditos o partidas egresadas. De nuevo, la palabra no tiene más significado que ser el nombre de la columna de la derecha.
Clasificación de las Cuentas
Las cuentas se clasifican en función de los elementos que componen la ecuación contable (activo = pasivo + capital), es decir, hay cuentas de activo, cuentas de pasivo y cuentas de capital. Como activo se entienden los bienes o derechos que el negocio posee; como pasivo, las deudas u obligaciones, y el capital (capital contable o líquido) es la diferencia resultante entre el activo y el pasivo.
Asientos Contables
En el método de la partida doble, el registro de los eventos económicos que afectan al patrimonio de una empresa se refleja en los libros en forma de asientos, que han de ser anotados en el libro diario, registro contable obligatorio por ley, numerados correlativamente y ordenados cronológicamente. Para registrar un asiento contable se anota primero la cuenta (o cuentas) de cargo, donde “cargo” (débito) equivale a un ingreso de dinero o de bienes, y a continuación la cuenta (o cuentas) de abono, donde el término “abono” (crédito) se utiliza para registrar una salida.
Es muy importante llevar una contabilidad ordenada que contenga todos los hechos contables y que los libros estén al día. Un error imperceptible puede hacer que al final las cuentas no cuadren y el balance resultante sea erróneo, lo que podría tener consecuencias fatales para las finanzas de la empresa.
El Balance en la Contabilidad de Partida Doble
El balance constituye el fundamento de la partida doble y se estructura según los activos y los pasivos de una empresa. Por activos se entienden todas aquellas operaciones que tienen que ver con el uso del patrimonio, es decir, en qué se invierte el capital (lo que posee la empresa): instalaciones, máquinas, materias primas, acciones, etc. Los pasivos serían todas las operaciones que indican la procedencia del patrimonio, es decir, de dónde procede el capital (deudas y obligaciones): capital propio, créditos, beneficios, etc.
Clave para la contabilidad es que en las cuentas del activo los ingresos se anotan en el “Debe”, mientras que los egresos se anotan en el “Haber”.
- Cuentas del activo: los abonos se registran en el “Debe”, los cargos en el “Haber”.
- Cuentas del pasivo: las entradas se registran en el “Haber”, las salidas en el “Debe”.
El balance ha de resultar igual (mismo valor en ambas partes). El activo y el pasivo han de estar en equilibrio. Al final lo importante es que la suma del balance dé el mismo valor en activos y en pasivos. Esta disposición permite averiguar cuál era el estado inicial y el final y la ganancia de la empresa en un determinado periodo.
Los empresarios y profesionales autónomos tienen la opción de recurrir a diversos medios que les faciliten llevar la contabilidad. Para que esta tarea no se adueñe de la mayor parte de tu tiempo, conviene considerar la existencia de herramientas especializadas que, sobre todo en el caso de grandes empresas con mucha actividad comercial, pueden aliviar el día a día de forma considerable.
Importancia de la Partida Doble
Para organizaciones y entidades de cualquier tamaño, los fundamentos de la contabilidad representan un estándar en el ejercicio financiero. Este método se basa en el principio de que toda transacción financiera afecta al menos a dos cuentas contables diferentes. Requiere que los estados financieros sean preparados de manera que puedan ser comparados con los de otras empresas y con los de períodos anteriores de la misma empresa. Su correcta implementación tiene incidencia directa en varios aspectos, como precisión y control, transparencia y confiabilidad, además de facilitar la preparación de los análisis financieros. Queda asentada la utilidad del debe y el haber para registrar todas las transacciones financieras de una organización.
A pesar de ser un concepto centenario, la partida doble ha demostrado ser extremadamente adaptable. La adopción de la partida doble permitió a las empresas y a los contadores mantener registros más organizados y detallados de las operaciones financieras. Su capacidad para evolucionar y mantenerse relevante a lo largo de los siglos refleja su solidez y eficacia como método contable. De hecho, la automatización de los procesos contables y el uso de software especializado han simplificado el registro y análisis de las transacciones financieras.
El registro contable, según el modelo de partida doble, obedece a un estándar que todos los profesionales deben conocer y cumplir.
La suma de los débitos (debe) debe ser igual a la suma de los créditos (haber) en cualquier transacción. Entonces, ¿cómo trabajarlo?
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