El Método PEPS, que significa Primeras entradas-Primeras salidas, es una estrategia de gestión de inventario crucial en el ámbito de los sistemas de almacenamiento industrial.
Este enfoque de gestión de inventario se rige por el principio de que los productos que ingresan primero son los primeros en salir. En otras palabras, los artículos que llegan al almacén antes son los primeros en ser utilizados o vendidos.
Ejemplos Prácticos del Método PEPS
Para comprender mejor este método, veamos algunos ejemplos prácticos. Imagina un almacén donde se reciben constantemente nuevos productos.
Según el Método PEPS, al seleccionar un producto para su venta o uso, se elige aquel que ha estado en el inventario durante más tiempo.
Un aliado imprescindible para este sistema de inventarios son los sistemas de almacenamiento industrial o mejor conocidos como racks. Existen diferentes tipos de racks y hay algunos que se enfocan en optimizar la cadena de abastecimiento basada en el método PEPS.
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Por ejemplo, los racks selectivos, las estanterías dinámicas o push back. Este tipo de sistemas facilitan el movimiento de los productos hacia el frente del rack, garantizando que los artículos próximos a vencerse sean fácilmente accesibles.
Industria de Alimentos Perecederos
Supongamos que una empresa se dedique a la venta de frutas frescas, como manzanas. Cuando llega un nuevo lote de manzanas, estas se suman al inventario.
Al utilizar el método PEPS, se supone que las manzanas más antiguas son las primeras en ser vendidas.
Inventario de Productos Electrónicos
Supongamos que una empresa vende productos electrónicos, como teléfonos inteligentes, tabletas y computadoras portátiles. Cuando esta empresa compra estos productos, el método PEPS consideraría que los primeros productos comprados (los primeros en entrar) son los primeros en venderse.
Inventario de Ropa en una Tienda de Moda
Imagina que tienes una tienda de moda que vende ropa de diferentes estilos y marcas. Cuando compras inventario, recibes prendas a diferentes precios.
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Utilizando el método PEPS, los primeros artículos que ingresaron al inventario serán los primeros en venderse.
Cómo Calcular el Método PEPS Paso a Paso
- Registro de compras: Inicialmente, tienes un inventario inicial de 50 unidades a un costo de $10 cada una. Luego, compras 100 unidades a $12 cada una y posteriormente, 75 unidades a $15 cada una.
Tabla de Compras:
| Fecha | Unidades compradas | Costo por unidad |
|---|---|---|
| Inicial | 50 | $10 |
| 1 de marzo | 100 | $12 |
| 15 de abril | 75 | $15 |
- Registro de ventas: Ahora vendes 120 unidades en diferentes transacciones.
Tabla de Ventas:
| Fecha | Unidades Vendidas |
|---|---|
| 5 de mayo | 60 |
| 20 de mayo | 40 |
| 10 de junio | 20 |
- Calculo del Costo de los bienes vendidos utilizando PEPS:
Tabla de Cálculo del Costo de los Bienes Vendidos (PEPS):
| Fecha | Unidades vendidas | Precio por unidad | Costo total de los bienes vendidos |
|---|---|---|---|
| 5 de mayo | 60 | $10 (inicial) | $600 |
| 20 de mayo | 40 | $12 (compra en marzo) | $480 |
| 10 de junio | 20 | $15 (compra en abril) | $300 |
El costo total de los bienes vendidos (COGS) es la suma de estos valores: $600 + $480 + $300 = $1,380.
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La Importancia de un Sistema de Inventarios
¿Necesitas automatizar tu sistema de inventarios? Gestiona tu sistema de inventarios de forma simple, rápida y segura. Olvidate de gestionar todo de forma manual.
Un sistema de inventarios eficiente te permitirá tener un control más preciso sobre la cantidad de productos en stock. Además, también te puede ayudar a evitar la acumulación innecesaria de stock. Conecta compras, pedidos, proveedores y almacén en un solo lugar.
Ventajas del Método PEPS
El sistema de inventarios PEPS (primeras entradas, primeras salidas) es uno de los más utilizados por los negocios tanto grandes como pequeños, que necesitan llevar un control exacto de todas las mercancías que tienen en almacén.
El PEPS, también conocido como FIFO (first inputs, first outputs), consiste en identificar los productos que ingresaron primero al almacén, para darles una salida inmediata, ya sea por venta o traspaso. Este método suele utilizarse sobre todo por empresas o negocios que cuentan con un Kardex o un inventario permanente de todos los productos.
Para estructurar el registro de las mercancías, se tienen que reunir una serie de datos, que pueden variar de acuerdo con las características de cada empresa.
El PEPS refleja con claridad las cifras de cada una de las operaciones realizadas cronológicamente, desde el costo de la mercancía vendida en cada transacción y en su totalidad; hasta las existencias después de cada transacción y la utilidad bruta.
Por otra parte, cuando hay un constante aumento de la inflación, es posible dar precios más bajos a los compradores, gracias a que los productos fueron adquiridos antes a precios inferiores que el actual.
El PEPS es el sistema de inventarios que genera menor gasto, pues reduce el mantenimiento de registros antiguos. Asimismo, este método tiene validez contable, pues al finalizar el periodo contable, las existencias quedan valuadas a los últimos precios de costo de adquisición o producción.
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El sistema de inventarios perpetuo es empleado por empresas cuyos artículos tienen precios relativamente altos, permite cotejar su costo individual en el momento de su enajenación, pues establece un control particular de los artículos que se venden usando tarjetas auxiliares de almacén. (Romero, 2014, Pág. 414).
El rubro de inventarios lo constituyen los bienes de una empresa destinados a la venta o a la producción para su posterior venta, tales como: materia prima, producción en proceso, artículos terminados y otros materiales que se utilicen en el empaque, envase de mercancía (NIF C-4).
Cuando se aplica el sistema perpetuo no se utilizan las cuentas: compras, fletes sobre compras, devoluciones y bonificaciones sobre compras o descuentos sobre compras. Cualquier operación que represente cargos o abonos a estas cuentas debe registrarse en la cuenta de almacén o inventario de mercancías. (Guajardo, 2018, p. 351).
El registro por el sistema de inventarios perpetuos requiere hacerlo cada vez que se adquiere mercancía, se pagan fletes, se realiza una devolución o se obtiene una rebaja, como cuando se venden artículos y debe registrarse el costo de ventas.
Es conveniente registrar estos movimientos en una tarjeta de almacén. La valuación del costo se puede realizar por diferentes métodos, de acuerdo con la NIF C-4, se usan los métodos de: costo de adquisición, costo estándar y detallistas.
Asimismo, según la NIF C-4, las fórmulas de asignación del costo (antes se llamaban métodos de valuación), que pueden utilizarse son: costos identificados, costos promedios y Primeras Entradas Primeras Salidas (PEPS), también el de Últimas Entradas Primeras Salidas (UEPS), que actualmente es utilizada por otros países, además de México, y solo lo utilizan dentro de sus sistemas internos de información contable, ya que esta fórmula no es permitida por la NIF C-4.
A continuación, un ejemplo de valuación de inventarios por las fórmulas de asignación PEPS, costos promedios y UEPS.
Saldo en bancos de $1´450,000.
Inventario inicial de 1,500 sombreros a $20 por cada uno.
- Enero: compra a crédito de 2 mil sombreros a $25 + IVA.
- Febrero: compra a crédito de 4 mil sombreros a $26 + IVA.
- Febrero: se pagan fletes con cheque por la compra anterior por $2,000 + IVA.
- Marzo: venta de 3,500 sombreros a $45 + IVA al contado, depositando el dinero.
- Abril: compra con cheque de 6 mil sombreros a $30 + IVA.
Implementación del Método PEPS en Almacenes
El sistema PEPS se emplea habitualmente en almacenes con productos perecederos o con artículos que pueden deteriorarse si permanecen almacenados durante un tiempo prolongado.
A la hora de aplicar el método PEPS, el responsable del almacén debe organizar ―o reorganizar― los flujos de trabajo para favorecer el rendimiento logístico. Esta estrategia de ubicación requiere de un control preciso del stock que, en ocasiones, es inasumible de forma manual. Por un lado, es usual sustituir la gestión manual de la mercancía por un software de gestión de almacenes que elimine el riesgo de cometer errores en el control del stock.
Ese es el caso de la empresa vitivinícola Viñas Familia Gil en España, que utiliza el sistema de gestión Easy WMS. En el almacén del fabricante de vinos, aplicar el método PEPS es clave para la correcta distribución de 12 millones de botellas de vino al año. Con el software de Mecalux, la compañía se cerciora de que los productos se gestionan siguiendo el criterio de primeras entradas, primeras salidas: se almacenan y expiden primero las tarimas con los vinos que se han embotellado antes.
“El software es capaz de optimizar el movimiento, asegurar la trazabilidad y la rapidez en la ejecución de tareas. Por otra parte, para una correcta implementación del PEPS es fundamental equipar la instalación con sistemas de almacenamiento que propicien la rotación de existencias. Una solución corriente en almacenes con esta estrategia son los racks dinámicos. Se trata de estructuras compactas formadas por canales de almacenamiento con rodillos, colocados con una ligera inclinación. La mercancía se introduce por el pasillo de carga, deslizándose por gravedad sobre los rodillos hasta el extremo opuesto, donde se halla el pasillo de descarga.
Uno de los sistemas de almacenamiento que mejor se adecua al método PEPS es el Pallet Shuttle semiautomático, una solución que incorpora uno o varios carros motorizados encargados de depositar y extraer las tarimas con autonomía. Para adaptar este sistema a la estrategia "primero en entrar, primero en salir" se instala un bloque de racks con dos pasillos de trabajo: uno en el que introducir las tarimas y otro por donde extraerlas.
El Pallet Shuttle semiautomático de Mecalux ha sido el sistema elegido en el almacén del operador logístico Genta para gestionar la mercancía siguiendo el sistema PEPS. “Esta solución garantiza la perfecta rotación de los productos”, manifiesta el propietario de la compañía, Domenico Genta.
Los almacenes automatizados también pueden operar con el método PEPS. Por ejemplo, la empresa láctea Esnelat (Grupo Iparlat) equipó su centro logístico en España con un almacén automatizado de Mecalux para mover, almacenar y expedir productos perecederos con eficiencia. Para la empresa, adoptar en su almacén el sistema PEPS es indispensable. Las tarimas con leche envasada en tetrabrik deben almacenarse y expedirse de forma organizada en función de la fecha de producción y de vencimiento para un consumo sin riesgo. La robotización proporciona una operación ágil, productiva y sin errores, así como una gestión avanzada de la mercancía.
Lo explica Esteban Robles, director técnico de la firma: “Necesitamos fabricar, almacenar y expedir aproximadamente 300 millones de litros de leche y derivados lácteos al año. En términos logísticos, la cifra equivale a 350,000 tarimas anuales, con sus correspondientes particularidades, rotaciones y niveles de demanda. Cada artículo requiere una gestión PEPS apropiada y un control de la trazabilidad estricto”.
Para implantar con éxito el método PEPS se necesitan sistemas de almacenamiento que faciliten una perfecta rotación de la mercancía y un software de gestión que controle las entradas y salidas de productos. A la hora de elegir los sistemas de almacenamiento ideales para el sistema PEPS, es recomendable ponerse en manos de un proveedor integral de soluciones logísticas con experiencia en el diseño e implementación de almacenes.
Si estás interesado en sacar el máximo provecho a tu cadena de suministro, no dudes en contactar con nosotros. Para poder asegurar que la relación de inventarios y producción se mantenga, es ideal realizar proyecciones de compras basadas en los históricos de consumo, esto permitirá ser lo más asertivos posible, minimizando el riesgo de tener alimentos agotados o, peor aún, que el producto no rote antes de su fecha de vencimiento y nos veamos en la obligación de darlo de baja, esto es algo que impacta fuertemente en el margen del negocio.
PEPS: Primero en Entrar Primero en Salir, también conocido como FIFO por sus siglas en inglés.
Para esto, vamos a suponer que recibimos arroz blanco en 3 fechas diferentes: el 3, el 5 y el 7 de marzo, y el día de hoy vamos a usar el 70% de ese arroz para nuestra producción, la forma de salida de ese arroz del almacén debería empezar por tomar primero el inventario que ingresó el 3 de marzo, luego el 5 de marzo y por último el producto del 7 de marzo.
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