Toda empresa está compuesta por elementos o activos de carácter duradero y temporal. Como emprendedor, sabes que la adquisición y creación de bienes o activos es una parte fundamental para el crecimiento de tu pequeña empresa. Los bienes o activos pueden ser maquinaria, computadoras, propiedad intelectual, tecnología, entre otros. Con el paso del tiempo, estos activos duraderos van perdiendo valor. Estos bienes, que en la jerga empresarial se conocen como activos fijos o inmovilizado, pierden valor con el paso del tiempo, por su uso y funcionamiento o se vuelven simplemente obsoletos por los cambios de tecnología (obsolescencia). Es bueno tener en cuenta esto, porque, al fin y al cabo, cuando hablamos de amortización o depreciación estamos hablando de gastos.
Tipos de Activos: Tangibles e Intangibles
Desde un punto de vista contable, un activo es un bien, derecho u otro recurso que una empresa controla económicamente y del que espera obtener un beneficio o rendimiento económico en el futuro. Los activos se clasifican en:
- Fijos: Son recursos de tipo duradero, es decir, que están destinados a servir, de forma perdurable, a la actividad de la empresa y no están pensados para su venta. Cuando hablamos de amortización o depreciación de un activo nos referimos a los activos fijos.
- Circulantes: Son elementos que forman parte de las inversiones cíclicas de una empresa, es decir, no tienen un carácter duradero y están sometidos al ciclo de actividad (por lo general, no más de un año). Es decir, se adquieren existencias (como materias primas, artículos en proceso de fabricación) y posteriormente se venden.
Dentro de los activos fijos, diferenciamos entre tangibles e intangibles:
- Activos Tangibles: Son bienes que se pueden palpar, como móviles, ordenadores, edificios, maquinaria, vehículos y muebles. En una empresa, un coche, un ordenador o los muebles de una oficina son una inversión inicial que con el uso y el paso del tiempo se deterioran. Además, hay que contar el desarrollo tecnológico.
- Activos Intangibles: Como su nombre indica, son recursos no materiales, que no se pueden tocar, como sería una patente, el know-how o tu saber hacer como emprendedor o autónomo.
Depreciación vs. Amortización: Entendiendo la Diferencia
Dicho esto, aprender la diferencia entre amortización y depreciación ayuda a los pequeños negocios a establecer un valor numérico a esos activos en términos de su deterioro a lo largo del tiempo. En términos de contabilidad, cuando hablamos de la diferencia entre amortización y depreciación, nos referimos a los activos que son de carácter duradero y temporal en una empresa. La principal diferencia entre la depreciación y la amortización es que la primera se centra exclusivamente en los activos fijos tangibles, mientras que la amortización se enfoca en los bienes intangibles y diferidos.
Empecemos por entender cuál es la diferencia entre ambos conceptos:
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La depreciación es una deducción anual del impuesto sobre la renta que te permite recuperar el costo u otra base de propiedad específica sobre su uso. Es una provisión para el desgaste, deterioro u obsolescencia de la propiedad. La depreciación es el reconocimiento contable de que un activo fijo pierde valor con el tiempo y el uso. La depreciación reparte ese costo a lo largo de los años en que el activo se usa, en lugar de cargarlo todo el año de la compra. Un anuncio luminoso, al ser un bien físico y palpable, se considera un activo tangible y, por lo tanto, se deprecia.
Por otro lado, la amortización se puede utilizar para reducir el valor en los libros de un préstamo o el costo de un activo intangible durante un período de tiempo. La amortización normalmente utiliza el método de depreciación lineal para calcular los pagos. La amortización es fundamentalmente cancelar el valor de un activo intangible o un préstamo. La amortización ayuda a los pequeños negocios a registrar los costos por un activo intangible como un software, una patente o derechos de autor.
En la práctica, ambas operan permitiendo deducir de los ingresos el gasto incurrido por la pérdida de valor de los activos de la empresa, como resultado del transcurso del tiempo.
¿Qué Activos se Pueden Depreciar o Amortizar?
Por lo general, usted no puede deducir en un año el costo total de propiedad que adquirió, produjo o mejoró y puso en servicio para uso en su ocupación o negocio o en una actividad para producir ingreso, si la propiedad es un gasto de capital. En lugar de ello, por lo general tiene que depreciar dicha propiedad. Puedes depreciar la mayoría de los tipos de bienes tangibles (excepto terrenos), incluidos edificios, maquinaria, vehículos y muebles.
Para que un activo sea depreciable, debe cumplir con todos los siguientes requisitos:
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- Debe ser un bien de tu propiedad.
- Debes utilizarlo en tu negocio o actividad generadora de ingresos.
- Debe tener una vida útil determinable.
- El activo debe durar más de un año.
No todo se deprecia. El caso clásico es el terreno: no se desgasta con el uso, así que no se deprecia. Usted no puede reclamar depreciación sobre la propiedad de uso personal. Si utiliza propiedad, tal como su automóvil para su negocio o inversión, además de uso personal, solo puede depreciar la parte que utiliza para negocio o para propósitos de inversión. No puede ser propiedad excluida.
Los activos intangibles, como patentes, derechos de autor y software de computadora, son objeto de amortización.
Métodos y Cálculo de la Depreciación
La depreciación es un método contable que ayuda a establecer el gasto de usar un activo a lo largo del tiempo. Por ejemplo, si compras computadoras para tu negocio, puedes depreciarlas. Solamente debes calcular la depreciación anualmente y el método más común para hacerlo se llama depreciación lineal. Para calcular la depreciación, debes tener a mano los siguientes datos:
- El costo de tus activos o bienes, como los costos de compra, envío, entre otros.
- Tiempo de vida útil de tus activos. La vida útil es el periodo durante el cual se espera que un activo sea productivo para la empresa. La vida útil determina sobre cuántos años se reparte la depreciación.
- El valor residual (el valor del activo al terminar su vida útil).
Puedes calcular la depreciación de tus activos utilizando la siguiente fórmula de depreciación por línea recta:
Depreciación anual = (Costo inicial del activo - valor residual) / vida útil del activo
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Por ejemplo, si el cálculo del primer año para un activo que cuesta $5,000 con un valor residual de $1,000 y una vida útil de 10 años sería $5,000 menos $1,000 dividido por 10 años, lo cual equivale a $400.
Otro ejemplo: pongamos que compras una furgoneta por 50.000 euros, estimas una vida útil de 15 años y un valor remanente de 5.000 euros. El método de cálculo utilizado aquí es el llamado método lineal, que es el más simple y sencillo.
En general, uno de los métodos de depreciación más conocido es la depreciación en línea recta, conforme al cual la pérdida de valor del activo es considerada con base en el tiempo y no el uso del activo. Por ejemplo, si tenemos un activo de $100 al que le aplicamos una depreciación a 5 años, iríamos registrando un gasto de $20 cada año. Existen otros métodos como la depreciación acelerada, en la cual se imputa una mayor parte del gasto al primer año; la depreciación por producción, la cual toma en cuenta la cantidad de unidades que se estima que producirá el activo y las producidas en el año en curso, entre otros.
Métodos y Cálculo de la Amortización
La amortización se aplica a dos situaciones principales: activos intangibles y pago de un préstamo. Para calcular la amortización, primero debes conocer el valor del activo. Luego debes determinar su vida útil anticipada, lo cual es el período en el cual será de utilidad para tu negocio.
Veamos a continuación un ejemplo de cómo calcular la amortización para una patente:
Digamos que compraste una patente por $13,000 con una vida útil de 10 años.
Amortización anual = Valor total de compra del activo / Vida útil estimada del activo
Con esta fórmula obtenemos: $13,000 / 10 = $1,300 por año.
En el caso de la amortización, es importante destacar que esto aplica tanto para activos como para deudas. En este último caso, el método de amortización americano consiste en descontar las cuotas de intereses mensualmente, y el capital abonarlo íntegro en una última cuota.
Consideraciones Fiscales y Contables
La compra de un activo te puede ayudar a disminuir tu carga de impuestos en años futuros. Esto gracias a herramientas como la depreciación y la amortización, cuyo objetivo es registrar la pérdida de valor en el tiempo de un activo. La depreciación es la recuperación del costo de la propiedad durante un número de años. El seguimiento de los gastos de depreciación de un activo es esencial para fines de declaración de impuestos.
Es posible que usted pueda elegir, conforme a la Sección 179 del Código de Impuestos Internos, recuperar todo o parte del costo de la propiedad calificada, hasta una cantidad determinada en dólares en el año tributable en que pone la propiedad calificada en servicio. El costo total que puede deducir después que le aplica el límite en dólares está limitado a su ingreso tributable derivado de llevar a cabo una ocupación o negocio activo durante el año tributario. Usted deduce el gasto conforme la Sección 179 en el año en que pone en servicio la propiedad calificada. Puede elegir tratar la propiedad que son bienes raíces calificados como propiedad calificada conforme la Sección 179.
Para determinadas propiedades calificadas y determinadas plantas calificadas, es posible que desee solicitar la asignación especial por depreciación. Para las propiedades calificadas puestas en servicio después del 31 de diciembre de 2024 y antes de enero de 2025, la asignación especial por depreciación es de 40% (60% para bienes con un largo periodo de producción y ciertas aeronaves). Para las propiedades calificadas adquiridas y puestas en servicio después del 19 de enero de 2025, la asignación especial por depreciación es de 100%. Existen también reglas especiales y límites sobre la depreciación de propiedad “listada”.
Por lo general, si está depreciando propiedad que puso en servicio antes de 1987, tiene que utilizar el Sistema de Recuperación Acelerada de Costos (ACRS, por sus siglas en inglés), o el mismo método que utilizó anteriormente.
Antes de entrar a los tipos de amortizaciones, es importante destacar que esta práctica solo se refleja a nivel contable, por lo cual no ocurrirán movimientos de dinero o efectivo, sino que se descontará la pérdida de valor bajo la figura de gasto. Los tipos de amortización y depreciación dependen de las normas contables que siga cada país, como por ejemplo en USA aplican las GAAP (Generally Accepted Accounting Principles).
Si tu sistema tiene activos que ya no existen -rotos, vendidos, robados- los estás depreciando como si siguieran ahí. Si tiene activos sin registrar, no los estás depreciando aunque deberías. La depreciación es una operación matemática sobre datos. Por eso, antes de afinar el cálculo de depreciación, vale la pena asegurar lo de abajo: que el registro de activos coincida con lo que físicamente existe.
Recursos Adicionales y Asesoramiento Profesional
A continuación se presentan algunos recursos adicionales sobre la amortización de pequeñas empresas y la deducción por depreciación que puedes consultar en línea:
- Publicación 4562 (en inglés), Sobre cómo depreciar la propiedad (incluida la información sobre la propiedad listada).
- Formulario 4562 del IRS (para calcular tu deducción por depreciación y amortización).
- Acerca de la Publicación 538 (en inglés), Sobre períodos y métodos contables.
- Lo que los propietarios de pequeñas empresas deben saber sobre la deducción por depreciación de la propiedad.
Ahora, si no eres un maestro de las finanzas, te recomendamos que te asesores con un profesional o experto en impuestos. Es esencial hablar con un profesional financiero para comprender el cálculo y las deducciones de amortización y depreciación para la contabilidad de tu negocio.
Descargo de responsabilidad: Este material ha sido preparado únicamente con fines informativos. No está destinado a proporcionar y no se debe confiar en él para obtener asesoramiento fiscal, legal o contable. Sugerimos consultar con su asesor fiscal, legal y contable antes de realizar cualquier transacción.