Si contratas personal de manera remota en México, en este artículo encontrarás todo lo que necesitas saber sobre el pago de nómina en este país. ¿Tienes dudas sobre el pago de la nómina de tu capital humano? En este artículo encontrarás todo lo que necesitas saber para gestionar el pago de nómina en este país y cumplir con la legislación local.
¿Qué es la Nómina y su Marco Legal en México?
La gestión de la nómina es un proceso vital en el funcionamiento de toda empresa. El pago de nómina se encuentra entre las prioridades de toda empresa. Por un lado, esta debe procurar cumplir con los aspectos legales que conlleva la contratación de personal. La nómina es un documento legal donde se ve reflejada la remuneración total del trabajador. Incluye sueldos, salarios, percepciones y deducciones correspondientes en un periodo determinado.
Si gestionas el pago de la nómina en México, debes saber que está sujeta a la Ley Federal del Trabajo, Ley del Seguro Social y el Código Fiscal de la Federación. La normativa referida a lo laboral está desarrollada en el artículo 123 de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos.
A su vez, en el artículo 804, establece dos puntos fundamentales: primero, la empresa debe conservar y exhibir los contratos individuales que se realicen. Segundo, se debe conservar el registro de la nómina personal de los trabajadores, que incluye los controles de asistencia, los comprobantes de pagos de utilidades, de vacaciones, de aguinaldos y los pagos de primas que se otorguen. En la nómina se conservan documentos y archivos requeridos por la ley.
El artículo 15 de la Ley del Seguro Social establece la obligación del empleador de inscribir a los trabajadores en el IMSS. Se deben incluir los detalles de la nómina: salario y cantidad de días trabajados. El empleador debe mantener un registro detallado de todos los trabajadores y sus condiciones laborales. Otra responsabilidad esencial es la emisión de recibos de nómina, que deben contener detalles exactos sobre el salario bruto, deducciones, y salario neto.
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El formato de la nómina está regido por el Código Fiscal de la Federación, donde se establece de qué manera se debe estructurar el contenido de la nómina para tener validez de comprobante fiscal.
El IVA y su Relación con el Pago de Nómina
Para ayudarte a disipar tus dudas y saber si tienes que pagar IVA o no, hablaremos de este impuesto, quiénes no tienen que pagarlo y cómo saber si tienes un saldo a favor por cobrar.
El IVA es un impuesto que se cobra por el consumo final de productos y servicios. La mayoría de las empresas y particulares en el país tienen la obligación de pagar un 8% (en la frontera norte del país) y un 16% de Impuesto al Valor Agregado (IVA) (en el resto de México), dependiendo de dónde se realice la operación fiscal.
Sin embargo, la pregunta fundamental es si este impuesto aplica directamente sobre los salarios de los empleados. Al respecto, aunque el IVA generalmente no se aplica directamente sobre los salarios, las empresas deben asegurarse de que todos los servicios relacionados con la nómina, como consultorías externas, cumplan con las obligaciones de IVA.
¿El IVA influye en la nómina de los trabajadores? No directamente, ya que es un impuesto al consumo y no un impuesto sobre la nómina. Sin embargo, las empresas que pagan IVA pueden deducir ciertos gastos, lo que puede influir en su estructura financiera y en sus decisiones sobre aumentos salariales.
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Preguntas Frecuentes sobre el IVA y las Prestaciones Laborales
Para mayor claridad sobre la relación entre el IVA y los elementos de la nómina, abordamos las siguientes preguntas:
- ¿El aguinaldo está sujeto al IVA? No, el aguinaldo es una prestación laboral y no está sujeto al IVA. Sin embargo, el trabajador pagará IVA al utilizar ese dinero en la compra de bienes o servicios gravados.
- ¿La PTU se ve afectada por el IVA? No, la Participación de los Trabajadores en las Utilidades (PTU) se calcula sobre las ganancias netas de la empresa, antes del pago de impuestos indirectos como el IVA.
- ¿La prima vacacional genera IVA? No, la prima vacacional es una prestación laboral y no está gravada con IVA. Sin embargo, los trabajadores pagarán IVA al gastar ese dinero en servicios turísticos, transporte o compras.
- ¿Cómo afecta el IVA a recursos humanos? El área de recursos humanos no está directamente relacionada con el IVA, pero sí debe conocer su impacto en los costos operativos de la empresa, especialmente en servicios subcontratados como capacitación o consultoría, los cuales incluyen IVA.
- ¿Cómo se relaciona el IVA con el organigrama de una empresa? El IVA es gestionado por áreas específicas dentro del organigrama, como Finanzas o Contabilidad, que se encargan de calcular, retener y declarar el impuesto correctamente ante el SAT.
- ¿Cómo se relaciona el IVA con la NOM-035? La NOM-035 busca prevenir riesgos psicosociales en el trabajo. Un aumento en el IVA puede generar estrés financiero en los empleados, lo que indirectamente puede considerarse un factor de riesgo psicosocial.
Tipos de IVA, Exenciones y Tasa 0%
Existen distintos tipos de IVA que los contribuyentes deben conocer:
- IVA acreditable: es aquel que se paga cada vez que el contribuyente compra algún producto o contrata un servicio mediante un crédito o a plazos.
- IVA trasladado: es aquel que se cobra directamente al consumidor cuando realiza una compra facturable al contado.
- IVA por trasladar: es aquel que está pendiente de pago por el vendedor de un producto o servicio que ha sido adquirido a plazos o a través de un crédito.
- IVA causado: es aquel que se cobra en cada transacción comercial.
Todos estos tipos de impuesto tienen una tasa del 8% cuando son producto de una operación comercial en la zona fronteriza y del 16% cuando se realizan en el resto del territorio nacional. El Impuesto al Valor Agregado (IVA) apareció en México en el gobierno del presidente López Portillo, el 23 de diciembre de 1978, para entrar en vigor el 1 de enero de 1980. Inició en el 10%, en 1983 se acrecentó al 15%, la crisis económica de la época lo redujo un cinco por ciento en 1991, pero la disminución del PIB lo retornó al 15% en 1995, para 2010 se incrementó a su estado actual del 16%.
Diferencia entre «exento de IVA» y «tasa 0%»
Aunque a menudo se confunden, las operaciones exentas de IVA y las de tasa 0% tienen diferencias importantes. Su diferencia respecto a los otros tipos de actividades radica en:
- Operaciones exentas de IVA: Son todas aquellas actividades que tienen un giro comercial, pero que por su naturaleza, formato o papel económico tienen un beneficio de exención en el pago de este impuesto.
- Operaciones con tasa 0%: Son todos los productos y servicios que producen los mismos efectos legales que los que tienen 8 o 16% de IVA, según la ley vigente. Eso quiere decir que se podrá acreditar o solicitar el saldo a favor que resulte.
Productos y Servicios Exentos de IVA
Los productos y servicios exentos del pago de IVA son todos aquellos que cuentan con un beneficio fiscal que les permite liberarse de obligación del pago del impuesto debido al giro comercial que desempeñan. Sin embargo, contrarias a las actividades que tienen una tasa de IVA del 0%, estas operaciones no pueden beneficiarse de las erogaciones correspondientes. Esto es, que no pueden recibir estímulos fiscales adicionales o deducir impuestos sobre esta actividad.
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Estos son algunos ejemplos de productos y servicios exentos de IVA:
- Operaciones de enajenación, como la venta de suelo.
- Prestación de servicios, como el servicio social.
- Importación de obras artísticas.
Productos y Servicios con Tasa 0%
Existen algunos productos y servicios a los que se aplica la tasa 0% de IVA, así que no se le incrementa a su precio. Es decir, el consumidor no paga el gravamen. Este año se agregaron algunos productos a este rubro, como los alimentos para mascotas y productos de gestión menstrual (es decir: las toallas femeninas, tampones y copas menstruales).
Otros ejemplos:
- Medicinas de patente.
- Libros.
- Hielo y agua no gaseosa (excepto en presentaciones menores a 10 litros).
- Tractores para accionar implementos agrícolas.
Cómo Saber si Tienes IVA a Favor
Si llevas tu propio control de ingresos, gastos y pagos de impuestos, puedes darte cuenta fácilmente de si tienes un saldo a favor. Para ello deberás:
- Sumar el total de tus ingresos debidamente facturados.
- Sumar el total de tus pagos de IVA causado (el que has pagado de manera indirecta al consumir bienes).
- Revisar si en tus ingresos te han retenido algún porcentaje del pago de IVA aplicable.
- Sumar el valor de las retenciones y el del IVA causado.
Si el valor es mayor al 8 o 16% aplicable con base en tus ingresos, es muy probable que tengas un saldo a favor. Puedes solicitar la devolución de este importe ante el Servicio de Administración Tributaria (SAT) de forma sencilla durante o después de tu declaración anual. Para que tengas un buen registro de lo que pagas de IVA es importante que pidas y emitas facturas en tus actividades económicas. Si lo haces de forma correcta, podrías recibir una devolución de impuestos, siempre y cuando cumplas con los requisitos.
Otros Impuestos y Obligaciones de Nómina en México
Además del IVA, la gestión de nómina implica el cumplimiento de otras obligaciones fiscales cruciales. El panorama fiscal para los empleadores es amplio y abarca una serie de requisitos legales que deben cumplirse rigurosamente.
Impuesto Sobre la Renta (ISR)
ISR o Impuesto Sobre la Renta: se aplica a las ganancias obtenidas en actividades como la venta o renta de inmuebles, o la prestación de algún tipo de servicio. Es la diferencia entre los ingresos y las deducciones autorizadas por el gobierno para todos los contribuyentes. Todas las personas están obligadas a la contribución del Impuesto sobre la Renta, o ISR, sin importar la naturaleza, denominación u origen de sus ingresos.
Una de las obligaciones fiscales de nómina más críticas es la retención del Impuesto Sobre la Renta (ISR) de los salarios pagados a los empleados. El ISR es un impuesto que el empleador está obligado a retener y pagar a las autoridades fiscales correspondientes.
Impuesto Sobre Nómina (ISN)
En México, además de cumplir con el ISR, IVA y retenciones, las empresas también deben pagar un impuesto estatal poco conocido, pero obligatorio: el ISN (Impuesto Sobre Nómina). Se le considera un impuesto local, pues cada estado en México lo administra de manera autónoma, estableciendo su propia tasa y lineamientos.
¿El ISN es el mismo que el ISR? No. El ISR es federal y se aplica al trabajador.
¿Debo pagar ISN en cada estado donde tengo empleados? Sí.
El ISN es un impuesto obligatorio para todas las empresas con empleados en México. Aunque puede parecer pequeño, su acumulación mensual representa un costo importante para el negocio.
Aportaciones al IMSS e INFONAVIT
Los empleadores están obligados a contribuir al sistema de seguridad social, lo que incluye la inscripción de los trabajadores al Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS). Los artículos 97 y 110 de la Ley Federal del Trabajo establecen la obligación de los empleadores de pagar a esta entidad un 5% del salario base de cada trabajador para que pueda acceder a estos préstamos.
Gestión de la Nómina y Cumplimiento
La gestión de nómina es un aspecto crucial en cualquier empresa, no solo por el cálculo de los salarios, sino también debido a las obligaciones fiscales de nómina que los empleadores deben cumplir. Estas obligaciones aseguran que las empresas operen conforme a las leyes tributarias y protegen tanto a la organización como a sus empleados de sanciones fiscales.
El cumplimiento riguroso de las obligaciones fiscales de nómina requiere la retención precisa del Impuesto Sobre la Renta. La declaración anual de impuestos es otro componente crucial. Las empresas deben presentar informes anuales que detallen todas las retenciones de ISR de los empleados y los pagos realizados a las autoridades fiscales. Es fundamental que los empleadores manejen los datos privados de los empleados con cuidado.
Implementar un software de nómina que se mantenga actualizado con las regulaciones fiscales puede ayudar a garantizar el cumplimiento de todas las exigencias. Para las empresas que buscan una solución integral, Sfera Nómina ofrece un software de nómina completo, diseñado para abordar cada aspecto de las obligaciones fiscales de nómina, desde cálculos precisos hasta la gestión de datos de empleados.
Para establecer y mantener los vínculos laborales con trabajadores mexicanos, te recomendamos seguir informado sobre las leyes y sus modificaciones.