En CONTPAQ i® CONTABILIDAD, el término del ejercicio contable es un momento crucial para toda empresa. Este proceso es fundamental para conocer la utilidad o pérdida obtenida y sienta las bases para el siguiente periodo. CONTPAQ i® CONTABILIDAD realiza de forma automática el cierre, generando la póliza necesaria para la cancelación de saldos a las cuentas de resultados y, al mismo tiempo, actualiza las tablas de fechas para la captura del siguiente ejercicio contable.
Una ventaja significativa de CONTPAQ i® CONTABILIDAD es que, si se manejan periodos abiertos, podrán realizarse ajustes a los movimientos capturados, aún después de haber aplicado el cierre del ejercicio y los saldos en los reportes se reflejarán fielmente.
¿Qué es el Cierre de Ejercicio Contable?
El cierre de ejercicio marca el término del ejercicio contable y crea un nuevo ejercicio. Para su correcto funcionamiento, el periodo vigente puede cambiarse de forma manual o automática, dependiendo del Manejo de periodos que se haya seleccionado al crear la empresa. Si se utilizan periodos abiertos, se podrá cambiar manualmente el periodo vigente. Si se utilizan periodos cerrados, el cambio del periodo es automático al realizarse el cierre de periodo.
Requisitos para el Cierre de Ejercicio
Antes de iniciar con el proceso del cierre, debes verificar lo siguiente:
- Todas las ventanas de diálogo deben estar cerradas.
- En versión red, sólo el usuario que realizará el cierre debe estar dentro de la empresa, los demás usuarios, deberán estar fuera de esa empresa.
- Respalda la empresa.
- Verifica que toda la información del ejercicio actual se haya capturado.
El Periodo de Ajuste (Periodo 14)
CONTPAQ i® CONTABILIDAD maneja un periodo donde se pueden hacer ajustes relacionados con el cierre del ejercicio, conocido como el Periodo 14 o Periodo de Ajustes. Si ya se efectuó el cierre de ejercicio contable y necesita registrar más operaciones que no deben ser incluidas en el siguiente ejercicio, entonces se pueden registrar en el Periodo de Ajustes, sin que esto afecte los saldos del último periodo. La póliza anual de resultados se genera en el periodo 14.
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Cambio al Periodo de Ajuste
Para realizar el cambio de periodo es necesario que, al instalar la empresa, se haya marcado la casilla “Manejar periodos abiertos”. Si no lo marcaste, ve al menú Configuración, selecciona la opción Redefinir empresa y en la pestaña 3. Pólizas y su captura, marca las casillas:
- “Permitir modificar periodos anteriores”
- “Permitir modificar periodos futuros”
Después de esto, guarda los cambios. Para cambiar el periodo vigente realiza cualquiera de las siguientes acciones:
- Ve al menú Configuración, submenú Redefinir empresa, pestaña 1. Generales y ubica el campo “Periodo vigente”.
- Ve al menú Cierre, submenú Cambiar periodo.
Para cambiar el periodo sólo necesitas indicar el nuevo periodo que quieres manejar. Para hacer el cierre del ejercicio, el periodo vigente debe ser el 14.
Importante: Antes de cambiar el periodo, respalda la empresa ese día.
La Póliza de Cierre en CONTPAQ i® CONTABILIDAD
¿Qué es la Póliza de Cierre?
La póliza de cierre salda a ceros todas las cuentas de resultados deudoras y acreedoras, haciendo un movimiento para saldarlas y un movimiento contrario a una cuenta de capital, en la cual se almacenará el resultado de la utilidad o pérdida del ejercicio por cerrar. Esta póliza la genera CONTPAQ i® CONTABILIDAD en base a los movimientos registrados en el ejercicio actual y es un requisito para cerrar el ejercicio e iniciar uno nuevo. Mientras no se realice la póliza de cierre, no podrá cerrarse el ejercicio.
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Requisitos para Realizar la Póliza de Cierre
Para realizar la póliza de cierre verifique que:
- El periodo vigente sea el periodo 14.
- No existan movimientos en la Cuenta de cuadre.
- No existan pólizas sin afectar.
- Exista una cuenta de capital acreedora, ya que es la que se utilizará para cancelar los saldos de resultados.
La Cuenta de cuadre es una cuenta de control que se genera de forma automática y sirve para cuadrar una póliza si es que los movimientos de cargos y abonos son diferentes.
Importante: Si la Póliza de cierre se realiza y el periodo actual no es el 14, CONTPAQ i® CONTABILIDAD no considerará esa póliza como de cierre y por lo tanto no podrá realizarse el cierre del ejercicio.
Generación de la Póliza de Cierre
Para realizar la póliza de cierre, ve al menú Cierre, submenú Póliza de cierre. Para que la póliza de cierre se genere, sólo necesitas indicar la cuenta de Capital acreedora que cancelará los saldos de resultados y el número de póliza que desees.
Después de Generar la Póliza de Cierre
Una vez que se ha generado la póliza de cierre se puede realizar lo siguiente:
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- Modificar la póliza de cierre antes de hacer el cierre del ejercicio. Si se modifican las cuentas de resultados en ejercicios anteriores, esta póliza se recalcula automáticamente.
- Imprimir la póliza de cierre, ya sea desde Reportes o desde Pólizas.
- Desplegar la póliza de cierre, desde Reportes auxiliares, marcando la casilla “Sólo las de Ajuste”, y desde Pólizas, marcando la casilla “Póliza de ajuste”. Cabe aclarar que si esta casilla no se marca, la póliza no se desplegará.
Importante: Después de realizar el Cierre del ejercicio esta póliza no podrá modificarse ni eliminarse.
Problemas Comunes y Soluciones en CONTPAQ i® CONTABILIDAD
A pesar de las automatizaciones, el manejo de información contable puede presentar desafíos. La gran mayoría de contadores y despachos contables no suelen hacer backups o respaldos en otro disco duro o memoria USB de la información que capturan en los sistemas contables como CONTPAQi, lo que puede complicar la recuperación ante un incidente.
Restauración de Empresas CONTPAQi
La restauración de empresas en CONTPAQi puede complicarse y resultar más laboriosa por el formato con el que se maneja la información. En ocasiones, la cosa se complica un poco y tenemos que hacer el montaje manual de las bases de datos. Si al tratar de abrir nuestra empresa marca algún error, necesitamos instalar el Microsoft SQL Server Management Studio Express para hacer algunos ajustes en las bases de datos. Las bases de datos a consultar es GeneralSQL en la tabla “listaEmpresas” donde encontramos el campo el “Id” que tiene el número de identificación que CONTPAQi asigno a la empresa.
Errores en la Reconstrucción de Saldos de Cuentas
Al ejecutar la reconstrucción de saldos de cuentas en CONTPAQi Contabilidad puede aparecer el mensaje: “error en póliza XX que no existe”. Este error es causado por movimientos sin póliza (registros huérfanos en MovimientosPoliza) o por inconsistencias entre las tablas Polizas y MovimientosPoliza en SQL Server desde Management Studio. Este tipo de error de reconstrucción de saldos ocurre cuando hay movimientos huérfanos, inconsistencias internas o relaciones rotas, y provoca que la utilería no finalice correctamente. La utilería de reconstrucción revisa pólizas y movimientos para recalcular saldos. Para solucionarlo, cierra SSMS, vuelve a la empresa en CONTPAQi y ejecuta de nuevo Reconstrucción de saldos de cuentas.
Si necesita deshacer cierres contables o errores específicos, el proceso es el siguiente:
- Ingresar al SQL server management studio express y conectarse a la instancia.
- Posicionarse y seleccionar con doble clic la base de datos de la empresa con el problema.
- Ejecutar el query llamado sql-deshacercierres_contabilidad.sql de acuerdo a los pasos 1 y 2.
- Entrar a la empresa y borrar la póliza de cierre, para localizarla rápidamente buscarla en el listado de pólizas con el ejercicio y el periodo de ajuste, aparece al final.
- Esperar unos minutos a que la afectación termine de recalcular saldos.
- Reconstruir saldos desde el primer periodo del ejercicio actual.
- Cerrar el periodo 12.
- Crear la póliza de cierre con la misma cuenta que tenía anteriormente.
- Cerrar de nuevo el ejercicio en cuestión.
Problemas de Configuración Regional
Un problema común puede ser la “Configuración regional” en otro idioma, que puede generar un “699 - Error al realizar el proceso”. La solución es la siguiente:
- Ir al Panel de Control / Configuración regional de idioma.
- Seleccionar la pestaña Formatos.
- Presionar el botón Configuración Adicional.
- Presionar el botón Restablecer de la pestaña Números y verificar que los formatos se encuentren en Español México.
- Ir a la pestaña Administrativo.
- Entrar al botón Cambiar Configuración regional del sistema y cambiar a Español México.
- Hacer clic en el botón Copiar Configuración y activar el parámetro de pantalla de inicio de sesión y cuentas del sistema y presionar aceptar (todo tendrá que estar en español México).
- Presionar el botón aplicar y aceptar.
- Reiniciar el equipo.
Nota: Es necesario que el idioma de entrada (Teclado) se muestre como Español (México).
Errores al Restaurar Respaldos del ADD (Guid XXXXX-XXXX)
El problema “Guid XXXXX-XXXX al restaurar un respaldo (Contabilidad ContPAQi)” se presenta cuando el respaldo del ADD (.zip) contiene una carpeta comprimida. La solución es:
- Respaldar empresa.
- Ir a la carpeta de respaldos del Index: C:\Compac\index\respaldos
- Ubicar el respaldo del ADD (.zip) que se intenta restaurar.
- Abrir la carpeta comprimida y validar que exista otra carpeta comprimida, adicional a las bases de datos del ADD.
- Eliminar la carpeta.
- Ingresar a CONTPAQi Contabilidad.
- Realizar el proceso de restauración del respaldo.
Otro error relacionado es: “No se pudo restaurar el respaldo de ADD, la empresa seguirá usando el ADD que tenia antes de restaurar (Contabilidad ContPAQi)”.
Problemas de Instalación
Si el asistente de instalación indica que no pudo agregar el servidor "Servidor ContPAQi" como un servicio, una solución es ir a la ruta C:\Users\(nombre del usuario de Windows)\AppData\Local\Temp y borrar los temporales. Desde el catálogo de empresas, seleccionar la empresa y respaldar es siempre una buena práctica.