La expansión de las organizaciones trae como consecuencia la complejidad en las labores que estas realizan, surgiendo la imperiosa necesidad por parte de la gerencia de ordenar todo el trabajo administrativo-contable que implica un crecimiento de tal magnitud.
Manual de Contabilidad
El Manual de Contabilidad otorga a la empresa la seguridad de que los registros contables de sus operaciones se realicen en base a lo estipulado y autorizado por la administración de la empresa y/o el gobierno corporativo de la misma.
Para su validez, el Manual de Contabilidad debe ser autorizado y aprobado por el Consejo de Administración de la Sociedad, el Administrador General único o el Consejo de accionistas, o el empresario en el caso de ser persona física ya que, estos son los niveles jerárquicos superiores o de más alto rango dentro de la empresa, aunado a que éstos son los principales responsables de la información financiera de la sociedad ante terceros.
La vigencia del manual de contabilidad debe ser mínimo de un año.
La empresa debe contar con personal que vigile que lo establecido en dicho manual se esté aplicando, actualizando y renovando conforme a las políticas establecidas en el mismo, realizar anotaciones y apuntes sobre errores y faltas, así como dar conocimiento de su incumplimiento para realizar las correcciones necesarias. También se deberán elaborar canales de retroalimentación entre los usuarios de dicho manual en el que propongan mejoras o correcciones al mismo.
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Además de lo anteriormente expuesto, los Manuales de Sistema de Contabilidad General se transforman en una guía de acción para las organizaciones de manera de conducirse, contable y administrativamente, ante las diferentes circunstancias y factores que pueden influenciar el desenvolvimiento de la organización, previendo y adaptando su funcionalidad ante los sucesos que la coaccionan.
Es por ello que se hace necesario crear, como unidad principal, la llamada “Unidad de Sistemas y Procedimientos”, que tendrá como función principal organizar el trabajo y sugerir a las líneas de mando los procedimientos a seguir en la realización del mismo, buscando simplificar y reducir las actividades, procedimientos, así como las tareas innecesarias en las operaciones.
Por lo anteriormente expuesto, la persona encargada del Departamento expuesto anteriormente, Analista de Sistemas o Sistematizador, para cumplir con las funciones inherentes a su cargo, procede entonces, a diseñar un manual de sistemas y procedimientos donde se definirán tanto las características de la organización como son políticas de selección de personal, normas estatutarias y legales que la rigen, políticas de cancelación de dividendos y otras, así como la estructura organizativa y las funciones a desempeñar en cada uno de los departamentos que conforman esa estructura.
Contabilidad Manual vs. Contabilidad Sistematizada
El manual de contabilidad, aunque no es obligatorio para la mayoría de las empresas.
La masificación del uso de las computadoras no dejó atrás a la contabilidad. Miles de empresas en el mundo aprovechan las ventajas que implica tener un sistema automatizado de registros contables, aunque otras continúan con la forma tradicional.
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Hay muchas más diferencias entre contabilidad manual y contabilidad sistematizada. Una de las más resaltantes diferencias entre contabilidad manual y contabilidad sistematizada es el soporte. Mientras que en el primer método se utilizan libros y papeles físicos, en el segundo se recurre a los dispositivos electrónicos.
Una de las principales diferencias entre contabilidad manual y contabilidad sistematizada es que, en la primera, el contador debe mantener una larga relación con cada una de las transacciones, registrándola en libros y procesos correspondientes.
Una de las ventajas de este último sistema es que implica un menor esfuerzo para mantener los libros actualizados y al día.
Diferencias Clave:
- Cálculo directo: En la contabilidad sistematizada el programa está diseñado para hacer las operaciones matemáticas necesarias relacionadas con una transacción.
- Soporte básico: En la contabilidad manual todo nace en el Libro Diario, un registro pormenorizado de cada una de las transacciones.
- Respaldos: La única posibilidad de hacer respaldos en los procesos manuales es duplicando los libros, otra de las diferencias entre contabilidad manual y contabilidad sistematizada.
- Instantaneidad de los estados financieros: También destaca en las diferencias entre contabilidad manual y contabilidad sistematizada es que, en la primera, los estados financieros se preparan una vez al año.
Muy frecuentemente cambian los sistemas de impuestos, las regulaciones fiscales e incluso las formas cómo se generan los comprobantes electrónicos. Esta es otra de las diferencias entre contabilidad manual y contabilidad sistematizada, pues estos programas cuentan con la opción de la actualización permanente.
Si requiere asesoría personalizada para su negocio en el tema contable, contáctenos. Un equipo de contadores estará a su servicio orientándole incluso sobre la posibilidad de adquirir un sistema de contabilidad sistematizada para su negocio.
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Organización y Sistematización
La idea de las organizaciones actuales no es solo que los clientes consuman los bienes y/o servicios ofertados, sino también establecer una relación cliente-empresa con una retroalimentación suficiente entre ambos factores para obtener un resultado óptimo, es decir, cumplir internamente con determinadas acciones dentro de la empresa que permita ofrecer a los clientes y demás usuarios de la misma, a través de herramientas de gestión, que procuren el minimizar los costos en los que incurren las entidades, mejorar los procesos internos que conllevan a la oferta de bienes y/o servicios y por ende la satisfacción del cliente y usuarios de la empresa.
Para lograr lo anteriormente planteado, las organizaciones se sirven de diferentes herramientas para alcanzar sus metas y lograr sus objetivos.
Es necesario entender que cada entidad tiene características muy particulares, un entorno propio y los factores que influyen sobre las mismas actúan de manera diferente y en grados disímiles en el logro de sus objetivos.
Sin embargo, todas y cada una de ellas, antes de planificar sus estrategias de acción, deben entender claramente lo que significa la organización, para así planificar y establecer sus operaciones para la lidiar con la competitividad y la globalización en las organizaciones.
La relación existente entre organización y sistematización es el plan previo adoptado por las entidades para la consecución de un fin, alcanzar metas o lograr objetivos.
En síntesis, organización es un proceso a nivel de toda la organización, mientras que la sistematización va ordenando los elementos de manera progresiva cada actividad, unidad, área o departamento hasta lograr que el impacto de estos sobre el resultado que espera la entidad sea eficiente y eficaz sobre el uso de los recursos, de cualquier tipo, para la consecución de los objetivos para la cual fue creada.
Por lo anteriormente expuesto, la sistematización es el proceso a través del cual se busca organizar y conectar de manera óptima los elementos (recursos materiales, humanos y financieros) de cada sistema, para lograr cumplir de manera eficiente y efectiva los objetivos para los cuales fue creada la organización.
Control en las Organizaciones
Es importante resaltar y estar claro que en cualquier organización existen relaciones intra y extra entorno que regulan su desenvolvimiento y para que estas relaciones funcionen de manera coordinada con los objetivos de la entidad deben estar encaminada por una serie de normas, pasos, procedimientos y formas de actuar ante las mismas para que sigan el horizonte al cual se quiere llegar.
Para lograr un engranaje en la maquinaria y los diferentes elementos que componen las organizaciones debe existir un proceso que regule dichas actividades e inclusive el factor humano y a eso es lo que se denomina control.
Según Ruíz y Hernández (2007), el control es aquel proceso que, basándose en la capacidad de influencia sobre las personas, trata de asegurar que el desempeño de los individuos se oriente a los objetivos fijados por la organización, aplicando las medidas correctoras necesarias en cada caso.
Por lo anteriormente expuesto y en pro de una eficiente y eficaz administración de recursos, basada en información contable confiable y oportuna, es que aparece la definición de control como herramienta fundamental para medir los resultados de las diversas operaciones que se dan en las organizaciones.
Siguiendo lo expuesto por los autores anteriormente plasmados, se puede definir control como una función administrativa, aportando un conjunto de mecanismos y acciones que actuarán de manera reguladora y controladora de los diversos procesos, procedimientos y actividades desarrolladas en las organizaciones, evitándose así los riesgos y cumpliéndose lo establecido con anterioridad en las entidades.
En otras palabras, el control tiene como finalidad que se cumplan las metas establecidas, con el mínimo riesgo y desviaciones, aplicándose correctivos cuando estos sean necesarios y como resultado cumplir con las metas propuestas a alcanzar por la empresa u organización.
Establecidos los lineamientos sobre el significado de control, se desprende que Control es una función dentro del proceso de toda organización, la cual proporciona las herramientas y las formas de actuar para la consecución de los objetivos preestablecidos, definición y cumplimiento de políticas, tanto contables como administrativas, a esbozar para el diseño e implantación de estrategias, programas a realizar e implementación de sistemas de Control Interno que garanticen el adecuado, eficiente, eficaz y óptimo funcionamiento de la entidad.