El Servicio de Administración Tributaria (SAT) ha actualizado el sistema de facturación electrónica, y ahora solo se podrán emitir facturas con el CFDI 4.0. Las facturas emitidas con la versión anterior, CFDI 3.3, ya no serán válidas. Es crucial aprender a facturar con CFDI 4.0, ya que no hay alternativa. La única excepción a esta regla son los CFDI de nómina, que cuentan con una prórroga.
La nueva versión de CFDI 4.0 está diseñada para simplificar el proceso de facturación. Toda la información necesaria para la revisión y el llenado se encuentra en una sola pantalla. Además, el sistema habilita o bloquea pasos dependiendo de los errores que se cometan, guiando al usuario para corregirlos y avanzar.
Pasos Previos Necesarios
Antes de comenzar a crear facturas electrónicas 4.0, es importante tener en cuenta lo siguiente:
- Si eres persona moral (empresa u otro tipo de organización), deberás realizar este trámite de forma presencial en un módulo del SAT.
- La e.firma es un archivo digital que te identifica al realizar trámites o servicios ante el gobierno. Su objetivo es brindar seguridad y garantizar tu identidad. Independientemente de si seas persona física o moral, este trámite se realiza de forma presencial.
Cómo Hacer una Factura Electrónica 4.0 Eficientemente
Ya con estos pasos previos, veremos cómo hacer una factura electrónica 4.0 de manera eficiente. Para comenzar a facturar, sigue estos pasos:
- Primero lo primero.
- Después de esto, debes capturar tu RFC, tu contraseña y la clave captcha.
- Lo recomendable es comenzar por la configuración básica. Una vez dentro, podrás elegir tus datos generales como tu régimen, tus datos personales o los datos de clientes frecuentes y marcar como “Favoritos”. Al hacer esto se irán guardando tus datos y te aparecerá un letrero en verde. Igual puedes cambiar esta información cuando lo requieras.
- Ahora sí puedes emitir tu factura. Podrás notar lo diferente que luce la página.
- Después podrás agregar al cliente y llenar los campos obligatorios con su información.
- Y se desplegará los recuadros de producto o servicio, como: la cantidad, el valor, la unidad de medida, su descripción.
- Si quieres cambiar algo de esta información, solo deberás dar click en las líneas azules de cualquier espacio y se te desplegará una lista con opciones.
- Cuando hayas terminado, podrás sellar el CFDI con tu e.firma, RFC y contraseña privada.
Consideraciones Adicionales
Es importante tomar en cuenta que, a diferencia de las versiones 3.2 y 3.3, los CFDI 4.0 te dan menos libertad para el llenado de los rubros, pues debes elegir de entre las opciones que te presentan los catálogos.
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Tipos de Factura
Al ingresar a la factura, lo primero que pide el SAT es el "Tipo de factura". ¿Cómo elegir? Arrancamos con el comprobante fiscal más común.
CFDI de Egresos
Estos CFDI amparan las devoluciones, descuentos al cliente y, en general, todas las salidas que registres en tu negocio. Imagina que ofreces un descuento por pronto pago a tus clientes.
Complemento de Pago
Deberás emitir un complemento de pago (o recibo electrónico de pago) cuando recibas pagos en parcialidades o de manera diferida. Adicionalmente, los comprobantes de pago siempre deberán llevar "Documentos relacionados", en los que añadirás el folio digital de la factura electrónica o CFDI que complemente el pago.
CFDI de Traslado
Los CFDI de traslado no acreditan un ingreso para los contribuyentes.
Forma de Pago
La forma de pago de la factura electrónica es el canal o medio por el cual se realizará el pago.
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Por supuesto, lo más indicado es que te familiarices con las categorías y encuentres la clave que define con mayor exactitud el tipo de operación que se refleja en tu factura. ¿Quieres dar un vistazo? ¡Eso es todo!
Recomendaciones Finales
- Solicitar solo los datos necesarios: Muchas empresas siguen pidiendo información personal al receptor de la factura electrónica, cuando ya no es necesario. ¡Olvídate de eso!
- Dar seguimiento a la factura: Aunque no lo creas, un error frecuente es no monitorear el pago de la factura, cuando resulta indispensable para mantener los ingresos. Y si un plazo de vencimiento se ha cumplido, ¡no temas recordarle al cliente sobre su pago!
En efecto, hacer una factura electrónica no solo mejora tu productividad y te pone en regla con la autoridad fiscal, también te abre la puerta de los financiamientos y te da formalidad ante los clientes, inversionistas, proveedores y hasta ante tus propios empleados. Por ejemplo, en caso de quieras acceder a un crédito empresarial las instituciones financieras te piden comprobar tus ingresos mediante las declaraciones al Servicio de Administración Tributaria (SAT).
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