La contabilidad es clave en la empresa: permite controlar todas las operaciones económicas, analizar la situación patrimonial y facilita la toma de decisiones estratégicas.
El Ciclo Contable: Un Proceso Continuo
La contabilidad de una compañía está sujeta a ciclos, es decir, a períodos de tiempo concretos que acotan las actividades y su impacto sobre el negocio. El ciclo contable es, por tanto, el proceso de registro contable de todas las actividades del negocio durante un período concreto para reflejar la imagen fiel de la actividad.
El período de tiempo habitual del ciclo contable es el ejercicio anual, pero también se dan ciclos de menor duración como el trimestre y el semestre, que sirven para conocer la marcha de la compañía al arranque de año y tomar las decisiones necesarias para compensar posibles desajustes.
Durante el ciclo contable, la compañía registra de forma cronológica cada transacción en el libro diario. El objetivo es contar con información fiable que permita analizar y preparar la información financiera correspondiente a cada período.
Etapas Clave del Ciclo Contable
El ciclo contable de cada ejercicio se estructura en varias etapas en las que se realizan las acciones necesarias para garantizar el registro de las operaciones que realiza la compañía y que permitan preparar los estados financieros y conocer el resultado de la operación.
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Para registrar las actividades, cada compañía cuenta con una serie de libros contables obligatorios por ley y también puede tener libros auxiliares. Para ello es necesario identificar un hecho contable, es decir, aquello que debe ser apuntado: la venta de mercancías, la compra de suministros, aportaciones de capital… Es decir, todo movimiento que repercuta sobre la compañía. Estas operaciones deben quedar registradas documentalmente (albaranes o facturas) que se registran en el libro diario.
Cierre Contable: El Final del Ciclo
Al final de año, cuando finaliza el ciclo contable, estas operaciones se traspasan al libro mayor, se realizan los ajustes pertinentes (amortizaciones, depreciaciones, reclasificaciones, conciliación de cuentas bancarias, cálculo de resultado…) y se cierra la contabilidad para generar los estados financieros.
El ciclo contable permite hacer un seguimiento detallado de la operación de la compañía y comprobar si los datos financieros y de patrimonio siguen el rumbo deseado. Manejar con fluidez los conocimientos sobre contabilidad, finanzas, fiscalidad y organización empresarial contribuye a llevar un control de los parámetros que muestran la salud financiera de un negocio y permite tomar las decisiones adecuadas en el momento preciso.
Contabilidad de Proyectos: Un Enfoque Específico
La contabilidad de proyectos consiste simplemente en controlar los costos e ingresos de cada proyecto de forma individual. Sin embargo, este método va más allá de las declaraciones de pérdidas y ganancias, ya que te ayuda a identificar las diferentes fuentes de ingresos y costos, permitiéndote realizar un seguimiento de las ganancias, y aportando mayor claridad sobre cómo se obtuvieron dichas ganancias.
La contabilidad de proyectos puede ayudarte a determinar la relación costo-beneficio de un proyecto al evaluar las transacciones y los ingresos diarios, porque la realidad es que nadie quiere trabajar en un proyecto que cuesta más de lo que vale.
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¿Qué es la Contabilidad de Proyectos?
La contabilidad de proyectos es una herramienta que te permite dar seguimiento a los costos de cada entregable individual durante el ciclo de vida de un proyecto. Incluye elementos de contabilidad financiera y de gestión que te permiten, como gerente de proyecto, supervisar la salud financiera y el margen de rentabilidad del proyecto.
Este tipo de contabilidad es muy útil ya que puede ayudarte a ti y a las partes interesadas a calcular la rentabilidad del proyecto. Al hacer un seguimiento de los costos de un proyecto y las posibles fuentes de ingresos, puedes determinar con anticipación si los entregables valen la pena. Puedes usar estos detalles granulares para abordar los desafíos relacionados con el material, mano de obra y tiempo que puedan surgir durante el proyecto.
Contabilidad de Proyectos vs. Contabilidad Financiera
Si bien ambos realizan un seguimiento de los costos y los ingresos comerciales, la contabilidad de proyectos se centra en las transacciones relacionadas con un proyecto en particular.
Este método se diferencia por el uso de diferentes sistemas, procesos y normas de información financiera, entre las que se incluyen:
- Definición de fechas de inicio y finalización, lo que significa que el seguimiento de tu cuenta empieza cuando se inicia tu proyecto.
- Informes basados en entregables, lo que significa que darás seguimiento a los gastos en relación con determinados hitos o productos que debiste comprar.
- Pequeños desgloses de costos específicos, enumerando los costos de cada tarea individual.
- Métodología indistinta, ya sea que uses contabilidad de costos o por acumulación (o devengo), el método no afectará el proceso.
- Responsabilidades compartidas, dado que la contabilidad de proyectos combina la gestión de proyectos y la contabilidad, puedes dividir las responsabilidades entre ambos roles o delegar toda la responsabilidad a uno solo.
Cuándo usar la Contabilidad de Proyectos
Si quieres precisar los detalles en cada nivel de tu proyecto, entonces la contabilidad del proyecto es el método más adecuado. Puedes implementarlo para optimizar tu presupuesto al realizar un control cuidadoso de los costos, gastos, facturación e ingresos diarios; y cumplir con los objetivos financieros para un proyecto específico.
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Puedes hacer uso de la contabilidad de proyectos para cualquier tipo de proyecto, como por ejemplo:
- Preparación para una auditoría contable
- Asumir proyectos nuevos que estén fuera de tu alcance o responsabilidades habituales
- Desarrollo de un producto o servicio nuevo
- Implementación de procesos de negocios e innovación tecnológica
- Seguimiento de los contratos de trabajo para proyectos puntuales
La contabilidad de proyectos te permite asignar a cada proyecto los propios costos e ingresos, para poder visualizar el progreso de cada iniciativa con mayor facilidad.
Cómo Implementar la Contabilidad de Proyectos
Incorporar la contabilidad de proyectos a tu flujo de trabajo actual puede ayudarte a optimizar tus esfuerzos de gestión de proyectos.
El Flujo del Proceso de Contabilidad de Proyectos
Con la contabilidad de proyectos, puedes implementar técnicas de gestión financiera para organizar, asignar y gestionar los presupuestos de cada proyecto individual. El flujo del proceso contable se divide en seis fases principales:
- Iniciación: Antes del inicio de un proyecto, debes realizar una estimación inicial del presupuesto y un análisis de los costos. El objetivo de la fase de iniciación es crear un caso de negocio basado en pronósticos y datos financieros relevantes para asesorar o disuadir a la alta gerencia de asumir el proyecto nuevo. También puedes brindar al cliente una estimación aproximada del presupuesto y un cronograma para el proyecto.
- Presupuesto: Una vez completada la iniciación, decide qué presupuesto asignarás a cada grupo de actividad o categoría para un proyecto. Asegúrate de que cada entregable tenga un costo asignado y no olvides incluir en el presupuesto los costos indirectos y los elementos no facturables asociados con las transacciones de costos, como los costos generales. Al realizar un seguimiento de los gastos incurridos en los diferentes niveles de un proyecto, podrás tener un mayor control de la eficiencia con la que se asignan los recursos y los gastos, lo que te ayudará a garantizar que el proyecto no supere el presupuesto establecido al inicio.
- Administración: Durante el transcurso del proyecto, también deberás procesar cada transacción, realizar un seguimiento de los compromisos financieros y el reconocimiento de ingresos, gestionar la facturación y generar informes de rentabilidad. Al estar involucrado en la fase administrativa de la contabilidad del proyecto, puedes controlar y comparar los costos, las ganancias y los ingresos planificados con los reales para obtener una imagen clara del progreso del proyecto.
- Ejecución: Cuando comienza la fase de ejecución, cada miembro del equipo trabajará en las tareas del proyecto dentro de su categoría asignada. El presupuesto establecido para cada categoría debe asignarse a cada una de las tareas. Es en esta fase que empezarás a ver la diferencia entre el gasto planificado y lo que realmente necesitarás gastar para ejecutar el proyecto.
- Mantenimiento: Establece un proceso para que tu equipo de proyecto revise, valide y actualice continuamente el presupuesto y los recursos del proyecto en tiempo real. Todas las personas involucradas en el proyecto tienen la responsabilidad de mantenerse dentro del presupuesto, ya sea registrando con precisión las horas que dedicaron a una tarea, documentando qué recursos se usaron y con qué propósito, etc. Luego de completar cada categoría de proyecto, debes realizar un análisis exhaustivo del presupuesto para abordar los sobrecostos y reasignar el dinero en caso de ser necesario.
- Análisis e informes: Durante la última fase del ciclo contable del proyecto, deberás calcular los costos e ingresos totales, así como el margen de rentabilidad de tu proyecto en función de los informes generados. Esto ayudará a la alta gerencia a evaluar si es conveniente embarcarse en proyectos similares en el futuro.
Mejores Prácticas de la Contabilidad de Proyectos
La implementación de un proceso de contabilidad adecuado te permitirá supervisar cada proyecto en curso y te ayudará a desglosar los aspectos más pequeños de cada proyecto para saber cuánto dinero debes invertir y cuánto dinero estás generando.
- Usa sistemas contables separados: La contabilidad de proyectos es mucho más detallada que el proceso de contabilidad financiera estándar de una empresa. Por lo tanto, te recomendamos gestionar las finanzas de tus proyectos por separado.
- Realiza las estimaciones presupuestarias antes de iniciar el proyecto: Completa este paso antes de que inicie el proyecto para tener las bases necesarias para medir el progreso, identificar los problemas potenciales y determinar si los beneficios del proyecto superan los costos totales.
- Céntrate en la gestión de recursos: Para la contabilidad de proyectos, es importante saber cómo asignar y consumir estos recursos para poder controlar que el presupuesto se mantenga dentro de los parámetros establecidos.
- Establece indicadores clave de rendimiento (KPI): Para garantizar que los componentes más importantes de tu proyecto se ejecuten según lo planificado, es necesario definir los indicadores clave de rendimiento más relevantes.
- Haz un seguimiento del tiempo trabajado: Hacer un seguimiento del tiempo dedicado a las tareas te ayudará a calcular los costos en tiempo real y determinar si las horas de trabajo se alinean con la proyección.
- Crea informes con frecuencia: Aprovéchala para generar informes periódicos para controlar la salud financiera y detectar posibles problemas antes de que surjan y retrasen el trabajo.
Ventajas de la Contabilidad de Proyectos
Con una supervisión financiera detallada, la contabilidad de proyectos ofrece muchos beneficios para ti y para todas las partes interesadas. No solo te permite gestionar los informes financieros más fácilmente a través de cuentas separadas, sino que también ayuda a garantizar que los proyectos se mantengan dentro del alcance establecido.
Estas son las principales ventajas de usar la contabilidad de proyectos además del método de contabilidad estándar:
- Mayor visibilidad de los gastos e ingresos diarios
- Cuentas más precisas para la facturación, los gastos, gastos devengados, etc.
- La capacidad de controlar las diferencias financieras entre dos proyectos
- Actualizaciones en tiempo real sobre la rentabilidad y el progreso del proyecto
- La recopilación de información valiosa para futuras licitaciones o convocatorias
- Información detallada sobre la facturación y el progreso del proyecto para proporcionar a los clientes
- Una mejor gestión de recursos
- Un cálculo de los costos reales frente a los costos estimados para ayudar a determinar el alcance