Cada día, miles de pymes, y de hecho empresas de todos los tamaños, confían en DHL Express para hacer llegar sus envíos a sus clientes finales en todo el mundo de forma rápida y eficiente. Sin embargo, uno de los mayores obstáculos para un proceso de envío fluido no son los cierres de fronteras, la escasez de mano de obra, ni siquiera el clima. Las empresas que realizan envíos transfronterizos con DHL Express deben proporcionar información de facturas comerciales electrónicamente, y los datos incompletos o inexactos pueden causar grandes problemas.
¿Qué es una Factura Comercial y por qué es Crucial?
Una factura comercial proporciona información detallada sobre las mercancías que se envían a través de las fronteras internacionales. Este documento es fundamental porque es la clave para un proceso de despacho de aduanas rápido y sin problemas. La factura se utiliza para el despacho de aduanas y debe contener información precisa que se corresponda con el contenido del envío y el albarán (AWB).
Es importante garantizar que los datos electrónicos de la factura comercial estén completos y sean precisos. Una factura comercial completa y precisa es esencial para un despacho de aduanas rápido, ya que las autoridades reguladoras de todo el mundo se están movilizando hacia un entorno basado totalmente en datos para permitir procesos de autorización eficientes y enfocados en la gestión del riesgo.
La factura desempeña un papel crucial como documento acreditativo del valor declarado en el albarán. Las facturas son necesarias cuando se envían paquetes, no documentos.
Elementos Clave de una Factura Comercial Completa y Precisa
Para facilitar una tramitación eficaz y evitar retrasos en el despacho de aduanas, es esencial que la factura sea fácilmente accesible durante todo el envío y que contenga información detallada y correcta. A continuación, se detallan los puntos más importantes a considerar:
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1. Descripción Detallada de las Mercancías y Códigos Arancelarios
Uno de los objetivos principales de la descripción de las mercancías es ayudar a las autoridades aduaneras a identificar las mercancías sujetas a normativas, así como a realizar un perfil de riesgo preciso por razones de seguridad. Sin embargo, muchos transportistas no proporcionan suficientes detalles en este paso. Poner "muestras" o "partes", por ejemplo, no es una descripción adecuada de los productos.
Se necesita una descripción clara, precisa y detallada de cada uno de los artículos que se envían para un despacho de aduanas rápido. Cuando se envían varios artículos, es importante incluir en la factura un desglose completo de cada uno de ellos. Además de las descripciones de las mercancías, los remitentes también deben proporcionar el código de clasificación arancelaria correspondiente.
2. Declaración Precisa del Valor de las Mercancías
En la factura comercial, se te pedirá que declares el valor real de cada una de las mercancías que se envían, que suele ser el precio realmente pagado por el comprador al vendedor de las mercancías (junto con la moneda), de acuerdo con las normas de valoración aduanera de la OMC. Algunos transportistas se ven tentados a infravalorar las mercancías, lo cual es ilegal y puede tener graves consecuencias.
Por ejemplo, las autoridades pueden retener el envío y pedirte pruebas del valor de las mercancías que has declarado, y solicitar el pago de los aranceles e impuestos adicionales adeudados (además de posibles multas y sanciones). Además, las autoridades de ciertos países pueden escalar la situación de infravaloración a un caso de "evasión fiscal", que es un delito grave, en el que pueden derivarse multas, sanciones e implicaciones legales.
En caso de enviar un artículo usado o personal, es importante declarar el valor original del artículo tanto en la factura como en el albarán.
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3. Cálculo de Aranceles e Impuestos
En este apartado de la factura, se incluye el valor total CIF (Cost+Insurance+Freight) que se utiliza de base para el cálculo de los aranceles e impuestos. En el cuerpo de la factura, en primer lugar, aparece el porcentaje del arancel que se aplicará sobre el valor de la mercancía. La cantidad dependerá de la aduana y regulación del país correspondiente, no de DHL. En el apartado de IVA debe tenerse en cuenta que al 21% que se aplica sobre el valor CIF, hay que sumar los derechos de aduanas. También se indica la forma de pago en la que se abonará a DHL como representante de la aduana.
En este subapartado, verás detallados los impuestos que se hayan aplicado sobre los cargos anteriores. Para que no te genere ninguna duda adicional, las columnas siguientes explican los tipos impositivos, los porcentajes de los mismos y la base de aplicación de cada uno.
Otros Detalles Importantes de la Factura
En la última parte del documento, encontrarás el plazo de vencimiento de pago y el importe total de la factura desglosado antes de impuestos. A pie de documento, se encuentran los datos bancarios y fiscales de DHL, así como también una dirección de correo electrónico con la que podrás contactar en caso de incidencia.
Herramientas DHL para la Gestión de Envíos y Facturas
DHL ofrece varias herramientas para facilitar la gestión de tus envíos y facturas, especialmente en el ámbito internacional:
- MyBill: Como titular de una cuenta de DHL Express, recibirás facturas diariamente. MyBill es una herramienta de DHL donde puedes ver, buscar, exportar y reclamar facturas en unos pocos clics. Te permite gestionar tus facturas pagadas y pendientes desde una única y cómoda interfaz. También puedes añadir un método de pago y elegir liquidar tus facturas individualmente, en bloque o por pago automático.
- MyGTS (My Global Trade Services): Los requisitos aduaneros varían según el país, lo que puede generar desafíos para quienes gestionan envíos internacionales, especialmente a varios destinos. MyGTS es una de las herramientas que pueden utilizar los transportistas para navegar por estos complejos requisitos.
- MyDHL+: Aprovecha la comodidad que te ofrece MyDHL+ para crear fácilmente una factura para tu envío.
Responsabilidad del Remitente y Consejos Prácticos
Recuerda, tú eres responsable de crear tu albarán y factura de envío, son tu declaración oficial. Es increíblemente importante que estos documentos sean precisos y completos para asegurar un despacho de aduanas sin demoras.
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