Un Hallazgo de Auditoría es el resultado documentado de una revisión o evaluación que identifica situaciones de incumplimiento, riesgos, deficiencias u oportunidades de mejora en un proceso, sistema, área u organización. Finalmente, un hallazgo de auditoría es una herramienta crítica para impulsar mejoras y garantizar el cumplimiento.
En este contexto, un hallazgo es una constatación de hechos o evidencias recopiladas durante la auditoría que indica si un proceso, procedimiento o actividad cumple con los requisitos establecidos por la norma o si existen oportunidades de mejora.
Tipos de Hallazgos de Auditoría
Los hallazgos de auditorías se clasifican en tres categorías principales: observaciones, no conformidades y oportunidades de mejora.
- Observación: Situación relevante, pero sin incumplimiento grave. No siempre exige corrección inmediata. Durante la auditoria, se da cuenta que el personal no siempre utiliza guantes de proteccion al manipular ciertos productos quimicos. Esto no ha resultado en accidentes o incidentes hasta el momento. El auditor toma nota, y luego al constatar contra los requerimientos oficiales, no existe alguno que exija el uso de los guantes para el manejo de dicha sustancia. Este hallazgo queda en una observacion, para que se analice posteriormente si se necesitan o no. Es importante recalcar que al tener evidencia objetiva no se debe atenuar el hallazgo clasificando como observacion, se deberia declarar como no conformidad si es un requisito.
- No conformidad: Tiene evidencia sólida e impacto comprobado. En otra instancia, se encuentra que el proceso de calibracion de los equipos de medicion no se realiza segun la frecuencia establecida en los procedimientos de la empresa. Este hallazgo de falta de cumplimiento con el procedimiento es una no conformidad que debe ser corregida y el proceso de calibracion debe ajustarse para cumplir con los requisitos.
- Oportunidad de mejora: El auditor observa que el proceso de gestion de proveedores podria beneficiarse de una mayor comunicacion y seguimiento para asegurar la entrega oportuna de materiales. Si bien no hay un incumplimiento especifico, se identifica en este hallazgo una oportunidad de mejora para fortalecer el proceso de gestion de proveedores. De nuevo, al igual que una observacion, es importante recalcar que al tener evidencia objetiva no se debe atenuar el hallazgo clasificando como oportunidad de mejora, se deberia declarar como no conformidad si es un requisito.
Redacción de Hallazgos de Auditorías ISO 9001
Un hallazgo de auditoría ISO 9001:2015 debe estar bien fundamentado, esto es, sustentado contra la clausula o requerimiento correctos a la situación evaluada. Deberán estar redactados de una manera clara y facil de entender. Lo mismo aplica para las auditorias de cualquier otro sistema de gestion como pueden ser los de auditoria IATF 16949, ISO 14001, ISO 45000, etc.
Elementos Clave en la Redacción de un Hallazgo de Auditoría
- La declaración del hallazgo
- La descripción del requerimiento evaluado
- La descripción de la evidencia
1. La Declaración del Hallazgo
Cuando se realiza una auditoria interna al sistema de gestion de calidad es de suma importancia que los hallazgos sean auto explicativos, claros y perfectamente sustentados de tal manera que cualquiera pueda comprenderlas sin ningun error en la interpretacion. Una declaracion simple indicando cumplimiento o incumplimiento que simplemente mencione el tema o requisito en cuestion es de gran ayuda para este fin.
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Algunos ejemplos de estas declaraciones de hallazgo en auditorias son:
- La organización no cumple con los requerimientos de “Revisión por la dirección”
- El proceso de compras no cumple con los requerimientos de selección de proveedores
- La organización cumple los requerimientos de la política de calidad
2. La Descripción del Requerimiento Evaluado
Otro elemento fundamental reaccion de los hallazgos en auditorias es el requerimiento aplicable. Es muy importante que el requerimiento este bien fundamentando, que sea el requisito correcto y no en otro que por error se este aplicando. Algunas veces se comete el error de levantar una no conformidad en base a requerimiento equivocado lo cual puede derivar en la anulacion de la no conformidad.
Una recomendacion es describir literalmente el segmento del requerimiento que se esta evaluando y asegurarnos que el hallazgo esta claramente relacionado con la declaracion del hallazgo de auditoria.
Así por ejemplo si una organización realiza cambios al producto o al proceso sin realizar un despliegue organizado, planificado y eficaz, cumpliendo los requerimientos de ISO 9001, el auditor podria levantar un hallazgo cuya declaracion y requerimiento pudiera ser el siguiente:
- Declaración del hallazgo: La organización no cumple con los requerimientos de la planificación de los cambios
- Descripción del requerimiento: 6.3 Planeación de los cambios. Cuando la organización determine la necesidad de cambios en el SGC, estos cambios se deben llevar a cabo de manera planificada (véase 4.4).
Notese como existe una relacion directa y clara entre la declaracion del hallazgo y la descripcion del requerimiento. Esto permite un claro entendimiento y el hallazgo se vuelve auto-explicativo.
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3. Descripción de la Evidencia
El tercer elemento clave en la redaccion de los hallazgos en las auditorias es la evidencia de cumplimiento o no cumplimiento en su caso. La evidencia debe ser objetiva con datos que demuestran la existencia o verdad de lo que se esta declarando.
La evidencia puede estar fundamentada en datos obtenidos de la auditoria mediante la observacion del proceso, la revision de registros o declaraciones de hechos que puedan demostrar sin duda lo que se indica en la declaracion. Importante mencionar que las declaraciones de hechos por si solas no son suficiente evidencia por si solos a menos que se trate para verificar la comprension o la toma de conciencia de quien declara.
Si se declara por ejemplo que las personas en la organizacion conocen la politica de calidad, la evidencia pudiera ser lo que declaren las personas entrevistadas con respecto a lo que entienden de esta politica.
Ejemplos de Redacción de Hallazgos de Auditoría
Cuando contamos con los 3 elementos clave para una redaccion de los hallazgos de las auditorias ISO 9001:2015. La redaccion es tan clara e indiscutible que permite un excelente entendimiento de que se esta declarando en el hallazgo.
Caso 1: Hallazgo de Cumplimiento
- La declaración del hallazgo: La organización cumple con los requisitos de documentación de la competencia
- Descripción del requerimiento: 7.2 La organización debe:…d) conservar la información documentada apropiada como evidencia de la competencia
- Descripción de la evidencia: La revision de los requerimientos de competencia de 5 puestos de trabajo revisados: operador general, operador lider, supervisor de calidad, supervisor de almacen y montacarguista revisados contaban todos con las evaluaciones y los certificados de competencia para el puesto
Caso 2: Hallazgo de No Cumplimiento
- La declaración del hallazgo: La organización no cumple con los requisitos de control de las salidas no conformes
- Descripción del requerimiento: 8.7 Control de las salidas no conformes. 8.7.1 La organización debe asegurarse de que las salidas que no sean conformes con sus requisitos se identifican y se controlan para prevenir su uso o entrega no intencionada
- Descripción de la evidencia: En el area de produccion de ensamble final se encontraron 2 cajas de producto terminado AXW defectuoso que fueron segregadas, pero no contaban con identificacion que indicara el estatus de material no conforme.
Hoja de Hallazgos de Auditorías
Es un documento que registra los resultados de la auditoria y resume los hallazgos identificados durante el proceso de auditoria. Es una herramienta importante para documentar de manera clara y organizada las constataciones obtenidas durante la auditoria, tanto las observaciones como las no conformidades y oportunidades de mejora.
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La hoja de hallazgos de auditoria debe contener la siguiente informacion:
- Datos de identificacion: Debe incluir la fecha de la auditoria, el nombre del auditor o equipo de auditoria, el alcance de la auditoria (areas o procesos auditados), y el nombre de la organizacion auditada
- Hallazgos: Debe proporcionar una descripcion clara y concisa de cada hallazgo identificado durante la auditoria
- Referencia a los requisitos: Cada hallazgo debe estar vinculado a los requisitos especificos de la norma ISO 9001:2015
- Evidencias: Registros, documentos, entrevistas, observaciones claras y objetivas que respalden cada hallazgo
- Clasificacion y gravedad: Dependiendo de la naturaleza del hallazgo
- Responsable y plazo: Quien y cuando tomara las acciones correctivas o de mejora
- Acciones correctivas y seguimiento: Registrar las acciones correctivas y su seguimiento, verificando su efectividad
Es importante que la hoja de hallazgos de auditoria sea precisa, completa y este bien estructurada para facilitar la toma de decisiones y acciones en nuestro sistema de calidad.
Características Clave de un Buen Hallazgo
Un hallazgo debe ser claro, conciso y objetivo. Debe responder a las preguntas: ¿que se encontro?, ¿donde se encontro? y ¿cual es la evidencia? Un hallazgo de auditoria se describe de manera clara, concisa y objetiva. Debe indicar que no cumple con los requisitos establecidos, donde se encontro la desviacion y cual es la evidencia que lo sustenta.
Elementos clave:
- Que: ¿Que no cumple? (desviacion del requisito)
- Donde: ¿En que proceso o actividad?
- Como: ¿Cual es la evidencia? (documentos, entrevistas, observaciones)
Características clave de un buen hallazgo:
- Verbo en pasado: Se encontro, se observo, se determino
- Sujeto claro: El proceso, el documento, los participantes
- Predicado preciso: No cumple con, muestra una tendencia a, es inconsistente con
- Evidencia: Datos, citas, ejemplos concretos