Las funciones de la auditoría administrativa deben quedar enmarcadas dentro de la organización de una empresa en una unidad departamental que, por su situación jerárquica, le permita la consecución de sus fines. El equipo auditor, independientemente de ser parte integrante del sistema total de control superior, puede ser la principal herramienta para la revisión y evaluación de los resultados logrados.
Estructura y Jerarquía del Equipo Auditor
La organización del equipo auditor requiere de un orden jerárquico que garantice el flujo de la información de conformidad con la autoridad y responsabilidad asignados a todos y cada uno de sus integrantes. Que tenga suficiente autoridad sobre los demás departamentos, no para dar órdenes, sino para acceder a todo tipo de información, y las facilidades para realizar entrevistas, sondeos, mediciones, etc., sin afectar el proceso operativo.
Esta división del trabajo posibilita que los miembros del equipo en sus diferentes posiciones, puedan emplear correctamente su potencial y propicia la apropiada conjunción de conocimientos y criterios para aplicar la auditoría de manera objetiva y sistemática, conforme a las circunstancias que prevalecen en cada etapa, reduciendo el margen de error y el riesgo de ocasionar retrasos innecesarios.
Misión del Equipo de Auditoría
Cumple con una doble misión: primero, como parte integrante del control superior; es decir, un medio para obtener y mantener el control; el segundo es el medio principal para la medición y evaluación de resultados. Por tanto, la dirección superior, propietarios, accionistas, auditores financieros y otros interesados deben confiar en este equipo de trabajo para la prevención de inconvenientes, y para garantizar la adecuada marcha del sistema.
El equipo de auditoría administrativa es un servicio que reporta al más alto nivel de la dirección de la organización y tiene características de función asesora de control, por tanto, no puede ni debe tener autoridad de línea sobre ningún funcionario de la empresa, a excepción de los que forman parte de la planta de la oficina de auditoría interna, ni debe en modo alguno involucrarse o comprometerse con las operaciones de los sistemas de la empresa, pues su función es evaluar y opinar sobre los mismos, para que la alta dirección tome las medidas necesarias para su mejor funcionamiento.
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El equipo de auditores internos sólo interviene en las operaciones y decisiones propias de su oficina, pero nunca en las operaciones y decisiones de la organización a la cual presta sus servicios, pues como se dijo es una función asesora.
Roles y Responsabilidades dentro del Equipo Auditor
La formación del equipo tiene que llevarse a cabo de acuerdo con la naturaleza, alcance, objetivos y estrategia de la auditoría. A partir de esto, es necesario que las personas, técnicos y profesionales que se incorporen, tengan una clara definición del papel que se les ha encomendado, por ello es imprescindible determinar la función que desempeñarán en el estudio.
- Coordinador General o Auditor Líder: Responsable de proyecto.
- Auditor: Auditor.
- Auditor Asistente: Auditor Asistente.
Coordinador General o Auditor Líder
Como responsable de la auditoría, es necesario que sea poseedor de una gran experiencia en la materia, la cual puede derivarse de su formación académica y/o profesional, así como de su trayectoria y orientación personal. Es el responsable de asegurar una conducta eficiente y efectiva de la auditoría dentro de los alcances de la misma.
Consultar y llegar a un consenso con el cliente respecto el alcance de la auditoría. Obtener la información de respaldo relevante como los detalles de actividades, los productos, los servicios, en la empresa y sus áreas de actuación, los detalles de auditorías previas, realizadas al auditado. Dirigir las actividades del equipo auditor.
Responsable de Proyecto
En su carácter de enlace entre el coordinador general, el personal destacado en la auditoría, la organización y entorno, el responsable representa el eslabón clave para que los objetivos, programa y estrategias propuestas sean susceptibles de alcanzarse. Vigilar que las fases y tiempos programados se respeten.
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Acatar las directrices de los niveles de decisión de la organización. Imprimir consistencia a las acciones acordadas en el programa de auditoría. Adicionalmente, está obligado a motivar a los auditores, para que se reafirme en todo momento el espíritu de equipo y se puedan obtener los resultados esperados en condiciones óptimas.
Auditor Asistente
Como personal de primera línea, es el responsable de atender directamente a todo el personal que, de una u otra manera, interviene en la auditoría, además de ser quien va a manejar directamente los papeles de trabajo que contienen los hallazgos, evidencias y observaciones necesarios para derivar los criterios y propuestas que consoliden la aplicación de la auditoría.
Actuar en forma prudente y tranquila. Disciplinado para cumplir con sus obligaciones a tiempo. Objetivo en la detección de hallazgos para soportar las evidencias. Debido a su posición, de él depende, en gran medida, el evitar crear falsas expectativas o información que propicie corrientes de opinión controvertidas, que puedan constituirse en factores de dilación u obstáculos para el logro de resultados.
Funciones Específicas del Equipo Auditor
Para ordenar e imprimir cohesión a su labor, el equipo cuenta con un una serie de funciones tendientes a estudiar, analizar y diagnosticar la estructura y funcionamiento general de una organización.
- Estudiar la normatividad, misión, objetivos, políticas, estrategias, planes y programas de trabajo.
- Desarrollar el programa de trabajo de una auditoría.
- Definir los objetivos, alcance y metodología para instrumentar una auditoría.
- Captar la información necesaria para evaluar la funcionalidad y efectividad de los procesos, funciones y sistemas utilizados.
- Recabar y revisar estadísticas sobre volúmenes y cargas de trabajo.
- Diagnosticar sobre los métodos de operación y los sistemas de información.
- Detectar los hallazgos y evidencias e incorporarlos a los papeles de trabajo.
- Respetar las normas de actuación dictadas por los grupos de filiación, corporativos, sectoriales e instancias normativas.
- Proponer los sistemas administrativos y/o las modificaciones que permitan elevar la efectividad de la organización.
- Analizar la estructura y funcionamiento de la organización en todos sus ámbitos y niveles.
- Revisar el flujo de datos y formas.
- Considerar las variables ambientales y económicas que inciden en el funcionamiento de la organización.
- Analizar la distribución del espacio y el empleo de equipos de oficina.
- Evaluar los registros contables e información financiera.
- Mantener el nivel de actuación a través de una interacción y revisión continua de avances.
- Proponer los elementos de tecnología de punta requeridos para impulsar el cambio organizacional.
- Diseñar y preparar los reportes de avance e informes de una auditoría.
Responsabilidades del Cliente Auditado
El alcance de la auditoría debe ser determinado entre el cliente y el auditor líder. Cualquier cambio posterior al alcance de la auditoría debe realizarse de común acuerdo entre el cliente y el auditor líder. Los recursos encargados al auditor deben ser suficientes en cantidad y calidad para cumplir con el alcance requerido.
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- Definir los objetivos de la auditoría.
- Proveer los recursos a las autoridades apropiadas para conducir la auditoría.
- Recibir el informe de la auditoría y determinar su distribución.
- Informar a los empleados de los objetivos y alcance de la auditoría, cuando sea necesario.
- Designar personal responsable y competente para acompañar a los miembros del equipo auditor, para actuar como guías dentro de la empresa y para asegurar que los auditores estén al tanto de los requerimientos de salud, seguridad y otros que sean apropiados.
- Proveer el acceso a las instalaciones, personal, información y registros relevantes a solicitud de los auditores.
Plan de Auditoría
Un plan de auditoría debe ser establecido y comunicado al cliente. El cliente debe revisar y aprobar dicho plan. Los objetivos y alcance de la auditoría:
- El criterio a ser usado para la realización de la auditoría.
- La identificación de las unidades organizacionales y funcionales a ser auditadas.
- La identificación de las funciones y/o individuos dentro de la organización del auditado que tengan responsabilidades de importancia significativa.
- Identificación de los aspectos de operación que son de alta prioridad.
- Identificación de los documentos de referencia.
- El tiempo y duración esperados para las entrevistas e inspecciones.
- Las fechas y lugares donde se va a realizar la auditoría.
- El Cronograma de reuniones que se van a tener con la gerencia del auditado.
- Requerimientos confidenciales.
- El contenido, formato y estructura del informe.
Las formas que documenten las evidencias y soporten los resultados de la auditoría. Los procedimientos y listados de chequeo utilizados para evaluar los elementos. Los registros de reuniones. Se deben mantener los documentos de trabajo, por lo menos hasta que se complete la auditoría; la información confidencial debe ser resguardada de forma segura por los miembros de la auditoría.
Recopilación y Evaluación de Evidencia
La información apropiada debe ser recopilada, analizada, interpretada y documentada para ser utilizada como evidencia de la auditoría en un proceso de verificación y evaluación para determinar si los criterios de la auditoría se están cumpliendo.
La evidencia de la auditoría debe ser de tal calidad y cantidad que auditores competentes, trabajando independientemente cada uno, lleguen a resultados de auditoría similares a la evaluación de la misma evidencia contra los mismos criterios de auditoría. La evidencia de la auditoría debe ser recolectada por medio de entrevistas, revisión de documentos y la observación de actividades y condiciones.
Reunión con la Gerencia del Auditado
Luego de completar la fase de recopilación de evidencia y antes de preparar un informe de la auditoría, los auditores deberán tener una reunión con la gerencia del auditado y aquellos responsables de las funciones auditadas. Los desacuerdos deben ser resueltos, si es posible, antes de que el auditor líder presente el informe final.
Informe de Auditoría
Los resultados de la auditoría o un resumen de éstos deben ser comunicados al cliente en un informe escrito. El informe escrito se prepara bajo la dirección del auditor líder, quien es el responsable de su exactitud y perfección. Las informaciones que se tomen en el informe de la auditoría deben ser los predeterminados en el plan de la auditoría.
El informe debe incluir:
- La identificación de la organización auditada y del cliente.
- Los objetivos y alcance acordados de la auditoría.
- Los criterios acordados contra los que se realizó la auditoría.
- El periodo cubierto por la auditoría.
- Las fechas en que la auditoría fue realizada.
- La identificación del equipo auditor.
- La identificación de los representantes del auditado que participaron en la auditoría.
- Un resumen del proceso de auditoría, incluyendo cualquier obstáculo enfrentado.
- Las conclusiones de la auditoría.
- Las recomendaciones o sugerencias.
Competencias Clave para Auditores Internos
Los auditores internos juegan un papel crucial en la evaluación y mejora continua de los sistemas de gestión dentro de una organización. Para desempeñar eficazmente sus funciones en un entorno donde la integración de sistemas es cada vez más común, es fundamental que posean un conjunto diverso de conocimientos, experiencia, habilidades y educación.
| Competencia | Auditor Líder | Auditores |
|---|---|---|
| Conocimientos |
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| Experiencia |
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| Habilidades |
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| Educación y Formación |
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Nota: Esta matriz de conocimientos es un ejemplo de lo que pudiera considerarse para el Auditor Líder y Auditores que conforman un Equipo Auditor que realizara auditorias interna. Ver la norma ISO 19011:2018 para mayor referencia.
El Rol del Asistente de Auditoría
En el dinámico mundo de las finanzas y la contabilidad, el papel de un Asistente de Auditoría es fundamental para garantizar la integridad y precisión de los informes financieros. El rol de un Asistente de Auditoría es fundamental dentro de la profesión de auditoría, sirviendo como una posición básica que apoya el proceso general de auditoría.
Un Asistente de Auditoría típicamente trabaja bajo la supervisión de auditores senior o gerentes de auditoría, asistiendo en la revisión y evaluación de estados financieros, controles internos y cumplimiento de leyes y regulaciones aplicables. Sus deberes a menudo incluyen recopilar y analizar datos financieros, preparar papeles de trabajo y documentar hallazgos de auditoría.
Para sobresalir como Asistente de Auditoría, los candidatos deben poseer una combinación de calificaciones educativas, habilidades técnicas y atributos personales. Se requiere típicamente un título de licenciatura en contabilidad, finanzas o un campo relacionado. Además, la familiaridad con software de contabilidad (como QuickBooks o SAP) y aplicaciones de hojas de cálculo (como Microsoft Excel) es esencial.
Técnicas de Auditoría y su Importancia
La auditoría en las empresas se ha convertido en una herramienta que genera confianza en sus colaboradores, pero también con sus aliados, ya que mantiene la salud financiera y la actualización constante. Estos procedimientos de auditoría se pueden hacer de manera global o bien, de un área específica. Al tener este diagnóstico se pueden elaborar estrategias de mejora en las áreas que así lo requieran.
Estas técnicas, procesos y métodos de auditoría aplicados de manera regular ayudan a establecer una reputación financiera de una empresa y a reforzar esta confianza con sus clientes, con el mercado al cual pertenece y a los futuros inversionistas. Existen las auditorías internas, de esta manera la organización verifica que todo funcione correctamente.
Pruebas de Auditoría
Existen diversas pruebas que son utilizadas por los auditores para obtener evidencia suficiente y adecuada sobre la información financiera y operativa de una organización. Su objetivo principal es evaluar la exactitud y validez con una metodología de planificación, ejecución y documentación, asegurando que se cumplan las normativas y políticas establecidas.
Algunas pruebas incluyen:
- Inspección física de los bienes y recursos de la empresa.
- Revisión de cálculos.
- Revisión de conciliaciones.
- Pasivos no registrados.
- Confirmación con terceras partes.
- Pruebas de corte.
- Pruebas de operatividad.
- Calificación de desempeño de los colaboradores.
- Delimitación de funciones.
- Pruebas de diseño.
Técnicas de Auditoría
Son los métodos que analizan la información de una empresa y comprueban que todo esté correcto en ella:
- Valoración general.
- Análisis específico de un área o procedimiento.
- Inspección.
- Recopilación de información por medio de encuestas y entrevistas al personal de la organización.
- Validación.
- Evaluación.
- Certificación.