La ISO 19011:2018, "Directrices para la Auditoría de los Sistemas de Gestión", es utilizada globalmente por organizaciones que ofrecen formación de Auditores de los Sistemas de Gestión, tanto para adquirir conocimientos necesarios en auditorías como para su certificación.
La publicación de la ISO 19011:2018 se debió a la aparición de nuevas Normas de Sistemas de Gestión con una Estructura de Alto Nivel, que incluye una estructura común, requisitos esenciales idénticos, términos comunes y definiciones esenciales. Estas nuevas publicaciones hicieron necesario un enfoque más amplio para la Auditoría de los Sistemas de Gestión, así como una orientación más genérica.
Esta norma proporciona orientación sobre la gestión de un programa de auditoría, la planificación y realización de auditorías de Sistemas de Gestión, y sobre la competencia y evaluación de un auditor y un equipo auditor. Los resultados de las auditorías basadas en la ISO 19011:2018 proporcionan información para el análisis de la planificación del negocio y pueden contribuir a la identificación de necesidades y actividades de mejora.
Según la ISO 19011:2018, una auditoría es el proceso sistémico, independiente y documentado para obtener evidencias objetivas y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar el grado en que se cumplen los criterios de auditoría. Un auditor es la persona que lleva a cabo una auditoría.
Formación de Auditores de los Sistemas de Gestión
La formación de Auditores de los Sistemas de Gestión es una necesidad para las organizaciones que deciden estratégicamente manejar uno o más Sistemas de Gestión. Esta figura es esencial para el mantenimiento y mejoramiento del Sistema de Gestión o Sistema Integrado de Gestión de la organización.
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Para lograr la competencia como Auditor de los Sistemas de Gestión, se requiere:
- Completar con éxito programas de formación que cubran los conocimientos y habilidades básicas de un auditor.
- Aprobar los exámenes correspondientes a todos los programas cursados durante la formación.
- Obtener experiencia en una función profesional que involucre el ejercicio de juicio, la toma de decisiones, la solución de problemas y la comunicación con miembros de la dirección, profesionales, pares, clientes y otras partes interesadas.
- Complementar con formación y experiencia en una disciplina y sector de Sistemas de Gestión específicos.
- Adquirir experiencia en auditorías bajo la supervisión de un auditor competente en la misma disciplina.
Un Auditor de los Sistemas de Gestión en base a la ISO 19011:2018 debe ser capaz de realizar auditorías a las normas de Sistemas de Gestión u otros documentos normativos. Además, deben ser capaces de realizar auditorías efectivas a Sistemas Integrados de Gestión, ya que la norma ISO 19011:2018 adopta un enfoque de auditoría combinada cuando se auditan juntos dos o más Sistemas de Gestión de distintas disciplinas.
Al auditar un Sistema Integrado de Gestión, el auditor debe tener conocimiento de las interacciones entre los distintos Sistemas de Gestión, comprender los requisitos de cada norma y reconocer los límites de su competencia en cada disciplina.
Competencias de un Auditor de los Sistemas de Gestión
Las competencias de un Auditor de los Sistemas de Gestión provienen de su formación, experiencia en auditorías y del intercambio de ideas con otros auditores. La formación es solo la base; la práctica es esencial para mejorar su desempeño y efectividad.
Las competencias clave incluyen:
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- Principios, procesos y métodos de auditoría: Asegura que las auditorías se realicen de manera coherente y sistemática. El auditor debe ser capaz de:
- Comprender los tipos de riesgos y oportunidades asociados con la auditoría.
- Planificar y organizar el trabajo eficazmente.
- Realizar auditoría en el horario acordado.
- Establecer prioridades.
- Comunicarse de forma efectiva.
- Recopilar información eficazmente y verificar su pertinencia y exactitud.
- Manejar herramientas de muestreo.
- Comprender y considerar las opiniones de los expertos.
- Auditar un proceso de principio a fin.
- Confirmar que la evidencia recopilada es suficiente y apropiada.
- Evaluar los factores que pueden afectar la fiabilidad de la información recopilada.
- Documentar actividades y hallazgos.
- Mantener la confidencialidad y seguridad de la información.
- Normas de Sistemas de Gestión y otras referencias: Permiten al auditor comprender el alcance de la auditoría y aplicar criterios de auditoría. Esto incluye:
- Las normas de Sistemas de Gestión utilizadas.
- La aplicación de normas por parte del auditado.
- Las relaciones entre los procesos de los Sistemas de Gestión.
- La comprensión de la importancia y prioridad de las normas.
- La aplicación de normas a diferentes situaciones de auditoría.
- La organización y su contexto: El auditor debe ser competente para determinar:
- Las necesidades y expectativas de las partes interesadas.
- El tipo de organización, su gobernanza, tamaño, estructura y funciones.
- Los aspectos generales del negocio, los procesos y la terminología relacionada.
- Los aspectos culturales y sociales del auditado.
- Requisitos legales y reglamentarios aplicables y otros requisitos: Permiten al auditor ser consciente de los requisitos de la organización y trabajar de acuerdo con ellos.
El Rol del Experto Técnico
Es importante destacar que una auditoría de un Sistema de Gestión no debe tratarse como una auditoría de cumplimiento legal. Para temas muy técnicos en los que el Auditor de los Sistemas de Gestión no es experto, puede apoyarse en un Experto técnico. Este es la persona que aporta conocimientos o experiencia específicos al equipo auditor, pero no actúa como auditor.
Tipos de Auditorías Aplicables según ISO 19011:2018
Existen distintos tipos de auditorías en los Sistemas de Gestión:
- Auditorías de primera parte / internas: Realizadas por los Auditores de los Sistemas de Gestión al o los Sistemas de Gestión que maneja la organización.
- Auditoría de segunda parte / externas: Realizadas a proveedores u otras partes interesadas del Sistema de Gestión.
- Auditoría de tercera parte / Certificación y/o Recertificación: Realizadas por Auditores de los Sistemas de Gestión pertenecientes a organizaciones externas que proporcionan certificaciones.
La ISO 19011:2018 proporciona directrices para las:
- Auditorías de primera parte.
- Auditorías de segunda parte.
La Norma ISO/IEC 17021-1 establece los requisitos para realizar auditorías de Sistemas de Gestión para la certificación de tercera parte.
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