Si estás empezando tu negocio, es normal que algunos términos fiscales te suenen complicados o confusos. Lo mismo pasa con el lenguaje fiscal, por ello es fundamental comprender los conceptos básicos que rigen la facturación en México. Factura Electrónica o Comprobante Fiscal Digital es un documento digital el cual cumple con todos los requisitos legales para ser considerado un documento fiscal autentico.
Conceptos fundamentales del CFDI
CFDI: Comprobante Fiscal Digital por Internet, es un documento legal que ampara una operación comercial. Es el nombre formal de la factura electrónica; cuando vendes algo y entregas una factura, en realidad estás enviando un CFDI. En él se describe el producto o servicio adquirido, junto con el desglose de los impuestos correspondientes, de acuerdo con las disposiciones fiscales del Servicio de Administración Tributaria (SAT).
Para su correcto funcionamiento, se utilizan diversos estándares técnicos y elementos de validación:
- XML: Es el formato en el que se almacena la información correspondiente a un CFDI. Significa por sus siglas en ingles eXtensible Markup Language o lenguaje de marcado extensible.
- Sello digital: Es aquel que avala el vínculo entre la identidad del titular o emisor y los datos contenidos en la cadena original de una factura electrónica o comprobante fiscal digital. De esta manera se garantiza la validez y unicidad de la misma.
- Fiel: La firma electrónica avanzada es un certificado que tiene el propósito de identificar al contribuyente como autor legítimo de un mensaje de la misma manera que lo haría una firma autógrafa.
- Timbrado: Es la acción que realiza un PAC al certificar un documento XML emitido por un contribuyente.
Instituciones y figuras autorizadas
El manejo de estos documentos involucra a la autoridad fiscal y a terceros autorizados. SAT: Son las siglas para referirse al Servicio de Administración Tributaria. Esta institución fue concebida cuando se publicó la Ley del Servicio de Administración Tributaria en 1996 y se creó con el objetivo de aumentar la recaudación de impuestos para obtener más recursos para el Estado.
Por otro lado, el PAC (Proveedor Autorizado de Certificación) es aquella persona moral que cuenta con autorización del Servicio de Administración Tributaria (SAT) para validar los CFDI generados por los contribuyentes, asignarles el folio e incorporarles el sello digital del Servicio de Administración Tributaria.
Lea también: Definiciones Contables
¿Qué es el Uso de CFDI y por qué es importante?
Hoy queremos compartir contigo sobre un término que puede causar dudas: ¿has escuchado hablar sobre el uso de CFDI? El uso de CFDI es una clave que indica la razón por la cual se emitió una factura electrónica. Este código determina si el gasto puede ser deducible fiscalmente. El campo UsoCFDI es la clave que indica al SAT cuál será el uso fiscal que el receptor le dará al comprobante.
Es obligatorio en CFDI 4.0 y debe ser compatible con el régimen fiscal del receptor (no todos los usos son válidos para todos los regímenes). En caso de ser el emisor de la factura, este dato te lo deberá proporcionar el receptor. En caso de emitir una factura con uso de CFDI incorrecto, esta será considerada inválida ante el SAT por contener errores.
Al expedir el Comprobante Fiscal Digital por Internet deberá indicarse la clave de uso respectiva, de acuerdo con el Anexo 20 de la Guía de llenado publicada en el Portal del SAT. A continuación, se presentan algunos de los códigos más utilizados:
| Clave | Descripción del Uso de CFDI |
|---|---|
| G01 | Adquisición de mercancías |
| G03 | Gastos en general |
| I06 | Comunicaciones telefónicas |
| D02 | Gastos médicos por incapacidad |
| S01 | Sin efectos fiscales |
| CP01 | Pagos (exclusivo para complementos de pago) |
En realidad, casi todos los contribuyentes usan las mismas claves porque se dedican a un negocio concreto, por lo que basta con saber la clave una sola vez. Para señalarlo, solo necesitas introducir la clave apropiada en la sección “Uso del CFDI”, siguiendo las indicaciones de tu destinatario.
Terminología fiscal adicional
Para comprender el ecosistema del CFDI, es necesario dominar otros términos relacionados con la operación diaria de un negocio:
Lea también: Definición de Conceptos Contables
- Régimen Fiscal: Es el conjunto de reglas y obligaciones que debes seguir según el tipo de negocio que tienes.
- Deducción: Es un gasto que puedes restar de tus ingresos para pagar menos impuestos.
- IVA: Es un impuesto que se aplica a la mayoría de los productos y servicios que vendes.
- Retención: Es cuando alguien más (como un cliente o empresa) te retiene una parte del pago para entregarla directamente al SAT.
- Addenda: Elemento opcional de la factura electrónica que, en su caso, se incluye en el formato XML para añadir información no fiscal, de acuerdo a las prácticas comerciales.
- Complemento: Elemento de la factura electrónica que contiene información fiscal aplicable a un sector económico o actividad particular.
La capacitación continua y la asesoría profesional pueden marcar la diferencia para las empresas que operan en México. No importa si tu empresa es pequeña, mediana o grande, contar con herramientas adecuadas permite una correcta clasificación de las transacciones y facilita la fiscalización por parte de la autoridad.
Lea también: Definiciones Esenciales (Contabilidad)