La hoja de cálculo en formato Excel para el control y presupuesto de flujo de caja se utiliza para el control diario de los ingresos (ventas) y los egresos (gastos) que nos permite llevar en manera eficaz el flujo de caja por día, por mes acumulando el flujo al cierre del día.
Beneficios Clave de las Hojas de Cálculo Contables
La hoja de cálculo que se encuentra en el archivo adjunto fue diseñada para facilitarle la correcta contabilidad de su negocio para mantener un correcto flujo de efectivo y poder presupuestar sus compras y gastos de acuerdo a las ventas que se están obteniendo y de esta forma no tener un exceso o faltante de inventario con un correcto y balanceado presupuesto de gastos que nos permita operar con ganancias.
La hoja de cálculo está diseñada por cada día del mes, los 12 meses del año de tal forma que le permite llevar un acumulado. Esta hoja de cálculo contiene la mayoría de los rubros de egresos así como renglones para capturar el nombre de sus proveedores, únicamente lo que Usted requiere es capturar en los renglones los valores que Ud. pagó y a través de fórmulas en los totales (campos en amarillo) obtendrá el resultado de las operaciones.
La hoja de cálculo ejecuta todas las operaciones, Usted lo que requiere es revisar los totales para tomar las acciones necesarias en su negocio y de esta forma poder proyectar su presupuesto ya sea ajustándolo o invirtiendo más para el logro del desarrollo de su negocio el cuál es el objetivo de esta hoja de cálculo, el que Usted obtenga las utilidades necesarias para mantener su negocio en constante crecimiento con números positivos.
Los beneficios más importantes son:
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- Al cierre del día una vez capturada la venta (ingresos), las compras a proveedores (egresos) y gastos del día (egresos), nos permite conocer la utilidad del día y la utilidad que se lleva acumulada.
- Al cierre del día nos permite efectuar un correcto corte de caja para saber exactamente cuál es nuestro capital para así pronosticar las futuras compras, pagos a proveedores y gastos a efectuar.
- Nos permite conocer las ganancias o en su caso las pérdidas para tomar las acciones requeridas.
- Nos permite identificar en que renglones estamos gastando por día y lo que se le paga a cada proveedor.
- Nos ayuda a realizar un correcto presupuesto de ventas, compras, gastos y márgenes de utilidad.
- Al final del día hacer corte de caja para saber si se tuvo faltantes o sobrante de efectivo.
El Libro de Caja: Un Registro Esencial
El libro de caja, libro de cuentas o registro de efectivo es uno de los libros auxiliares más importantes en la contabilidad empresarial. Ya sea en forma de documento único o más a menudo como tabla Excel, el libro de caja registra las entradas y salidas de efectivo de las empresas. Para llevarlo a cabo sin problemas, dichas transacciones se recogen en un libro de caja o de cuentas, lo que resulta muy útil.
Tener a mano un modelo de libro de caja, de los que se encuentran numerosos ejemplos en Internet, conlleva ventajas para las pymes y los autónomos a la hora de crear un libro de caja.
¿Quién debe llevar a cabo la contabilidad de caja?
En caso de una auditoría fiscal, la ausencia de un libro de caja o la existencia de un libro de cuentas incompleto puede tener consecuencias desagradables que se traducen en ingresos adicionales a Hacienda, de ahí que sea conveniente cumplimentar los libros de caja de manera completa y comprensible.
Al contrario que las tiendas online, los pagos en efectivo son retrospectivamente más difíciles de registrar, por lo que el mantenimiento actualizado de las entradas y salidas de pagos resulta ventajoso para todas las empresas. Así, los libros de caja sirven como herramientas para no perder de vista la situación financiera.
Descarga de Ejemplo de Libro de Caja
Para crear tu propio libro de caja, en nuestra Guía Digital puedes descargarte un modelo de libro de cuentas gratuito en formato Excel. Tras ello, podrás comenzar a desarrollar la contabilidad de tus pagos al contado. A continuación te explicamos detalladamente qué datos contiene la plantilla de libro de caja y cómo se cumplimenta correctamente.
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Información sobre los ejemplos de libros de caja de entradas y salidas
Cuando al final de cada año fiscal hay que realizar la declaración de la renta, los libros de caja forman parte de la base imponible de toda empresa. Así pues, al igual que cualquier otro libro mercantil, el libro de caja debe registrarse motivado por los principios de transparencia y accesibilidad.
Para garantizarlos, existen algunos datos obligatorios que cualquier entrada en un libro de caja debe incluir. El ejemplo de libro de caja en Excel que te ofrecemos contiene todos los datos necesarios para cumplimentarlo correctamente.
La siguiente información aparece distribuida en 6 columnas:
- El número de comprobante del recibo en efectivo
- La fecha de la transacción
- Las entradas en euros (debe)
- O las salidas en euros (haber)
- Las observaciones sobre la transacción
- El saldo (calculado automáticamente) de todas las entradas y salidas
En el encabezado de nuestra plantilla de libro de caja aparecen dos campos adicionales, uno donde debes incluir el nombre de tu empresa y en el otro el período en el que se lleva el libro de caja.
Tanto las entradas como las salidas, es decir, tanto el Debe como el Haber, deben documentarse cronológicamente y, en este sentido, la integridad es un aspecto fundamental. Por ello, en el libro de caja también se contabiliza, por ejemplo, la compra de sellos, que normalmente se hace en efectivo.
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Una de las principales ventajas del libro de cuentas en Excel que te presentamos es que la aplicación compensa todas las partidas entre sí y ofrece el saldo actual de forma automática.
Cumplimentación de un Modelo de Libro de Caja
Una vez te has descargado la plantilla del libro de caja o registro de efectivo debes seguir los siguientes pasos:
- Introduce el nombre de tu empresa en el encabezado del documento.
- Indica el período de tiempo: si quieres empezar el libro de caja en el mismo día, apunta la fecha actual.
El libro de caja sirve para dar cuenta de los ingresos y gastos diarios de tu empresa, por lo tanto todos los movimientos del día a día estarán documentados.
El siguiente paso es indicar el saldo inicial de caja, es decir, el importe de dinero (suma) con el que se inicia el ejercicio económico. En el caso de que el inicio sea un nuevo mes, siempre debe ser igual al saldo de cierre del mes anterior. El saldo inicial se anota en el Debe y al inicio de las operaciones
A continuación debes protocolizar cronológicamente los pagos en efectivo del día (o del período en el que se lleva el libro de caja): el número de recibo, la fecha de la transacción y la cuantía de la salida o entrada en euros. En el Debe se anota cuando el dinero ingresa y, asimismo, el importe de los cheques que gira la empresa contra su cuenta corriente. En el Haber se anota cuando el dinero sale, ya sea para comprar, pagar deudas o enviar dinero al banco como depósito en cuenta corriente. Es importante delimitar en este caso cada transacción por separado y que los valores numéricos de la tabla Excel puedan leerse correctamente.
La columna “Observaciones” recoge información sobre las transacciones, como por ejemplo en forma de texto de contabilización.
Introduce todos los pagos en la plantilla del libro de caja como muy tarde al día siguiente.
En la parte inferior derecha de la tabla se muestra la suma de las entradas y las salidas y el saldo total.
Antes de imprimir el modelo de libro de caja, vuelve a asegurarte de que todos los valores sean correctos para que el importe final pueda calcularse con exactitud. Este se tomará como “Suma” en el siguiente libro de caja.
Imprime siempre el libro de cuentas al final del día y comprueba si el período de tiempo en el que se engloba aparece en el encabezado. Fírmalo y guárdalo por orden cronológico en tus documentos o también como documento PDF.
Al día siguiente puedes utilizar el mismo ejemplo de libro de caja guardado para crear un nuevo libro de cuentas.
Como dato importante, los datos recogidos en la contabilidad de caja ya no pueden modificarse posteriormente. Esto infringiría los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (PCGA). Si se ha cometido un error, su modificación debe comunicársele a la otra parte junto con la fecha de modificación, de modo que así quede patente la transparencia de los PCGA.
Elaboración de Pólizas de Diario en Excel
Si deseas elaborar un formato de pólizas de diario en excel, te diremos como puedes hacerlo paso a paso pero antes debes saber acerca del Sistema de pólizas contables y los tipos de pólizas que existen junto con los usos de cada uno.
- Pólizas de ingreso: Registran operaciones de entradas de dinero ya sea en efectivo o por otros medios electrónicos, los más comunes son los pagos recibidos por clientes, deudores entre otros.
- Pólizas de egresos: Son aquellas que registran las operaciones de salidas de dinero ya sea en efectivo o por otros medios electrónicos, los más comunes son los pagos de agua, a los proveedores, etc.
Es un documento en donde el contador debe registrar y llevar un control (anexar) los comprobantes de operaciones que no involucren entradas o salidas de dinero del banco.
Una vez que te encuentres en una pestaña en Excel, debes de seleccionar desde la celda A1 a F1 para combinar y centrar poniendo de título “Póliza de diario”. Y listo!
Recuerda que hoy en día puedes buscar empresas que se dediquen a realizar pólizas de seguro y así será más fácil y rápido no ingresar manualmente en Excel.
La información generada por las pólizas se deben entregar cada mes y debe de incluir información detallada como la transacción, cuenta, partida, auxiliares y subcuenta.
Plantillas de Inventarios en Excel
Este es un paso imprescindible para gestionar los recursos de tu empresa. Otro de los beneficios de este formato de inventarios es que te ayuda a surtir a tiempo tu stock.
Esta plantilla es un formato de control de inventarios, para que mantengas en orden tus entradas y salidas de producto. Además, este formato de control de inventarios es fácil de usar.
- Para empezar, realiza una copia de tu formato de excel para inventarios con el fin de conservar una en blanco.
- Si no tienes definidos códigos para tus productos, puedes asignarle cualquier código que quieras.
Cada ENTRADA y SALIDA se registra automáticamente modificando tus números de existencia reales. Tu plantilla te mostrará una alerta y en la columna de SOLICITAR verás la leyenda “Solicitar material”.
Siempre ten en mente que el control de tus inventarios es el motor y el alma de tu empresa.
- Los inventarios son las existencias de los recursos que las empresas necesitan para lograr sus objetivos y deben ser bien administrados para reducir al máximo el costo de su gestión.
- Los inventarios son los recursos que una organización emplea para alcanzar sus objetivos. En el caso de las comercializadoras, el stock por lo general se refiere a los artículos o mercancías para venta; en las compañías manufactureras, los inventarios más importantes son los de materias primas, insumos y bienes intermedios. Finalmente, en las empresas de servicios, los inventarios se refieren a los suministros que se requieren para la operación diaria.
Existen varias técnicas y métodos para el control y registro de inventarios. El método de registro periódico se utiliza para llevar el control de una gran cantidad de existencias que tienen un costo unitario bajo. Por norma de control interno, siempre se debe realizar un conteo físico.
Plantillas de Excel para la Gestión Contable
Disponibles en el software de gestión contable denominado Excel, las plantillas representan un valioso ahorro de tiempo para cualquier persona que se embarque en la gestión contable y financiera de su negocio u hogar.
Una puerta de acceso a una biblioteca que te proporcionará varias plantillas, algunas de las cuales están diseñadas para poder gestionar la contabilidad sin dificultad alguna. Por lo tanto, te serán de gran ayuda a la hora de planificar tus tareas, controlar tus datos contables e incluso automatizar determinados cálculos.
Con el fin de ayudarte, Superprof te cuenta cuáles son las mejores plantillas disponibles en Microsoft Excel para gestionar tus cuentas sin necesidad de muchos conocimientos contables.
La plantilla de ingresos y gastos
Las plantillas Excel de gestión contable que te serán de gran utilidad son las plantillas de flujo de caja. Tan prácticas para las grandes empresas como para las pequeñas empresas y los hogares, el registro de ingresos y gastos permite llevar una contabilidad con rigor.
En Excel, encontrarás plantillas para cualquier tipo de tarea. La única condición es que los datos se puedan transcribir en una hoja de cálculo.
Para registrar estos asientos contables, deberás crear una hoja de cálculo que agrupe las entradas y salidas de dinero.
Gracias a las funciones de Excel, podrás enumerar los movimientos de tus cuentas bancarias. Además, puedes planificar fácilmente las operaciones contables futuras, para conocer tu contabilidad de caja en el momento que quieras.
Al anticiparnos a estos movimientos, dominarás los estados financieros de tus cuentas en tiempo real y podrás examinar tu gestión comercial, saber si la estás gestionando de forma óptima y si puedes afrontar determinados gastos adicionales.
El flujo de caja es una herramienta esencial de análisis contable y financiero, ya que proporciona una visión dinámica de la situación financiera de los autónomos, de las PYMES o de cualquier hogar.
Para completar tu plantilla, necesitarás añadir la siguiente información:
- Recibos de efectivo.
- Desembolsos.
- Cuenta de resultados.
- Balances y documentos contables.
- Inversiones.
- Conciliaciones bancarias.
Estas plantillas las tienes disponibles en el software de contabilidad Excel. Desde «Archivo», «Nuevo desde plantilla», podrás buscar las plantillas que te interesen mediante palabras clave.
Al escribir «tesorería», tendrás acceso a las siguientes plantillas:
- Presupuesto personal.
- Pronóstico de flujo de caja.
- Tabla de flujo de caja personal fácil.
- Análisis de flujo de caja.
- Presupuesto simple.
- Lista de verificación para pagar facturas.
- Estado de resultados.
- Proyección de flujo de caja para pequeñas empresas.
¡Depende de ti escoger la plantilla que más se adapte a tus necesidades! Por otro lado, si buscas un diseño diferente, ¡Internet ofrece cientos de diseños que podrán encajar con tus gustos!
La plantilla del balance contable
El balance contable sirve para ver, en forma de documento, los activos de una empresa en un momento determinado. Este estado financiero resume los activos, es decir, todo lo que posee la empresa, como gestión de inventarios, flujo de caja, vencimientos y pasivos, es decir, todos los recursos a su disposición, como capital contable, deudas sociales y fiscales...
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