La contabilidad es un pilar esencial para la estabilidad y el crecimiento de cualquier empresa, ya que proporciona información financiera clave para la toma de decisiones estratégicas. En este artículo, explicaremos la importancia de la contabilidad en las empresas y cómo desempeña un papel vital en su gestión.
¿Qué es la Contabilidad en las Empresas?
Se le conoce como contabilidad en las empresas a un sistema donde se registran todas las transacciones financieras que tiene tu negocio, como compras, ventas y pagos. Su objetivo es tener un panorama financiero del negocio que permita balancear las cuentas y tener una administración del flujo más estratégica.
Las características principales de la contabilidad en las empresas son:
- Se basa en información con evidencia y cuantificables
- Es un cálculo objetivo y exacto
- Funciona por medio de protocolos
- Es una labor continua
- Da información monetaria certera
- Está relacionada con el área legal
Objetivos de la Contabilidad Empresarial
Llevar de forma adecuada la contabilidad en las empresas es importante porque sus principales objetivos son:
- Tener un sistema ordenado del área contable
- Llevar un registro de los movimientos económicos y financieros de la empresa
- Poder tener información certera sobre la empresa
- Analizar adecuadamente la eficacia de las estrategias financieras
- Hacer estimaciones predictivas sobre la salud financiera de la empresa
Elementos Básicos de la Contabilidad Empresarial
Para entender bien lo que implica la contabilidad en las empresas, es importante aclarar algunos conceptos que son fundamentales:
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- Activos: Son los recursos que tiene una empresa debido a sus transacciones como el inventario. Además de los activos físicos, es clave reconocer y gestionar correctamente los activos intangibles como la propiedad intelectual, el valor de marca o el capital humano especializado, que aportan un valor significativo al negocio.
- Pasivos: Son las deudas que tiene la empresa con proveedores, bancos o prestamistas.
- Ganancias o ingresos: Es el dinero que genera la empresa debido a las ventas o prestación de servicios.
- Gastos: Son los fondos que salen de la empresa para ganar servicios como los salarios
- Capital: Es el valor residual resultado de la participación del propietario tras deducir todos los pasivos.
El contador registra todos estos elementos en un documento al que se le conoce como libro mayor.
¿Cómo se Lleva la Contabilidad en las Empresas?
Aunque existen distintos métodos para llevar la contabilidad en las empresas, los principios generales para tener un adecuado control son:
- Tener actualizados los registros financieros: Es importante que los registros financieros estén actualizados no solo para una mejor toma de decisiones, sino para evitar problemas en caso de que tu empresa se someta a una auditoria. Los registros financieros incluyen liquidación de cuentas por cobrar, estados de cuenta bancarios, transacciones financieras, facturación y nómina. En este punto, es importante contemplar herramientas y políticas para facilitar a los colaboradores el acceso a un adelanto de nómina en casos de necesidad, garantizando un flujo controlado y documentado que no afecte la estabilidad financiera de la empresa.
- Ten un control sobre todo lo que hacen los demás: En este punto es fundamental hacer un balance diario de los libros y tener toda la información relacionada con los ingresos y egresos de los empleados. Para lograr este control, será necesario que recolectar diario los recibos de los empleados para tener el control de gastos de viaje o los reembolsos al personal. Sugerimos crear un sistema de solicitudes y reembolsos para no perder ninguna transacción. Una alternativa sencilla para mantener a raya registros como los gastos de la empresa es a través del uso de tarjetas, lo que disminuye la pérdida de recursos o merma al hacer uso de efectivo; en Métricas, podemos ayudarte con la emisión de tarjetas empresariales, además de una plataforma personalizada para tener control absoluto de todos los recursos que se dispersen en las tarjetas de tus colaboradores para los gastos de la empresa o incluso el pago de comisiones y bonos extra a sus salarios. Con nuestra plataforma podrás sacar fácilmente los reportes de ingresos y egresos, para llevar un mejor orden en la contabilidad de tu empresa.
- Recurre a servicios de contabilidad: Existen muchos softwares de contabilidad que le permiten al contador tener un control más adecuado de las finanzas de la empresa. Con este tipo de programas, se pueden agilizar todos los procesos relacionados con la contabilidad en las empresas. Todos los gastos que tengan el propósito de mejorar los procesos contables de una empresa, se consideran una inversión debido a la importancia de esta área para el negocio.
- No olvides estar al tanto de los nuevos gastos o aquellos que son variables: Es responsabilidad del contador estar al tanto de aquellos gastos que sean nuevos o que vayan cambiando dependiendo de la temporada. Algunos gastos variables son aquellos relacionados con crear la página web de la empresa, un gasto extra de marketing o publicidad, etc.
Documentos Necesarios para una Buena Contabilidad
El control de los ingresos y egresos de una empresa requiere de documentos especializados, algunos de ellos son:
- Estado de ingresos: Es un documento que indica la cantidad monetaria que tu empresa ha perdido o ganado.
- Hoja de balance: Te permite conocer y nombrar las ganancias y/o la suma de rendimientos.
- Estados de pérdidas y ganancias: Son las ganancias y gastos del negocio durante un periodo previamente establecido. Puede ser mensual, bimestral, trimestral o anual.
- Estado de la caja de flujo: Incluye información sobre lo que estás recibiendo y gastando, así como las actividades operativas, financieras y de inversión.
- Conciliación bancaria: Aquí se comparan los gastos de efectivo con los estados generales de la cuenta bancaria empresarial para tener un registro consistente del negocio.
Ventajas de Tener una Buena Contabilidad en las Empresas
Las principales ventajas derivadas de tener una buena contabilidad en las empresas son:
- Tendrás registros organizados: Una adecuada contabilidad permite organizar toda la información y evitar datos financieros dispersos.
- Podrás tener un mejor control de las finanzas: Podrás saber de dónde proviene el dinero y hacia dónde va.
- Permite hacer mejores decisiones: Tendrás toda la información que necesitas para tomar decisiones financieras importantes para la empresa.
- Ayuda a establecer presupuestos más fácilmente: Los datos contables serán útiles para saber cuánto dinero tiene la empresa, su capacidad de endeudamiento y cuánto es lo máximo que se puede gastar en determinados recursos o servicios.
- Permite pagar los impuestos a tiempo: El adecuado control de la contabilidad te ayudará a tener un control sobre los impuestos y evitar sanciones del SAT.
Leyes que Regulan la Contabilidad en las Empresas Mexicanas
En México hay leyes que regulan los procesos contables por lo que no tener un adecuado control de todos los flujos de la empresa puede resultar en multas gubernamentales. Las principales leyes y normas que regulan la contabilidad en las empresas mexicanas son:
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- Ley de Impuesto sobre la renta
- Código de comercio
- Código fiscal de la federación
- Ley de impuesto de valor agregado
- Normas de Información Financiera Mexicana
- Criterios contables prescritos por la Comisión Nacional Bancaria y de Valores
- Normas Internacionales de Información financiera.
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