Estar inscrito en Hacienda, ya sea como persona física o moral, es de gran importancia ya que implica diferentes obligaciones. El Servicio de Administración Tributaria (SAT) es el encargado de asegurar que tanto las personas físicas como morales cumplan con sus derechos y obligaciones como contribuyentes.
La autoridad exige a los contribuyentes que, en un tiempo establecido, paguen la cantidad que deben de acuerdo a sus ingresos o el nivel de facturación en el que están. De no ser así, se le exigirá que realice el pago, por lo que el Sistema de Administración Tributaria tiene la autoridad de llevar a cabo el procesamiento respectivo.
El régimen fiscal se define como la división que se da a cada contribuyente, dependiendo de las actividades que le generen ingresos. Existen dos clasificaciones principales: personas morales, como negocios o empresas conformadas por más de un socio, y personas físicas.
¿Cómo Facturar Electrónicamente?
Hacer una factura electrónica no solo mejora tu productividad y te pone en regla con la autoridad fiscal, sino que también te abre la puerta a financiamientos y te da formalidad ante clientes, inversionistas, proveedores y empleados. Por ejemplo, para acceder a un crédito empresarial, las instituciones financieras solicitan comprobar tus ingresos mediante las declaraciones al SAT.
Sin embargo, cumplir en tiempo y forma con la autoridad fiscal no siempre es sencillo. A continuación, te presentamos los pasos esenciales:
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Pasos Previos
- Si eres persona moral (empresa u organización), deberás realizar este trámite de forma presencial en un módulo del SAT.
- La e.firma es un archivo digital que te identifica al realizar trámites o servicios ante el gobierno, brindando seguridad y garantizando tu identidad. Este trámite se realiza de forma presencial, independientemente de si eres persona física o moral.
Es necesario mencionar que, desde julio de 2014, es más sencillo realizar una factura electrónica porque las personas físicas pueden prescindir del sello electrónico, pues con su FIEL será suficiente. Esto se puede hacer solo si no se cuenta con un CSD vigente; de lo contrario, esta modificación no aplica.
Elementos Clave de una Factura Electrónica
Los elementos clave de una factura electrónica son:
- Folio fiscal digital
- Fecha
- Sello digital
Cómo Hacer una Factura Electrónica 4.0 Eficientemente
Con los pasos previos completados, ahora veremos cómo hacer una factura electrónica 4.0 de manera eficiente:
- Tipo de Factura: Al ingresar a la factura, lo primero que pide el SAT es el "Tipo de factura".
- CFDI de Egresos: Estos CFDI amparan las devoluciones, descuentos al cliente y, en general, todas las salidas que registres en tu negocio. Por ejemplo, si ofreces un descuento por pronto pago, deberás emitir un complemento de pago (o recibo electrónico de pago) cuando recibas pagos en parcialidades o de manera diferida. Los comprobantes de pago siempre deben llevar "Documentos relacionados", en los que añadirás el folio digital de la factura electrónica o CFDI que complemente el pago.
- CFDI de Traslado: Los CFDI de traslado no acreditan un ingreso para los contribuyentes.
- Forma de Pago: La forma de pago de la factura electrónica es el canal o medio por el cual se realizará el pago.
- Clave de Producto o Servicio: Lo más indicado es que te familiarices con las categorías y encuentres la clave que define con mayor exactitud el tipo de operación que se refleja en tu factura.
Recomendaciones Adicionales
- Solicitar solo los datos necesarios: Muchas empresas siguen pidiendo información personal al receptor de la factura electrónica, cuando ya no es necesario.
- Dar seguimiento a la factura: Un error frecuente es no monitorear el pago de la factura, cuando resulta indispensable para mantener los ingresos. Si un plazo de vencimiento se ha cumplido, recuerda al cliente sobre su pago.
Toma en cuenta que, a diferencia de la versión 3.2 y 3.3, los CFDI 4.0 te dan menos libertad para el llenado de los rubros, pues debes elegir de entre las opciones que te presentan los catálogos.
Te recomendamos mantener tu información bien resguardada, sea cual sea el medio que escojas para facturar. A pesar de que esta metodología sea segura, no debemos compartir contraseñas a sitios o personas que nos lo pidan, pese a presentarse como parte de un sitio de facturación.
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