El estado de ganancias y pérdidas, también llamado estado de resultados, es un balance donde se detallan los ingresos, ganancias, gastos, costos operativos y pérdidas de una empresa en un periodo de tiempo específico. Generalmente, contiene los antecedentes operacionales de un trimestre, semestre o año. Un estado de pérdidas y ganancias, también conocido como estado de resultados, es un estado financiero que resume los ingresos, costos y gastos de tu compañía incurridos durante un período específico (por ejemplo, un mes, un trimestre o un año) e incluye las ganancias netas.
Su propósito es exponer cuantitativamente el efecto de las decisiones que se han tomado para alcanzar los objetivos empresariales, y determinar si esta es rentable o no. La rentabilidad depende del resultado final del reporte, que refleja un balance positivo cuando las ganancias superan a las pérdidas, y viceversa. Conocer esta información es fundamental para tomar decisiones sobre el futuro de la empresa. Para puntualizar, los objetivos de generar un estado de ganancias y pérdidas son:
- Precisar la rentabilidad de la empresa en un periodo de tiempo específico
- Evaluar el crecimiento de la empresa desde un punto concreto hasta el periodo comprendido por el balance
- Determinar los riesgos de realizar nuevas inversiones
- Estimar la capacidad de pagar un crédito a mediano y largo plazo
Este estado muestra el rendimiento de tu negocio a lo largo del tiempo para que puedas identificar tendencias y tomar decisiones más informadas. Por ejemplo, permite a la empresa evaluar si crece el margen de ganancias al reducir ciertos gastos, o si se está invirtiendo demasiado en mantenimiento y sería conveniente reemplazar algunos equipos.
Importancia del Estado de Ganancias y Pérdidas para las Pymes y Startups
El estado de ganancias y pérdidas es una herramienta que permite hacer las finanzas de una empresa más transparentes. Puede ayudar a pymes y startups a interpretar su flujo de caja operativo y la rentabilidad de su empresa a largo plazo, ya que permite evaluar el impacto que tienen las estrategias operativas que aplican sobre sus finanzas. A pesar de que generarlo no es una obligación legal para todas las empresas, el análisis del estado de ganancias y pérdidas facilita la estructuración de nuevas estrategias que optimicen los procesos productivos y administrativos de las empresas que deciden llevarlos a cabo. Llevar un control preciso de las cuentas del estado de resultados y de los demás estados financieros es vital para el crecimiento y la transparencia de tu negocio.
¿Cómo se Calcula el Estado de Ganancias y Pérdidas?
Al generar un estado de ganancias y pérdidas lo que más interesa conocer es la utilidad neta, que se muestra al final del balance. Un estado de pérdidas y ganancias se basa en una ecuación: ingresos menos gastos. El resultado te dirá si obtuviste beneficios o sufriste pérdidas. Funciona de esta forma:
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- Ingresos: todo el dinero que la empresa ganó durante el periodo.
- Gastos: los costos directos de producir lo que vendiste o el costo de los bienes vendidos (COGS), más todos los costos de operación como salarios, alquiler, marketing, software y servicios públicos.
- El balance final: resta los gastos de los ingresos y verás si la empresa obtuvo ganancias o sufrió pérdidas.
Para preparar tu estado de pérdidas y ganancias, tendrás que reunir todas las transacciones financieras durante ese período, incluyendo todas las fuentes de ingresos y todos los gastos incurridos. Una vez que tengas tus documentos financieros en orden, sigue los pasos a continuación para preparar tu estado de pérdidas y ganancias:
- Determina los ingresos de tu compañía: Suma todas las formas de ingresos obtenidos. Consigue todas las ventas y devoluciones de tu libro mayor durante el período de tiempo que escogiste (por ejemplo, un trimestre).
- Calcula el costo de los productos que ha vendido tu compañía: Tu costo total de los productos vendidos puede calcularse tomando tu inventario inicial, sumando todas las compras, los costos de flete, los costos de mano de obra directa y una parte de los gastos indirectos, y restando tu inventario final.
- Calcula las ganancias y pérdidas brutas de tu compañía: Las ganancias/pérdidas brutas se calculan restando el costo de los productos vendidos (Paso 2) de los ingresos totales (Paso 1).
- Determina los gastos operativos de tu compañía: Calcula los gastos operativos de tu compañía sumando todos los costos indirectos del negocio, como gastos generales administrativos, alquiler, viajes, nómina, depreciación y amortización, servicios públicos, franqueo.
- Calcula las ganancias/pérdidas operativas de tu compañía: Calcula las ganancias/pérdidas operativas de tu compañía restando los gastos operativos (Paso 4) de las ganancias/pérdidas brutas (Paso 3).
- Determina cualquier otro ingreso, otro gasto, ingreso por intereses y gasto por intereses: Otros ingresos y otros gastos generalmente incluyen instrumentos no recurrentes, por ejemplo, ganancias o pérdidas de la venta de un activo (por ejemplo, equipo). Los ingresos por intereses incluyen cualquier interés por cobrar, por ejemplo, del efectivo de la compañía retenido en cuentas bancarias. El gasto por intereses incluye cualquier interés pagadero sobre las deudas de la compañía, por ejemplo, un préstamo para negocios.
- Calcula el gasto del impuesto sobre la renta de tu compañía: El gasto del impuesto sobre la renta para el período se calcula multiplicando los ingresos tributables por la tasa del impuesto.
- Calcula las ganancias/pérdidas netas de tu compañía: Para calcular las ganancias netas, también llamadas ganancias después de impuestos, calcula tus ganancias operativas (Paso 5) y agrega otros ingresos e ingresos por intereses (Paso 6) y resta los demás gastos e intereses (Paso 6) y gastos por impuestos (Paso 7). Las ganancias netas se conocen comúnmente como el "resultado neto" de una compañía y es un indicador de la rentabilidad de una compañía.
Componentes Clave de un Estado de Pérdidas y Ganancias
Cada estado de P&L tiene el mismo tipo de historia: cómo se movió el dinero en la empresa durante un período determinado. Los componentes específicos del estado de resultados pueden variar según el sector, pero los elementos básicos siguen siendo los mismos:
- Ingresos: La línea superior. Son todos los ingresos que la empresa generó por la venta de bienes o servicios durante el período.
- COGS (Costo de Bienes Vendidos): Todos los costos directos vinculados a la producción de lo que vendiste.
- Beneficio bruto: Ingresos menos COGS. Muestra lo que queda después de cubrir los costos directos de producción.
- Gastos operativos: Son los gastos cotidianos de funcionamiento de la empresa que no están directamente vinculados a la producción (alquiler, servicios públicos, salarios del personal administrativo, etc.).
- Ganancia operativa (ingresos operativos): Beneficio bruto menos gastos operativos. Muestra qué tan rentables son las operaciones principales de la empresa.
- Otros ingresos y gastos: Eventos financieros que no encajan perfectamente en las operaciones, como ingresos por intereses, intereses de préstamos, ganancias o pérdidas puntuales.
- Beneficios netos (ingresos netos): La “línea final”. Es el beneficio que queda (o la pérdida que se ha producido) una vez contabilizado todo lo demás.
La Participación de los Trabajadores en las Utilidades (PTU) y el Impuesto Sobre la Renta (ISR)
La Participación de los Trabajadores en las Utilidades (PTU) es el derecho que tienen los trabajadores a recibir el 10% de la utilidad fiscal neta de la empresa, conforme al artículo 120 de la Ley Federal del Trabajo. Esta obligación, establecida en la Ley Federal del Trabajo, se activa una vez que la empresa obtiene utilidades netas y presenta su declaración anual ante el SAT. La disminución de la PTU puede deberse a diversos factores económicos, fiscales y contables, y tiene efectos importantes tanto para la empresa como para sus trabajadores.
En términos de la Ley del Impuesto sobre la Renta (ISR), dicha PTU es un concepto disminuible de la utilidad fiscal, ya sea en la determinación del impuesto anual, o bien, en el cálculo de los pagos provisionales, y no una deducción autorizada. La PTU pagada en el ejercicio se refiere al monto efectivamente entregado a los trabajadores por concepto de Participación de los Trabajadores en las Utilidades durante un ejercicio fiscal determinado. Por su parte, el artículo 57 de la misma legislación, señala que la pérdida fiscal se obtendrá de la diferencia entre los ingresos acumulables del ejercicio y las deducciones autorizadas, cuando el monto de estas últimas sea mayor que los ingresos.
Contablemente (NIF D-3): La PTU se reconoce como gasto en el ejercicio al que corresponde (2025), aunque se pague en 2026. Esta diferencia temporal genera un ISR diferido que debe reconocerse contablemente al cierre de 2025 conforme a NIF D-4. El gasto por PTU se presenta como parte de los gastos de operación del ejercicio, normalmente dentro del rubro de gastos generales o gastos de personal. La PTU por pagar es un pasivo a corto plazo. Representa una obligación presente de la empresa con sus trabajadores que se liquidará dentro de los doce meses siguientes al cierre del ejercicio (en México, entre abril y mayo del año siguiente, conforme al art. Cuando se realiza el pago efectivo a cada trabajador, se cancela el pasivo y se registra la salida de efectivo. El ISR retenido sobre la parte gravada de la PTU debe enterarse al SAT a más tardar el día 17 del mes siguiente al pago (art. 99 fracc. I LISR).
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Disminución de PTU en ISR
La PTU pagada en 2026 (correspondiente al ejercicio 2025) se puede disminuir de los ingresos acumulables al calcular la renta gravable del ejercicio 2026 (art. 9 fracc. I LISR). Como la PTU se reconoce contablemente en el ejercicio que se devenga (2025) pero fiscalmente solo afecta la base del ISR del ejercicio en que se paga (2026), se genera una diferencia temporal deducible. En 2026, cuando se paga la PTU y se disminuye de la base del ISR del ejercicio, se cancela el activo por ISR diferido.
Respecto a los pagos provisionales, el artículo 14 de la Ley en la materia señala que, la utilidad fiscal para el pago provisional se determinará multiplicando el coeficiente de utilidad que corresponda, por los ingresos nominales correspondientes al periodo comprendido desde el inicio del ejercicio y hasta el último día del mes al que se refiere el pago y, en su caso, se disminuirá con el monto de la PTU pagada en el mismo ejercicio. Ante una aplicación literal de la norma, la cual daba origen a una doble disminución de la PTU pagada en la determinación de la UFIN del ejercicio, el SAT tuvo a bien dar a conocer el criterio normativo 36/ISR/N Utilidad fiscal neta del ejercicio.
Para poder calcular el ISR del ejercicio al resultado fiscal, se debe aplicar una tasa del 30%. Las personas morales tienen la obligación de realizar pagos provisionales o pagos a cuenta del impuesto anual de forma mensual. Éstos pueden ser acreditados para conocer el impuesto que se debe pagar en la declaración anual. Para el ISR del trabajador, se consideran dos partes:
- Parte exenta: Los primeros 15 días de salario mínimo general vigente en el área geográfica del trabajador están exentos de ISR. En 2026, con UMA de $108.57 diarios, la exención es de aproximadamente $1,628.55 MXN por trabajador (art. 93, fracc. XIV LISR).
- Parte gravada: El excedente sobre esa exención es ingreso acumulable del trabajador. El patrón debe calcular y retener el ISR usando el procedimiento de ingresos esporádicos (art. 99 fracc. II LISR).
Resumen de PTU y su Tratamiento Fiscal
| Concepto | PTU |
|---|---|
| Fundamento | Art. 120 LFT, Arts. 9, 28, 93, 99 LISR, NIF D-3, NIF D-4 |
| ¿Es deducción autorizada para ISR? | ❌ No (Art. 28, fracc. XXVI LISR la excluye expresamente) |
| ¿Reduce la base de ISR del ejercicio siguiente? | ✅ Sí (Art. 9, fracc. I LISR: se disminuye de ingresos acumulables) |
| ¿Reduce los pagos provisionales de ISR del año en que se paga? | ❌ No (si se paga fuera del primer mes) (SAT: solo aplica si se paga en enero; de lo contrario, solo en declaración anual) |
| ¿Es gasto deducible para PTU del siguiente ejercicio? | ❌ No (Art. 9, penúltimo párrafo LISR) |
Ventajas de tener un Estado de Pérdidas y Ganancias
Hay muchas ventajas cuando preparas y cuentas con un estado de pérdidas y ganancias, incluyendo:
- Obtener un resumen de las ganancias actuales de tu compañía para un período.
- Comparar tus ganancias y pérdidas actuales con períodos financieros anteriores.
- Atraer inversores.
- Preparación para la financiación (préstamos o financiamiento de equipos).
¿Cómo Usan las Empresas los Estados de Pérdidas y Ganancias en la Toma de Decisiones?
Un estado de P&L es la herramienta que usan las empresas para decidir qué hacer a continuación. Cuando se revisa de forma regular, el estado de resultados muestra dónde la empresa está ganando terreno, dónde está perdiendo impulso y dónde es necesario reasignar recursos.
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Cómo detectar tendencias de rendimiento
Si los ingresos aumentan pero los beneficios disminuyen, es una clara señal de que los costos están superando a las ventas. Un estado de P&L también puede mostrar qué áreas de la empresa son ganadoras ocultas o tienen un desempeño deficiente crónico. Los líderes lo usan para decidir dónde invertir y qué descontinuar.
Elaboración de presupuestos y previsiones
Si los gastos de marketing han ido aumentando de a poco cada trimestre sin que las ventas suban, los líderes pueden limitar ese presupuesto o reasignarlo. El estado de resultados muestra lo que la empresa puede permitirse gastar en el futuro.
Medir la estrategia según los resultados
Los equipos directivos y los consejos de administración suelen fijar objetivos claros en el estado de resultados, como mejorar los márgenes netos unos puntos, reducir los gastos de explotación en un porcentaje determinado y aumentar los ingresos más rápido que los costos. El progreso (o la falta de él) se refleja línea por línea.
Cómo comunicarse con terceros
Los inversores, prestamistas y socios prestan mucha atención al estado de resultados. Un resultado neto creciente indica estabilidad, mientras que uno decreciente genera dudas.
¿Qué revela un Estado de Pérdidas y Ganancias sobre la salud financiera?
Un estado de pérdidas y ganancias aclara cómo una empresa ganó o perdió dinero y si ese patrón es sostenible.
- Rentabilidad y márgenes: El margen de beneficio bruto y el margen de beneficio neto son cifras clave para controlar. Seguir estos márgenes de un periodo con otro revela si la empresa se mantiene a flote.
- Tendencias a lo largo del tiempo: Una serie de estados puede contar una historia. Comparar las cifras de un periodo a otro ayuda a los directivos a detectar patrones que no son evidentes a corto plazo.
- Eficiencia operativa: Las partidas individuales muestran dónde podrían existir problemas. Los directivos pueden investigar si esos costos están justificados.
- Ganancias netas: Las ganancias netas suelen ser la cifra en la que se fijan los externos. Inversores, prestamistas y socios la consideran un resumen rápido de la viabilidad.
Errores Frecuentes al Preparar los Estados de P&L
Estos son algunos errores frecuentes a los que debes prestar atención cuando prepares un estado de P&L:
- Ingresos mal registrados: Reconocer las ventas demasiado pronto o demasiado tarde distorsiona los resultados.
- Gastos mal clasificados: Un costo de producción registrado como gasto general desvirtúa los márgenes brutos.
- Costos no monetarios excluidos: Ignorarlos sobreestima la rentabilidad y oculta el verdadero costo de los activos en uso.
- COGS mal calculado: Omitir insumos directos o incluir costos que no corresponden distorsiona los márgenes de los productos.
- No conciliar: Los números que no coinciden con los extractos bancarios o las facturas generan errores y omisiones.
Diferencias entre Estados de Pérdidas y Ganancias, Balances y Estados de Flujo de Caja
Cada estado financiero responde a una pregunta distinta:
- En los estados de pérdidas y ganancias se registran los ingresos, gastos y beneficios a lo largo de un período. Responden a la pregunta de si la empresa ganó más de lo que gastó.
- Los balances ofrecen una instantánea de los activos, pasivos y patrimonio en un momento específico. Muestran lo que la empresa posee, debe y ha invertido.
- Los estados de flujo de caja muestran cómo se mueve el dinero en efectivo dentro y fuera de la empresa.