Cuando una persona concede un crédito a otra, puede emplear muchas formas para dejar constancia de ello, y en su momento, exigir la devolución. Desde siempre, desde que los egipcios inventaron la escritura, hay una tendencia a que las cosas queden por escrito. Lo normal, por tanto, es que cuando una persona pasa a deber a otra una cantidad de dinero por la causa que sea, esas deudas consten por escrito.
Por ejemplo, las deudas surgidas de las relaciones comerciales se documentan inicialmente en las facturas donde se recoge el valor de las operaciones y el plazo para pagarlas. Las facturas, por tanto, son una prueba de que existe una deuda y en ella figuran las causas que la han motivado. Si una factura no se paga en los plazos convenidos, se iniciarán normalmente los trámites para conseguir su cobro. Para disponer de un camino judicial más rápido, en todos los países existe un documento especial, con características similares en todos ellos, que es la letra de cambio.
Idea General de la Letra de Cambio
Podemos definir la letra de cambio como un documento con un formalismo especial, que obliga a pagar a su vencimiento, en un lugar determinado, una cantidad cierta en dinero a la persona primeramente indicada en el documento, o a la orden de ésta, a otra persona también designada.
Personas que Intervienen en la Letra de Cambio
En el modelo de letra aparecen varias personas involucradas. Este es un aspecto que sorprende, la larga lista de personas que tienen una denominación especial y un papel definido en relación con la orden de pago inscrita en el documento. Para identificar las distintas personas que intervienen en la actividad de una letra de cambio, considere el siguiente ejemplo:
Don Pedro Picapiedra adquiere un automóvil a TRONCOLUXE, S.A., a pagar en 24 plazos mensuales. En cada letra, Picapiedra indica "ACEPTO", comprometiéndose formalmente a su pago. Cada letra asciende a 100.000ptas., venciendo la primera el 1 de enero de 19X0. Las letras se pagarán en el Banco de Cuevasbajas.
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En este contexto, las personas que intervienen son:
- El librador: Es la persona que emite o extiende la letra, en nuestro ejemplo TRONCOLUXE, S.A., para hacer constar que alguien le debe dinero. Su firma ha de aparecer ineludiblemente en ella.
- El librado: Es la persona que acepta el pago de la letra. En el ejemplo, es don Pedro Picapiedra. La letra viene a ser una carta dirigida a él para que haga efectivo el pago a quien tenga derecho a ello.
- Los endosantes y los endosatarios: Si el librador quiere dar la orden de que se pague a otra persona, debe hacerlo constar por detrás de la letra. A esta cesión de la letra de cambio se le da el nombre de endoso, y en virtud de ella el librador se convierte en endosante y la persona a quien cede sus derechos se llama endosatario. Como la letra está llamada a circular, es normal que el endosatario pueda convertirse a su vez en endosante, si endosa la letra a favor de otra persona, que seria desde entonces un nuevo endosatario. Este proceso puede repetirse cuantas veces se desee.
- El tenedor: Es el último propietario de la letra y el que ha de presentar al pago la letra en el día de su vencimiento o en uno de los dos días hábiles siguientes. En nuestro ejemplo el tenedor será TROYOTA.
Proceso Contable Básico de los Efectos Comerciales a Cobrar
El proceso más sencillo seguido por la letra de cambio cuando aparece en las operaciones de tráfico de las empresas se reduce a:
- La emisión de la letra.
- La circulación.
- El cobro a su vencimiento.
Para el registro contable de las letras que gira la empresa a fin de que sean pagadas por sus clientes el Plan General de Contabilidad tiene previstas las cuentas subdivisionarias de la cuenta 431 Clientes, efectos comerciales a cobrar.
Cuentas Subdivisionarias de la Cuenta 431
El Plan General de Contabilidad tiene previstas las cuentas subdivisionarias de la cuenta 431 Clientes, efectos comerciales a cobrar, que aparecen recogidas en el Cuadro siguiente:
| Cuenta | Descripción |
|---|---|
| 4310 | Efectos comerciales en cartera |
| 4312 | Efectos comerciales en gestión de cobro |
Existe otra opción para el tratamiento contable de los efectos comerciales a cobrar que consiste en prescindir de todas estas subcuentas y usar únicamente la cuenta 431. Clientes. efectos comerciales a cobrar, para recoger todas las posibles situaciones de la letra de cambio dentro de la empresa.
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La Emisión de la Letra de Cambio
La letra de cambio puede aparecer, a la vez que la factura o en un momento posterior, como pago de todo o parte de su importe, pero en cualquier caso unida a ella. El giro de una letra de cambio no exonera de la necesidad de crear la pertinente factura. Así pues, en el tráfico mercantil normal es frecuente que cuando los efectos son librados por el proveedor no lleven en principio la firma del cliente como librado. Posteriormente, una vez aceptada la letra de cambio por el cliente, habrá de registrarse en la cuenta 4310. Efectos comerciales en cartera.
Para exponer el proceso contable de los efectos comerciales, consideremos el siguiente supuesto:
- TRACTOSA vende a La Cooperativa Agrícola Extremeña maquinaria por un importe de 26.000.000ptas., a pagar en cinco mensualidades consecutivas, venciendo la primera el día l de junio próximo.
Contabilidad de TRACTOSA:
26.000.000 (4300) Clientes a (700) Ventas de mercaderías 26.000.000
Contabilidad de LA COOPERATIVA AGRICOLA EXTREMEÑA:
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26.000.000 (223) Maquinaria a (523) Proveedores de inmovilizado a corto plazo 26.000.000
- El 15 de mayo TRACTOSA libra cinco letras iguales a pagar por La Cooperativa Agrícola Extremeña, con vencimiento los días 1 de los cinco meses siguientes. Los efectos no han sido aceptados aún.
No procede ningún asiento contable, puesto que las letras todavía no se han aceptado es decir, no se, han firmado por el cliente que las va a pagar.
- El día 20 de mayo, La Cooperativa Agrícola Extremeña acepta los efectos que libró TRACTOSA.
Contabilidad de TRACTOSA:
26.000.000 (4310) Efectos comerciales en cartera a (4300) Clientes (ptas.) 26.000.000
Contabilidad de LA COOPERATIVA AGRICOLA EXTREMEÑA:
26.000.000 (523) Proveedores de inmovilizado a corto plazo a (524) Efectos a pagar a corto plazo 26.000.000
La Circulación de la Letra de Cambio
La letra de cambio puede ser objeto de cesión. La propiedad de la letra se transmite fácilmente por endoso anotándolo en el reverso del documento. Al nuevo propietario que será el endosatario le corresponderá cobrar el efecto.
- El 25 de mayo TRACTOSA, que debe 5.000.000ptas. a su proveedor VOLVO, SA., le paga endosándole la letra girada a cargo de La Cooperativa Agrícola Extremeña., que vence el l de junio.
Contabilidad de TRACTOSA:
5.000.000 (4000) Proveedores (ptas.) a (4310) Efectos comerciales en cartera 5.000.000
Contabilidad de VOLVO, S.A.:
5.000.000 (4310) Efectos comerciales en cartera a (4300) Clientes (ptas.) 5.000.000
Con este asiento, TRACTOSA refleja el pago de la deuda que tenía con su proveedor VOLVO1 S.A., a la vez que la gestión del efecto. Por su parte, VOLVO, S.A., expresa contablemente la recepción de un activo, la Letra de cambio y simultáneamente, el cobro a uno de sus clientes, que es TRACTOSA.
El Cobro de la Letra de Cambio a su Vencimiento
El pago de la letra ha de hacerse a la persona primeramente indicada en el documento, o a la orden de ésta, al tenedor de la letra. En definitiva, a su propietario en la fecha de vencimiento. Así, la empresa tenedora del efecto en el momento del vencimiento, puede operar de diversas formas:
- Primera: Conservar la letra hasta la fecha de vencimiento y, en ese momento, presentarla al cobro en el domicilio señalado al respecto.
Volviendo al supuesto:
- El día 1 de Julio procede al cobro del efecto de 5.000.000ptas. que vence ese día. Se cobra en efectivo, quedando ingresado en la caja de TRA CTOSA.
5.000.000 (570) Caja, ptas. a (4310) Efectos comérciales en cartera 5.000.000
- Segunda: Enviar al banco los efectos con anterioridad a su vencimiento para que proceda a realizar la gestión de cobro. En este caso habría que distinguir dos momentos:
- Cuando se envían los efectos al banco, en que entrará en juego la cuenta 4312. Efectos comerciales en gestión de cobro.
- Y cuando el banco, llegada la fecha de vencimiento, cobra los efectos ingresándolos en la cuenta corriente de la empresa.
- El día 15 de julio TRACTOSA envía al banco la letra de 5.000.000 pesetas que vence el 1 de agosto, para que proceda a su cobro.
5.000.000 (4312) Efectos comerciales en gestión de cobro a (4310) Efectos comerciales en cartera 5.000.000
- El 1 de agosto el banco cobra el efecto de 5.000.000 ptas. enviado en gestión de cobro. El banco ingresa en la cuenta corriente de TRACTOSA el importe del efecto, deducidas 6.000ptas. por la gestión de cobro.
6.000 (626) Servicios bancarios y similares
4.994.000 (572) Bancos c/c a (4312) Efectos comerciales en gestión de cobro 5.000.000
La Variedad de Cuentas Dedicadas a la Letra de Cambio
Aunque desde el punto de vista jurídico no exista diferencia entre los tipos de letras a que nos vamos a referir, sí cabe distinguirlas por el tipo de operaciones con las que se relacionan. Así podemos clasificarlas en efectos comerciales y efectos financieros.
Los efectos comerciales son los que tienen su origen en algún crédito o débito relacionado con las operaciones de tráfico. Debemos mencionar ahora otras cuentas dedicadas a las letras de cambio relacionadas con las operaciones de tráfico, que reciben también el nombre de efectos comerciales.
- En primer lugar, la más semejante a la que acabamos de mencionar es la 441. Deudores, efectos comerciales a cobrar. Incluye los créditos con deudores formalizados en letras de cambió aceptadas.
- En segundo lugar, señalaremos la existencia de letras de cambio aceptadas por la empresa a sus proveedores, recogidas en la cuenta 401. Proveedores efectos comerciales a pagar.
- Asimismo, hemos de hablar de las letras de cambio aceptadas por la empresa a sus acreedores que se registran en la cuenta 411. Acreedores efectos comerciales a pagar.
Efectos Financieros
Pero además de esas letras incluidas en la categoría de efectos comerciales, tenemos las letras que se clasifican como efectos financieros. Se trata de letras aceptadas por la empresa que recogen deudas surgidas en operaciones financieras. Por ejemplo cuando una empresa obtiene un préstamo puede verse obligada a firmar la aceptación de una letra por su importe.
Para registrar los efectos financieros existen en el Plan General de Contabilidad unas cuentas entre las que destacan:
- 174. Efectos a pagar a largo plazo.
- 524. Efectos a pagar a corto plazo.
Las deudas que se incluyen aquí son las contraídas por créditos recibidos y otros débitos, incluidas aquellas que tienen su origen en suministros de bienes de movilizado.