Los libros contables son documentos que dejan constancia de todas las operaciones de carácter económico y fiscal que una empresa lleva a cabo: compras de materia prima, abono de facturas de sus clientes, inversiones en nuevos activos, etc. Son documentos que sirven para extraer información económica y financiera de la empresa. A través de los libros, lo que se hace es poner en orden la información relativa a esas transacciones, a fin de poder hacer un seguimiento de las mismas. Por tanto, un libro contable ordena y archiva la información económica de la compañía.
Revisando esta información es posible hacerse una idea exacta de cuál es la situación económica de ese negocio. Los libros contables están sujetos a una normativa específica, regulada por el Plan General de Contabilidad (PGC). Es obligatorio que la contabilidad de estos libros se lleve de manera ordenada, siguiendo un orden cronológico de todas las operaciones realizadas. Llevar la contabilidad actualizada y con datos exactos es imprescindible para que las empresas puedan tomar decisiones de cara a su futuro, pero también para cumplir con sus obligaciones fiscales y evitar sanciones.
Importancia y Finalidad de los Libros Contables
Los libros contables son mucho más que simples registros de ingresos y gastos. En ellos se registran todas las transacciones, proporcionando una visión clara y detallada de la salud de tu negocio. Estos documentos desempeñan una función esencial en la gestión de cualquier negocio. El registro de toda la información contable permite a las empresas:
- Controlar sus finanzas: los libros facilitan el conocer de manera detallada las operaciones financieras y económicas que se han llevado a cabo. Cuanto más al tanto se está de los ingresos, los gastos, los activos, los pasivos y el capital empresarial, más fácil es asegurarse de que la gestión económica se está haciendo bien.
- Tomar decisiones de manera informada: a través de la información financiera registrada en los libros contables de la empresa, se pueden detectar áreas de mejora y planificar la utilización de recursos de una manera más eficiente.
- Cumplir sus obligaciones legales: llevar los libros contables no es una opción, sino una obligación impuesta legalmente, y cuyo incumplimiento acarrea sanciones.
- Demostrar su transparencia: unas cuentas claras consiguen que posibles socios e inversores confíen más en la empresa.
- Agilizar su planificación fiscal: los libros contables son herramientas esenciales de cara a la presentación de los impuestos. A través de la información recogida en los mismos, resulta más sencillo hacer las correspondientes declaraciones y autoliquidaciones, y con menos margen para el error.
Podríamos decir que, al llevar los libros contables de la empresa, la organización está cumpliendo con una obligación legal. Pero, en realidad, está yendo mucho más allá, está trabajando en el control de sus finanzas, lo cual es esencial para la sostenibilidad del negocio.
Clasificación de los Libros Contables: Obligatorios y Voluntarios
Existen dos tipos de libros contables principales, los cuales se dividen en obligatorios y voluntarios o no obligatorios. Los libros contables para empresa tienen una serie de peculiaridades que es importante conocer, para evitar caer en errores al gestionarlos. Lo que se hace es poner en orden la información relativa a esas transacciones, a fin de poder hacer un seguimiento de las mismas.
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Libros y Registros Contables Obligatorios según el Régimen Tributario
Los tipos de libros o registros contables que estarás obligado a llevar dependerán del Régimen Tributario en el que te encuentres, sea como Persona Natural con Negocio o como Persona Jurídica (empresa que hayas formado). También dependerá del volumen de ingresos anuales que estimes obtener por el desarrollo de tu actividad empresarial. En ese sentido, estarás obligado a llevar los siguientes libros o registros contables:
Nuevo Régimen Único Simplificado - NRUS
En el Nuevo Régimen Único Simplifiado - NRUS: No hay obligación de llevar libros ni registros contables. Sólo debes conservar los comprobantes de pago que te hubieran emitido y aquellos que sustenten las adquisiciones realizadas, en orden cronológico.
Régimen Especial de Renta - RER
En el Régimen Especial de Renta - RER: Los libros contables que estarás obligado a llevar son el Registro de Compras y el Registro de Ventas.
Régimen MYPE Tributario - RMT
En el Régimen MYPE Tributario - RMT: Teniendo en cuenta el nivel de ingresos anuales, los contribuyentes del RMT deberán llevar los siguientes libros y registros contables:
| Límite de Ingresos RMT (Artículo 11 del Decreto Legislativo N° 1269) | Libros Obligados a Llevar |
|---|---|
| Ingresos Netos hasta 300 UIT | Registro de ventas Registro de compras Libro Diario de Formato Simplificado |
| Desde 300 UIT hasta 500 UIT de Ingresos Brutos | Registro de Ventas Registro de Compras Libro Diario Libro Mayor |
| Ingresos Brutos mayores a 500 UIT y que no superen las 1,700 UIT | Registro de Compras Registro de Ventas Libro Diario Libro Mayor Libro de Inventarios y Balances |
Régimen General - RG
En el Régimen General - RG: Los libros contables que estarás obligado a llevar dependerán del volumen de tus ingresos anuales:
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| Límite de Ingresos | Libros Obligados a Llevar |
|---|---|
| Ingresos Brutos hasta 300 UIT | Registro de ventas Registro de compras Libro Diario de Formato Simplificado |
| Ingresos Brutos desde 300 UIT hasta 500 UIT | Registro de Ventas Registro de Compras Libro Diario Libro Mayor |
| Ingresos Brutos mayores a 500 UIT y que no superen las 1,700 UIT | Registro de Compras Registro de Ventas Libro Diario Libro Mayor Libro de Inventarios y Balances |
| Ingresos Brutos anuales mayores a las 1,700 UIT | Contabilidad completa, comprende: Libro Caja y Bancos, Libro de Inventarios y Balances, Libro Diario, Libro Mayor, Registro de Ventas y Registro de Compras. |
Marcos Legales y Tipos de Libros Obligatorios
Esta es una cuestión que está regulada en el Código de Comercio, pero también en la Ley del Impuesto de Sociedades, y en la legislación que regula los diferentes tipos de entidades mercantiles. Existen contradicciones entre los libros que debe llevar un empresario según hablemos de legislación mercantil o fiscal. Las leyes mercantiles y fiscales se complementan entre sí.
Nuestra conclusión sería hacer la contabilidad de acuerdo a las normas mercantiles y "completarla" con aquellas normas de carácter fiscal que sean obligatorias, por ejemplo en lo referente al I.V.A. Esta sería, hoy por hoy, la única opción verdaderamente correcta.
Libros Contables Mercantiles
El Código de Comercio Español (legislación mercantil) en su artículo 25 dice: "Todo empresario deberá llevar una contabilidad ordenada, adecuada a la actividad de su empresa que permita un seguimiento cronológico de todas sus operaciones, así como la elaboración periódica de balances e inventarios." Llevará necesariamente, sin perjuicio de lo establecido en las leyes o disposiciones especiales, un libro de Inventarios y Cuentas anuales y otro Diario.
Además, son libros que recogen información referente a acuerdos internos dentro de la sociedad mercantil. Es la normativa que regula cada entidad mercantil la que determina de manera específica los libros que se deben llevar en cada caso concreto, pero vamos a repasar los más habituales.
- Libro de actas: refleja los acuerdos de las juntas generales, las especiales y los órganos de dirección. Toda sociedad debe realizar, al menos, un acta al año, la que corresponde a su junta general ordinaria.
- Libro registro de socios, de sociedades o de acciones nominativas: registran la identidad de los propietarios de las participaciones en la sociedad y las transferencias de las mismas.
- Sociedades de Responsabilidad Limitada, Sociedades Limitadas Laborales y Sociedades de Garantía Recíproca: Libro registro de los socios.
- Sociedades de Responsabilidad Limitada Unipersonal: Libro registro de la sociedad.
- Sociedades Anónimas, Sociedades Anónimas Laborales y Sociedades Comanditarias por Acciones (en caso de que la sociedad posea acciones nominativas): Libro registro de acciones nominativas.
Todo empresario deberá llevar una contabilidad ordenada, adecuada a la actividad de su empresa que permita un seguimiento cronológico de todas sus operaciones, así como la elaboración periódica de balances e inventarios. Al cierre del ejercicio, el empresario deberá formular las cuentas anuales de su empresa, que deben redactarse con claridad y mostrar la imagen fiel del patrimonio, de la situación financiera y de los resultados de la empresa, de conformidad con las disposiciones legales. Las Cuentas Anuales, reguladas en el artículo 34 del C. de Comercio, comprenden:
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- Balance, en él figurarán de forma separada el activo, el pasivo y el patrimonio neto. El activo comprenderá con la debida separación el activo fijo o no corriente y el activo circulante o corriente. En el pasivo se diferenciarán con la debida separación el pasivo no corriente y el pasivo circulante o corriente.
- Estado que refleje los cambios en el patrimonio neto del ejercicio, que tendrá dos partes. La primera reflejará exclusivamente los ingresos y gastos generados por la actividad de la empresa durante el ejercicio, distinguiendo entre los reconocidos en la cuenta de pérdidas y ganancias y los registrados directamente en el patrimonio neto. La segunda contendrá todos los movimientos habidos en el patrimonio neto, incluidos los procedentes de transacciones realizadas con los socios o propietarios de la empresa cuando actúen como tales.
Libros Fiscales para Personas Físicas (IRPF)
Se consideran personas físicas los empresarios individuales, las comunidades de bienes y las sociedades civiles. Los contribuyentes del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas estarán obligados a conservar, durante el plazo máximo de prescripción, los justificantes y documentos acreditativos de las operaciones, rentas, gastos, ingresos, reducciones y deducciones de cualquier tipo que deban constar en sus declaraciones, a aportarlos juntamente con las declaraciones y comunicaciones del Impuesto, cuando así se establezca y a exhibirlos ante los órganos competentes de la Administración tributaria, cuando sean requeridos al efecto.
Los contribuyentes que desarrollen actividades económicas que determinen su rendimiento neto mediante el régimen de estimación objetiva deberán conservar, numeradas por orden de fechas y agrupadas por trimestres, las facturas expedidas de acuerdo a lo previsto en el Real Decreto 2402/1985, de 18 de diciembre, por el que se regula el deber de expedir y entregar factura que incumbe a los empresarios y profesionales, y las facturas o justificantes documentales de otro tipo recibidos. Igualmente, deberán conservar los justificantes de los signos, índices o módulos aplicados de conformidad con lo que, en su caso, prevea la Orden ministerial que los apruebe.
Las entidades en régimen de atribución de rentas que desarrollen actividades económicas llevarán unos únicos Libros obligatorios correspondientes a la actividad realizada, sin perjuicio de la atribución de rendimientos que corresponda efectuar en relación con sus socios, herederos, comuneros o partícipes.
Los contribuyentes que lleven contabilidad de acuerdo a lo previsto en el Código de Comercio, no estarán obligados a llevar los Libros registro establecidos en los apartados anteriores. - Ver artículo 68 del Real Decreto 439/2007, de 30 de marzo, por el que se aprueba el Reglamento del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas.
Los contribuyentes que desarrollen actividades empresariales cuyo rendimiento se determine en la modalidad simplificada del régimen de estimación directa estarán obligados a la llevanza de los Libros señalados en el apartado anterior, que son:
- Libro registro de ventas e ingresos.
- Libro registro de compras y gastos.
Libros Fiscales para Personas Jurídicas (Impuesto sobre Sociedades)
Se consideran personas jurídicas las corporaciones, asociaciones y fundaciones de interés público reconocidas por la Ley, así como las sociedades de interés particular, sean civiles, mercantiles o industriales, a las que la ley conceda personalidad propia, independiente de la de cada uno de sus asociados. Los contribuyentes que realizan actividades empresariales, están obligados a la llevanza de determinados libros fiscales de registro.
Libros Registro del Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA)
Además de los libros señalados anteriormente, los sujetos pasivos del Impuesto sobre el Valor Añadido, bien sean personas físicas o jurídicas, tendrán que llevar los siguientes Libros Registro del Impuesto sobre el Valor Añadido en función del Régimen al que estén acogidos.
- Libro de facturas emitidas: recoge todas las facturas emitidas a lo largo del año que estén sujetas a IVA. El registro debe indicar el número de la factura, la fecha de expedición, los datos del destinatario, la base imponible, el tipo impositivo aplicado, la cuota de IVA y el importe total de la operación.
- Libro de facturas recibidas: es igual que el anterior, pero en este caso, recoge las facturas que la empresa ha recibido de sus proveedores. El número de factura recibida, y en su caso, la serie.
- Libro de bienes de inversión: si la empresa adquiere bienes para su actividad que tengan un ciclo de vida superior al año, estas adquisiciones deben registrarse en este libro específico. Reseñando los datos de la factura y la forma en que se va a llevar a cabo la amortización. Por ejemplo, la entidad hará un asiento en este libro contable si compra un nuevo vehículo.
- Libro de operaciones intracomunitarias: solo es obligatorio cuando la empresa realice operaciones con otras entidades o profesionales radicados fuera de España, pero dentro del territorio de la Unión Europea.
- Libro registro de determinadas operaciones intracomunitarias.
- Libro registro específico para las actividades a las que resulte aplicable la determinación de la base imponible mediante el margen de beneficio de cada operación. También conocido como libro de bienes usados.
Los sujetos pasivos deberán anotar en el Libro registro de facturas recibidas, con la debida separación, las correspondientes a las adquisiciones de bienes o servicios efectuadas directamente en interés del viajero. Se exceptúan los empresarios que realicen otras actividades u operaciones a las que sea aplicable algún o algunos de los restantes regímenes, ya que seguirán lo dispuesto por éstos.
Principales Libros Contables Obligatorios y su Función
Para que puedas entenderlo un poco mejor, vamos a agrupar los libros obligatorios en tres categorías: libros contables, libros fiscales y libros mercantiles.
Libros Contables Obligatorios
Como hemos expuesto, los libros contables permiten hacer un registro de las transacciones financieras. Ayudan a las empresas a cumplir con sus obligaciones fiscales, pero también con obligaciones contables tan importantes como la de elaborar balances de forma periódica.
- Libro Diario: registra de manera cronológica las transacciones que va realizando la empresa. En este se deben registrar todas las operaciones que la empresa realiza día a día, recogidas en los llamados asientos contables. Especificando: fecha, descripción de la operación, cuenta afectada, importe deudor y acreedor. El registrar las operaciones día a día permite tener un mayor control de la contabilidad y detectar de manera temprana posibles errores. La finalidad del Libro Diario es reunir todas las operaciones realizadas por la empresa. Este libro reúne toda la información económico-financiera de la empresa desde el inicio de su actividad. Estos tienen que seguir un orden cronológico, con el fin de que sea más sencillo gestionarlos.
- Libro Mayor: el Libro Mayor refleja las operaciones económicas ejecutadas y registradas en el Libro Diario durante un ejercicio económico. El libro mayor debe incluir las operaciones económicas registradas en el Libro Diario durante un ejercicio.
- Libro de Inventarios y Cuentas Anuales: recoge la información contable relativa al ejercicio económico de una entidad mercantil, y tiene que elaborarse de conformidad con lo que establece el Plan General de Contabilidad. Su contenido debe incluir un balance inicial detallado (primer estado contable). Al menos trimestralmente se transcribirán con sumas y saldos los balances de comprobación. Su contenido debe incluir balances de sumas y saldos de comprobación de periodicidad trimestral (como máximo) (segundo estado contable) > Inventario de cierre del ejercicio (tercer estado contable) > Ejemplar de las cuentas anuales (último estado contable) que contenga: balance de situación; cuenta de pérdidas y ganancias; estado de cambios en el patrimonio neto; memoria del ejercicio; estado de flujos de efectivo.
Importante: estos libros contables obligatorios para las empresas deben elaborarse en un plazo máximo de tres meses desde el cierre del ejercicio y, después, tienen que legalizarse en el Registro Mercantil. Para ello, hay que presentarlos de manera telemática en los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio social. Esto es, como muy tarde, el 30 de Abril.
Libros Opcionales (Auxiliares)
Los libros auxiliares te ayudan a facilitar la gestión financiera y económica de una empresa. Estos libros opcionales facilitan la gestión económica y financiera de la empresa.
- Libro de clientes: Cada cliente dispone de una cuenta en la que anotamos por partida doble, en el debe y el haber, todas las operaciones realizadas con él.
- Libro de proveedores: En este libro se anotan las operaciones realizadas con los proveedores, tanto compras a crédito como los pagos que se realicen a estos. Se anotan las operaciones con proveedores, incluyendo compras a crédito y de contado.
Formalidades y Aspectos Legales del Llevado de Libros
Legalización de los Libros
Los notarios o jueces, según corresponda, colocarán una constancia en la primera hoja de los mismos y procederán a sellar todas las hojas del libro o registro, las mismas que deberán estar debidamente foliadas por cada libro o registro, incluso cuando se lleven utilizando hojas sueltas o continuas. Los libros contables serán legalizados ante el Registro Mercantil en el que esté inscrita la empresa al final del ejercicio contable.
Oportunidad de la Legalización: Los libros y registros deben ser legalizados antes de su uso, incluso cuando sean llevados en hojas sueltas o continuas.
Para la legalización del segundo y siguientes libros y registros, de una misma denominación, se deberá tener en cuenta:
- Tratándose de libros o registros llevados en forma manual, se acredita que se ha concluido con el anterior, con la presentación del libro o registro anterior concluido o fotocopia legalizada por notario del folio donde conste la legalización y del último folio del mencionado libro o registro.
- Tratándose de libros o registros que se lleven utilizando hojas sueltas o continuas, se deberá presentar el último folio legalizado por notario del libro o registro anterior.
- Tratándose de libros y registros perdidos o destruidos por siniestro, asalto u otros, se deberá presentar la comunicación que se ha establecido para ese efecto.
Empaste de los Libros y Registros
Los libros y registros vinculados a asuntos tributarios que se lleven utilizando hojas sueltas o continuas deberán empastarse, de ser posible, hasta por un ejercicio gravable. Los empastes deberán incluir las hojas que hayan sido anuladas. A tal efecto, la anulación se realizará tachándolas o inutilizándolas de manera visible. Las hojas sueltas o continuas correspondientes a un libro o registro de una misma denominación, que no hubieran sido utilizadas, podrán emplearse para el registro de operaciones del ejercicio inmediato siguiente.
Conservación y Comunicación de Pérdida o Destrucción
Es obligatorio almacenar, archivar y conservar mientras el tributo no esté prescrito, lo siguiente: Los libros y registros, llevados de manera manual, mecanizada o electrónica. Los documentos y antecedentes de las operaciones o situaciones que constituyan hechos susceptibles de generar obligaciones tributarias o que estén relacionadas con ellas.
El Código de Comercio determina que los libros contables de la empresa y los documentos que justifican los asientos practicados deben guardarse durante seis años. A pesar de que la legislación tributaria establece que bastaría con guardar la información durante cuatro años, puesto que este es el plazo de prescripción que se aplica con respecto a Hacienda. Por otro lado, existen delitos societarios cuyo plazo de prescripción puede ser más amplio. Por ello, se aconseja guardar la documentación durante un plazo de 10 años, incluso en aquellos casos en los que la sociedad o empresa deje de existir.
En ese sentido, los contribuyentes tienen la obligación de comunicar a la SUNAT, en un plazo de 15 días hábiles, los casos en que ocurra la pérdida o destrucción por siniestro, asaltos y otros, de los libros y registros. En todos los casos, se deberá adjuntar copia certificada expedida por la autoridad policial de la denuncia presentada por el contribuyente, respecto de la ocurrencia de los hechos, debiéndose presentar la citada documentación en la Mesa de Partes de los Centros de Servicios y dependencias de la SUNAT.
Plazo para rehacer los libros contables: El plazo es de sesenta (60) días calendarios a partir de la pérdida o destrucción.
Reglas Generales de Llevado
Todos los libros y documentos contables deben ser llevados, cualquiera que sea el procedimiento utilizado, con claridad, por orden de fechas, sin espacios en blanco, interpolaciones, tachaduras ni raspaduras. Deberán salvarse a continuación, inmediatamente que se adviertan, los errores u omisiones padecidos en las anotaciones contables. No podrán utilizarse abreviaturas o símbolos cuyo significado no sea preciso con arreglo a la ley, el reglamento o la práctica mercantil de general aplicación.
Sanciones por Incumplimiento
Como decíamos antes, no legalizar los libros contables en el Registro Mercantil no lleva aparejada ninguna sanción. Pero, por disposición de la Ley General Tributaria, si una empresa no lleva los libros contables, se le impondrá una multa fija de 150 euros. Además, si se han omitido datos o se han reflejado de manera inexacta, se aplicará una sanción de entre 150€ y 6.000€. Si la sociedad está inmersa en un concurso de acreedores y se acredita que ha incumplido su obligación de llevar la contabilidad, que lleva una doble contabilidad, o que hay irregularidades relevantes en sus libros, el concurso será declarado culpable.
Los libros contables de la empresa bien elaborados y regularizados tienen valor probatorio ante los tribunales, tal y como señala el Código de Comercio. Por eso, es de vital importancia llevar al día estos libros que hemos visto que son obligatorios porque, además, así se evitan sanciones por parte de Hacienda. Si no se integra la contabilidad como dicta la ley, se pueden cometer infracciones.
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