En este apartado, realizaremos registros de Diario y su pase o transferencia al Libro Mayor. Asimismo, con las clasificaciones que se examinaron en el apartado anterior de cuentas contables, se elaborarán los registros.
También estudiaremos la importancia de las pólizas contables, las cuales contienen los registros de una o varias operaciones realizadas por una persona o una empresa, así como los documentos fuente (factura, recibo, nota de cargo, nota de crédito, contrato), auxiliares de cuentas y Balanza de comprobación.
El objetivo, como se ha venido señalando, es proporcionar elementos que faciliten a las personas que no son contadores públicos la administración de sus negocios o pequeñas empresas.
1. Estructura Completa de un Catálogo de Cuentas
Las cuentas en el catálogo deben estar seriadas. La numeración se basa en el sistema métrico decimal. Se comienza por asignar un número índice a cada grupo de cuentas, tanto del Balance General como del Estado de Resultado Integral.
1.1 Balance General
Está integrado por activo, pasivo y capital.
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1.2 Estado de Resultado Integral
Está conformado por ingresos, costos, gastos, otros ingresos, otros gastos, costo integral de financiamiento e impuestos a la utilidad.
1.3 Catálogo de Cuentas
1.3.1 Activo Circulante
1.3.2 Activo No Circulante
1.3.3 Pasivo a Corto Plazo
1.3.4 Pasivo a Largo Plazo
1.3.5 Capital
1.4 Cuentas de Resultados
1.4.1 Ingresos
1.4.2 Otros Ingresos
1.4.3 Costos
1.4.4 Gastos
2. Registro de Asientos de Diario
2.1 Ejemplo 1
La empresa "La Esperanza" inicia operaciones el 01 de enero de 2017, los socios realizan aportación con un cheque por SI50,000.00 y la entrega de una camioneta para reparto de equipo con un valor de S70,000.00.
La aportación a la sociedad nos dice que el dinero se deposita en el banco, esta es una cuenta de activo que aumenta, por lo tanto, su registro se realiza en el apartado del lado izquierdo como un "Debe". Se está creando el capital que también está generando un aumento y que nos indica que los aumentos al capital se registran en el lado derecho como un "Haber", se observa la ley de la partida doble con el equilibrio entre el Debe y el Haber.
Con la información que hemos visto esto se representa de la siguiente manera: los registros en el Libro Diario con el uso del catálogo de cuentas detallado que se expuso en el apartado anterior.
En este segundo registro se ve un aumento a una cuenta de activo, se anota en el lado izquierdo en el Debe y un aumento a la cuenta de capital se anota en el lado derecho en el Haber.
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2.2 Ejemplo 2
El día 05 de febrero de 2017 se crea un fondo fijo de caja para las compras menores como despensa, pasajes, papelería, consumibles para la oficina. Se emite un cheque y se realiza la creación del fondo fijo de caja.
Como se aprecia, en este registro estas dos cuentas pertenecen al mismo grupo de cuentas de activo, y se aplica la regla un aumento a una cuenta de activo Caja, se anota en la parte izquierda como un debe y bancos como una cuenta de activo, pero esta vez disminuye, por ello también se anota en la parte derecha en el haber o abono a la cuenta.
2.3 Ejemplo 3
El día 18 de marzo de 2017 se compran materias primas con valor de S31,000.00 a crédito, más IVA de 16%.
En este ejemplo se observan dos cuentas de activo con aumento, las Materias primas e IVA por acreditar deben anotarse en el lado izquierdo en el "Debe" y el aumento a una cuenta de pasivo (abono) en el lado izquierdo.
2.4 Ejemplo 4
Se pagan el 30 de abril sueldos con cheque por S9,000.00 pesos, los sueldos del área de ventas son por S7,200.00, los sueldos del área administrativa son por S4,800.00, de los cuales por las retenciones de impuesto sobre la renta y seguridad social que las empresas tienen la obligación de pagar por cuenta de los empleados por un monto de S3,000.00.
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En este ejemplo se tiene el grupo de cuentas de resultados, los gastos son de naturaleza deudora y se anotan en el lado izquierdo, en el Debe, pero en el apartado del Estado de Resultado Integral estos reflejan una disminución de la utilidad que se obtenga.
Y bancos pertenece a las cuentas de balance como una disminución, se anota en el lado derecho en el Haber.
2.5 Ejemplo 5
"La Esperanza" vende focos para iluminación de diferentes tamaños; realizó una venta el 3 de mayo de 2017 de 1,000 focos con un valor de venta de S20.00 cada uno, más IVA; la venta fue a crédito. El costo de esta venta está integrado por los consumos de materias primas, la mano de obra o sueldos de los obreros y los gastos necesarios para su fabricación, que equivalen a 80% del valor de precio de ventas.
El registro de la venta involucra los dos grupos de cuentas balance y resultados, ambas en aumento; la cuenta de activo se anota en el lado izquierdo, en el "Debe"; mientras, en la cuenta de ventas también se da un aumento, pero en este caso el incremento se refleja en el lado derecho, en el "Haber". A su vez, la cuenta de impuestos, que es de balance y pertenece al grupo del pasivo que también aumenta, se anota en el lado derecho, en el Haber.
El costo de ventas pertenece al grupo de cuentas del Estado de Resultado Integral. El costo se anota en el lado izquierdo, en el "Debe", y representa una disminución de la utilidad del periodo; el almacén de producto terminado es una disminución de las cuentas de activo, se anota en el apartado del Haber, en el lado derecho.