Un sistema de gestión de cumplimiento (CMS) es un sistema integrado que se utiliza para cumplir con los requisitos normativos, las políticas internas y los estándares de la industria. Como su nombre lo indica, un sistema de gestión de cumplimiento es solo eso: un sistema.
No se trata de una tecnología o un proceso en particular, sino de un conjunto de herramientas, procesos empresariales y controles internos que funcionan en conjunto para reducir los riesgos de incumplimiento y ayudar a las organizaciones a cumplir con sus responsabilidades. Disponer de un sistema eficaz de gestión del cumplimiento es esencial para los esfuerzos de cumplimiento de una organización y para una estrategia más amplia de gestión de riesgos.
La gestión del cumplimiento se refiere a la estrategia más amplia que emplea una organización para cumplir con las regulaciones. Sin embargo, un sistema de gestión de cumplimiento (CMS) es el conjunto práctico de herramientas y controles empleados para automatizar y optimizar estos procesos de cumplimiento.
El Panorama Actual del Cumplimiento Normativo
En la actualidad, las organizaciones se enfrentan a un número creciente de normativas en todas las industrias y jurisdicciones. El incumplimiento de estos requisitos legales puede acarrear a menudo multas importantes y problemas legales.
Además, las actitudes de los consumidores hacia los problemas de cumplimiento de normas y la ciberseguridad están cambiando. En un estudio reciente de McKinsey, el 85 por ciento de los encuestados dijo que era importante conocer la política de privacidad de datos de una empresa antes de realizar una compra.
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Aun así, cumplir con las normativas de cumplimiento puede ser un desafío. Muchas organizaciones son cada vez más globales y tienen varias oficinas en todo el mundo con empleados y clientes en varias regiones, todos con diferentes requisitos normativos. Estas organizaciones pueden tener dificultades para anticiparse a los requisitos de cumplimiento, en especial a medida que las leyes y normativas siguen cambiando con la llegada de nuevas tecnologías.
Un sistema de gestión de cumplimiento (CMS) ayuda a las organizaciones a enfrentar este complejo escenario normativo y seguir en cumplimiento. Un CMS eficaz también permite a las organizaciones estandarizar sus iniciativas de cumplimiento en todas las regiones y personalizar su enfoque para seguir cumpliendo con las normativas y los estándares específicos de la industria.
Componentes Clave de un Sistema de Gestión de Cumplimiento
El programa de cumplimiento es la esencia de un sistema de gestión de cumplimiento. Sirve como eje central para diseñar e implementar todos los controles y medidas correctivas de cumplimiento. Los empleados deben consultar el programa de cumplimiento como su guía oficial. De esa manera, todos operan con el mismo conjunto de estándares y cumplen de manera consistente y precisa con sus responsabilidades de cumplimiento.
Las organizaciones también deben considerar establecer estructuras para generar informes consistentes y transparentes. Las quejas de los consumidores pueden ayudar a las organizaciones a identificar posibles problemas de cumplimiento normativo. Con frecuencia, los clientes son los primeros en detectar riesgos potenciales y responder a estas quejas con rapidez puede inspirar la lealtad de los clientes mientras ayudan a las organizaciones a tomar medidas correctivas de inmediato para evitar sanciones normativas.
Auditorías de Cumplimiento
Las auditorías de cumplimiento son otro componente esencial de cualquier sistema de gestión de cumplimiento. Ya sean internas o externas, estas auditorías implican una evaluación imparcial del cumplimiento y la adherencia de la organización a las políticas, procedimientos y requisitos normativos internos.
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En el caso de las auditorías externas, los auditores externos sin sesgo generalmente proporcionan una revisión independiente de las políticas y los protocolos de cumplimiento. Por el contrario, el departamento de auditoría interna de una organización generalmente realizará una auditoría interna. Debido a su independencia, las auditorías de cumplimiento pueden proporcionar a las organizaciones, especialmente a las más grandes, rigor de cumplimiento adicional y más controles y saldos.
Monitoreo del Cumplimiento
El monitoreo del cumplimiento implica supervisar activamente las operaciones para identificar áreas de incumplimiento. Ayuda a las organizaciones a cumplir con los requisitos normativos y proteger los intereses de los consumidores en tiempo real.
Otros métodos de monitoreo del cumplimiento incluyen entrevistas a empleados, revisión de políticas y procedimientos, evaluación de la efectividad de la capacitación y comparación de prácticas reales con divulgaciones externas.
Implementación Efectiva de un CMS
Antes de adoptar un CMS, comprenda sus objetivos de cumplimiento y gestión de riesgos para orientar la selección y configuración de su CMS. Por ejemplo, si es una institución financiera, identifique si es necesario el cumplimiento de marcos normativos específicos, como ISO o SOX. Después de identificar sus necesidades, personalice su CMS.
Como se mencionó, un CMS eficaz requiere la aceptación de la junta directiva y la alta dirección. Involucre a estos stakeholders al principio del proceso y aclare sus responsabilidades. Recuerde que el cumplimiento es un proceso continuo que involucra a toda la organización. Realice sesiones de capacitación exhaustivas para mostrar a los empleados cómo sortear el CMS con confianza. Para enfatizar aún más la importancia del cumplimiento, establezca líneas claras de responsabilidad.
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Mantener un CMS eficiente es un proceso continuo.
Tabla Resumen de Componentes Clave del CMS
| Componente | Descripción | Objetivo |
|---|---|---|
| Programa de Cumplimiento | Guía central para implementar controles y medidas correctivas. | Establecer estándares uniformes y asegurar el cumplimiento preciso. |
| Informes Transparentes | Estructuras para reportar de manera consistente. | Identificar y resolver problemas de cumplimiento rápidamente. |
| Auditorías de Cumplimiento | Evaluación imparcial del cumplimiento interno y externo. | Asegurar la adherencia a políticas y requisitos normativos. |
| Monitoreo del Cumplimiento | Supervisión activa de operaciones. | Identificar áreas de incumplimiento en tiempo real y proteger a los consumidores. |
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