Un número de identificación del contribuyente (TIN), o número de identificación fiscal, es lo que utiliza el gobierno de los EE. UU. para realizar un seguimiento de tu persona o tu empresa a efectos fiscales. En España, este número se conoce como NIF (Número de Identificación Fiscal). Stripe Tax automatiza el cumplimiento de la normativa fiscal internacional de principio a fin, para que puedas centrarte en ampliar tu negocio. Si presentas declaraciones de impuestos, reclamas beneficios o manejas otras obligaciones financieras, necesitarás un TIN.
Tipos de Números de Identificación Fiscal
El Servicio de Impuestos Internos (IRS, por sus siglas en inglés) utiliza diferentes tipos de TIN para gestionar las responsabilidades tributarias de las personas físicas y las entidades comerciales. A continuación, te presentamos un resumen de los principales:
- SSN: Este es el TIN más común, emitido a ciudadanos estadounidenses y residentes elegibles de los EE. UU. Las personas usan sus SSN principalmente para pagar impuestos personales y beneficios del Seguro Social.
- EIN: Este número se otorga a las empresas y organizaciones para la presentación de declaraciones de impuestos y la elaboración de informes. El EIN también es necesario cuando una empresa desea abrir una cuenta bancaria o solicitar licencias.
- Número de identificación personal del contribuyente (ITIN): Los ITIN son para personas que deben tener un TIN de EE. UU., pero no lo tienen y no son elegibles para obtener un SSN. Los ITIN a menudo se emiten a no residentes que necesitan presentar declaraciones de impuestos de EE. UU.
- Número de identificación fiscal del preparador (PTIN): Todas las personas que preparan o ayudan a preparar las declaraciones de impuestos federales para recibir compensación reciben un PTIN.
¿Para qué se utilizan los números de identificación fiscal?
Los números de identificación fiscal tienen varios propósitos para empresas y particulares. Entre sus usos se encuentran los siguientes:
- Presentación de impuestos: Las personas y las empresas usan sus TIN para presentar sus declaraciones de impuestos federales y estatales.
Por lo general, las empresas necesitarán un número de identificación fiscal si se presenta alguna de las siguientes condiciones:
- Si contratas empleados, usarás un EIN para la declaración de impuestos sobre la nómina y la retención.
- Si operas como una sociedad anónima o sociedad colectiva, necesitarás un EIN para presentar declaraciones de impuestos comerciales separadas de tus declaraciones de impuestos personales.
- Si necesitas presentar declaraciones de impuestos especiales, declaraciones de impuestos sobre el empleo o declaraciones de impuestos sobre el alcohol, el tabaco y las armas de fuego, es necesario tener un EIN.
Números de Identificación Fiscal en Comparación con Números de Identificación del Empleador
Los términos "número de identificación fiscal" y "número de identificación del empleador" a menudo se usan indistintamente, pero hacen referencia a diferentes aspectos de la identificación fiscal. El TIN es una categoría general que incluye varios tipos de números de identificación tanto para particulares como para entidades, mientras que el EIN es un TIN específico solo para empresas y entidades.
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A continuación, analizamos en más detalle las diferencias entre los TIN y los EIN:
TIN
Un TIN es un término amplio que se utiliza para describir cualquier tipo de número que el IRS asigna a una persona o entidad a efectos fiscales. Los TIN se utilizan principalmente para hacer cumplir las leyes fiscales e incluyen varios tipos específicos de números de identificación, incluidos SSN y EIN y más. Cada tipo de TIN tiene un propósito diferente según los requisitos fiscales y legales específicos.
EIN
Un EIN es un tipo específico de TIN que el IRS emite a entidades comerciales como corporaciones, sociedades colectivas y sociedades unipersonales. Los EIN se utilizan para facilitar las presentaciones de impuestos de las empresas y cumplir con las leyes laborales.
Cómo solicitar un número de identificación fiscal
El proceso específico de solicitud de un número de identificación fiscal depende del tipo que necesites. A continuación, te explicamos cómo puedes solicitar los tipos más comunes.
SSN
Los ciudadanos estadounidenses, los residentes permanentes y los residentes temporales (que trabajan) necesitan un SSN. Puedes solicitar un SSN ante la Administración del Seguro Social (SSA, por sus siglas en inglés) en una oficina local de la SSA o, en algunos casos, cuando solicitas una visa de inmigrante mientras vives en el extranjero. La solicitud requiere el Formulario SS-5 (Solicitud de Tarjeta del Seguro Social) junto con una prueba de identidad, edad y ciudadanía o estado migratorio legal.
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EIN
Las empresas, incluidas las corporaciones, las asociaciones, las empresas unipersonales, las organizaciones sin fines de lucro, las agencias gubernamentales y ciertos particulares, necesitan un EIN. Puedes solicitar un EIN en línea a través del sitio web del IRS o por fax, correo postal o teléfono. Si lo solicitas en línea, normalmente recibes tu EIN apenas completas la solicitud.
ITIN
Los no residentes que necesitan presentar declaraciones de impuestos de EE. UU. y no son elegibles para recibir un SSN necesitan un ITIN. Puedes solicitar un ITIN completando el Formulario W-7 del IRS (Solicitud de Número de Identificación Personal del Contribuyente del IRS) y enviándolo junto con una declaración de impuestos completa por correo, o bien puedes solicitarlo en una oficina del IRS o a través de un agente de aceptación autorizado. También tendrás que proporcionar una prueba de identidad y condición de extranjero (por ejemplo, un pasaporte o una visa).
PTIN
Los preparadores de declaraciones de impuestos pagados deben tener PTIN antes de preparar declaraciones de impuestos federales de EE. UU. Puedes obtener un PTIN en línea a través del sitio web del IRS, un proceso que se puede completar en unos 15 minutos. También puedes presentar tu solicitud por correo, pero el procesamiento puede demorar varias semanas.
ATIN
Una persona necesita un ATIN si está en proceso de adoptar a un niño estadounidense, pero no puede obtener un SSN para el niño a tiempo para presentar sus impuestos. Puedes solicitar un ATIN presentando el Formulario W-7A del IRS (Solicitud de número de identificación del contribuyente para adopciones pendientes en EE. UU.).
Cómo obtener un número de identificación del empleador
Recibir tu EIN suele ser un proceso sencillo y gratuito. A continuación, te presentamos una guía paso a paso.
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Determina tu elegibilidad
Antes de presentar la solicitud, asegúrate de que tu empresa principal esté ubicada en los Estados Unidos o en territorios de los EE. UU. y que la persona que presenta la solicitud tenga un TIN válido (SSN, ITIN o EIN).
Reúne la información necesaria
Necesitarás tener los siguientes datos a mano antes de comenzar el proceso de solicitud:
- Nombre legal de la entidad o persona que solicita el EIN
- Nombre comercial de la empresa, si es diferente del nombre legal
- Dirección y número de teléfono de la empresa
- Nombre y TIN del funcionario principal, socio general, otorgante, propietario o fideicomitente
- Tipo de entidad (p. ej., empresa unipersonal, sociedad anónima, sociedad de responsabilidad limitada, sociedad colectiva)
- Motivo de la solicitud (p. ej., iniciar un nuevo negocio, contratar empleados, propósito bancario)
- Fecha en que se inició o adquirió el negocio
- Número de empleados que se espera contratar en los próximos 12 meses
Solicita el EIN
La forma más rápida de obtener un EIN es a través de la solicitud en línea del IRS. Este servicio está disponible de lunes a viernes, de 7 a. m. a 10 p. m., hora del este. Para completarlo, visita el sitio web del IRS y usa el Asistente de EIN. Al finalizar, deberías recibir tu EIN y puedes comenzar a usarlo de inmediato.
Si no quieres hacer la presentación en línea, puedes completar el Formulario SS-4 (Solicitud de número de identificación del empleador) y enviarlo por fax al número de fax correspondiente (puedes encontrarlo en el sitio web del IRS). Por lo general, con este método obtendrás un EIN en un plazo de cuatro días hábiles.
Puedes completar el formulario SS-4 y enviarlo por correo a la dirección del centro de servicio del IRS de tu estado (esta información también está disponible en el sitio web del IRS). Si presentas tu solicitud por correo postal, el procesamiento puede demorar hasta cuatro semanas.
Los solicitantes internacionales pueden solicitar un EIN llamando al 267-941-1099 (no es un número gratuito) de 6 a. m. a 11 p. m., hora del este, de lunes a viernes. El IRS asignará un EIN al final de la conversación si se cumplen todos los requisitos.
Recibe la confirmación
Una vez que se procese tu solicitud, recibirás una carta de confirmación (CP-575) del IRS que contiene tu EIN.
Número de Identificación Fiscal sobre las Ventas
Un número de identificación fiscal sobre las ventas, a menudo denominado número de permiso de vendedor o número de registro del impuesto sobre las ventas, es un identificador único que el gobierno estatal asigna a las empresas. Este número le permite a una empresa recaudar el impuesto sobre las ventas sujetas a impuestos y le permite al estado rastrear y garantizar el cumplimiento de las normativas fiscales.
Las empresas deben solicitar este número de identificación cuando comienzan a vender bienes o servicios que estén sujetos al impuesto estatal sobre las ventas. Los requisitos y procesos para obtener una identificación fiscal sobre las ventas varían de un estado a otro, pero las empresas generalmente deben registrarse en el Departamento de Hacienda de su estado o en una entidad fiscal similar. Después de registrarse, pueden recaudar legalmente el impuesto sobre las ventas de los clientes y deben presentar declaraciones periódicas de impuestos sobre las ventas y remitir los impuestos recaudados al Estado.
¿Cómo se obtiene un número de identificación fiscal sobre las ventas?
Aquí hay una guía paso a paso para obtener un número de identificación fiscal sobre las ventas.
- Determina lo que se te exige: Primero, determina si tu empresa necesita cobrar el impuesto sobre las ventas. Por lo general, esto depende de si tu empresa vende bienes o provee servicios sujetos a impuestos y si estas transacciones se realizan en un estado que aplica el impuesto sobre las ventas.
- Visita el sitio web de la entidad fiscal estatal: Visita el sitio web del Departamento de Hacienda del Estado (o institución equivalente) donde opera tu empresa. Cada estado determina sus propios procedimientos y requisitos para el registro fiscal.
- Prepara la información necesaria: Antes de presentar la solicitud, reúne toda la información requerida. Por lo general, esto incluye el nombre de la empresa y la dirección; una descripción detallada de lo que hace su empresa; ventas mensuales estimadas; información de la cuenta bancaria; y números de identificación del gobierno, como el número de identificación de empleador (EIN) federal o los números del seguro social de los propietarios o funcionarios principales.
- Completa la solicitud: Completa el formulario de registro que se proporciona en el sitio web de impuestos del Estado y envíalo en línea o por correo. Algunos estados le permiten completar este proceso completamente en línea, mientras que otros pueden requerir que envíes los formularios por correo. El procesamiento puede demorar unos pocos días o varias semanas.
- Recibe tu número de identificación fiscal sobre las ventas: Una vez que el Estado haya aprobado tu solicitud, emitirá tu número de identificación fiscal sobre las ventas.
¿Cómo debes usar el número de identificación fiscal sobre las ventas?
Así es como las empresas suelen usar su número de identificación fiscal sobre las ventas.
- Recaudación del impuesto sobre las ventas: Las empresas usan su identificación fiscal para cobrar legalmente el impuesto sobre las ventas de bienes y servicios de los clientes sujetos a impuestos. La tasa a la que las empresas recaudan el impuesto sobre las ventas depende de las normas fiscales locales del lugar donde opera la empresa y donde se entregan los bienes o se brindan los servicios.
- Presentación de declaraciones de impuestos sobre las ventas: Las empresas usan su identificación de impuesto sobre las ventas cuando presentan declaraciones de impuestos sobre las ventas ante el Estado. Esta identificación ayuda a la entidad fiscal a realizar un seguimiento de los pagos de una empresa y garantiza que se registren con precisión en su cuenta.
- Compra para reventa: Si tu empresa compra bienes para revenderlos, a menudo puedes comprarlos libres de impuestos usando tu número de identificación fiscal sobre las ventas para solicitar un certificado de reventa. Los certificados de reventa eximen a las empresas de pagar el impuesto sobre las ventas cuando compran artículos para revender.
- Realización de auditorías y comprobaciones de cumplimiento: Las autoridades fiscales estatales utilizan el número de identificación fiscal de una empresa para identificarse durante auditorías o comprobaciones de cumplimiento. Esto garantiza que todos los documentos y transacciones relacionados con impuestos se atribuyan correctamente a la empresa.
- Completamiento de documentos y contratos comerciales: El número de identificación fiscal de una empresa puede ser requerido en varios documentos, contratos o solicitudes oficiales, en particular por aquellos relacionados con asuntos financieros o licencias comerciales.
- Apertura de cuentas mayoristas: Muchos mayoristas requieren un número de identificación fiscal sobre las ventas para abrir una cuenta de empresa.
Los números de licencia de impuestos sobre las ventas y las identificaciones de impuestos sobre las ventas, ¿son lo mismo?
Sí, el «número de licencia de impuesto sobre las ventas» e «identificación de impuesto sobre las ventas» a menudo se usan indistintamente para referirse a lo mismo. Ambos representan el número de identificación único que la entidad fiscal de un estado asigna a una empresa para autorizar el cobro y la remisión del impuesto sobre las ventas.
Algunos estados usan el término «permiso de impuesto sobre las ventas» en lugar de «licencia" o «identificación» para referirse al permiso que autoriza a tu empresa a cobrar el impuesto sobre las ventas.
SII AEAT España
Interfaz de producto adaptada al flujo de comunicación de la AEAT. La solución EDICOMSii ha sido desarrollada pensando en facilitar la experiencia del usuario. Por eso, presentamos un diseño funcional adaptado 100% al intercambio de información que las empresas van a realizar con la AEAT.
De forma muy visual, un usuario nobel en el uso de plataformas de gestión electrónica puede localizar cualquier apunte enviado a la AEAT, así como las respuestas o notificaciones asociadas. Además, ofrece estadísticas mediante la representación de gráficas personalizables.
Resuelva sus dudas sobre el sistema SII AEAT
- ¿Cómo se podrán gestionar los tiquets de gastos que se quiera deducir la empresa?
Si la empresa quiere deducirse el IVA de los tickets como gasto (por ejemplo, taxis, dietas, etc), no es válido solamente con el ticket, sino que se tiene que pedir una factura. Si no se presentan, el usuario está optando por la no deducibilidad. Si los gastos no están respaldados por una factura, no puede declararse en el SII y, por tanto, el IVA no puede ser fiscalmente deducible.
- ¿De qué forma se va a poder detectar la morosidad con el sistema SII de la AEAT?
Uno de los objetivos fundamentales de este sistema es el control del fraude fiscal. Los plazos tan exigentes acercan el momento de la operación al momento del registro de la información, lo que consigue mayor exactitud en las declaraciones. Además, con el libro contrastado se puede detectar que algún obligado tributario pueda estar deduciéndose un IVA que previamente no haya sido ingresado por otro. El registro contable de IVA debe ser coincidente con el de los clientes a nivel de transacción.
- ¿Cómo se firma o se autentifica la información del cliente ante la AEAT?
Los registros o bloques de mensajes XML no van firmados. Lo que sí es necesario es identificarse con un certificado reconocido para establecer la comunicación WS con AEAT. EDICOM trabaja en el proyecto del Colaborador Social para poder presentar los documentos con un certificado de EDICOM en nombre de sus clientes.
Por otro lado, EDICOM ya es Autoridad de Certificación en Europa y por lo tanto está autorizado para expedir certificados reconocidos para el proyecto SII y establecer la identificación en las comunicaciones.
- ¿Es obligatorio declarar el libro de registro de operaciones en metálico?
Aquellas empresas que realicen operaciones en metálico superiores a 6.000 euros, deben declarar el IVA y están obligadas a usar el libro de operaciones en metálico. La información se anota de forma separada del registro de la factura, en el libro de facturas expedidas, en otro registro mensual único por cada persona o entidad de la que proceden los cobros.
- ¿Cuál es la diferencia entre el libro de IVA contrastado y el libro de IVA real?
La sede electrónica de la AEAT tiene dos libros. Por un lado, el libro declarado, donde una empresa registra sus facturas emitidas y recibidas. Y por otro, el libro contrastado, donde la AEAT realiza los cruces de datos requeridos con lo declarado por los interlocutores comerciales de la empresa.
Hay que tener en cuenta que faltarán todas las facturas correspondientes a las empresas con facturación inferior a 6M de euros, por lo que es muy probable que haya cierto descuadre.
- ¿Qué información sobre la facturación debe remitirse a la AEAT?
En primer lugar, el registro del documento. Después el tipo de operación a identificar mediante claves y subclaves. En tercer lugar, los datos de la factura o factura simplificada y, por último, datos adicionales que la empresa necesite comunicar.
- ¿Hay una validación previa en la solución?
Tanto la validación de la solución SII de EDICOM como la validación de la AEAT están sincronizadas. Se realizan en tiempo real las validaciones sintácticas, para que el mensaje que se envíe esté construido siguiendo los esquemas XML y llegue de manera correcta a la AEAT.
Por otro lado, la AEAT realiza también validaciones semánticas. Si el mensaje supera las validaciones a nivel de formato XML, se procederá a realizar las validaciones de negocio, devolviéndose un mensaje de respuesta con el resultado de la validación y de su aceptación o no por la AEAT.
- ¿Cómo se contempla el envío de la información de los proveedores que se acogen al criterio de caja?
El criterio de caja consiste en imputar los ingresos y los gastos al periodo en el que se cobran o pagan, sin tener en cuenta cuándo se han realizado las operaciones. El sistema contempla técnicamente esta posibilidad con un mensaje XML específico para este fin tanto en facturas expedidas como recibidas.
- ¿Un establecimiento permanente tiene las mismas obligaciones que una entidad española?
Sí. Si tienen CIF en España y emiten factura, es su obligación.
- ¿Cómo acogerse al SII de forma voluntaria?
Optando en la declaración censal (modelo 036) en el mes de noviembre anterior al inicio del año natural en el que deba surtir efecto o a tiempo de presentar la declaración de comienzo de la actividad, surtiendo efecto en el año natural en curso.
- ¿Cómo se registra una exportación?
La operación se anota en el Libro Registro de Facturas Expedidas. En el campo “Clave Régimen especial o Trascendencia” se consigna el valor 15. Debe identificarse al cliente -en caso de ser extranjero- mediante el “Código país” y las claves 3 “Pasaporte”, 4 “Documento oficial de identificación expedido por el país o territorio de residencia”, 5 “Certificado de residencia” ó 6 “Otro documento probatorio” del campo “IDType”. Por otra parte, la base imponible de la factura se incluye en el campo de tipo de operación “Exenta” dentro del bloque “Entrega”.