La nota fiscal siempre ha estado presente en las relaciones comerciales entre empresas, ciudadanos y demás usuarios. Sin embargo, desde 2007, una gran transformación comenzó a implementarse para documentar el comercio de mercancías o la prestación de servicios. La Nota Fiscal Electrónica (NF-e) es un documento fiscal totalmente digital, emitido en formato XML, que sustituye a las tradicionales notas de papel. El documento queda almacenado electrónicamente y su validez jurídica está garantizada por la firma digital.
Diferencias fundamentales y componentes
En el día a día de las empresas que emiten notas fiscales, existe una gran confusión entre los conceptos de NF-e, DANFE y archivo XML. Es crucial entender qué representa cada uno:
- XML: Es el archivo estándar de registro de la NF-e, es decir, es la nota fiscal propiamente dicha.
- DANFE (Documento Auxiliar de la Nota Fiscal Electrónica): Funciona como un resumen de la NF-e, una representación simplificada que generalmente acompaña el transporte de las mercancías. Por no poseer valor fiscal, el DANFE no necesita ser archivado.
Además, al gestionar la emisión, se debe considerar que la nota fiscal electrónica se compone de estructuras específicas, entre las que destacan:
- Un nodo principal cfdi:Comprobante.
- Un nodo secundario cfdi:Emisor.
- Un nodo secundario cfdi:Receptor.
- Un nodo secundario cfdi:Conceptos.
- Un nodo cfdi:Complemento.
Importancia de la certificación digital
La primera providencia para quien quiere hacer uso de la Nota Fiscal Electrónica es adquirir un certificado digital. Sin una firma digital, el documento fiscal no tiene validez jurídica, lo que no permite confirmar su autenticidad y probar que realmente fue la empresa quien emitió la nota. El certificado digital es un archivo que contiene una firma electrónica y confirma la autenticidad de documentos y declaraciones.
Existen principalmente dos tipos de certificados:
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- Certificado digital A1: Archivo digital que debe ser instalado en la plataforma digital emisora.
- Certificado digital A3: Certificado físico, que puede ser similar a un pendrive, tarjeta o lector biométrico.
Ventajas de la digitalización y el almacenamiento
Con la NF-e, el archivado de las notas fiscales de papel fue sustituido por la guarda de archivos electrónicos. Entre las principales ventajas del uso de la Nota Fiscal Electrónica destaca la facilidad y la practicidad de almacenamiento. Con las tradicionales notas de papel, el funcionario tenía que digitar manualmente cada información, organizar y almacenar tales documentos; con la Nota Fiscal Electrónica, la posibilidad de incorrecciones y retrabajos es casi nula.
Al guardar los documentos digitalmente, la disponibilidad de los archivos no se verá comprometida si una parte de la infraestructura (como un disco duro o un servidor) falla. Además, las empresas ganan en productividad, ya que la gestión de los documentos fiscales pasa a ser más fácil, todo queda en línea y el acceso es descomplicado. No hay más necesidad de procurar notas en cajas, ficheros y gavetas.
Aspectos legales y operativos
Actualmente, las legislaciones reconocen la validez de un documento digital como prueba. La alteración propuesta por medidas como la de Libertad Económica acompaña la evolución digital y sugiere que los documentos fiscales pueden ser almacenados en versión digitalizada. No obstante, es importante recordar que, para que las notas fiscales digitales sean válidas, es preciso garantizar que todas las informaciones estén legibles y que la empresa esté preparada para almacenar estas informaciones de forma correcta.
Pasos básicos para la digitalización y gestión
- Preparación de los documentos: Elimine grapas, clips o cualquier objeto que pueda perjudicar la digitalización.
- Digitalización: Coloque las notas fiscales en una superficie plana y bien iluminada para capturar las imágenes.
- Organización digital: Cree una estructura de carpetas (por año, mes o proveedor) para organizar los archivos.
- Nombramiento: Utilice nombres significativos basados en números de nota o fechas para facilitar la búsqueda.
- Backup: Mantenga copias de seguridad seguras para garantizar la integridad de los registros fiscales.
La mejor forma de gestionar y controlar la emisión es con la adopción de un software generador de NF-e. Los softwares especialistas realizan todo el proceso de almacenamiento de las informaciones en bases de datos, lo que hace segura gran parte de la operación. Recuerde que las notas fiscales deben almacenarse por un plazo mínimo de cinco años.
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