Para comprender qué es un "número de aprobación" en el contexto de una factura, es fundamental diferenciar entre diversos identificadores y entender el proceso de validación fiscal en México. En el ámbito fiscal, la terminología puede generar confusiones, pero la Ley obliga a que todas las facturas cuenten con un número para que sean válidas.
El Folio Fiscal: El Identificador Clave de Aprobación
Para empezar, debes conocer acerca del Folio Fiscal para poder saber la diferencia del Número de Factura. El Folio Fiscal es un identificador individual que cada factura electrónica emitida y aceptada tiene gracias a las Autoridades Hacendarias. El objetivo del Folio Fiscal es poder identificar los comprobantes fiscales para prevenir los fraudes o falsificaciones de las facturas. El Folio Fiscal se encuentra dentro de los datos del emisor o en la parte de los datos de identificación del Comprobante Fiscal. Se puede encontrar en la cadena XML.
El Folio Fiscal tiene como principal objetivo prevenir los fraudes ya que últimamente han habido muchos delitos relacionados. En realidad, tiene una razón de ser importante en la documentación fiscal y es muy importante al momento de llevar un control fiscal a cualquier nivel.
La Validación de Facturas: Proceso para la Aprobación Fiscal
La validación de facturas es la manera en la que se verifica que un Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) cumpla con los requerimientos vigentes del SAT y así funciona. La validación de facturas es la manera en la que se verifica que un Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI), se encuentre respaldado por una transacción entre contribuyentes, y que a su vez el comprobante fiscal esté registrado de forma adecuada y correcta ante el SAT.
¿Por qué es obligatoria la validación de facturas?
La validación de CFDI es una obligación que corresponde tanto a personas físicas como a las personas morales, ya que en ambos casos son receptores y emisores de facturas electrónicas. Dichos comprobantes fiscales deberán estar registrados ante el SAT cumpliendo sus controles de validación y sin errores. Con la validación del CFDI un contribuyente asegura que está emitiendo o recibiendo comprobantes fiscales legales, por lo que su validez será considerada al momento de realizar sus declaraciones y asegura que no se estén deduciendo comprobantes fiscales falsos. Asimismo, si los contribuyentes se generan el hábito de validar sus facturas electrónicas pueden revisar que los datos contenidos sean correctos, que se encuentren vigentes y actualizados, así como también mantener un buen registro contable.
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En el Código Fiscal de la Federación (CFF), en el artículo 113 se estipula que la enajenación de CFDI falsos lleva a una sanción que puede ir de los tres meses hasta los seis años de prisión.
¿Cómo funciona la validación de facturas?
Para entender cómo funciona la validación de las facturas electrónicas, es importante entender cómo se conforma el comprobante fiscal digital. Los CFDI al ser emitidos y timbrados a través del portal del SAT o de un Proveedor Autorizado de Certificación (PAC), se generan dos archivos: un PDF que es la representación impresa de tu comprobante fiscal y el archivo XML.
Ahora bien, tu factura está conformada por diferentes atributos y nodos que engloban y etiquetan la transacción que se ha realizado. Un atributo es un dato, que sería la información con la que llenamos un comprobante fiscal, por ejemplo, el producto o servicio por el cual se realiza la factura; un nodo es un apartado o sección que está formado por un conjunto de datos, que podría ser la sección de los Conceptos en la que se coloca el producto o servicio. Sin importar el CFDI, todos tienen estos elementos.
Esta información podemos visualizarla en nuestra factura impresa ya que puedes leer el concepto y ubicarlo en cierta parte de tu comprobante fiscal, sin embargo, el archivo XML es un código que no se puede leer a simple vista, ya que este archivo está creado para que los sistemas del SAT puedan reconocerlo y avalarlo. La validación de esta información se realiza a través del archivo XML.
Validación de facturas a través de un Proveedor Autorizado de Certificación (PAC)
En el caso de que utilices los servicios de un Proveedor Autorizado de Certificación (PAC), como Expide tu Factura, los contribuyentes pueden tener la certeza y tranquilidad de saber que el proceso de verificación se realiza de forma automática. Un PAC al timbrar un CFDI, tiene que validar la estructura del XML que se crea al emitir el comprobante fiscal, dicho archivo es cotejado con base a los requerimientos vigentes del SAT en relación a la facturación. De manera simultánea, revisa que tanto la firma electrónica como el Certificado de Sello Digital (CSD) se encuentren vigentes, entre otros procesos más específicos.
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Los PAC te pueden ofrecer diferentes planes y paquetes de timbres fiscales para que puedas facturar en línea. Ahora bien, a pesar de que en XPD realizamos ese proceso de forma automática si ya utilizas nuestro sistema de facturación, creamos una herramienta gratuita de validación de facturas en el que solo necesitas cargar el archivo XML de tu comprobante fiscal y validaremos los requerimientos de forma automática. Nuestra herramienta la puede usar cualquier contribuyente sin límite y solo necesitas el archivo XML del comprobante fiscal digital. Si deseas entender mejor cómo se realiza la validación del XML, puedes hacerlo con ayuda de nuestro Validador de XML gratuito, en el que solo necesitas cargar tu archivo XML y realizaremos la verificación de tu CFDI, enlistando los nodos y datos validados. Ahora ya entiendes con mayor detalle qué es la validación de facturas y cómo funciona.
El Número de Factura Interno: Distinción con el Folio Fiscal
La Ley obliga a que todas las facturas cuenten con un número para que sean válidas. Éste es un código que identifica la factura y la diferencia de otras ya realizadas. Por tanto, no puede haber dos facturas del mismo año con el mismo número.
Correlación en el número de factura
Como emisor de la factura, eres tú el que elige el número. Pero tiene que ser correlativo con el número de la factura anterior, lo que significa que si empezaste por 1, la siguiente factura será el 2 y así sucesivamente. En otras palabras, no puede haber saltos en el número de la factura durante el ejercicio fiscal. Por tanto, desde que hagas la primera factura del año hasta que hagas la última siempre habrá una continuidad entre los dígitos. Esto no significa que no puedas empezar por el número que desees. Pero siempre es recomendable tener un orden y que éste nunca se rompa. Al inicio del año se elige el formato de numeración. Desde SumUp Facturas, para evitar problemas, siempre recomendamos empezar el año con un formato específico, así siempre sabrás de qué año son tus facturas.
Con SumUp Facturas puedes elegir el número que desees y continuar creando facturas con el número correlativo. SumUp Facturas le asignará automáticamente el número correlativo a las siguientes facturas. Cada vez que quieras cambiar el número, al crear una factura haz clic en "Nº de factura".
Implicaciones de un Número de Aprobación o Identificador Incorrecto
Una duda frecuente surge en cuanto a qué procede si, por ejemplo, un impresor puso mal el número de aprobación en las facturas. Es responsabilidad del contribuyente expedir facturas del modo que se señala en la ley. Si no lo hace, quien paga por un servicio 'malo' es el propio contribuyente, él está expidiendo comprobantes, no los ha validado él mismo. Es fundamental corroborar su correcta elaboración antes de aceptarlos e incluso pagarlos.
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Soluciones de Facturación Electrónica
Es por eso que en Edifact somos expertos en desarrollo, comercialización e implementación de soluciones de Facturación Electrónica CFDI. Ofrecemos soluciones para diversos tipos de contribuyentes y necesidades fiscales:
| Solución | Descripción |
|---|---|
| Facturación para PYMES | Indicado para personas físicas y pequeñas empresas. |
| Facturación para medianas empresas | Indicado para medianas empresas. Incluye requerimientos de Addendas, complementos o impuestos específicos. |
| Facturación para corporativos | Indicado para grandes empresas que requieran interconectar su sistema ERP. |
| Emisión y Timbrado de Recibos de Nómina | Solución para la emisión y timbrado de recibos de nómina de los colaboradores de su empresa. |
| Emisión de Archivos para Contabilidad Electrónica | Solución para la emisión de archivos para la contabilidad electrónica en su formato XML. |
Por último, si quieres dejar de preocuparte sobre la validez de tus facturas y estar actualizado con los nuevos lineamientos del SAT, contrata XPD y únete a nuestra comunidad. Checa nuestros planes y precios, hay un plan para cada contribuyente sin importar si eres un empresario, freelance o una gran empresa.