La contabilidad es un término que describe el proceso de consolidación de la información financiera de una empresa para que sea clara y comprensible para todas las partes interesadas, incluyendo los accionistas. La contabilidad es importante porque permite mantener un registro sistemático de la información financiera de la organización.
En detalle, la contabilidad es un sistema que permite procesar los datos relativos a todas las transacciones comerciales y las obligaciones expresadas en términos financieros en una empresa. Esta información se documenta según el principio de continuidad y archivo, es decir, desde el registro de una nueva empresa hasta su completa liquidación, en cumplimiento de la normativa vigente.
Conceptos Básicos de Contabilidad
A fin de cumplir con los principales objetivos de la contabilidad se requiere un conjunto de técnicas y métodos que, en conjunto, constituyen un método contable. El método comprende una serie de elementos importantes entre los que se destacan:
- Las cuentas contables como una forma eficaz de agrupar los pasivos, los activos y las transacciones corrientes.
- La documentación, es un registro minucioso por escrito de toda la actividad económica realizada, que da fuerza legal a los datos registrados en la contabilidad.
- La valoración es una forma eficaz de expresar el efectivo y sus fuentes en términos monetarios.
- El inventario, una comprobación periódica de los bienes registrados en el balance de la organización, que se lleva a cabo mediante el pesaje, la descripción, el recuento, la conciliación, la valoración de los activos identificados y la posterior comparación de los resultados con los datos contables.
- El balance es una de las principales fuentes de información, así como una forma de agrupar económicamente los diferentes activos de la organización en función de las fuentes de formación, la composición, la asignación, expresada en equivalente monetario y elaborada a partir de una determinada fecha o período de tiempo.
- La contabilidad es un grupo de indicadores contables, que se reflejan en forma de cuadros y caracterizan el movimiento continuo de los pasivos, los activos y la posición financiera durante un determinado período de tiempo.
- El cálculo se refiere al costo de una unidad de cualquier producto, trabajo o servicio expresado en equivalente monetario, es decir, el cálculo del costo de producción.
¿Quién puede llevar la contabilidad?
En la empresa existe un puesto de jefe de contabilidad, que se considera muy importante y serio. Ahora bien, es posible que una empresa pequeña no cuente con un contable, en cuyo caso estas funciones pueden ser realizadas por:
- Un contable común, no necesariamente el jefe de contabilidad.
- Un director general cuando la empresa no tiene un contable.
- Un tercero especializado, o lo que es lo mismo, la externalización.
Objetivos de la Contabilidad
La contabilidad proporciona una imagen completa de la dinámica de funcionamiento de una organización y datos sobre sus activos. Estos datos no solo son necesarios para exponer los hechos y realizar informes fiscales, sino que también pueden utilizarse para realizar proyecciones de futuro. Sobre esta base, la contabilidad ayuda a cumplir los siguientes objetivos de un gerente de empresa y de un propietario:
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- Determinar las reservas de todo tipo de los activos inmobiliarios de la empresa para mantener su sólida posición financiera.
- Presentación periódica y actualizada de información económica imparcial, estructurada y precisa a la dirección.
- Minimización de los riesgos que pueden conducir a un resultado negativo de las actividades empresariales.
- La ejecución de una función de control (tanto por parte del Estado como de otros contratistas externos).
Como los intereses de los usuarios interesados son diferentes, los datos contables no pueden satisfacer a cada parte en su totalidad. La información generada en la contabilidad para los usuarios externos satisface parcialmente las necesidades que son comunes a todos los usuarios.
Las decisiones que deben tomar todos los usuarios interesados requerirán una evaluación de la capacidad de la organización para reproducir el efectivo y otros activos de este tipo, así como la cantidad y la regularidad de su recepción. Esto dará lugar a una evaluación significativa de la capacidad de la empresa para realizar pagos al gobierno, los empleados, los inversores, los proveedores, los prestamistas y los contratistas.
El objetivo de la contabilidad con respecto a los usuarios internos es proporcionar una imagen completa a los directivos para ayudarles a tomar buenas decisiones de gestión. También es de interés para la dirección proporcionar información a los usuarios externos para el control, el análisis y la planificación adecuada. Se entiende que la información para los usuarios externos se deriva, entre otras cosas, de la información para los usuarios internos relativa al rendimiento financiero, la situación financiera de la entidad y los cambios en la misma.
Sistemas de Información Contable
Las entidades, sin importar el giro al que se dediquen o al sector económico al que pertenezcan, necesitan de información que les auxilie en el proceso de toma de decisiones, ya que no podrían realizar sus actividades con éxito, si no cuentan con información verídica, confiable y oportuna que les muestre el estado que guarda la administración y los resultados que han obtenido en determinados períodos.
En una empresa existen diversos sistemas de información y éstos se definen como: "Los sistemas de información comprenden todos aquellos medios a través de los cuales el administrador se allega de los datos e informes relativos al funcionamiento de todas y cada una de las actividades de la organización. Los sistemas de información que puede utilizar una empresa son múltiples y variables y deben establecerse de acuerdo con las particularidades de cada empresa. Los sistemas de información comprenden técnicas tales como: contabilidad, auditoría, presupuestos..."
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Un sistema se define como "un conjunto de procedimientos, procesos, métodos, rutinas, técnicas o máquinas y equipos, unidos por alguna forma de interacción regulada, para constituir un todo organizado" respecto a los sistemas de información para la administración, éstos pueden definirse como aquello que está "diseñado para proporcionarles a los administradores de una organización los informes que necesitan para estar al corriente de la situación actual y comprender las implicaciones y poder tomar y aplicar las decisiones apropiadas de funcionamiento."
Desde el punto de vista contable, resulta conveniente recordar la definición de Contabilidad Financiera que ofrecía el antiguo Boletín A1 del IMCP en donde establecía que la contabilidad financiera es una técnica que se utiliza para producir sistemática y estructuradamente información cuantitativa expresada en unidades monetarias de las transacciones que realiza una entidad económica y de ciertos eventos económicos identificables y cuantificables que la afectan, con objeto de facilitar a los diversos interesados el tomar decisiones en relación con dicha entidad económica.
Actualmente el párrafo 3 de la NIF A1 "Estructura de las Normas de Información Financiera", establece que la contabilidad es una técnica que se utiliza para el registro de las operaciones que afectan económicamente a una entidad y que produce sistemática y estructuradamente información financiera. Las operaciones que afectan económicamente a una entidad incluyen las transacciones, transformaciones internas y otros eventos.
Por ello se afirma que la contabilidad, "como técnica de información ha logrado predominio absoluto y se ha eliminado el prejuicio de considerarla solo un registro de hechos históricos".
De lo anterior puede establecerse que uno de los sistemas de información que existen en las entidades y quizás el que resulta de mayor importancia es el que se refiere al sistema de información financiera que surge como producto de la contabilidad.
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Por ello se dice que "en la actualidad, las empresas no pueden competir si no cuentan con sistemas de información eficientes, entre ellos destaca el sistema de contabilidad. Sólo mediante la información proporcionada por el sistema contable es posible tomar decisiones adecuadas".
Conceptos Adicionales
Para garantizar el éxito de tu empresa a largo plazo, es fundamental mantener sus libros contables actualizados. La contabilidad consiste en la recopilación, el registro y la interpretación continuos y sistemáticos de información determinada.
Algunos conceptos importantes en la contabilidad incluyen:
- Activos: Están formados por los elementos que posee la empresa, ya sean tangibles o intangibles. Se trata de elementos identificables del patrimonio de una empresa con un valor positivo para la entidad de que se trate.
- Pasivos: Son obligaciones o partidas que se deben a otros y es un elemento del activo que tiene un valor económico negativo para la empresa. Son lo opuesto a los activos en términos contables.
- Umbral de rentabilidad: Es el nivel mínimo de ingresos necesarios para cubrir todos los costos (fijos y variables).
- Punto muerto: Es el volumen de producción o ventas en el que los ingresos totales son iguales a los costos totales.
A la hora de evaluar el desempeño económico de una empresa, existen diferentes ratios o medidas que se deben tener en cuenta. El ratio de solvencia es uno de los ratios contables más importantes que utilizan las empresas para determinar si son capaces de cumplir con sus obligaciones de deuda a largo plazo sin problemas. Los ratios de liquidez son una de las métricas financieras más importantes que utiliza una empresa para determinar su capacidad de saldar sus obligaciones de deuda con los acreedores, sin tener que captar capital externo. Estos ratios ayudan a medir la capacidad de una empresa para gestionar sus obligaciones financieras.
Son reportes elaborados periódicamente (mensuales, trimestrales o anuales) que detallan la situación económica y financiera de la empresa. Este libro registra de manera cronológica todos los ingresos y gastos de la empresa efectuados en un ejercicio contable. En él podrás ver los movimientos financieros, ayudando a detectar posibles desequilibrios y ajustar los presupuestos. Ayuda a ampliar la información en las cuentas anuales donde se puede saber más de la situación económica y financiera de la empresa. Estas cuentas se suman al final de un período de tiempo (al menos una vez al año, pero probablemente también cada mes) para medir las ganancias o pérdidas totales de ese período. Al igual que con los elementos de activos y pasivos, los elementos de ingresos y gastos se registran en cuentas contables nominales de acuerdo con reglas establecidas.
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