El propósito de la auditoría es evaluar objetivamente el aporte del mantenimiento a los objetivos de la organización, considerando como referencia las prácticas recomendadas de organizaciones consideradas de clase mundial. La auditoría es una herramienta para la mejora continua, la identificación y la comunicación de las mejores prácticas, con el fin de estandarizar los procesos en el departamento de mantenimiento. La auditoría de mantenimiento debe ser vista como una ayuda en la identificación de las oportunidades de mejora. En algunos casos, un ejercicio de esta naturaleza lleva a la organización de un estado de ‘Incompetencia inconsciente’, que es el resultado de hacer las cosas de manera deficiente sin darse cuenta de ello, a la consciencia de su incompetencia.
Se debe ser selectivo sobre las áreas de mejora a enfocarse, considerando el beneficio, la inversión y el tiempo de implementación. Sin embargo, es muy importante tener en cuenta que la estrategia de mejora debe ser considerada como una visión a largo plazo, con objetivos muy claros y medibles. Mantenimiento es una actividad muy importante dentro de un sistema de gestión de activos. Si desea tener una planta confiable, mida la gestión de su departamento mediante el uso de indicadores estandarizados y compare su rendimiento.
Para las organizaciones que tienen alineados sus procesos de mantenimiento a las mejores prácticas, es posible que los indicadores de mantenimiento estandarizados puedan darles un parámetro de comparación y medición con otras organizaciones. Lamentablemente, los indicadores no son llevados por todas las organizaciones y el benchmarking no es una práctica común. La auditoría de mantenimiento se enfoca en 10 áreas, las cuales son evaluadas mediante una metodología muy estructurada. Hay varias maneras de presentar los resultados y efectuar la auditoría. Algunos utilizan un gráfico de ‘radar’ y otros los presentan a través de una matriz de madurez. El primero utiliza una escala de valor en el que se califica cada uno de los 10 parámetros y lo compara con el de clase mundial en una escala de 0 a 5 o de 0 a 10.
Cuando el Departamento de Mantenimiento no se desempeña dentro de lo deseado, hay crisis y podemos ver el efecto en cualquiera de los rubros señalados anteriores. Sin embargo, hay plantas en las que el departamento de mantenimiento no se desempeña dentro de lo que se consideran las prácticas preferidas y nadie lo nota. Las máquinas fallan, la producción es sub-óptima, hay pérdidas en el proceso y en la calidad. Estas plantas están acostumbradas a que las máquinas fallen. Se considera como una condición normal.
Por años y en todas las latitudes hemos visto departamentos de mantenimiento que se han acostumbrado a la falla y se han ajustado a esa situación. La máquina decide cuándo falla y el departamento de mantenimiento simplemente la repara cuando ha fallado. Las organizaciones industriales de clase mundial tienen programas de mantenimiento que trabajan coordinados con otros departamentos de la empresa y aportan valor mediante la ejecución consistente y sostenible de prácticas de mantenimiento que contribuyen a los objetivos del negocio.
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Si la palabra ‘mantenimiento’ no se escucha en las reuniones del directorio de la organización, significa que las cosas están bien. Mantenimiento es una palabra que únicamente sale en las noticias cuando algo malo ha ocurrido. Mantenimiento es una función dentro de la organización que no debe notarse.
Auditoría y Mantenimiento en la Industria 4.0
La industria 4.0 se refiere a un nuevo modelo de organización y de control de la cadena de producción, permitiendo incrementar el ciclo de vida del motor o de la maquina apoyado por las nuevas tecnologías de la información. El Mantenimiento en la Industria 4.0, surge en Alemania durante el año 2011, cuando el Gobierno y el sector Empresarial, conforman un grupo de investigación para encontrar un marco común que permitiera la aplicación de las nuevas tecnologías, entregando su primer informe en el 2012, que luego fue presentado en público durante la Feria de Hannover en 2013. En la industria, se estima que la identificación temprana y la solución de problemas antes de que ocurran pueden ahorrar un 40% en costes de mantenimiento.
Proceso de Auditoría de Mantenimiento
Mediante amplia revisión en la investigación de los fundamentos teóricos del proceso de auditoria tantos internas como externas a los sistemas de mantenimiento, se seleccionó el procedimiento de Acosta-Palmer (2012), profesor del centro de estudio de Ingeniería del mantenimiento de la CUJAE, con la modificación de la introducción de métodos matemáticos multicriterio, primero la utilización de la media geométrica propuesta por Saaty (1987), para unificar los pesos de los criterios y luego el Análisis Jerárquico de Procesos, para la evaluación de las dimensiones, producto del juicio emitido por los expertos.
- Obtención de información: consiste en desarrollar, a través de la técnica de recolección de información, las entrevistas personales, encuestas, comprobaciones, observaciones y revisión exhaustiva de documentos (Planes de Trabajo, plan de Mantenimiento Preventivo, Plan de reparaciones, Análisis de costos, etc.).
- Definición de las áreas de actuación, sus funciones y sus respectivos pesos. Acosta-Palmer (2011), encontró más apropiado para la definición de los pesos, el método Delphi, el método consiste en la selección de un grupo de expertos a los que se les pregunta su opinión sobre cuestiones referidas a aspectos de su competencia. Las estimaciones de los expertos se realizan en sucesivas rondas, anónimas, al objeto de tratar de conseguir consenso, pero con la máxima autonomía por parte de los participantes. Posteriormente se presentan de manera clara una descripción de cada una de las áreas de actuación que integran la función mantenimiento y las funciones asociadas a cada una de ellas.
- Análisis de resultados: con los resultados obtenidos a partir de la evaluación de los problemas que presenta la organización se analiza el estado de la Gestión de Mantenimiento.
- Evaluación cuantitativa: Esta impone hacer un alto para escrutar en lo más profundo de tal manera que permita identificar las deficiencias e insuficiencias que frenan el desarrollo de la actividad.
- Modelo matemático propuesto: para la evaluación cuantitativa. A continuación, se operan los datos de las columnas A, B y C en las columnas D y E. Las valoraciones obtenidas para cada área en la columna D y del total final de la columna E se tiene una medición en expresiones numéricas del resultado de la auditoría.
Aplicación del Análisis Jerárquico de Procesos
A partir de este proceso de la valoración de los datos se procede aplicar la selección multicriterios aplicando el “Método Análisis Jerárquico de Procesos”, teniendo en cuenta que tenemos tres alternativas con múltiples criterios. Considerando las alternativas consideradas son: Área de Empacadora, Área de Comercialización y el Área de Producción Orestes Acosta.
Se definen previamente el índice de consistencia, IC = (λmax - n) /(n-1) y la relación de consistencia, RC = IC /RI; donde RI es un promedio de los índices de consistencia de una gran muestra de matrices cuyas entradas se escogen de forma aleatoria. Los resultados de cada una de las áreas de estudios y el consolidado de todas las entidades de las Empresas.
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Auditoría de Mantenimiento Preventivo y Reparación Industrial
Uno de los objetivos del MRO es abordar el mantenimiento preventivo y la reparación como un esfuerzo productivo. Cuando los profesionales de mantenimiento se ven obligados a ser reactivos a los problemas de los equipos, los resultados suelen implicar costosas reparaciones y extensos períodos de inactividad.
¿Qué sucede en una auditoría de mantenimiento preventivo y reparación industrial?
- Comenzamos con una reunión con su personal clave - los responsables de mantenimiento, ingenieros de fiabilidad, el departamento de capacitación, de salud y seguridad - para entender su cultura de mantenimiento actual, así como sus prácticas y escuchar las preocupaciones. El objetivo es buscar la manera de reducir o eliminar las fallas crónicas y hacer su trabajo no solo más productivo, sino que también esperamos hacerlo más fácil.
- Con esta información, llevamos a cabo una encuesta de planta para analizar los problemas de equipamiento y las áreas difíciles, mientras que también identificamos nuevas oportunidades para mejorar la seguridad y la eficiencia.
¿Cuáles son las fallas crónicas que le cuestan más dinero? ¿Tiene problemas con el aflojamiento de los sujetadores en sus equipos? ¿Experimenta problemas con cojinetes que giran? ¿Desgaste de ranuras? ¿Su productividad se ve afectada por fugas de aire o líquidos?
Auditoría de Gestión: Evolución Histórica
A través de la historia, se han evidenciado diferentes tipos de auditoría, como para el comercio, como para las finanzas de los gobiernos. En la Revolución Industrial a medida que el tamaño de las empresas aumentaba, sus propietarios empezaron a utilizar servicios de gerentes contratados, con la separación de departamentos y la gerencia; los dueños que no estaban constantemente en la empresa acudieron a los principales usuarios externos para elaboración de los informes financieros.
Antes del año 1900, la auditoría tenía como objetivo primordial detectar errores y fraudes, que con frecuencia incluían el estudio de todas las transacciones registradas. A mediados del siglo XX, el enfoque del trabajo de Auditoría tendió a alejarse de la detección de fraude y se dirigió hacia la determinación de que si los Estados Financieros presentaban razonablemente la posición financiera y los resultados de las operaciones. Actualmente, las empresas se encuentran en un mundo globalizado, que hacen uso de las auditorías; ya que juega un papel importante, permitiendo a los directivos de las organizaciones a que evalúen y controlen los posibles problemas que originan en su entorno.
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Auditoría de Gestión en el Contexto Ecuatoriano
Al hablar sobre la auditoría en el Ecuador, se lo realiza debido al control exhaustivo solicitado y emanado por los estatutos y normativas de las entidades de control gubernamental, teniendo como resultado mejoras en la ejecución de sus procesos y administración de la empresa, mediante sugerencias y recomendaciones se ha podido tomar excelentes decisiones y así logar un mejor desarrollo económico de la empresa.
La Auditoría de Gestión es la acción fiscalizadora dirigida a examinar y evaluar el control interno y la gestión, utilizando recursos humanos de carácter multidisciplinario, el desempeño de una institución, ente contable, o la ejecución de programas y proyectos, con el fin de determinar si dicho desempeño o ejecución, se está realizando o se ha realizado, de acuerdo a principios y criterios de economía, efectividad y eficiencia (Zambrano & Armada, 2018). De esta manera, la auditoría de gestión logra a aceptar todas las sistematizaciones y procedimientos de la empresa y su oportunidad de mejora, enfocándose en la eficiencia, eficacia, economía, calidad de la información, y cumplimiento de leyes, procedimientos y políticas, tomando en cuenta que la eficacia ayuda a cumplir la meta propuesta, que puede estar expresada en términos de cantidad, calidad, tiempo y costo.
Es fundamental que la organización cuente con una planificación detallada, con sistemas de información e instrumentos que permitan conocer en forma confiable y oportuna la situación en un determinado momento. La eficiencia está relacionado los bienes o servicios producidos y los recursos utilizados para producirlos.
Mejora Continua y el Ciclo PHVA
La mejora continua en diferentes empresas, sin distinguir su tamaño, campo o tipo, atenúa llevarla al desarrollo; basando en minimizar el desperdicio, en indiscutible, todo aquello que añade coste al producto sin añadir valor. Gómez & Guardiola (2014) manifiestan que: “con la globalización se requiere más afecto y menos control”, por lo que hay que reorientar la capacidad del directivo para escuchar a sus colaboradores, ya que con ello y a través de sistemas de sugerencias, se tiene el ingrediente para propiciar un verdadero proceso de mejora continua, que lleve a colocar a una organización en una posición competitiva, a sabiendas de que sus miembros son los que han contribuido a ese logro.
Figura N1: Ciclo PHVA. Se la entiende como todas las actividades dirigidas a optimizar los procesos que conlleven a una calidad dentro de un Sistema de Gestión aplicable para un producto, proceso o servicio. En las empresas no siempre será el mejorar, sino asegurar que los pasos que se dan sean seguros y no se retroceda. Este principio no solo mejora los resultados empresariales, sino que provoca el cambio cultural buscado.