Familiarizarte con las obligaciones fiscales con tus trabajadores y las leyes que las regulan es un paso fundamental para la gestión de tu empresa. Desde el 1 de enero de 2020, las obligaciones patronales se modificaron para incluir temas relacionados con las materias tributarias y de protección de datos personales.
Regulaciones de las Obligaciones Patronales
La mayor regulación donde se asientan las obligaciones patronales en México es la Ley Federal del Trabajo (LFT), mientras que el Código Fiscal de la Federación (CFF) incluye las normativas de orden fiscal a las que los patrones deben apegarse. Por su parte, el Servicio de Administración Tributaria (SAT) es la instancia encargada de hacer cumplir dichas normas.
Al margen del cumplimiento fiscal, el Artículo 132 de la Ley Federal del Trabajo establece las obligaciones de los patrones en la relación de trabajo y en el lugar donde se realice el mismo. Algunas de estas obligaciones incluyen:
- III. Proporcionar oportunamente a los trabajadores los útiles, instrumentos y materiales necesarios para la ejecución del trabajo, debiendo darlos de buena calidad, en buen estado y reponerlos tan luego como dejen de ser eficientes, siempre que aquéllos no se hayan comprometido a usar herramienta propia.
- IV. Proporcionar local seguro para la guarda de los instrumentos y útiles de trabajo pertenecientes al trabajador, siempre que deban permanecer en el lugar en que prestan los servicios, sin que sea lícito al patrón retenerlos a título de indemnización, garantía o cualquier otro.
- V. Mantener el número suficiente de asientos o sillas a disposición de los trabajadores en las casas comerciales, oficinas, hoteles, restaurantes y otros centros de trabajo análogos.
- X. Permitir a los trabajadores faltar a su trabajo para desempeñar una comisión accidental o permanente de su sindicato o del Estado, siempre que avisen con la oportunidad debida y que el número de trabajadores comisionados no sea tal que perjudique la buena marcha del establecimiento. El tiempo perdido podrá descontarse al trabajador a no ser que lo compense con un tiempo igual de trabajo efectivo. Cuando la comisión sea de carácter permanente, el trabajador o trabajadores podrán volver al puesto que ocupaban, conservando todos sus derechos, siempre y cuando regresen a su trabajo dentro del término de seis años.
- XIV. Hacer por su cuenta, cuando empleen más de cien y menos de mil trabajadores, los gastos indispensables para sostener en forma decorosa los estudios técnicos, industriales o prácticos, en centros especiales, nacionales o extranjeros, de uno de sus trabajadores o de uno de los hijos de éstos, designado en atención a sus aptitudes, cualidades y dedicación, por los mismos trabajadores y el patrón. Cuando tengan a su servicio más de mil trabajadores deberán sostener tres becarios en las condiciones señaladas. El patrón sólo podrá cancelar la beca cuando sea reprobado el becario en el curso de un año o cuando observe mala conducta; pero en esos casos será substituido por otro.
- XVI. Cumplir las disposiciones de seguridad, salud y medio ambiente de trabajo, a efecto de prevenir accidentes y enfermedades laborales.
- XVII. Proporcionar a los sindicatos, si lo solicitan, en los centros rurales de trabajo, un local que se encuentre desocupado para que instalen sus oficinas, cobrando la renta correspondiente.
- XXIV. Permitir la inspección y vigilancia que las autoridades del trabajo practiquen en su establecimiento para cerciorarse del cumplimiento de las normas de trabajo y darles los informes que a ese efecto sean indispensables, cuando lo soliciten.
- XXVI. Hacer las deducciones previstas en las fracciones IV del artículo 97 y VII del artículo 110, y enterar los descuentos a la institución bancaria acreedora, o en su caso, al Instituto del Fondo Nacional para el Consumo de los Trabajadores.
- XXVI Bis. Afiliar al centro de trabajo al Instituto del Fondo Nacional para el Consumo de los Trabajadores, a efecto de que los trabajadores puedan ser sujetos del crédito que proporciona dicha entidad.
¿Qué Obligaciones Fiscales Debo Cumplir?
Si tienes trabajadores a tu servicio debes cumplir con las siguientes obligaciones:
- Debes efectuar retenciones del Impuesto Sobre la Renta a tus trabajadores y entregarlas al SAT mensualmente en las mismas fechas que declares tus impuestos.
- En caso que les corresponda, debes entregarles en efectivo las cantidades que resulten a su favor en concepto de subsidio al empleo.
- Debes entregarles a tus trabajadores, la constancia anual de las percepciones y las retenciones que les efectúes, cuando la soliciten, a más tardar en el mes de febrero de cada año.
- Deberás presentar información informativa de las personas a las cuales les efectuaste pagos por sueldos y a las que les realizaste pagos por concepto de subsidio para el empleo, a más tardar el 15 de febrero del siguiente año mediante la declaración informativa múltiple.
Otra obligación es proporcionar a tus trabajadores la constancia anual de ingresos y retenciones. En consecuencia, los patrones deben entregar a sus trabajadores el aviso de privacidad respectivo para su firma y así garantizar la seguridad en el manejo de los mismos.
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Obligaciones Fiscales Detalladas Según la LISR
Quienes hagan pagos por salarios y conceptos asimilados a estos, deben cumplir las obligaciones fiscales siguientes:
- A. Efectuar las retenciones del ISR (Art. 99, fracción I, LISR)
- B. Calcular el impuesto anual de las personas que les hayan prestado servicios personales subordinados.
- C. Proporcionar comprobantes fiscales de remuneraciones y retenciones. Expedir y entregar comprobantes fiscales a las personas que reciban pagos por sueldos, salarios y conceptos asimilados a estos, en la fecha en que se realice la erogación correspondiente, los cuales podrán utilizarse como constancia o recibo de pago para efectos de la legislación laboral [artículos 132, fracciones VII (constancia escrita del número de días trabajados y del salario percibido) y VIII (constancia escrita relativa a los servicios de los trabajadores), y 804, primer párrafo, fracciones II (recibo de pagos de salarios) y IV (comprobante de pago de PTU, de vacaciones y de aguinaldos, así como de las primas referidas en la Ley laboral), de la LFT].
No obstante lo anterior, los empleadores no harán el cálculo del impuesto anual cuando se trate de trabajadores:
- Que hayan iniciado la prestación de servicios con posterioridad al 1 o. de enero del año de que se trate o hayan dejado de prestar servicios al retenedor antes del 1 o. de diciembre del año por el que se efectúe el cálculo.
- Que hayan obtenido ingresos anuales por salarios o conceptos asimilados a estos que excedan de $400,000.00.
- Que le comuniquen por escrito al retenedor, a más tardar el 31 de diciembre del ejercicio de que se trate, que presentarán declaración anual.
- Que obtengan ingresos acumulables distintos de salarios o conceptos asimilados a estos.
- Que hayan prestado servicios a dos o más empleadores en forma simultánea.(Arts. 97, último párrafo y 99, fracción II, LISR; 181, RISR)
Artículo 94 LISR: Ingresos por la Prestación de un Servicio Personal Subordinado
Se consideran ingresos por la prestación de un servicio personal subordinado, los salarios y demás prestaciones que deriven de una relación laboral, incluyendo la participación de los trabajadores en las utilidades de las empresas y las prestaciones percibidas como consecuencia de la terminación de la relación laboral.
Se estima que los ingresos previstos en el presente artículo los obtiene en su totalidad quien realiza el trabajo. Cuando los ingresos percibidos en el ejercicio por los conceptos a que se refieren las fracciones IV, V y VI de este artículo, hayan excedido en lo individual o en su conjunto, setenta y cinco millones de pesos, no les serán aplicables las disposiciones de este Capítulo, en cuyo caso las personas físicas que los perciban deberán pagar el impuesto respectivo en los términos del Capítulo II, Sección I, de este Título a partir del año siguiente a aquél en el que excedieron dicho monto.
Las personas físicas que se encuentren en el supuesto establecido en este párrafo, deberán comunicar esta situación por escrito a los prestatarios o a las personas que les efectúen los pagos, para lo cual se estará a lo dispuesto en las reglas de carácter general que emita el Servicio de Administración Tributaria. De no pagarse el impuesto en los términos de la referida Sección, la autoridad fiscal actualizará las actividades económicas y obligaciones del contribuyente al régimen fiscal correspondiente.
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Del total de percepciones por este concepto, se separará una cantidad igual a la del último sueldo mensual ordinario, la cual se sumará a los demás ingresos por los que se deba pagar el impuesto en el año de calendario de que se trate y se calculará, en los términos de este Título, el impuesto correspondiente a dichos ingresos. Al total de percepciones por este concepto se restará una cantidad igual a la del último sueldo mensual ordinario y al resultado se le aplicará la tasa que correspondió al impuesto que señala la fracción anterior.
Artículo 96 LISR: Retenciones y Enteros Mensuales
Quienes hagan pagos por los conceptos a que se refiere este Capítulo están obligados a efectuar retenciones y enteros mensuales que tendrán el carácter de pagos provisionales a cuenta del impuesto anual. Las personas que hagan pagos por los conceptos a que se refiere el artículo 95 de esta Ley, efectuarán la retención aplicando al ingreso total por este concepto, una tasa que se calculará dividiendo el impuesto correspondiente al último sueldo mensual ordinario, entre dicho sueldo; el cociente obtenido se multiplicará por cien y el producto se expresará en por ciento.
El impuesto anual se determinará disminuyendo de la totalidad de los ingresos obtenidos en un año de calendario, por los conceptos a que se refiere este Capítulo, el impuesto local a los ingresos por salarios y en general por la prestación de un servicio personal subordinado que hubieran retenido en el año de calendario. Al resultado obtenido se le aplicará la tarifa del artículo 152 de esta Ley.
La diferencia que resulte a cargo del contribuyente en los términos de este artículo se enterará ante las oficinas autorizadas a más tardar en el mes de febrero siguiente al año de calendario de que se trate. La diferencia que resulte a favor del contribuyente deberá compensarse contra la retención del mes de diciembre y las retenciones sucesivas, a más tardar dentro del año de calendario posterior. El retenedor deberá compensar los saldos a favor de un contribuyente contra las cantidades retenidas a las demás personas a las que les haga pagos que sean ingresos de los mencionados en este Capítulo, siempre que se trate de contribuyentes que no estén obligados a presentar declaración anual.
Solicitar las constancias a que se refiere la fracción III del artículo 99 de esta Ley y proporcionarlas al empleador dentro del mes siguiente a aquél en el que se inicie la prestación del servicio, o en su caso, al empleador que vaya a efectuar el cálculo del impuesto definitivo o acompañarlas a su declaración anual.
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