El combustible es uno de los gastos operativos más importantes para miles de empresas en México. Sin embargo, muchas organizaciones dejan pasar oportunidades de optimización fiscal por errores en la comprobación de gastos. La deducción de gasolina ante el SAT puede significar un alivio considerable para reducir la carga tributaria.
Las disposiciones en materia de deducibilidad de combustibles continúan vigentes este año, y el Servicio de Administración Tributaria (SAT) ha realizado una serie de aclaraciones al respecto. En este artículo, abordaremos qué requisitos deben cumplir las empresas para aprovechar este incentivo fiscal y así reducir su carga tributaria, y si el SAT establece un importe máximo a deducir.
Importancia y Generalidades de la Deducibilidad del Combustible
La deducción de gastos de gasolina es un aspecto clave para las empresas en México, ya que impacta directamente en la carga tributaria y en la eficiencia operativa. La gasolina es un gasto recurrente en la operación de cualquier empresa y es deducible de impuestos siempre que cumpla con ciertos requisitos establecidos por el SAT. La gasolina puede ser deducible, pero no todos los gastos de combustible se aceptan automáticamente. La deducción aplica principalmente para personas morales y personas físicas con actividad empresarial.
Requisitos Indispensables para Deducir Gasolina Ante el SAT
Según el SAT, para que un gasto en gasolina sea deducible, debe cumplir con los siguientes puntos, que constituyen las reglas de oro para aplicar la deducción:
1. Indispensabilidad para la Actividad Económica
- Ser estrictamente indispensable para los fines de la actividad, se considera que es estrictamente indispensable el combustible efectivamente adquirido para llevar a cabo los fines de su actividad durante el periodo de que se trate.
- Ser indispensable para la actividad económica de la empresa (operaciones, logística, visitas a clientes, etc.).
- Esto significa que el combustible debe utilizarse para actividades necesarias para generar ingresos, operar el negocio o prestar servicios.
- El combustible debe utilizarse para fines relacionados con el negocio.
- La adquisición de combustibles debe estar relacionada con el uso estricto para fines del negocio.
- Recuerda que todo gasto debe ser estrictamente indispensable para la actividad del negocio para que sea deducible.
2. Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI)
- Contar con un Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) a nombre de la empresa y con toda la información correcta: RFC de la persona moral, uso adecuado del CFDI (por ejemplo, “Gastos en general”), método de pago, fecha y monto, detalles específicos del proveedor de combustible, etc.
- Tener el Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI), mejor conocido como factura electrónica, en formato XML, esto aplica para personas morales y físicas.
- La factura electrónica es indispensable para respaldar el gasto.
- No basta con comprar gasolina y solicitar factura.
- Sin factura electrónica, el gasto no cuenta con el respaldo fiscal necesario.
- Los errores en el CFDI pueden invalidar o complicar la deducción.
- ¿Puedo deducir gasolina aunque no haya CFDI? No. El CFDI es requisito indispensable. Sin él, el SAT no acepta el gasto.
- ¿Cómo facturar gasolina? La gasolina se factura como gastos en general, usando CFDI.
- Uso de CFDI para gasolina: Este comprobante es indispensable para registrar el gasto en el SAT.
- La gasolina se factura con un CFDI de tipo Ingreso, emitido por la estación de servicio.
- Sí. Debes solicitar la corrección, cancelación o sustitución del CFDI.
3. Medios de Pago Rastreadores
Para que la gasolina sea deducible, debe haber sido pagada únicamente con medios de pago rastreables. Para ser deducible, el pago debe ser con tarjetas bancarias, transferencia, cheques o monederos electrónicos autorizados por el SAT. Las deducciones aplican solo si el pago fue con tarjeta de crédito/débito, cheque, o transferencia electrónica de fondos.
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- Cheque nominativo de la empresa
- Transferencia electrónica desde cuenta empresarial
- Tarjeta bancaria (crédito, débito o servicios) emitida por instituciones financieras a nombre de la empresa
- Monederos electrónicos autorizados por el SAT para compra de combustible
Monederos Electrónicos y Vales de Gasolina
El uso de vales de gasolina también permite deducir la totalidad del gasto en combustible siempre y cuando la carga se realice en estaciones de servicio situadas a menos de 50 kilómetros del domicilio fiscal de la empresa. El uso de monederos electrónicos autorizados (vales de gasolina) también permite deducir el gasto al 100%. Vales de gasolina deducibles: Solo son deducibles si son pagados con monederos electrónicos autorizados.
4. Registro Contable y Restado una Sola Vez
- Estar debidamente registrado en contabilidad y haberse restado una sola vez.
- Todos los comprobantes de gasolina deben integrarse correctamente en la contabilidad de la empresa y reflejarse en la declaración anual correspondiente al ejercicio en que se realizó el gasto.
- Contablemente, la gasolina se registra como un gasto operativo o de ventas, dependiendo del uso del vehículo. Además, debe estar timbrado y registrado ante el SAT.
5. Impuesto al Valor Agregado (IVA)
El comprobante fiscal debe reflejar el Impuesto al Valor Agregado (IVA) de manera expresa y por separado. Una vez que tengas el CFDI debes ingresar el IVA, por separado, en tu contabilidad, a través del sistema “Mis Cuentas”. De esta forma, en la declaración informativa mensual, las autoridades fiscales podrán distinguir el gasto por gasolina. Si agrupas el IVA en gasolina en un solo rubro, Hacienda no reconocerá el gasto y no te devolverá nada de tu declaración anual. La deducción de ISR y el IVA acreditable no son lo mismo. La deducción de ISR permite disminuir la base sobre la que se calcula el impuesto.
Consideraciones Específicas para la Deducción de Combustible
Pago en Efectivo: Restricciones y Excepciones
Para que la gasolina sea deducible, no puede pagarse en efectivo. Por tanto, el pago en efectivo no está permitido a efectos de deducción de combustible (salvo en casos autorizados específicamente). Ni siquiera, aunque el monto sea inferior a $2,000 MXN, como ocurre con otros gastos. El pago en efectivo no es deducible, incluso si el gasto es menor a $2,000 MXN. En general, pagar gasolina en efectivo puede poner en riesgo la deducción fiscal. Solo las personas con actividad empresarial en zonas rurales, sin servicios financieros, pueden deducir al pagar en efectivo. La gasolina en efectivo es deducible solo en casos especiales, como zonas rurales sin acceso a servicios financieros.
Límites de Deducción por Tipo de Vehículo
El cien por cien del gasto en gasolina puede llegar a ser deducible en dos casos:
- Autos convencionales con un costo inferior a $175,000 MXN.
- Vehículos híbridos o eléctricos cuyo precio esté por debajo de los $250,000 MXN.
Si el vehículo adquirido cuesta menos de $175,000 pesos + IVA, se podrá deducir siempre el 100% de la gasolina. Por ejemplo: Si tu auto vale 200,000 pesos + IVA sólo se podrá deducir el 87.5% de las gasolina, porque 175,000 es el 87.5% de 200,000.
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Los automóviles requeridos sólo serán deducibles hasta por un monto de $170,000 pesos. Tratándose de híbridos electrónicos, el monto deducible aumenta a $250,000 pesos.
Deducción para Vehículos en Arrendamiento
Si tienes tus vehículos en esquema de arrendamiento, solamente serán deducibles hasta por $200 pesos diarios (con la condición de que el valor del coche no supere los $175,000 MXN). Si el auto es arrendado, únicamente será deducible hasta $200 pesos diarios ($6,000 al mes) siempre y cuando el valor no supere los $175,000.
Cuando el auto arrendado es híbrido, el monto que se puede deducir es hasta $285 pesos diarios ($8,550 pesos al mes) mientras el costo del vehículo no supere $250,000 pesos. Si el auto arrendado es híbrido, el monto deducible aumenta a $285 pesos diarios ($8,550 al mes) siempre y cuando el valor no supere los $250,000.
Tabla Resumen de Límites de Deducción de Vehículos
| Tipo de Vehículo/Arrendamiento | Límite de Costo para Deducibilidad 100% (Adquisición) | Límite Diario (Arrendamiento) | Límite Mensual (Arrendamiento) |
|---|---|---|---|
| Auto Convencional | $175,000 MXN | $200 MXN (si valor no excede $175,000 MXN) | $6,000 MXN (si valor no excede $175,000 MXN) |
| Auto Híbrido o Eléctrico | $250,00N MXN | $285 MXN (si valor no excede $250,000 MXN) | $8,550 MXN (si valor no excede $250,000 MXN) |
Deducción de Gastos de Kilometraje (Viáticos)
Cuestión aparte es la deducción de los gastos de kilometraje en los que incurre un colaborador que haya utilizado su auto para un desplazamiento laboral. A la hora de hacer el reembolso correspondiente, existen ciertos límites a tener en cuenta:
- La deducción no puede exceder $0.93 MXN por kilómetro recorrido.
- El tope a deducir son 25.000 kilómetros por ejercicio fiscal (el equivalente a $23.250 MXN al año por vehículo), según el Reglamento de la LISR.
Los gastos deben estar respaldados por comprobantes, como pueden ser recibos de las casetas de peaje o las facturas del hospedaje del conductor. Además de justificar el gasto, estos recibos sirven para confirmar que el viaje ha sido a una distancia de más de 50 kilómetros del lugar de residencia del empleado (requisito necesario para que los viáticos sean deducibles). De esta forma, estos gastos se diferencian de los viáticos por viajes corporativos, que tienen su propio tratamiento fiscal.
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¿La gasolina es deducible si se utiliza para viajes de trabajo? Sí, la gasolina es deducible si se usa para viajes de trabajo o comisiones laborales, siempre que se pueda comprobar: El propósito del viaje. La relación con la actividad económica del contribuyente o empresa. El uso del vehículo registrado como parte de la operación. El cumplimiento de los requisitos fiscales (factura y pago electrónico). En estos casos, puede deducirse como parte de los viáticos comprobables, tanto para personas físicas como para empresas.
Deducción para Empleados (Asalariados) vs. Empresas
¿Y si soy empleado se puede deducir la gasolina ante el SAT? La gasolina que utilices no es deducible. La empresa únicamente puede reembolsarte el consumo de combustible siempre y cuando se haya utilizado para fines del negocio. Por ejemplo: Si eres un agente de ventas y la empresa te da un auto para trabajar, te reembolsará la gasolina, pero el monto deducible, se lo queda la organización. Si eres asalariado, la gasolina no es deducible directamente, aunque puede considerarse en el reembolso de viáticos si lo reportas a tu empleador y este lo integra correctamente en su contabilidad. Cuando el mismo vehículo se utiliza para actividades personales y laborales, es importante separar los consumos.
Control y Buenas Prácticas para la Deducción de Gasolina
Para evitar errores, lo mejor es conciliar las facturas de combustible con los registros contables al menos una vez al mes. Cualquier gasto de gasolina que no se ajuste a los requerimientos del SAT no será deducible. Pero si tratas de deducirlo y el SAT lo detecta, puede multarte e incluso, iniciar un procedimiento de auditoría. Así que lo mejor es implementar un kit de herramientas de buenas prácticas. ¿Qué es lo que no debería faltar?
- Un apartado destinado al pago de combustible dentro de la política de gastos interna. Sería bueno definir lineamientos claros sobre cómo y cuándo repostar. Puedes, por ejemplo, determinar las estaciones de servicio autorizadas y los montos máximos por evento.
- Contar con soluciones especializadas en la gestión de gastos profesionales que faciliten el registro y control, como Okticket. Cada vez que un colaborador echa gasolina, su supervisor lo sabrá. Además, mediante la digitalización de los recibos se reducen los errores humanos. Y en caso de necesidad, tendrás a mano una bitácora de viajes con montos, fechas, estaciones de servicio, etc.
- Capacitar a los empleados para que no se salten ningún requerimiento normativo: que soliciten siempre la factura CFDI a nombre de la empresa, que verifiquen que esta incluye todos los datos necesarios, que utilicen un medio de pago aceptado, etc.
- Revisar y conciliar los comprobantes de forma periódica.
En 2025 se va a reforzar la vigilancia para que nadie trate de deducir gasolina pagada en efectivo o que no cuente con una factura electrónica válida. El SAT reforzará la vigilancia para evitar que se intenten deducir gastos de gasolina pagados en efectivo o sin CFDI válido.
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