Independientemente del giro y tamaño de la empresa, siempre existe un departamento de contabilidad. La labor contable en una organización es, sin duda, fundamental para el orden y la obtención de información con miras a tomar las decisiones adecuadas.
Atrás quedaron los años en los que era necesario llenar, manualmente, cientos de planillones con datos de ingresos y gastos generados en todas las áreas de la empresa; hoy en día, existen muchas aplicaciones y programas que permiten realizar esta tarea de una forma más fácil y segura.
Un software de contabilidad gestiona y registra las transacciones financieras diarias de una organización, incluido el activo fijo, los gastos, los ingresos, las cuentas a cobrar, las cuentas por pagar, la contabilidad de libros auxiliares y la presentación de información y la realización de análisis.
Un sistema de contabilidad completo debe realizar el seguimiento de los activos, los pasivos, los ingresos y los gastos de una organización. Gracias al registro sistemático de las transacciones financieras, se pueden elaborar estados financieros trimestrales y anuales, incluidos balances, cuentas de resultados, estados de flujos de efectivo y estados de patrimonio neto.
El software de contabilidad resulta fundamental para que las organizaciones lleven a cabo sus procesos de negocio cotidianos. Ayuda a las organizaciones a reducir la redundancia de registros, ofrecer mejores presupuestos y previsiones, y llevar a cabo una gestión de gastos exhaustiva y adecuadamente categorizada.
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La gestión de los cobros de los clientes es una capacidad fundamental del software de contabilidad. Estos paneles de control predefinidos ayudan a los directores financieros a comprender el estado financiero de su organización y a investigar en profundidad para obtener información más detallada.
Tipos de Programas Contables Computarizados
Existen dos tipos de programas contables computarizados, los comerciales, reúnen funciones contables fundamentales y pueden ser adquiridos fácilmente en el mercado por cualquier empresa que no cuenta con muchos recursos para invertir; y están los que han sido diseñados para las empresas específicamente, por un programador, en los cuales se encontrarán las funciones que cubren las necesidades de las empresas a nivel contable y financiero.
Software Contable: Características Esenciales
Hay características que debe reunir un programa contable computarizado, para su implementación:
- Que acepte mejoras, porque las empresas van creciendo, que se pueda modificar para agregarles funciones en base a necesidades que surjan.
- Que posean claves de usuario, por seguridad, que la actualización de datos sea automática, para poder contar con resultados actualizados.
Los procesos contables llevados en forma computarizada, permiten eficiencia, eficacia, control interno e información confiable, factores que son pilares de la implementación de este tipo de proceso.
Ventajas de Implementar un Software Contable
Anteriormente, llevar la contabilidad de un negocio implicaba muchos procesos que eran engorrosos y demorados, además de ineficientes. Hoy en día, un software ofrece una manera más efectiva para que los empresarios y emprendedores administren sus negocios de una forma integral, con soluciones prácticas y ajustadas a sus presupuestos.
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Sin duda, un software contable significa una gran ventaja para administrar la contabilidad de las empresas, el cual se implementa con el fin de:
- Simplificar.
- Organizar.
- Agilizar.
- Facilitar la toma de decisiones.
Cuando tu equipo de trabajo tiene identificadas claramente sus tareas, se enfoca más y asume la responsabilidad por cada labor asignada. Tu equipo podrá enfocarse en el análisis estratégico y la ejecución operativa será más fácil.
Software Contable: Tipos
Existen varios tipos de software contables, las diferencias dependen de las necesidades y funciones que necesites.
- Hojas de Cálculo: Algunos emprendedores, negocios o empresas pequeñas optan por llevar su contabilidad en software del tipo hoja de cálculo, las más conocidas son Excel de Microsoft Office y Sheets de Google.
- Software Contable Personal: Este tipo de software se caracteriza por ser “creado en casa” para las necesidades de la misma empresa.
- Software Contable Comercial: Estos software son originados específicamente para ser comercializados y vendidos.
- Software Contable Empresarial: Puede decirse que es la evolución del tipo de software contable comercial, ya que sus funciones están más enfocadas a satisfacer las necesidades de empresas, no solo en el ámbito contable, sino también en la gestión administrativa de la misma empresa.
Características Clave de un Software Contable
Creamos una lista con los usos principales a tener en cuenta si vas a elegir un buen software contable para tu empresa:
- Facilidad de uso: El software debe ser fácil de manejar, de manera tal que cualquier persona que no posea conocimientos o estudios adecuados, puedan utilizarlos y entenderlos.
- Flexibilidad y adaptabilidad: Debe poder incorporarse a cualquier tipo de compañía, independientemente de cuál es la actividad de la misma.
- Reportes en tiempo real: Un software de contabilidad debe brindarnos reportes e informes detallados y legítimos sobre la actividad de nuestra empresa y su día a día.
- Portabilidad: Contar con un software que nos brinde acceso a la información de nuestro negocio desde cualquier parte y en cualquier momento, es algo sumamente valioso.
- Seguridad: Es por eso que el software debe brindar la máxima seguridad, y un buen soporte especializado que permita que la aplicación esté en constante funcionamiento y la información siempre actualizada y segura.
- Facturación Electrónica: La facturación electrónica es una de las novedades más recientes que el software contable incluye, y que ha sido de gran importancia para las empresas.
- Manejo de inventarios: No hay nada más importante que saber con exactitud cuál es el inventario real que tiene disponible la empresa.
- Soporte técnico y actualización: En caso de que se presente alguna novedad con el funcionamiento del sistema, el proveedor tecnológico dispone de personas especializadas para brindar un soporte técnico.
Programas de Contabilidad Populares en México
En la actualidad el mercado mexicano del software contable está poblado por diversas soluciones que conviene estudiar a fondo antes de decidirse por una. El giro de la empresa, la integración de los registros contables obligatorios, el soporte de consultores o la relación costo-beneficio son algunos de los factores que han de incluir los empresarios en sus consideraciones.
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Aspel - COI
Uno de los programas más populares en México, el Aspel - COI permite procesar, integrar y mantener actualizada toda la información contable y fiscal de la organización de una manera segura. Está desarrollado de acuerdo a las especificaciones necesarias para la aplicación de la contabilidad electrónica de una manera fácil y cumple con todas las disposiciones vigentes en materia fiscal.
Es especialmente útil para emitir reportes, informes, resúmenes y gráficos que facilitan el análisis financiero de la empresa. El programa también permite gestionar gastos, ingresos y presupuestos en monedas diferentes.
COI puede probarse durante 30 días. Pasado este periodo, el paquete puede comprarse en un distribuidor especializado asociado por 5,507 MXN / usuario o contratar una suscripción mensual cuyo monto depende del número de usuarios y oscila entre 317 MXN por un usuario a 962 MXN por diez. A partir de once usuarios el precio es de 95 MXN por cada uno adicional.
| Ventajas | Desventajas |
|---|---|
| Solución integral de contabilidad desarrollada en México | No apto para todo tipo de empresas |
| Emite los documentos del SAT en XML | Formatos de documentos poco amigables |
| Crea declaraciones DIOT, IVA, IRS | Configuración compleja (poco intuitivo) |
| Enlaza a otros sistemas Aspel y hojas de cálculo Excel | |
| Versión de prueba de 30 días y licencias ampliables por usuario |
CONTPAQI® Contabilidad
CONTPAQI® Contabilidad es un paquete contable desarrollado y lanzado por la empresa mexicana Computación en Acción, S.A. de C.V (Contpaqi) sita en Ciudad de Guadalajara y apto para contadores y administradores de empresas. Muy popular en México, este producto se ajusta a la normativa de la Contabilidad Electrónica publicada en 2017 y con las NIF (Normas de Información Financiera).
Al permitir llevar hasta 999 empresas con una sola licencia, es el programa con mayor presencia en los despachos de contadores, si bien por su eficacia y funcionalidad se ajusta también muy bien a las exigencias de los autónomos y microempresas.
El precio para un licenciamiento anual parte de los 3690 MXN y se renueva por el mismo precio. Añadir usuarios implica un desembolso de 990 MXN extra por usuario.
| Ventajas | Desventajas |
|---|---|
| Solución integral para contadores y todo tipo de empresas | Curva de aprendizaje pronunciada |
| Paquete mexicano que cumple con la Contabilidad Electronica y las NIF | Configuración difícil |
| Se ajusta a los requisitos del SAT | Errores de formato |
| Hasta 999 empresas con una licencia |
Alegra
Esta aplicación administrativa en línea también se ha popularizado mucho en nuestro país. Se trata de uno de los tipos de software contable más idóneo para pequeñas empresas y permite acceder a ella desde cualquier lugar y dispositivo, ya que la información está en la nube.
Garantiza la seguridad de los datos ya que los mismos están alojados en los servidores especializados de Amazon y utiliza adelantados sistemas de seguridad. Envía recordatorios de pago por las facturas emitidas, manda reportes mensuales vía correo electrónico y permite exportar la información a Excel y a otros programas contables.
El software, al encontrarse en la nube, permite mantener una actualización constante, estando disponible en su versión más reciente cada vez que se ingresa a sistema. Con Alegra API el software se integra con PayU, Zapier, Shopify, Zoho CRM o Data CRM.
El software cuenta con planes optimizados para México, Colombia, Perú, República Dominicana, Panamá, Costa Rica, Chile, España, Estados Unidos y una versión internacional y unos precios de suscripción por uso muy competitivos (con un mes de prueba) que oscilan entre el plan PYME por 350 MXN al mes (100 ventas, 2 usuarios y 2 almacenes de inventario) y el PLUS por 1200 MXN al mes para un volumen de 2500 ventas mensuales, 4 permisos de usuario e integración de otras aplicaciones.
| Ventajas | Inconvenientes |
|---|---|
| Software en la nube fácil e intuitivo | No soporta funciones de contabilidad como archivos .xml para el SAT |
| API que integra aplicaciones de CRM y eCommerce | Programa para autónomos, microempresas y pymes, pero no para contadores profesionales |
| Optimizado para muchos países de Latinoamérica, España y EEUU | |
| Planes de pago basados en volumen de ventas | |
| Prueba durante 30 días |
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