Comprender y manejar adecuadamente el ciclo contable es clave para el éxito financiero de cualquier negocio. La información que aporta el ciclo contable es indispensable para tomar decisiones estratégicas.
La contabilidad de una compañía está sujeta a ciclos, es decir, a períodos de tiempo concretos que acotan las actividades y su impacto sobre el negocio. Es el registro de todas las operaciones económico-financieras que se han efectuado en dicho periodo.
Cuando hablamos de ciclo contable nos referimos al conjunto de fases que se repiten en cada ejercicio económico durante la existencia de la empresa. El ciclo contable es, por tanto, el proceso de registro contable de todas las actividades del negocio durante un período concreto para reflejar la imagen fiel de la actividad.
El período de tiempo habitual del ciclo contable es el ejercicio anual, pero también se dan ciclos de menor duración como el trimestre y el semestre, que sirven para conocer la marcha de la compañía al arranque de año y tomar las decisiones necesarias para compensar posibles desajustes. Los temas de contabilidad son clave para las empresas y esta está sujeta a ciclos, esto es, periodos concretos que engloban actividades y su impacto dentro del negocio.
Durante el ciclo contable, la compañía registra de forma cronológica cada transacción en el libro diario. Se hace un registro de todas las operaciones que conforman la actividad de la empresa en el libro diario. El objetivo es contar con información fiable que permita analizar y preparar la información financiera correspondiente a cada período.
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Etapas del ciclo contable
El ciclo contable de cada ejercicio se estructura en varias etapas en las que se realizan las acciones necesarias para garantizar el registro de las operaciones que realiza la compañía y que permitan preparar los estados financieros y conocer el resultado de la operación. Para poder llevar a cabo las etapas del ciclo contable y llegar al final con unos registros sanos, se deben realizar algunos pasos para transitar entre las distintas fases sin problemas.
Las fases que componen el ciclo contable son las siguientes:
- Balance de situación inicial: al inicio del ejercicio, la empresa dispondrá de un determinado patrimonio, que aparecerá plasmado contablemente en el balance de situación.
- Apertura de la contabilidad: se registran tanto en el Libro Diario como el Libro Mayor los elementos con los que cuenta la empresa. El asiento de apertura consistirá en hacer un cargo a las cuentas de activo y un abono a las cuentas de pasivo y neto. A. Apertura o inicial: supone la apertura de los libros de contabilidad, tanto en el caso de una empresa que inicia su actividad por primera vez, como en el de aquélla que ya ha venido desarrollando una actividad productiva en ejercicios precedentes.
- Desarrollo o gestión: se extiende a lo largo del ejercicio económico anual y tiene la finalidad de interpretar y registrar contablemente las operaciones que surgen como consecuencia de la actividad de la empresa.
- Registro de las operaciones del ejercicio: los incrementos de activo (derechos y bienes) se anotarán en el debe y las disminuciones en el haber. Las variaciones de pasivo (obligaciones y deudas) funcionan justo al revés. Un incremento representa una anotación en el haber y una disminución en el debe. Los asientos de los hechos contables que hayan ocurrido durante el ejercicio, de los cuales se tiene constancia a través de los documentos correspondientes, se registrarán periódicamente en el Libro diario. Legalmente, se contempla la posibilidad de que las operaciones se registren día a día, aunque se admite también la realización de asientos mensuales de carácter global, siempre que se detallen en libros auxiliares. Todos los asientos del Libro diario deben ser traspasados al Libro mayor, esta operación no es obligatoria legalmente, pero sí es indispensable en el proceso contable.
- Periodificación: atribuyo al ejercicio los gastos e ingresos que corresponde aplicando el principio de devengo. Teniendo especial atención en:
- Los gastos e ingresos contabilizados en el ejercicio que corresponden a otro posterior.
- Los gastos e ingresos devengados en el ejercicio y pendientes de contabilizar.
- Anular los gastos e ingresos contabilizados que no correspondan al ejercicio actual, sino a ejercicios posteriores: gastos e ingresos anticipados.
- Contabilizar como ingresos y gastos del ejercicio aquéllos que correspondan al mismo, aun cuando estén pendientes de la correspondiente documentación mercantil: gastos e ingresos no formalizados.
- Ajustes previos a la determinación del beneficio -o pérdida- generado en el ejercicio: realizaremos cualquier cambio que ayude a reflejar la imagen fiel de la empresa. Por ejemplo, hago una provisión por cuentas incobrables, considero una depreciación... Esta fase exige realizar una serie de operaciones que pueden incidir bien en la presentación de la situación patrimonial o bien en el cálculo del resultado. Vencimientos a corto plazo de partidas catalogadas a largo plazo. Necesidad de corregir asientos erróneos.
- b) Regularización de cuentas especulativas: se trata de adecuar el saldo de las cuentas, normalmente de las de existencias, al valor de las existencias finales, calculadas extracontablemente mediante el inventario físico.
- d) Correcciones de valor: se trata, por aplicación del principio de prudencia, de registrar contablemente todas las pérdidas de valor, tanto reales como potenciales, que afecten a los elementos del activo. Una vez regularizada la contabilidad, puede elaborarse un Balance de sumas y saldos, para verificar la ausencia de errores dentro de esta fase.
- Balance de comprobación de sumas y saldos: nos ayuda a comprobar que no hemos cometidos errores en las anotaciones efectuadas. Si no coinciden las cifras totales es porque hemos cometido algún fallo. Una vez registradas todas las operaciones relativas a los hechos contables que han tenido lugar en el ejercicio, es habitual realizar un Balance de comprobación de sumas y saldos. Este estado contable permite indagar sobre los posibles errores aritméticos o de traslación que se hayan podido cometer en la contabilización de los hechos acaecidos durante el ejercicio, bien en los asientos del Diario o bien en el Libro mayor.
- Cálculo del resultado: se realiza restando a los ingresos los gastos que se han producido. Es la liquidación de las cuentas de los grupos 6 y 7. Si el saldo del resultado es:
- DEUDOR (Debe > Haber) se produce una pérdida.
- ACREEDOR (Debe < Haber) se produce un beneficio.
- Cierre de la contabilidad: debemos cargar las cuentas acreedoras y abonar las cuentas deudoras al Diario Mayor. Con esta gestión quedarán todas las cuentas con saldo nulo. Se saldan todas las cuentas del grupo 8 y 9. 2. Consiste en anular las cuentas de gastos e ingresos y las de pérdidas y beneficios, en su caso, y trasladar su saldo a la cuenta de resultados, que legalmente recibe el nombre de «Cuenta de pérdidas y ganancias». Así, las cuentas de gastos e ingresos quedarán saldadas. 3. Una vez realizado el proceso anterior, slo quedan abiertas las cuentas representativas de la riqueza de la empresa y sus correspondientes saldos, es decir, la riqueza final. Con el asiento de cierre todas las cuentas quedarán saldadas y la contabilidad cerrada. Se tienen que saldar todas las cuentas y dejarlas en cero para el siguiente año.
- Cuentas anuales: se formulan el balance, la cuenta de pérdidas y ganancias, el estado de flujo de efectivo, el estado de cambios en el patrimonio neto y la memoria. La información de la fase de conclusión sirve de base para la elaboración de los estados contables que informan del patrimonio de la unidad económica, así como del resultado obtenido en el ejercicio, es decir, el Balance y la Cuenta de resultados. A través de ellos se comunica la información contable a los usuarios interesados en la misma.
- Distribución del resultado: es el beneficio obtenido por la empresa después de haber pagado el Impuesto de Sociedades. Se puede distribuir entre los propietarios de la entidad o destinarlo como reserva.
Para registrar las actividades, cada compañía cuenta con una serie de libros contables obligatorios por ley y también puede tener libros auxiliares. Para ello es necesario identificar un hecho contable, es decir, aquello que debe ser apuntado: la venta de mercancías, la compra de suministros, aportaciones de capital… Es decir, todo movimiento que repercuta sobre la compañía. Estas operaciones deben quedar registradas documentalmente (albaranes o facturas) que se registran en el libro diario.
Al final de año, cuando finaliza el ciclo contable, estas operaciones se traspasan al libro mayor, se realizan los ajustes pertinentes (amortizaciones, depreciaciones, reclasificaciones, conciliación de cuentas bancarias, cálculo de resultado…) y se cierra la contabilidad para generar los estados financieros.
El ciclo contable permite hacer un seguimiento detallado de la operación de la compañía y comprobar si los datos financieros y de patrimonio siguen el rumbo deseado. Manejar con fluidez los conocimientos sobre contabilidad, finanzas, fiscalidad y organización empresarial contribuye a llevar un control de los parámetros que muestran la salud financiera de un negocio y permite tomar las decisiones adecuadas en el momento preciso.
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