La e.firma, anteriormente conocida como Firma Electrónica Avanzada (FIEL), es un archivo digital que permite identificarte de manera segura y con la misma validez jurídica que una firma autógrafa. Actualmente conocida como e.firma, que es la firma electrónica, es el archivo digital que se usa para ser identificado como persona física o moral al hacer cualquier trámite o servicio digital con el SAT. La E-firma del SAT es un documento importante para cualquier persona física o moral, ya que ella contiene toda la información fiscal necesaria para realizar trámites y servicios ante el SAT.
¿Para qué sirve la e.firma?
La e.firma es esencial para realizar diversos trámites y servicios en línea ante el Servicio de Administración Tributaria (SAT) y otras entidades gubernamentales en México. Algunos de los usos más comunes incluyen:
- Presentar declaraciones fiscales: Permite firmar electrónicamente las declaraciones de impuestos.
- Solicitar devoluciones de impuestos: Facilita la solicitud de devoluciones de saldo a favor.
- Realizar cambios en el RFC: Permite actualizar información en el Registro Federal de Contribuyentes.
- Firmar documentos digitales: Utilizada para firmar contratos y otros documentos oficiales de manera segura.
¿Cómo se usa la e.firma en la declaración anual?
Para presentar la declaración anual, la e.firma se utiliza principalmente en los siguientes casos:
- Ingresos y retenciones: Verifica y firma electrónicamente los ingresos y retenciones precargados por el SAT.
- Deducciones personales: Permite agregar y firmar las deducciones personales como gastos médicos, colegiaturas, intereses hipotecarios, entre otros.
- Saldo a favor: Si el saldo a favor es mayor a 10,000 pesos, es obligatorio utilizar la e.firma para solicitar la devolución.
- Cambio de cuenta CLABE: Si se desea cambiar la cuenta CLABE precargada en la declaración, se requiere la e.firma.
¿Qué hacer si se pierde la e.firma?
Perder la e.firma puede ser un inconveniente, pero existen pasos claros para recuperarla o generar una nueva. Si has extraviado tu e.firma o firma electrónica, el primer paso es determinar qué elemento necesitas recuperar: la contraseña, la llave privada o el certificado. Este archivo está compuesto por tres elementos: un certificado digital (.cer), una clave privada (.key) y una contraseña.
1. Recuperar el certificado (.cer)
Si solo has perdido el archivo .cer, puedes recuperarlo en línea sin necesidad de acudir a una oficina del SAT. Para esto, el organismo dependiente de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público (SHCP) cuenta con el Sistema de Recuperación de Certificados, donde no sólo podrás descargar el más reciente, sino todas las versiones que has obtenido desde tu inscripción como Contribuyente, tanto si eres persona física como si eres persona moral.
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Sigue estos pasos:
- Ingresa al portal del SAT: Ve a www.sat.gob.mx.
- Dirígete al menú de otros trámites y servicios y da click en ver más.
- Busca la pestaña de identificación y firmado electrónico.
- Selecciona la opción de "descarga de manera directa tu certificado de e.firma" o da click aquí.
- Da click en la opción ejecutar en línea.
- Escribe el código de la imagen y da click en aceptar.
- Anota tu RFC y copia el texto de la imagen y da click en buscar.
- Selecciona el certificado que desees descargar seleccionando el número de serie.
- Listo, podrás descargarlo a tu computadora o memoria USB. Si tienes en tu poder el archivo .key, podrás hacer uso de tu e.firma.
Una vez en la página, sólo deberás ingresar tu clave del Registro Federal de Contribuyentes (RFC) y el código CAPTCHA y dar clic en buscar para que te aparezcan todos los certificados que has tenido, con fechas iniciales y finales, así como el estado para que sepas si alguno se encuentra vigente. De tenerlo, también podrías buscar tu certificado por número de serie.
Aunque en este caso únicamente podrás recuperar el archivo con terminación “.cer”, por lo que para usarla, por ejemplo para ingresar al Portal SAT, necesitarás además el archivo de la clave privada, cuya terminación es “.key”, que es el que tiene la contraseña.
2. Recuperar la clave privada (.key)
Si has perdido la clave privada (.key), lamentablemente no podrás recuperarla en línea y deberás acudir a una oficina del SAT para generar una nueva e.firma.
Si perdiste los dos archivos de tu firma electrónica, lamentamos decirte que deberás acudir a una oficina del SAT para que tramiten una nueva e.firma. Para hacerlo deberás solicitar una cita en el portal del SAT.
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- Selecciona la opción "contribuyente que cuenta con RFC" y anota tus datos personales.
- Selecciona la opción de e.firma renovación y revocación de personas físicas.
- Selecciona tu estado, el módulo al que asistirás, el día y la fecha. Si no hay fechas disponibles entrarás a una fila virtual y el sistema te notificará cuando haya un lugar disponible.
- Acude a cita al SAT con una identificación, una memoria USB y un correo electrónico.
3. Recuperar la contraseña
Asimismo, en el tercer caso, en el que hubieras olvidado tu contraseña o perdido el lugar donde la anotaste (algo nada recomendado por las autoridades), puedes recuperarla sin tener que renovar tu e.firma, aunque lamentamos decirte que para esto sí será forzoso que acudas a uno de los módulos del SAT.
Y es que para recuperar tu contraseña de la Clave Privada deberás crear una nueva, que no hay que confundir con la de acceso al Portal SAT, por lo que tendrás que solicitar una cita y acudir a tu módulo más cercano. Puedes pensarla desde antes sólo ten en cuenta que deberá ser alfanumérica y de ocho caracteres. Para esto también tienes que llevar una memoria USB, pues te darán archivos nuevos.
4. Revocación de la E-Firma y obtención de una nueva
Si las soluciones anteriores no funcionaron, deberás solicitar una cita en el SAT para la revocación de la E-Firma y la obtención de una nueva. El sistema emitirá un acuse de la revocación. El empleado del SAT revocará tus certificados anteriores para que no tengan validez y habilitará la nueva e.firma, la cual tiene una vigencia de cuatro años.
¿Cómo renovar tu e.firma si está caduca?
Existen varias razones por las que ya no podrías contar con la e.firma, o firma electrónica, entre ellas que ésta hubiera caducado o que hayas olvidado la contraseña. Cada una tiene un método diferente de recuperación. Si tu e.firma perdió su vigencia hace menos de un año, puedes actualizarla a través de internet.
Para ello, deberás entrar a la página del SAT ID, y seleccionar en “Renovación de e.Firma”, donde automáticamente podrás descargar el nuevo certificado directamente a tu computadora. Para este trámite sólo necesitarás:
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- RFCCorreo electrónico personal
- Número de celular para notificaciones
- Identificación oficialVideo confirmando tu identidad
Mientras que una vez iniciado el proceso sólo tendrás que seguir los pasos que te irán apareciendo. En ellos se incluye recuperar un código de confirmación enviado a tu correo electrónico y la grabación del video con el que confirmarás que sí eres tú quien solicita la actualización del documento digital.
Ahora que, si tiene más de un año que caducó el certificado, en tiempo de declaraciones anuales amplían el plazo hasta dos años, forzosamente tendrás que acudir a uno de los Módulos de Servicios Tributarios. Para este trámite podrías tardar en encontrar alguna cita, toda vez que sólo los adultos mayores pueden acudir sin agendar antes. Si tiene menos de un año caduca también podrías acudir presencialmente, pero deberás esperar a encontrar cita disponible.
Para realizar el trámite en uno de los módulos, después de solicitar y confirmar tu cita a través del portal Cita SAT, debes acudir a éste el día y horario en el que te tocó. Debes llevar lo siguiente:
- Identificación oficial vigente
- Unidad de memoria USB
- Correo electrónico
Mientras que ya ahí tendrás que generar tu contraseña y, si aún no lo haces, actualizar tus datos biométricos, toda vez que ellos pondrán en la USB, que tendrás que llevar vacía, los tres archivos de la e.firma, que constan del certificado digital, comprobante de renovación y otro archivo con terminación .cer.