Una póliza dinámica, en el contexto de la gestión empresarial y contabilidad, se refiere a una póliza contable que se configura para que pueda aplicarse automáticamente a múltiples transacciones o eventos, en función de ciertas condiciones o criterios establecidos previamente. Comencemos con saber ¿qué es una póliza dinámica? es una plantilla de la paqueteria de Microsoft Excel ® que se utiliza como póliza modelo a partir de uno o más CFDI´s.
Las pólizas dinámicas son útiles cuando una empresa tiene transacciones o eventos recurrentes que siguen patrones predefinidos y que requieren la misma entrada contable en cada ocasión. La ventaja de utilizar pólizas dinámicas es que ayudan a reducir errores, agilizar el proceso contable y mantener la consistencia en los registros financieros.
Elaborar o dar de alta una póliza dinámica te permite automatizar el registro de operaciones contables mediante configuraciones predefinidas. Este proceso es útil para agilizar la captura, reducir errores y mantener consistencia en tus registros. Lo realizas cuando necesitas registrar operaciones recurrentes o estandarizar la forma en que se generan tus pólizas dentro del sistema.
Elaborar o dar de alta una póliza dinámica con comprobante de recepción te permite registrar automáticamente tus operaciones contables a partir de los comprobantes recibidos. Este proceso es útil para agilizar la captura de información, reducir errores y mantener un mejor control de tus registros. Lo realizas cuando necesitas integrar comprobantes a tu contabilidad de forma rápida y organizada dentro del sistema. Sin embargo, es fundamental establecer correctamente las condiciones y criterios para asegurarse de que las pólizas dinámicas se apliquen de manera precisa y adecuada a cada situación.
Preparación de la Plantilla de Póliza Dinámica
Para dar de alta una póliza dinámica, primero se requiere preparar la plantilla. Las plantillas funcionan con etiquetas como <FECHA> y <TOTAL>, las cuales puedes consultar al editar la plantilla en Excel, en la pestaña Etiquetas.
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- Ingresa a Reportes y selecciona Administrador de hojas de cálculo.
- Después, selecciona la pestaña Póliza dinámica.
- Asegúrate de haber asignado previamente las cuentas contables de Impuesto al Valor Agregado (IVA) y banco. Este paso se realiza una sola vez y el sistema utilizará estas cuentas de forma automática.
Para elaborar o dar de alta una póliza dinámica con comprobante de recepción, deberás configurar la plantilla de póliza dinámica que encuentras en la siguiente ruta: Plantilla XML: C:\Program Files (x86)\Aspel\Aspel-COI 11.0/PlantillaPolizaXML.INI. La plantilla Excel se configura ingresando a Reportes y seleccionando Administrador de hojas de cálculo. Importante: antes de realizar cambios, crea un respaldo en: C:\Program Files (x86)\Common Files\Aspel\Sistemas Aspel\COI11.00\Datos(#empresa)\Póliza dinámica CFDI.
Extracción del UUID del CFDI en Pólizas Dinámicas
Los CFDI están estructurados por nodos, denotados por los caracteres “<>”. Cada nodo contiene campos que a su vez hacen referencia a un valor. Para extraer el valor del UUID del CFDI en la póliza dinámica, sigue estos pasos:
- La etiqueta personalizada debe ser capturada en el archivo PlatillaPolizaXML.ini.
- Una vez definida la etiqueta en el archivo PlatillaPolizaXML.ini, será posible utilizarla en cualquier póliza dinámica.
- Continuando con el ejemplo, se modifica la plantilla llamada “Pago a Proveedores”, en el cual se agrega la etiqueta <UUID> en la fila que se desea para que extraiga la información del CFDI.
Configuración para el Cálculo Correcto de Impuestos (IVA e IEPS)
Para resolver situaciones donde la póliza dinámica no calcula los impuestos correctamente, es fundamental una configuración precisa. La póliza dinámica toma la información fiscal conforme a la configuración de cuentas y parámetros definidos en el sistema.
- Valida la plantilla de póliza dinámica, en la pestaña Póliza dinámica:
- Selecciona la plantilla de ingresos o de comprobante de pago.
- Haz clic en Modificar o abre la plantilla con doble clic.
- Verifica que incluya las etiquetas de impuestos (Impuesto al Valor Agregado (IVA) e Impuesto Especial sobre Producción y Servicios (IEPS)), según corresponda.
- Importante: si necesitas usar una tasa o cuota diferente, primero regístrala en la plantilla XML y después configúrala en la plantilla de Excel. Para configurar la plantilla Extensible Markup Language (XML), ingresa a la ruta: C:\Program Files (x86)\Aspel\Aspel-COI 11.0.
- Configura la plantilla de Excel para provisión y comprobante de pago:
- Configura impuestos y captura de comprobantes.
- Ingresa a la ruta: Cuentas y pólizas y haz clic en Cuentas.
- Para Ingresos cobrados (IC):
- Selecciona la cuenta.
- Haz clic en Modificar.
- En la pestaña Fiscales, activa Captura de forma de pago.
- Para Operaciones con terceros (OT) y comprobantes:
- Selecciona la cuenta.
- Haz clic en Modificar.
- En Fiscales, configura el RFC, activa Operaciones con terceros y Captura de comprobantes.
Generación de Pólizas Dinámicas a partir de CFDI
Una vez configuradas las plantillas, puedes generar las pólizas dinámicas desde uno o más Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI).
- Crea una nueva póliza desde uno o más Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI). Para ello, ingresa a Cuentas y pólizas y haz clic en Pólizas.
- Haz clic en Agregar.
- Para generar la póliza dinámica tienes dos formas:
Desde el ícono "Generar póliza dinámica CFDI"
- Selecciona uno o varios CFDI desde tu equipo o desde el depósito de documentos.
- Elige la plantilla.
- Define el nivel de detalle:
- Por comprobante: genera una partida por cada CFDI.
- Concentrado: genera una sola partida con el total.
- Selecciona la cuenta de flujo.
Arrastrando los CFDI
- Arrastra los CFDI a la ventana de captura.
- El sistema mostrará automáticamente la ventana de generación.
- Selecciona la plantilla y el nivel de detalle.
- Haz clic en Aceptar.
- El sistema genera la póliza automáticamente, incluyendo el (Identificador Único Universal) UUID del CFDI (si está configurado) y cumpliendo con los requisitos de contabilidad electrónica. Ingresa a Consulta de pólizas para revisar la información registrada.
- Primero genera la póliza de provisión y después la del comprobante de pago. Ingresa a Cuentas y pólizas y selecciona Pólizas. Haz clic en Agregar.
- Genera póliza dinámica desde el Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI). Haz clic en Generar póliza dinámica CFDI y completa la información:
Póliza de Provisión
- Lista de CFDI: selecciona los comprobantes.
- Plantilla: elige la plantilla correspondiente.
- El sistema genera la póliza con los impuestos correspondientes.
Póliza de Comprobante de Pago
- Lista de CFDI: selecciona los comprobantes.
- Plantilla: elige la plantilla.
- Cuenta de flujo: selecciona la cuenta correspondiente.
- El sistema calcula automáticamente los impuestos proporcionales.
Consideraciones Importantes para el Funcionamiento Óptimo
- Asegúrate de tener actualizado el sistema con el último reinstalable; de lo contrario, esta funcionalidad no estará disponible.
- El punto rojo que aparece en la póliza indica que el registro cuenta con un documento digital asociado.
- Aunque esté activada la opción “Utilizar la fecha de emisión como fecha de registro” en el depósito de documentos, las pólizas dinámicas se crean con la fecha inicial del periodo contable (día 01).
- Para asegurar de que se aplique correctamente en Aspel COI, te recomendaría consultar este dato directamente con tu contador.
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