Emitir facturas electrónicas (CFDI) en México es una obligación para cualquier negocio formal. Pero más allá del simple cumplimiento con el SAT, una buena gestión de CFDI puede optimizar procesos contables, fiscales y administrativos. La descarga y validación de facturas electrónicas (CFDI) es una actividad clave para contadores, empresas y contribuyentes. En este artículo conocerás qué es un CFDI, por qué es importante timbrarlo correctamente, cómo hacerlo usando CONTPAQi y cómo consultar su estatus ante el SAT.
Causas específicas por las que no visualizas CFDI en CONTPAQi
Una de las razones más comunes por las que podrías no estar viendo tus CFDI recibidos en CONTPAQi está relacionada con la versión de los comprobantes. A partir del 10 de abril se agregó el poder crear CFDI con la versión 4.0, por lo que el listado de documentos por default está con el filtro para documentos 3.3. Para poder ver sus documentos CFDI 4.0, en el listado de facturas en la parte inferior central deberá cambiar en el apartado de: "Comprobante Versión:” por el valor de: "Factura 4.0".
Es importante saber que en CONTPAQi sí es posible cancelar un CFDI y que el sistema actualiza automáticamente los catálogos del SAT, asegurando que es válido ante el SAT.
Consulta de CFDI en el portal del SAT como método de verificación
Como contribuyentes, es común que necesitemos consultar facturas emitidas o recibidas con anterioridad, ya sea para calcular los impuestos que debemos pagar, o simplemente para mantener en orden la contabilidad de nuestros ingresos y gastos. Desde el portal del SAT puedes acceder al visor de comprobantes fiscales con tu RFC y contraseña o e.firma. Si no cuentas con la versión XML de uno de tus comprobantes fiscales, o si extraviaste los archivos que tenías guardados, hay una buena noticia: todas las facturas certificadas que generas quedan almacenadas y es posible localizarlas. Por ello, si necesitas consultar facturas emitidas o recibidas pero no tienes en claro el procedimiento para hacerlo, en este artículo te guiamos, paso a paso, para que sepas cómo acceder a tus archivos dentro del portal oficial del Servicio de Administración Tributaria (SAT).
Procedimiento para consultar facturas en el portal del SAT
Paso #1: Acceso al Portal del SAT. Para corroborar los comprobantes fiscales que expediste con anterioridad o los que otros contribuyentes expidieron a tu nombre, primero que nada tienes que acceder a la página oficial del SAT.
Lea también: Datos asociados al RFC
Paso #2: Navegación a Factura Electrónica. Una vez ahí, deberás dar clic en la pestaña de “Factura electrónica”. La encontrarás en la parte superior, casi en la esquina derecha de la página, ilustrada por un ícono de una hoja y un signo de arroba. El portal te desplegará varias opciones a elegir como: “Minisitio de Factura” , “Genera tu factura” , “Verifica tus facturas” , “Factura electrónica en Mis cuentas” o “Cancela y recupera tus facturas”. Justo deberás hacer clic en esta última opción. Inmediatamente te llevará al acceso por contraseña, en donde deberás teclear tu contraseña y RFC a 13 dígitos, o bien, ingresar mediante la opción de e.firma. En caso de que ingreses con tu firma electrónica, es necesario que cuentes con JAVA para poder abrir los archivos CER y KEY que el sistema te solicita.
Paso #3: Selección del tipo de consulta. Una vez que te encuentres dentro del sistema, solo debes elegir cualquiera de estas tres opciones, que te desglosamos a continuación:
Consultar Facturas Emitidas: Aquí, podrás acceder a todos los comprobantes que hayas emitido, ya sea a tus clientes y proveedores, así como comprobantes de honorarios, recibos de nómina, notas de crédito y comprobantes de arrendamiento.
Consultar Facturas Recibidas: En esta opción, podrás consultar todos los comprobantes que hayan sido expedidos a tu nombre. Encontrarás, por ejemplo, las facturas de las compras que realizaste o los servicios que contrataste. Se trata, en suma, de tus gastos o erogaciones.
Recuperar descargas de CFDI: En esta última opción podrás descargar todos los comprobantes que requieras a través del ícono “Descargar paquete”. Si decides hacer esta descarga masiva, el sistema automáticamente los descargará en un archivo comprimido .ZIP.
Lea también: Pasos para Activar tu Buzón Tributario
Paso #4: Método de búsqueda y resultados. Para consultar facturas emitidas o recibidas, tienes dos opciones: La primera, en caso de que cuentes con tu factura impresa, es buscar mediante el Número de Folio Fiscal (UUID), que consta de 32 dígitos alfanuméricos. Por lo general, podrás ubicar este dato en la parte superior derecha de tu factura. En caso de no contar con la representación impresa, la segunda opción consiste en acceder a tus facturas mediante la fecha en que hayan sido emitidas o recibidas. Puedes buscarlas con una fecha determinada o mediante un periodo específico. Si eliges colocar un rango de fechas, el sistema te mostrará los 500 registros más recientes que tenga, organizados en orden descendiente y agrupados en páginas de 20 registros cada una. Cualquiera que sea la opción que utilices como método de búsqueda, una vez que des clic en “Buscar CFDI”, la página te desplegará los resultados que deseas, acompañados del ícono de descarga (un planeta con una flecha verde hacia abajo).
¡Lo lograste! Ya recuperaste tus facturas. Si has seguido todos estos pasos, te darás cuenta de lo sencillo que es consultar facturas emitidas o recibidas que por cualquier razón necesitas. Además, al localizarlas el sistema no solo te da la opción de verlas a detalle para consultar datos como el RFC de la persona física o moral con la que realizaste la operación, el lugar y fecha de expedición de la factura y el importe de la transacción. También puedes elegir si deseas descargar el archivo en PDF, adicional al formato XML que es el que, por ley, te solicita el SAT a la hora de tus declaraciones anuales y mensuales.
Problemas comunes y soluciones al consultar CFDI
Si alguno de estos pasos no te ha funcionado, es probable que necesites actualizar la página del SAT a fin de poder consultar facturas emitidas y recibidas. También cerciórate de tener actualizada tu más reciente versión de JAVA. En caso de no contar con ella, el portal del SAT te ofrece la posibilidad de descargarla, por lo que este proceso es verdaderamente intuitivo y fácil de seguir.
Otro problema común se debe a que un componente de la página no puede recuperar la sesión activa desde nuestros servidores. Para solucionarlo, por favor, utilice un navegador de internet como Chrome o Firefox y actualícelos a la última versión, aplique las actualizaciones de Windows y en su antivirus agregue la dirección CFDI.COM.MX como sitio seguro. El error al mostrar y descargar el documento PDF de la factura se muestra debido a la versión del navegador Chrome (Versión 46.0.2490.71 m) disponible desde el día 13/10/2015. Hace pocos días se liberó nuevamente otra versión por parte de Google Chrome, la versión es (Versión 46.0.2490.80 m) la cual ya no muestra este defecto. Actualice su navegador a esta nueva versión.
Es importante considerar que, al ser un servicio administrado por el SAT, en ocasiones algunos reportes no estarán sincronizados correctamente y existirán incongruencias entre lo que lleva la empresa y lo que aparece en el comprobante.
Lea también: RFC duplicado: ¿cómo identificarlo?
Asimismo, si se muestra el mensaje "EL FOLIO NO EXISTE" al intentar cancelar una factura, esto se debe a que el documento electrónico aún no se encuentra registrado en los controles de la página del SAT. El motivo por la cual no está registrada aún, es porque el servidor del SAT está saturado y no ha procesado de forma adecuada todas las facturas que envían todos los Proveedores Autorizados de Certificación (PAC). Lo normal es que en un promedio de 2 horas el SAT reciba y publique las facturas, pero en ocasiones cuando hay saturación ese tiempo para la recepción y publicación de las facturas tarda de 24 a 72 horas. Se recomienda intentar más tarde.
La importancia del formato XML y el almacenamiento de CFDI
En ocasiones, es posible que cuentes con la representación impresa en formato PDF de alguna factura electrónica. Sin embargo, también es necesario tener la versión XML del comprobante fiscal digital, ya que es dicho formato el que el SAT toma en cuenta para las declaraciones fiscales. De acuerdo con las Reglas 2.7.1.1. y 2.8.1.5. de la Resolución Miscelánea Fiscal vigente, “los contribuyentes que expidan y reciban CFDI, deberán almacenarlos en medios magnéticos, ópticos o de cualquier otra tecnología, en su formato electrónico XML”. Es decir que, por ley, tenemos la obligación de almacenar nuestras facturas electrónicas emitidas para ponerlas a disposición del SAT en caso de que requiera una revisión.
Después de consultar facturas emitidas o recibidas, es recomendable que procedas a guardarlas, ya sea en tu equipo de cómputo, en una memoria USB, un CD o cualquier otro tipo de dispositivo, pues eventualmente podrías necesitarla para cualquier aclaración ante el SAT. De hecho, el Código Fiscal de la Federación estipula en su artículo 30 que los contribuyentes deberán conservar toda la documentación relacionada con la contabilidad al menos “durante un plazo de cinco años, contado a partir de la fecha en la que se presentaron o debieron haberse presentado las declaraciones con ellas relacionadas”. Incluso debes conservar aquellas facturas que hayas cancelado, pues estas seguirán formando parte de tu contabilidad.
Ventajas de la gestión automatizada de CFDI
Si tu organización recibe una gran cantidad de CFDI, descargar estos comprobantes y facturas puede convertirse en un dolor de cabeza ya que consume recursos de forma sustancial. La descarga masiva de XML es una tarea inevitable para cualquier empresa que emite o recibe facturas electrónicas. Automatizar este proceso no solo mejora la eficiencia, sino que también garantiza cumplimiento fiscal y facilita la contabilidad.
Dada la importancia de almacenar todas tus facturas, también puedes recurrir a algún sistema de contabilidad electrónica que te facilite estas labores. Los beneficios de automatizar la gestión de CFDI incluyen:
- Ahorro de tiempo operativo
- Reducción de errores humanos
- Mejor control de deducciones y gastos
- Preparación para auditorías
- Mayor seguridad documental